Verringerung des Prüfungsdrucks für den Equites Property Fund

Equites Immobilienfonds ist ein führender Immobilien-Investmentfonds, der erstklassige Logistikanlagen in Südafrika und Großbritannien erwirbt, entwickelt und vermietet.

Der 2014 börsennotierte Trust hat sich zu einem Marktführer für erstklassige Logistikimmobilieninvestitionen entwickelt, was auf das Bekenntnis zu einer starken Unternehmensführung, Nachhaltigkeitsinitiativen und einer gleichbleibenden finanziellen Leistung zurückzuführen ist.

Angesichts eines wachsenden Portfolios und des Wunsches nach kontinuierlichem Wachstum benötigt Equites eine moderne Workflow-Lösung für die Buchhaltung, die in der Lage ist, seine Abschluss- und Prüfungsprozesse zu skalieren und die hohen branchenspezifischen Compliance-Standards zu erfüllen. Außerdem benötigt das Unternehmen eine Lösung, um seine zunehmend komplexen und anspruchsvollen Prüfungen transparenter und effizienter zu gestalten.

Vor FloQast

Finanzadministrator Roddy Robertson beschrieb die digitale Transformation von Equites mit FloQast.

Vor der Einführung von FloQast erwähnte Roddy, dass Equites ein komplexes und langwieriges Schlussperiode das war auf Tabellenkalkulationen angewiesen und es konnte 20 bis 25 Tage oder sogar bis zu einem Monat dauern, bis es abgeschlossen war. Roddy bemerkte das Versöhnungen Bei kleineren Unternehmen kann es bis zu zwei volle Tage pro Entität dauern, während bei größeren Immobilien jeweils bis zu drei Tage in Anspruch genommen werden können.

In der stark regulierten Immobilienbranche sind diese Schecks jedoch nicht verhandelbar. Vor diesem Hintergrund erforderten der langfristige Abschluss von Equites und die verschiedenen Abstimmungen zeitaufwändige manuelle Überprüfungen, sodass die Kontrolleure die Zahlen jeden Monat überprüfen konnten.

Die Komplexität des Abschlusses und der Abstimmungen stellte auch während der Audit-Saison von Equites eine besondere Herausforderung dar. Einer der wichtigsten erschwerenden Faktoren in dieser Zeit war externer Natur: Aufgrund der ständigen Fluktuation von Nachwuchsprüfern war das externe Prüfungsteam oft nicht mit den Details und Nuancen der Rechnungslegungssysteme und -prozesse von Equites vertraut — und hatte Mühe, aufzuholen.

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Unsere Berichtssaison war unter Hochdruck. Vor FloQast kamen wir nur langsam voran, da wir oft dieselben Fragen von Junior-Auditoren beantworten mussten, die mit unserem System oder unseren Prozessen nicht vertraut waren.

Roddy Robertson, Finanzadministrator, Equites Immobilienfonds

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Diese Unbekanntheit brachte häufig einen entlasten die Ressourcen des Finanzteams. Roddy erwähnte, dass die Teammitglieder von Equites in diesen Zeiträumen extrem hart arbeiten müssten, um die Fragen und Folgemaßnahmen der Prüfer:in zu antizipieren und sicherzustellen, dass alle Informationen, die möglicherweise angefordert werden, in Ordnung sind und sicher als Referenz verfügbar sind.

Die Geschäftsleitung von Equite erkannte, dass das Finanzteam eine Buchhaltungsplattform benötigte, die nicht nur die Komplexität der Geschäftsabschlüsse von Monat zu Monat reduzieren, sondern diese Prozesseffizienz auch auf die Berichtssaison übertragen konnte. Dies würde die Probleme bei der Audit verringern und den Druck auf die Buchhalter zum kritischsten Zeitpunkt des Jahres verringern.

FloQAst-Implementierung

Equites initiierte seine FloQAst-Integration Anfang 2023. Die Plattform wurde schnell zu einem wichtigen Bestandteil des Monatsablaufs des Unternehmens. Sie verlieh den Arbeitsabläufen automatisierte Geschwindigkeit und Effizienz und verschaffte Einblick in die Aufgaben der einzelnen Buchhalter.

Nach Abschluss der FloQAst-Implementierung können Controller nun auftretende Verzögerungen sofort erkennen und schnell eingreifen, um Buchhaltern bei der Verwaltung ihrer Arbeitsbelastung zu helfen. In der Zwischenzeit hat FloQast dem Equites-Team dabei geholfen, die letzten Tage zu verkürzen und die Bearbeitungszeit zum Monatsende auf nur 13 Tage zu reduzieren — fast zwei volle Wochen schneller als bei der vorherigen manuellen Behandlung.

Die Automatisierung der Amortisation war ebenfalls ein erheblicher Vorteil. Roddy wies darauf hin, dass man sich mit FloQast nicht mehr auf Excel verlassen muss, da die Plattform die Journale automatisch generiert, eine Funktion, die auch bedeutet, dass der Prozess an jüngere Teammitglieder delegiert werden kann.

Mit etwa 50 bis 60 Immobilien, die jeden Monat verwaltet werden müssen, hat FloQast Equites viel Zeit gespart. Roddy schätzt, dass die neun größeren Abstimmungen von drei Tagen auf einen reduziert wurden, während die kleineren Abstimmungen von zwei Tagen auf einen Tag reduziert wurden.

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Das Schöne an FloQast ist, dass ich Amortisationen anderen Menschen überlassen kann. Ich kann ihnen sagen, dass sie FloQast folgen sollen und alles wird zusammenpassen. Es ist so einfach, dass ich einem Gymnasiasten einen Crashkurs geben und ihn mindestens 65% meines Monatsabschluss machen lassen könnte.

Roddy Robertson, Finanzadministrator, Equites Immobilienfonds

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Der Prüfungsvorteil

Die wichtigsten Auswirkungen von FloQast betrafen die jährliche Prüfung von Equites. Da externe Prüfer direkten Zugriff auf die FloQAst-Umgebung erhalten, muss sich das Finanzteam nicht mehr ständig mit unnötigen oder wiederholten Fragen von Junior-Audit-Mitarbeitern auseinandersetzen. Da der sichere Zugriff auf FloQast gewährt wird, können diese externen Prüfer den gesamten Verlauf selbst einsehen und müssen sich nicht mit Anfragen nach Unterlagen an die Buchhalter von Equites wenden.

Diese Flexibilität und dieser Zugang haben drastisch reduzierter Stress und Brandbekämpfung in letzter Minute während des Audit von Equites. Tatsächlich war das Auditteam von Equites in der Lage, die jährliche Abschlusszeit erheblich zu reduzieren. Roddy schätzt, dass sich die Zeitersparnis vor der Unterzeichnung auf etwa fünf Arbeitstage beläuft.

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Sie haben eine Aufzeichnung von allem, was für das Audit bereit ist. Niemand muss sich mit jemandem in Verbindung setzen. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie am Abend zuvor einen Anruf erhalten, und wir sind noch nicht am Tag der Unterzeichnung fertig. Auditoren können einfach alle Informationen, die sie benötigen, über FloQast abrufen.

Roddy Robertson, Finanzadministrator, Equites Immobilienfonds

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Die Zukunft

Equites positioniert FloQast als Teil seiner laufenden Effizienzbemühungen, einschließlich der Integration der Plattform in aktuelle und zukünftige Immobilienverwaltungssysteme. Ziel ist es, die automatische Abstimmungsfunktion zu nutzen, um den Abschluss weiter zu optimieren — und das Equites-Team arbeitet eng mit dem erfahrenen Support-Team von FloQast zusammen, um dies zu erreichen.

In der Zwischenzeit sind beide Teams bestrebt, die Rechenschaftspflicht, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit der integrierten Finanzprozesse von Equites zu verbessern, damit das Unternehmen den Druck auf die Mitglieder des Buchhaltungsteams weiter verringern und ihnen Zeit verschaffen kann.

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Zeit ist für uns das größte Gut. FloQast spart Ihnen Zeit, wenn es um die Dokumentation geht, wenn es um die Rechenschaftspflicht geht und wenn es um das Audit geht. Es gibt uns genau das, was wir als Unternehmen brauchen.

Roddy Robertson, Finanzadministrator, Equites Immobilienfonds

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