FloQast bietet OnSolve neue Transparenz für den CFO und verbessert den Berichtsprozess für Private-Equity-Geber

OnSolve ist ein führender Anbieter für das Management kritischer Ereignisse, der physische Bedrohungen proaktiv abmildert und es Organisationen ermöglicht, im Krisenfall agil zu bleiben. Die OnSolve-Plattform nutzt die vertrauenswürdigste Expertise und zuverlässige KI-gestützte Risk Intelligence-, kritische Kommunikations- und Incident Management-Technologie und ermöglicht es Unternehmen, KMUs und allen Regierungsebenen, physische Bedrohungen zu erkennen, zu antizipieren und zu entschärfen, die sich auf Menschen, Orte und Eigentum auswirken.Als Mayra Rico 2021 als Assistant Controller:in zum Team stieß, wurde die Optimierung von FloQast zur Erfüllung der spezifischen Anforderungen des schnell wachsenden Buchhaltungsteams von OnSolve zur Priorität, während sie gleichzeitig das Team einführte und ihm half, seine kurzfristigen Ziele zu erreichen.

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"Der Status quo für Buchhaltungsteams ist ein einfaches Excel-Sheet. In meinem vorherigen Unternehmen hatten wir ein Excel-Sheet , das jemand vor fünf Jahren erstellt hatte, und wir haben es gelegentlich aktualisiert. Die Umstellung auf OnSolve, das Kennenlernen des Teams und die Unterstützung bei der Optimierung unserer Nutzung von FloQast war eine schöne Abwechslung. Es ist Tag und Nacht eine Verbesserung gegenüber Excel-Tabellen."

- Mayra Rico, Stellvertretende Controller:in

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Neue Sichtbarkeit für den CFO

Ein wichtiger Grund, warum sich OnSolve für FloQast entschieden hat, war die Transparenz, die es dem Unternehmen und insbesondere dem Chief Financial Officer (CFO) Bruce Duner bieten konnte. "Die FloQast-Analysen sind sehr hilfreich für unsere Fähigkeit, den Fortschritt zu verfolgen, die Arbeit bei Bedarf neu zuzuordnen und unserem CFO den Fortschritt mitzuteilen", so Mayra. "Wenn [Bruce] am dritten oder vierten Tag des Abschlusses zu uns kommt und nachfragt, wo wir stehen, kann er jetzt getrost antworten, dass die Prognose zeigt, dass wir z. B. bei 60 % oder 70 % sind. "Während FloQast dem Team geholfen hat, seine Kommunikation zu verbessern und insgesamt effizienter zu werden, sagte Mayra, dass das Team fleißig daran arbeitet, aus diesen frühen Gewinnen Kapital zu schlagen. "Wenn Bruce fragt, wann wir fertig sind, kann ich ihm das genaue Datum sagen, und er wird ziemlich aufgeregt, weil er weiß, dass wir 15 oder 16 Post-Close-Punkte haben, an denen wir schnellstmöglich arbeiten müssen. Die Gewissheit, dass wir bis zum fünften oder sechsten Tag abschließen werden, ist für ihn also sehr wichtig. Mit FloQast fühlen wir uns proaktiver. Wir haben begonnen, auf einen dreitägigen Abschluss hinzuarbeiten, und ich bin zuversichtlich, dass wir das erreichen können.

Verbesserte Berichterstattung für den gesamten Finanzlebenszyklus von OnSolve

FloQast hat dazu beigetragen, dass das OnSolve-Team seine Finanzberichte genau und zeitnah erstellen konnte.

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"Wenn die Quartalsabschlüsse fällig sind, verkürzt sich unsere Abschlusszeit um ein oder zwei Tage, damit das Finanzteam mehr Zeit zur Vorbereitung hat. Das Ziel ist es, die Finanzberichte in kürzerer Zeit fertigzustellen, und ich denke, wir haben im Vergleich zu vor einem Jahr eine große Verbesserung festgestellt."

- Mayra Rico, Stellvertretende Controller:in

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Mayra freut sich vor allem über die zusätzliche Bandbreite, die das Team seit der Einführung von FloQast erfahren hat. Das bedeutet, dass man sich weniger auf den Monatsabschluss konzentriert, sondern sich nun intensiver mit den Rechnungsabgrenzungen befassen kann: "Da wir den Abschlusszyklus verkürzen können, sind wir in der Lage, die Rechnungsabgrenzungen genauer zu betrachten", sagt sie. "Vorher waren wir immer ein oder zwei Tage im Rückstand. Jetzt können wir feststellen, welche Posten zu viel oder zu wenig abgegrenzt wurden. Wir können die Erklärung des Deltas für diesen Monat ermitteln und wissen, wann wir die tatsächlichen Werte erhalten haben. FloQast hat entscheidend dazu beigetragen, dass das Team wieder die Zeit hat, die Abgrenzungen effizienter zu erfassen."

Ankurbelung des Varianzanalyse

Die Verbesserung des Varianzanalyse ist für OnSolve aus mehreren Gründen von größter Bedeutung, und laut Mayra hat das Team dank der Variance Analysis dramatische Verbesserungen erzielt: "FloQast war sehr hilfreich bei unseren Bemühungen, unseren Flux-Prozess zu verbessern", sagte sie. "Es verschafft uns einen Überblick darüber, was wir erwarten können und ob wir uns einen anderen Aspekt des Geschäfts ansehen müssen, um Schwankungen besser zu verstehen. Es ermöglicht uns, die Zahlen mit mehr Farbe zu versehen. Wenn zum Beispiel unser Abschreibungskonto deutlich höher ist als in den Vormonaten, können wir unserem Finanzteam eine Notiz mit den nächsten Schritten schicken. Wir würden sagen, dass alles im Wesentlichen 'soft closed' ist, und ihnen dann eine Begründung in Stichpunkten geben, weil wir jetzt alle Probleme im Flux-Prozess mit FloQast klarer identifizieren können. "Während zusätzliche Einblicke immer hilfreich sind, bemerkte Mayra, dass dies die Notwendigkeit für mehr Hin- und Hergehen reduziert und einen reibungsloseren Flux insgesamt sicherstellt. "Anstatt mit einer Liste von 30 Fragen zurückzukommen, bekommen wir nur ein paar vom Finanzteam, weil wir in der Lage sind, Informationen proaktiv zu liefern", sagte sie. "Der Informationsaustausch zwischen den Teams ist viel reibungsloser geworden, weil wir die Informationen im Voraus bereitstellen. Durch FloQast hat Larry Grimm, OnSolve Corporate Controller:in, mehr Vertrauen in unser Team und das Finanzteam ist mit den Zahlen viel besser vertraut. Wenn Sie sie nach ihrem Vertrauen in unseren Abschlussprozess fragen würden, würden sie Ihnen sagen, dass es sich im letzten Jahr etwa verdreifacht hat. Damit sind sie sehr zufrieden."

Die Quintessenz

Im Rückblick auf ihre Erfahrungen mit FloQast betont Mayra, wie positiv diese waren: "Viele Unternehmen werden Ihnen sagen, dass sie eine Erweiterung Ihres Buchhaltungsteams sind - was ein großartiges Verkaufsargument ist, aber selten zum Tragen kommt", sagt sie. "Bei einigen anderen Anbietern, mit denen wir zusammenarbeiten, müssen wir, wenn wir ein Ticket einsenden, in der Regel nachfassen. An FloQast gefällt mir, dass es sich um eine echte Partnerschaft handelt, und wir wissen, dass wir eine Nachricht senden können und sie fast sofort antworten. Laut Mayra konnte das OnSolve-Team seinen Abschluss um etwa 72 % reduzieren - von 18 Arbeitstagen, die für den Abschluss benötigt wurden, auf nur 5. "FloQast hat uns sehr geholfen", sagt sie. "Als ich in das Unternehmen eintrat, hatte ich das Gefühl, dass wir den ganzen Monat über die Bücher abschließen mussten, und das ist nicht immer die beste Nutzung der Zeit des gesamten Teams. Wenn ich jeden Monat nur die Bücher abschließen würde, würde ich mich langweilen und ernsthaft über andere Möglichkeiten nachdenken. Aber seit wir den Abschluss reduziert haben, kann ich mich anderen Projekten widmen und proaktiver an die Arbeit gehen. Es geht um mehr als nur um Zeitersparnis beim Abschluss: Ja, wir haben in diesem Prozess viel Zeit eingespart, aber jetzt können wir andere strategische Initiativen umsetzen, und ich habe das Gefühl, dass jeder mit seiner täglichen Arbeit zufriedener ist. "Auf die Frage, ob sie FloQast anderen Buchhaltungsteams empfehlen würde, nahm Mayra kein Blatt vor den Mund.

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"Ich würde FloQast zu 100% empfehlen. Ich wüsste nicht, wie man ohne ein solches Tool einen Überblick über den Monatsabschluss bekommen könnte. Man kann Tabellenkalkulationen verwenden, farblich kodieren und so viele Makros hinzufügen, wie man möchte, aber das ist nicht so schnell und benutzerfreundlich für das moderne Buchhaltungsteam. Mit FloQast haben wir einen anderen Einblick in den Abschlussprozess, und unser Buchhaltungsteam ist damit besser bedient.

- Mayra Rico, Stellvertretende Controller:in

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