FloQast offre à OnSolve une nouvelle transparence pour le Directeur financier et améliore le processus de reporting pour le bailleur de fonds privé.

OnSolve est un fournisseur leader de gestion des événements critiques qui atténue de manière proactive les menaces physiques, permettant aux organisations de rester agiles lorsqu'une crise survient. En utilisant l'expertise la plus fiable et l'intelligence des risques alimentée par l'IA, les communications critiques et la technologie de gestion des incidents, la plateforme OnSolve permet aux entreprises, aux organisations de PME et à tous les niveaux de gouvernement de détecter, d'anticiper et d'atténuer les menaces physiques qui ont un impact sur leurs personnes, leurs lieux et leurs biens.En rejoignant l'équipe en 2021 en tant que contrôleur adjoint, l'optimisation de FloQast pour répondre aux besoins spécifiques de l'équipe comptable d'OnSolve en pleine croissance est devenue la priorité de Mayra Rico, tout en embarquant et en aidant l'équipe à atteindre ses objectifs à court terme.

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"Le statu quo pour les équipes comptables est une simple feuille de calcul. Dans mon ancienne entreprise, nous disposions d'une feuille de calcul que quelqu'un avait créée il y a cinq ans et que nous mettions à jour occasionnellement. La transition vers OnSolve, l'apprentissage de l'équipe et l'aide à l'optimisation de notre utilisation de FloQast ont été un changement agréable. C'est une amélioration considérable par rapport aux feuilles de calcul Excel.

- Mayra Rico, contrôleur adjoint

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Nouvelle visibilité pour le Directeur financier

L'une des principales raisons pour lesquelles OnSolve a opté pour FloQast est la visibilité des opérations qu'il peut offrir à l'organisation, en particulier auDirecteur financier Bruce Duner. "Les analyses de FloQast nous aident beaucoup à suivre les progrès, à réaffecter le travail si nécessaire et à communiquer les progrès à notre Directeur financier", a déclaré Mayra. "Bruce vient nous voir le troisième ou le quatrième jour de la clôture pour savoir où nous en sommes, et nous pouvons maintenant répondre en toute confiance que les prévisions indiquent que nous en sommes à 60 ou 70 %, par exemple. FloQast a aidé l'équipe à améliorer sa communication et à devenir plus efficace dans l'ensemble, mais Mayra affirme que l'équipe travaille avec diligence pour capitaliser sur ces premiers gains : "Si Bruce me demande quel est notre délai d'exécution, je peux lui dire la date exacte, et il est très excité parce qu'il sait que nous avons 15 ou 16 éléments post-clôture à traiter dans les plus brefs délais. Le fait de savoir que nous allons clôturer au cinquième ou sixième jour est donc très important pour lui. Avec FloQast, nous nous sentons plus proactifs. Nous avons commencé à travailler en vue d'une clôture en trois jours, et je suis convaincu que nous y parviendrons.

Amélioration des rapports pour l'ensemble du cycle de vie financier d'OnSolve

FloQast a joué un rôle déterminant en aidant l'équipe d'OnSolve à établir des rapports financiers précis et en temps voulu.

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"Lorsque les états financiers trimestriels sont attendus, notre délai de clôture est réduit d'un jour ou deux afin de donner à l'équipe financière plus de temps pour se préparer. L'objectif est d'obtenir les états financiers dans un délai plus court, et je pense que nous avons constaté une nette amélioration entre l'année dernière et aujourd'hui."

- Mayra Rico, contrôleur adjoint

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En particulier, Mayra a déclaré qu'elle était satisfaite de la largeur de bande supplémentaire dont l'équipe a bénéficié depuis la mise en œuvre de FloQast, ce qui signifie qu'elle se concentre moins sur la clôture de la fin du mois et qu'elle est maintenant en mesure d'examiner plus en profondeur les régularisations. "Auparavant, nous avions toujours un ou deux jours de retard. Aujourd'hui, nous pouvons identifier les éléments qui ont été sur ou souscomptabilisés. Nous pouvons identifier l'explication du delta pour ce mois et quand nous avons reçu les données réelles. FloQast a joué un rôle crucial en redonnant à l'équipe le temps nécessaire pour saisir les régularisations de manière plus efficace."

Améliorer le processus d'analyse de flux

L'amélioration du processus d'analyse des flux est une priorité pour OnSolve pour plusieurs raisons, et selon Mayra, l'équipe a constaté des améliorations spectaculaires grâce à l'analyse des écarts de FloQast: " FloQast nous a beaucoup aidés dans nos efforts pour améliorer notre processus de flux ", dit-elle. "Il nous permet d'avoir une vue d'ensemble et d'identifier ce à quoi nous pouvons nous attendre et si nous devons examiner un autre aspect de l'entreprise pour mieux comprendre les fluctuations. Cela nous permet de donner plus de couleurs aux chiffres. Par exemple, si notre compte d'amortissement est nettement plus élevé que les mois précédents, nous pouvons envoyer à notre équipe financière une note indiquant les prochaines étapes. Nous pourrions dire que tout est fermé en douceur, puis leur donner une explication détaillée parce que nous pouvons maintenant identifier les problèmes plus clairement dans le processus de Flux avec FloQast. Au lieu de revenir avec une liste de 30 questions, nous n'en recevrons que quelques-unes de l'équipe financière parce que nous sommes en mesure de fournir des informations de manière proactive", dit-elle. "La transition des informations entre les équipes est devenue beaucoup plus fluide parce que nous fournissons les informations dès le départ. Grâce à FloQast, Larry Grimm, contrôleur de gestion d'OnSolve, a davantage confiance en notre équipe et l'équipe financière est beaucoup plus à l'aise avec les chiffres. Si vous les interrogez sur leur confiance dans notre processus de clôture, ils vous diront qu'elle a triplé au cours de l'année écoulée. C'est quelque chose dont ils sont très satisfaits".

Le bilan

En réfléchissant à son expérience avec FloQast, Mayra a insisté sur son caractère positif : "Beaucoup d'entreprises vous diront qu'elles sont une extension de votre équipe comptable - ce qui est un excellent argument de vente, mais qui se concrétise rarement", a-t-elle déclaré. "Avec certains des autres fournisseurs avec lesquels nous travaillons, si nous envoyons un ticket, nous devons généralement en assurer le suivi. Ce que j'apprécie chez FloQast, c'est qu'il s'agit d'un véritable partenariat et que nous savons que nous pouvons envoyer un message et qu'ils répondent presque immédiatement. Nous ne nous demandons pas si le message est en train de se perdre dans les profondeurs de l'abîme et nous n'avons pas à programmer un rappel pour assurer le suivi dans quelques jours. "Selon Mayra, à ce jour, l'équipe d'OnSolve a pu réduire ses délais de clôture d'environ 72 %, passant de 18 jours ouvrables à seulement 5. "FloQast a eu un impact énorme sur nous", a-t-elle déclaré. "Lorsque j'ai rejoint l'entreprise, j'avais l'impression que nous devions clôturer les comptes tout au long du mois, ce qui n'est pas toujours la meilleure façon d'utiliser le temps de toute l'équipe. Si la clôture des comptes était la seule chose que je faisais chaque mois, je m'ennuierais et j'envisagerais honnêtement d'autres options. Mais depuis que nous avons réduit la clôture, je peux prendre en charge d'autres projets et devenir plus proactif dans mon travail. Il ne s'agit pas seulement de gagner du temps sur la clôture : Oui, nous avons gagné beaucoup de temps sur ce processus, mais nous pouvons maintenant mettre en œuvre d'autres initiatives stratégiques, et j'ai l'impression que tout le monde est plus satisfait de ce qu'il fait au quotidien." Lorsqu'on lui a demandé si elle recommanderait FloQast à d'autres équipes comptables, Mayra n'a pas mâché ses mots.

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"Je recommanderais FloQast à 100 %. Je ne sais pas comment vous pouvez avoir une visibilité sur votre processus de clôture de fin de mois sans un outil comme celui-ci. Vous pouvez utiliser des feuilles de calcul, des codes couleur et ajouter autant de macros que vous le souhaitez, mais ce n'est pas aussi rapide ou convivial pour l'équipe comptable moderne. Avec FloQast, nous avons un autre niveau de visibilité sur le processus de clôture, et notre équipe comptable s'en porte mieux.

- Mayra Rico, contrôleur adjoint

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