FloQast bringt Transparenz, Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit in das akquisitionsintensive Geschäft von Cision

Cision mit Hauptsitz in Chicago ist ein weltweit führender Anbieter von Earned-Media-Software und -Dienstleistungen für Public-Relations- und Marketing-Kommunikationsprofis. Im zweiten Quartal 2017 wurde Cision zu einem börsennotierten Unternehmen, was ein Gefühl der Dringlichkeit in Bezug auf die Notwendigkeit von Kontrollen für den Monatsabschluss hervorrief. Kurze Zeit später implementierte das Team die FloQast-Plattform für Finanz- und Buchhaltungsvorgänge , optimierte den Abschluss im Prozess und etablierte und dokumentierte die benötigten Kontrollen. Heute befindet sich das Unternehmen in Privatbesitz und wird von Platinum Equity, einer Private-Equity-Firma aus Los Angeles, unterstützt.Victoria Weng, Assistant Corporate Controller:in, wurde hinzugezogen, um den Monatsabschluss bei Cision zu verwalten. Obwohl das Unternehmen nur drei Tage im Monat im Büro ist, hat Victoria FloQast als äußerst hilfreich empfunden, um den Überblick über das Unternehmen mit mehreren Niederlassungen zu behalten.

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"FloQast bietet einen hervorragenden Überblick darüber, wie jeder mit seinen Abschluss-Checklisten und Abstimmungen vorankommt."

- Victoria Weng, Assistentin des Controller:in

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Unterstützung eines akquisitorischen Umfelds

Seit der Implementierung von FloQast hat die Cision Group fünf Akquisitionen in mehreren Ländern getätigt. Das Support-Team von FloQast hat wesentlich dazu beigetragen, die Arbeitsabläufe in diesen verschiedenen Instanzen abzubilden und einen nachhaltigen und wiederholbaren Abschlussprozess zu gewährleisten. Vor kurzem wurden die Cision EMEA-Teams zu FloQast hinzugefügt und Victoria hat nur "gute Dinge über den gesamten Implementierungsprozess gehört." Darüber hinaus sagte Victoria, dass sie eng mit dem FloQast-Team zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass alle globalen Einheiten von Cision von den Vorteilen der Plattform profitieren. Ihrer Meinung nach hat die Einführung von FloQast dazu beigetragen, Transparenz über die verschiedenen Einheiten von Cision hinweg zu schaffen und ihnen sowohl einen ganzheitlichen als auch einen detaillierten Überblick über die Prozesse und den Status zu geben und die Verantwortlichkeit zu fördern.

Kopf-an-Kopf-Rennen: FloQast vs. BlackLine

Während ihrer Tätigkeit bei einem früheren Arbeitgeber implementierte Victoria BlackLine als Close management . Auf die Frage, wie die Implementierung ablief, erinnerte sie sich: "Die Zusammenarbeit mit dem IT-Team und dem BlackLine-Implementierungsteam erforderte ein wenig mehr Aufwand auf der Benutzerseite." Andererseits dauern FloQast-Implementierungen ca. 3 bis 5 Wochen, wobei die meiste Arbeit im Backend erledigt wird, so dass nur 5 bis 10 Stunden Zeit des Kunden erforderlich sind. Als Victoria im Februar 2022 anfing, konnte sie, obwohl sie mit FloQast nicht vertraut war, dank der Benutzerfreundlichkeit der Software sofort loslegen - ohne jegliche Schulung, nachdem sie Zugang erhalten hatte.

Ermöglichung präziser und straffer Berichtspakete

Als Private-Equity-Unternehmen legt die Cision Group ihrem Sponsor, Platinum Equity, am 15. eines jeden Monats Finanzberichte vor. Durch den Einsatz von FloQast kann sich das Team von Cision angesichts der vorhandenen präventiven und detektiven Kontrollen auf die von ihnen vorgelegten Zahlen verlassen. Auf die Frage nach dem Vertrauen in ihre Finanzzahlen berichtete Victoria, dass sie "nicht wüsste, wie wir ohne FloQast die Abstimmungen überhaupt abzeichnen könnten". Vor der Nutzung von FloQast hatte das Team das Ziel, seine Bücher in 8-10 Werktagen abzuschließen. Heute schließt das Cision-Team die Bücher in 5-7 Werktagen ab (~30-37,5 % weniger). Die zusätzliche Zeit zwischen dem Abschluss der Bücher und dem Versand des formalisierten Berichtspakets stellt sicher, dass Cision eine strategische Aufsicht hat, um die Ergebnisse zu prüfen und die finanziellen Auswirkungen der monatlichen Aktivitäten fest im Griff zu haben.

Buchhalter dort treffen, wo sie heute arbeiten

Laut Victoria hat die Fähigkeit von FloQast, sich in NetSuite und Excel zu integrieren, dem Team die Möglichkeit gegeben, leicht zu sehen, ob es Abweichungen zwischen dem Hauptbuch und der Excel-Arbeitsmappe gibt. Darüber hinaus hat die Integration von FloQast in Microsoft Teams dazu beigetragen, einen Großteil der manuellen Arbeit zu beseitigen, die das Cision-Team sonst erledigen müsste. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen und vorgelagert ist, kann das Cision-Team diese Benachrichtigungen direkt über Teams erhalten, wodurch mehr Verantwortlichkeit für das Team und ein Audit Trail in FloQast entsteht.

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"Ich würde FloQast auf jeden Fall an andere Portfoliounternehmen weiterempfehlen."

- Victoria Weng, Assistentin des Controller:in

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Die Ergebnisse

Laut Victoria genießt das schnell wachsende Cision-Team die Möglichkeit, neue Mitarbeiter schnell an Bord zu holen, seine Einheiten im Zuge von Übernahmen zu konsolidieren und eine bessere Kontrolle über die Finanzen zu haben. Seit sie dem Team beigetreten ist, sagt sie, dass sie eine großartige Erfahrung mit FloQast und unserem Team gemacht hat und sich darauf freut, dies auch in Zukunft fortzusetzen. "Ich würde FloQast auf jeden Fall anderen Portfoliounternehmen empfehlen", sagt Assistant Controller:in, Victoria Weng "Es hilft einfach dabei, den Abschluss- und Abstimmungsprozess effizienter und effektiver zu gestalten."