Venafi, Marktführer im Bereich Cybersicherheit, verkürzt mit FloQast die Zeit bis zum Abschluss um 33 %.

Venafi, der Erfinder des maschinellen Identitätsmanagements, unterstützt die anspruchsvollsten und sicherheitsbewusstesten Unternehmen der Welt, darunter Krankenversicherungen, Fluggesellschaften, Kreditkartenunternehmen und Banken. Als sich der Monatsabschluss auf 15 Werktage ausdehnte, nutzte Venafi Mittel aus einer strategischen Wachstumsinvestition des Private-Equity-Unternehmens Thoma Bravo zur Implementierung von FloQast Close. Automatisierte NetSuite-Abstimmungen, integrierte E-Mail-Abnahmen und Schnellreferenz-Aufgaben-Dashboards haben den Monatsabschluss um fünf Geschäftstage verkürzt und es den Finanzleitern von Venafi ermöglicht, sich darauf zu verlassen, dass ihre Zahlen abgeschlossen, genau und pünktlich sind - jeden Monat.Jordan Livingston und seine Buchhaltungskollegen bei Venafi, dem Erfinder der Software für das Identitätsmanagement von Maschinen, waren die Mühsal des Monatsabschluss leid: "Wir hatten zu viele hochrangige Prüfer, die mit Tabellenkalkulationen arbeiteten, und wir fragten uns ständig: 'Sind die Konten auf dem neuesten Stand und abgezeichnet, oder hat jemand vergessen, es zu tun?'" sagte Livingston. "Wir sprangen in NetSuite rein und raus, um die Salden zu überprüfen, und das war stressig, ermüdend und hat viel zu viel Zeit gekostet. "Livingston, ein CPA und Corporate Controller:in bei Venafi, hilft dabei, ein 30-köpfiges Team auf der Finanzseite des in Salt Lake City ansässigen Anbieters von Cybersicherheitslösungen zu führen. Als sich der Monatsabschluss auf 15 Arbeitstage ausdehnte, wusste er, dass er handeln musste - und dass FloQast die beste Lösung auf dem Markt war. "Wir haben sowohl BlackLine als auch FloQast ausgiebig evaluiert, da viele von uns aus dem öffentlichen Rechnungswesen kamen und Erfahrung mit beiden Plattformen hatten", so Livingston. "Nach Abschluss unseres Forschungsprozesses haben wir uns für FloQast entschieden, weil es unvergleichliche Vorteile bietet. Die nahtlose Integration in NetSuite und die integrierte Excel-Sheet ermöglichten es uns, unsere bestehenden Abschluss-Tools problemlos zu nutzen und eine problemlose Erfahrung zu gewährleisten. Darüber hinaus waren die benutzerfreundliche Oberfläche und die intuitive Navigation wesentliche Faktoren, die für uns den Ausschlag gaben."

Die beste Implementierung, an der ich jemals bei Venafi teilgenommen habe

Livingston lobte die FloQast-Implementierung und -Einrichtung und betonte die Bedeutung eines reibungslosen und schnellen Implementierungsprozesses: "Implementierungen können wie Nägel auf einer Kreidetafel sein", sagte er, "aber mit FloQast war es ehrlich gesagt eine der besten Implementierungen, an denen ich bei Venafi beteiligt war. Ich war angenehm überrascht, dass wir in weniger als 30 Tagen einsatzbereit waren. "Die unmittelbare Auswirkung von FloQast auf das Finanzteam von Venafi war beträchtlich, wobei die Beseitigung mehrerer manueller Rohbilanz pro Tag der größte Vorteil und die größte Zeitersparnis war. "Das Wichtigste für uns war die Transparenz und die Beseitigung von Nacharbeiten", so Livingston. "Wir werden nicht mehr von Eingaben in letzter Minute überrascht und müssen nicht mehr alle zwei Stunden eine Probebilanz erstellen, um unsere Kalkulationstabellen zu aktualisieren und zu sehen, was sich geändert hat. Und da Livingston automatische E-Mail-Warnungen von FloQast erhält, wenn eine Rohbilanz nicht mehr mit NetSuite synchronisiert ist, muss er sich nicht mehr um Fehler und Auslassungen aufgrund defekter Excel-Sheet sorgen.Livingston betonte, dass die FloQast-Funktion, die ihn benachrichtigt, wenn eine Abstimmung, die er abgezeichnet hat, in NetSuite geändert wurde, für seinen Seelenfrieden absolut unerlässlich ist. Er erklärte: "Das ist die eine Sache, ohne die ich nicht leben könnte. Früher habe ich mir ständig Sorgen gemacht, dass etwas übersehen wurde oder dass ich zurückgehen und alles noch einmal überprüfen muss.

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"Mit FloQast muss ich mir nichts merken und nichts mehr überprüfen. Das System benachrichtigt mich einfach automatisch per E-Mail. Ich kann gar nicht sagen, wie sehr dies meine Angst vor dem Schließen verringert hat. Es ist wirklich ein Wendepunkt."

- Jordan Livingston, CPA und Controller:in

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Unterstützung für Buchhalter, von Buchhaltern

Livingston sagt, dass sich FloQast durch einen beispiellosen Support von der Konkurrenz abhebt, da 80 Prozent der Accounting Success Manager ausgebildete Buchhalter sind, die den Kunden reaktionsschnell und erstklassig helfen können. Außerdem schwärmte Livingston von den FloQast Customer Success Teams und sagte, dass er es als erfrischend empfindet, Gespräche mit Menschen zu führen, die seine Arbeit wirklich verstehen und seine Herausforderungen nachvollziehen können, anstatt das Gefühl zu haben, mit jemandem zu sprechen, der noch nie in seinen Schuhen gesteckt hat. "Es ist, als hätte ich einen vertrauenswürdigen Berufskollegen oder einen Branchenexperten in meinem Netzwerk, an den ich mich wenden kann, wenn ich Hilfe brauche", sagte er. Diese Erfahrung aus erster Hand mit Buchhaltung und Finanzen macht die Kundenerfolgsteams von FloQast zu einem wichtigen Verkaufsargument für Livingston. Die Teammitglieder können jetzt sofort den Status aller Aufgaben und Notizen einsehen und ihre Notizen und Aktualisierungen von jedem beliebigen Ort aus hinzufügen. Das Venafi-Team hat die Schließzeit von 15 auf 10 Tage reduziert. Und während der größte Teil dieser Zeitersparnis aus schnelleren Überprüfungen, Abstimmungen und Freigaben durch das Buchhaltungsteam resultiert, gibt es auch Produktivitätsvorteile bei der Arbeit mit internen und externen Prüfern. Laut Livingston ist die Vorlage von Nachweisen für Freigaben und Kontrollen bei den Prüfern mit FloQast jetzt ein viel schnellerer Prozess. Die mit Zeitstempeln versehenen Daten und Namen sind in der Software übersichtlich angeordnet, was den Prüfern die Überprüfung erleichtert und die Notwendigkeit der manuellen Eingabe von Informationen in Tabellenkalkulationen verringert.Im heutigen wirtschaftlichen Klima, in dem Unternehmen unter ständigem Druck stehen, schlanke Abläufe aufrechtzuerhalten und Wachstumsmargen zu überprüfen, ist die Fähigkeit, Prozesse zu rationalisieren und unnötige Einstellungen zu vermeiden, von entscheidender Bedeutung. Livingston stellt fest, dass FloQast das Buchhaltungsteam von Venafi in die Lage versetzt hat, schlank und effizient zu bleiben, selbst wenn die Einnahmen und Anforderungen exponentiell gestiegen sind.

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"Unser Prozess hat sich mit FloQast erheblich verbessert, und das hat dazu beigetragen, dass unser Team die gestiegene Arbeitslast bewältigen konnte, ohne mehr Personal einstellen zu müssen. Wir sparen auf jeden Fall Zeit, wahrscheinlich eine halbe Mitarbeiterzahl oder mehr, was die Arbeitsstunden angeht.

- Jordan Livingston, CPA und Controller:in

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