Über den Abschluss hinaus: Passport rationalisiert Debitoren und AR mit FloQast Ops

Nachdem der Monatsabschluss unter Kontrolle und auf nur sechs Tage komprimiert war, wollte Passport, ein Anbieter von Park- und Zahlungssoftware, mehr Struktur und Transparenz in seine Debitoren, Kreditoren und Cash Forecasting-Funktionen bringen. Mit den erweiterten workflow-spezifischen Dashboards für Debitoren und AR von FloQast Ops schließt Passport schneller ab und hat eine bessere operative Kontrolle erreicht, Anpassungen bei der Jahresabschlussprüfung eliminiert und kritische Buchhaltungsfunktionen in einer einzigen vertrauenswürdigen Quelle für mehr Einfachheit - und Genauigkeit - konsolidiert.Es gibt nichts Nervenaufreibenderes und Stressverursachenderes für eine Buchhaltungsfachkraft als veraltete, fehlende oder schlichtweg falsche Zahlen. Sam Upton, Vice President, Controller:in bei Passport, war bereits ein begeisterter Nutzer von FloQast Close , hatte aber Probleme mit den Kontrollen und dezentralen Informationsquellen, die für Debitoren und Kreditoren verwendet wurden. "Mit dem neuen Wachstum und der Expansion war uns das ein wenig aus dem Ruder gelaufen, und wir brauchten einen strukturierteren Prozess speziell für Debitoren und AR", sagte Upton. "MineralTree und NetSuite sind unsere Verarbeitungsplattformen, aber die regelmäßigen Wartungsaktivitäten, Überprüfungen und Aktualisierungen wurden nicht rechtzeitig und konsequent durchgeführt."Durch die Zusammenarbeit mit seinem FloQast Accounting Success Manager lernte Upton über FloQast Ops die zusätzlichen Buchhaltungs-Workflows kennen, die über den Close hinausgehen, der bereits in seinem FloQast-Abonnement enthalten war, einschließlich Kreditoren und Debitoren, Compliance, Finanzplanung und -analyse (FP&A), Reporting, Operations und Payroll. "FloQast Ops hat es uns ermöglicht, die Best Practices, die wir bereits befolgten, zu kodifizieren und zu erfassen, und es verfolgt jetzt alles für uns an einem Ort", sagte Upton. "Es ist einfacher zu sehen, dass die Dinge erledigt wurden, und es hat uns wirklich bei der Rechenschaftspflicht geholfen.

Kontrollen und Zusammenarbeit für Debitoren & AR - All-Inclusive

Upton sagte, dass die Kenntnisse seines Teams über die Checklisten, Notizen und Dashboards FloQast Close leicht auf die zusätzlichen Debitoren und AR-Workflows übertragen werden konnten.

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Die wichtigsten Aktivitäten und Mahnungen für den Abgleich von Lieferantenauszügen, die Überprüfung von Zahlungsbedingungen und die Kontrolle von Skonti sind jetzt alle einzeln aufgeführt, und es war kein großer Aufwand, sie hinzuzufügen. Dadurch, dass wir sie sichtbarer und routinemäßiger machen, konnten wir Feuerwehraktionen vermeiden und größere Probleme verhindern.

‍-Sam Upton , Vizepräsident, Controller:in

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Unsere Checklisten auf der AR-Seite sind anders, aber besonders wichtig, weil sie unsere Kunden und den Geldeingang betreffen", so Upton. "Wir haben jetzt Workflow-Aufgaben, um die Rechnungsbedingungen, Zahlungsbuchungen und Rechnungsunterlagen zu prüfen, die unsere Kunden benötigen, um uns zu bezahlen." Auch die kollaborativen Funktionen von FloQast Ops haben die Produktivität und die Kommunikation im Team verbessert: "Wir nutzen die Notizfunktion sehr häufig, vor allem beim Hochladen von Arbeitsmappen oder anderen Dokumenten", so Upton. "Die Notizen verdeutlichen wichtige Details, was zusätzliche E-Mails oder Slack-Nachrichten oder das Durchwühlen von Google Drive verhindert, was Zeit und doppelte Arbeit für alle im Team sowie für unsere externen Prüfer spart."

Intuitive und iterative Benutzererfahrung führt zu sofortigem Mehrwert

Die integrierten FloQast-Workflows waren leicht einzurichten und zu verwenden. Geringfügige Änderungen oder Modifikationen können auch im laufenden Betrieb vorgenommen werden. "Es war sehr einfach, alles in FloQast zu übernehmen", so Upton. "Ich kann die Workflows auch iterieren oder ergänzen, wenn wir entscheiden, dass wir neue Kontrollen oder Details brauchen, die uns helfen, jeden Monat besser zu werden. "Während sich die Zeitersparnis und das Vertrauen seit der Erweiterung der FloQast-Workflows verbessert haben, ist es der Komfort, zu wissen, dass die Dinge erledigt sind und beim ersten Mal richtig gemacht werden, der für Upton am wichtigsten zu sein scheint. "Das Wichtigste für mich ist der Komfort, alles an einem Ort zu haben, zu wissen, wo wir stehen, und darauf vertrauen zu können, dass es genau ist", sagte Upton.

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FloQast Ops hat uns als Team am meisten geholfen und uns die meiste Zeit gespart, indem wir eine absolut saubere Prüfung ohne Anpassungen durchführen konnten. Wir machen jetzt jeden Monat alles richtig, und am Jahresende müssen wir nichts mehr korrigieren.

‍-Sam Upton , Vizepräsident, Controller:in

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