Au-delà de la fermeture : Passport rationalise l'AP et l'AR avec FloQast Ops

Avec la clôture de fin de mois sous contrôle et comprimée à seulement six jours, Passport, un fournisseur de logiciels de stationnement et de paiement, souhaitait apporter plus de structure et de transparence à ses comptes fournisseurs, comptes clients et prévisions de trésorerie. Grâce aux tableaux de bord workflow pour les comptes fournisseurs et les comptes clients de FloQast Ops, Passport clôture plus rapidement et a atteint un meilleur contrôle opérationnel, éliminé les ajustements d'audit de fin d'année et consolidé les fonctions comptables essentielles en une seule source de confiance pour plus de simplicité - et de précision.Il n'y a rien de plus angoissant et stressant pour un professionnel de la comptabilité que des chiffres périmés, manquants ou tout simplement erronés. Sam Upton, vice-président, contrôleur de gestion chez Passport, était déjà un utilisateur enthousiaste de FloQast Close , mais il s'inquiétait des contrôles et des sources d'information décentralisées utilisés pour les rapprochements des comptes fournisseurs et des comptes clients : " Avec la nouvelle croissance et l'expansion, c'était devenu un peu incontrôlable pour nous, et nous avions besoin d'un processus plus structuré spécifiquement pour les comptes fournisseurs et les comptes clients ", a déclaré M. Upton. "MineralTree et NetSuite sont nos plateformes de traitement, mais les activités régulières de maintenance, les révisions et les mises à jour n'étaient pas effectuées en temps voulu ou de manière cohérente."En travaillant avec son responsable de la réussite comptable FloQast, M. Upton a découvert les flux de travail comptables supplémentaires, au-delà de la clôture, qui existaient déjà dans son abonnement FloQast via FloQast Ops, y compris les comptes clients et les comptes fournisseurs, la conformité, les F&A, les rapports, les opérations et la paie. "Il est plus facile de voir que les choses ont été faites, et cela nous a vraiment aidés à rendre des comptes.

Contrôles et collaboration pour AP & AR - All-Inclusive

M. Upton a déclaré que les connaissances de son équipe sur les listes de contrôle, les notes et les tableaux de bord de FloQast Close ont été faciles à appliquer aux flux de travail supplémentaires de l'AP et de l'AR.

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Les activités clés et les rappels concernant le rapprochement des relevés des fournisseurs, la vérification des conditions de paiement et le contrôle des remises sont désormais tous détaillés, et leur ajout n'a pas nécessité d'efforts considérables. Le fait de les rendre plus visibles et plus routinières nous a permis d'éviter les exercices d'incendie et de prévenir des problèmes plus importants.

‍-Sam Upton , Vice-président, contrôleur

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Nos listes de contrôle sont différentes mais particulièrement importantes car elles concernent nos clients et nos rentrées d'argent", explique M. Upton. "Nous avons maintenant des tâches de workflow pour vérifier les conditions de facturation, les écritures de paiement et les documents de facturation dont nos clients ont besoin pour nous payer. Les fonctions collaboratives de FloQast Ops ont également amélioré la productivité et la communication au sein de l'équipe : "Nous utilisons beaucoup la fonctionnalité de notes, en particulier lorsque nous téléchargeons des classeurs ou d'autres documents", explique M. Upton. "Les notes clarifient les détails clés, ce qui évite des courriels ou des messages Slack supplémentaires ou de fouiller dans Google Drive, économisant ainsi du temps et du travail en double pour tous les membres de l'équipe, ainsi que pour nos auditeurs externes."

L'expérience utilisateur intuitive et itérative génère une valeur immédiate

Les flux de travail intégrés de FloQast ont été faciles à mettre en place et à utiliser. De légers changements ou modifications peuvent également être apportés à la volée : "L'intégration dans FloQast s'est faite en toute transparence", a déclaré M. Upton. "Je peux également itérer ou ajouter aux flux de travail lorsque nous décidons que nous avons besoin de nouveaux contrôles ou de détails qui nous aident à nous améliorer chaque mois. Si les gains de temps et la confiance se sont améliorés depuis l'extension des flux de travail FloQast, c'est le confort de savoir que les choses sont faites et bien faites dès la première fois qui semble compter le plus pour M. Upton : "Ce qui compte le plus pour moi, c'est le confort d'avoir tout en un seul endroit, de savoir où nous en sommes et d'avoir la certitude que c'est exact".

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Là où FloQast Ops nous a le plus aidés en tant qu'équipe et nous a fait gagner le plus de temps, c'est en réalisant un audit parfaitement propre, sans aucun ajustement nécessaire. Nous faisons tout ce qu'il faut chaque mois maintenant, et nous n'avons rien à corriger à la fin de l'année."

‍-Sam Upton , Vice-président, contrôleur

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