Aspect Energy spart mit FloQast 20 Tage bis zum globalen Abschluss

Mit inländischen und internationalen Energieinvestitionen und -betrieben in Nordamerika und Europa betrug der Monatsabschluss von Aspect Energy durchschnittlich 15-45 Tage. Seit der Implementierung von FloQast hat Aspect manuelle Checklisten abgeschafft, die Team- und Aufgabenverantwortung zentralisiert und die Tage bis zum Abschluss im In- und Ausland auf weniger als 10 bzw. 30 Tage reduziert.

Als die Führungskräfte von Aspect Energy beschlossen, das gesamte Unternehmen um Ideen zur Prozessverbesserung zu bitten, wusste Buchhaltungsleiterin Danielle Brakebill, CPA, genau, was sie vorschlagen sollte.

Der Monatsabschluss für Aspect war mühsam und langwierig geworden - manchmal näherte er sich 20, 30 oder sogar 45 Tagen - und Brakebill wusste aus ihrer Erfahrung als Prüfer:in bei PwC, dass einige Kunden FloQast eingeführt hatten, um dieses Problem zu lösen.

"Wir verwendeten SharePoint und unvollständige Aufgabenlisten, die sehr ineffizient und langsam waren", so Brakebill. "Wir brauchten eine bessere und schnellere Möglichkeit, Rollen und Verantwortlichkeiten zu verfolgen, über Fortschritte zu berichten und den Prozess zu beschleunigen. Ich empfahl FloQast, weil ich gesehen hatte, dass es in anderen Unternehmen so gut funktioniert. Einer meiner Kunden führte FloQast kurz vor dem COVID ein, und es stellte sich heraus, dass es eines der reibungslosesten Audits war, die ich hatte. Als wir nach Möglichkeiten suchten, unsere Abläufe zu verbessern, kam ich immer wieder auf meine Erfahrungen mit FloQast zurück und dachte, dass es wirklich ein Gewinn für uns sein könnte."

Ziele setzen und eine reibungslose Umsetzung konzipieren

Brakebill und IT-Programmmanager Ryan Page leiteten die FloQast-Implementierung, die auch von der Buchhaltungs- und Beratungsfirma CFGI unterstützt wurde. Page war sofort von FloQast beeindruckt.

"Die Vorteile der Kommunikation und Zusammenarbeit waren mit den integrierten Aufgabenlisten und Dashboards von FloQast offensichtlich", so Page. "Die Benutzererfahrung ließ es wie eine Social-Media-Plattform für Buchhaltungs-Workflows erscheinen, es war sehr einfach zu verstehen und zu verwenden."

Page sagte, dass die FloQast-Implementierung auch eine der besten war, die er je durchgeführt hat.

{hervorheben}

Die Liebe zum Detail, die Reaktionsschnelligkeit und die Benutzerfreundlichkeit von FloQast haben diese Implementierung zu einer meiner absoluten Lieblingsimplementierungen gemacht. Es war definitiv die reibungsloseste, und ich denke, das werde ich auch in 10 Jahren noch sagen.

- Ryan Page, Programm-Manager

{hervorheben}

‍

Zusätzlich zu FloQast Close verwendet Aspect auch Reconciliation Management. Das Reconciliation Reconciliation management automatisiert die Kontenabstimmung mit dem ERP, indem es neue Werte sofort in FloQast übernimmt und die Prüfer über notwendige Abnahmen informiert.

"Aus der Sicht eines Prüfungsverantwortliche:rist es so viel einfacher", sagt Brakebill. "Es erstellt die Abstimmung und den Journaleintrag für Sie. Es ist großartig, ich liebe es."

Das ReMind-Modul, das die zeitraubenden Aufgaben der Informationsbeschaffung automatisiert, hat ebenfalls zu neuer Produktivität und Zeitersparnis geführt.

"Wir verschicken jeden Monat 153 Nachrichten an verschiedene Kontakte innerhalb und außerhalb des Unternehmens und erhalten auf alle Antworten, was uns viel Hin- und Herlaufen erspart", so Brakebill. "Und die Möglichkeit, sie mit der Hauptcheckliste zu synchronisieren, ist sehr hilfreich.

Bei der Schulung verließen sich Brakebill und Page in erster Linie auf die FloQademy-Tutorials, um bewährte Verfahren zu erlernen, erste Checklisten zu erstellen und mehr als 150 ausgehende ReMind-Benachrichtigungen einzurichten.

"Die Tatsache, dass man CPE-Credits erhält, während man in der FloQademy etwas über das Produkt lernt, ist enorm", sagte sie. "Die Tutorials waren während des Schulungsprozesses äußerst hilfreich, und auch die Videos mit Tipps und Tricks haben sich als sehr nützlich erwiesen.

Klarheit im Workflow sorgt für Genauigkeit und
schnelleren Abschluss - weltweit

Das Stressniveau, die Unsicherheit und die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss für die US-amerikanischen und internationalen Geschäfte von Aspect haben sich für das Aspect-Team seit der Inbetriebnahme von FloQast verringert.

"Unser Monatsabschluss in den USA ist von 12 bis 15 auf 10 Tage gesunken, und unser internationaler Quartalsabschluss liegt bei unter 30 Tagen, statt bei 45 und mehr", so Brakebill. "Und wir gehen davon aus, dass wir diese Zeiten in den kommenden Monaten noch weiter verkürzen werden."

Zusätzlich zu der neuen Geschwindigkeit und Effizienz arbeiten die Teammitglieder intelligenter und sind sich des Fortschritts, der Engpässe und der offenen Punkte, die für einen rechtzeitigen Abschluss bearbeitet werden müssen, stärker bewusst. Und auch die Unternehmensführung profitiert von den schnelleren Erkenntnissen, die schnellere Entscheidungen über Kapitalausgaben und Investitionen ermöglichen.

{hervorheben}

Der größte Gewinn von FloQast ist die Pünktlichkeit und die Zeitersparnis. Von Abstimmungen über Informationsanfragen bis hin zur Zusammenarbeit mit unseren externen Prüfern wurde alles gestrafft, was einen großen Unterschied in der Produktivität des Teams und der Arbeitsmoral bewirkt hat.

- Danielle Brakebill, Leiterin der Buchhaltung

{hervorheben}