Aspect Energy réduit de 20 jours son délai de clôture grâce à FloQast

Avec des investissements et des opérations énergétiques nationaux et internationaux en Amérique du Nord et en Europe, la clôture de fin de mois d'Aspect Energy prenait en moyenne 15 à 45 jours. Depuis la mise en œuvre de FloQast, Aspect a éliminé les listes de contrôle manuelles, centralisé la responsabilité des équipes et des tâches, et réduit les jours de clôture nationaux et internationaux à moins de 10 et 30, respectivement, donnant aux dirigeants de l'entreprise une vision plus rapide et à l'équipe financière plus de temps pour les priorités et les projets stratégiques.

Lorsque les dirigeants d'Aspect Energy ont décidé de solliciter des idées d'amélioration des processus auprès de l'ensemble de l'entreprise, Danielle Brakebill, CPA, responsable de la comptabilité, savait exactement ce qu'il fallait suggérer.

La clôture mensuelle pour Aspect était devenue fastidieuse et longue - parfois proche de 20, 30, voire 45 jours - et Mme Brakebill savait, grâce à son expérience d'audit chez PwC, que certains clients avaient mis en place FloQast pour y remédier.

"Nous utilisions SharePoint et des listes de tâches incomplètes, qui étaient très inefficaces et lentes", explique M. Brakebill. "Nous avions besoin d'un moyen plus efficace et plus rapide de suivre les rôles et les responsabilités, de rendre compte de l'avancement des travaux et d'accélérer le processus. J'ai recommandé FloQast parce que j'avais constaté qu'il fonctionnait très bien dans d'autres entreprises. L'un de mes clients a adopté FloQast juste avant la conférence COVID et cela s'est avéré être l'un des audits les plus faciles que j'ai eus à mener. Alors que nous cherchions des moyens d'améliorer nos opérations, je revenais sans cesse à mon expérience avec FloQast et j'ai pensé qu'il pourrait vraiment être un atout pour nous".

Fixer des objectifs et concevoir une mise en œuvre harmonieuse

M. Brakebill et Ryan Page, responsable du programme informatique, ont dirigé la mise en œuvre de FloQast, qui a également bénéficié du soutien de la société de comptabilité et de conseil CFGI. M. Page a été immédiatement impressionné par FloQast.

"Les avantages en termes de communication et de collaboration étaient évidents grâce aux listes de tâches et aux tableaux de bord intégrés de FloQast", a déclaré M. Page. "L'expérience utilisateur a donné l'impression qu'il s'agissait d'une plateforme de médias sociaux pour le workflow comptable, c'était très facile à comprendre et à utiliser."

M. Page a déclaré que la mise en œuvre de FloQast était également l'une des meilleures qu'il ait jamais gérées.

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L'attention portée aux détails, la réactivité et la facilité d'utilisation de FloQast en ont fait l'une de mes implémentations préférées de tous les temps. C'était sans aucun doute la plus fluide, et je pense que je le dirai encore dans 10 ans."

- Ryan Page, gestionnaire de programme

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Outre FloQast Close, Aspect utilise également la gestion des rapprochements. La gestion des rapprochements automatise les rapprochements de comptes avec l'ERP, en transférant instantanément les nouvelles valeurs dans FloQast et en avertissant les réviseurs des approbations nécessaires.

"Du point de vue de l'évaluateur, cela facilite grandement les choses", a déclaré M. Brakebill. "Il génère les rapprochements et les écritures de journal pour vous. C'est génial, je l'adore".

Le module ReMind, qui automatise les tâches fastidieuses de demande d'informations, a également permis d'accroître la productivité et de gagner du temps.

"Nous envoyons 153 messages par mois à divers contacts à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, et nous recevons des réponses à chacun d'entre eux, ce qui permet d'économiser beaucoup d'allers-retours", a déclaré M. Brakebill. "Et le fait de pouvoir les synchroniser avec la liste de contrôles principale est très utile.

Pour la formation, Brakebill et Page se sont principalement appuyés sur les didacticiels de FloQademy pour glaner les meilleures pratiques, créer des listes de contrôle initiales et mettre en place plus de 150 notifications ReMind sortantes.

"Le fait de pouvoir obtenir des crédits FPC tout en se familiarisant avec le produit dans FloQademy est très important", a-t-elle déclaré. "Les tutoriels ont été extrêmement utiles pendant le processus de formation, et nous avons également trouvé beaucoup de valeur dans les vidéos de conseils et d'astuces."

La clarté du Workflow favorise la précision et
une clôture plus rapide - dans le monde entier

Le niveau de stress, l'incertitude et le délai moyen de clôture des opérations américaines et internationales d'Aspect ont tous été réduits pour l'équipe d'Aspect depuis la mise en service de FloQast.

"Notre clôture mensuelle aux États-Unis n'est plus que de 10 jours, alors qu'elle était de 12 ou 15 jours auparavant, et notre clôture trimestrielle internationale est inférieure à 30 jours, alors qu'elle était de plus de 45 jours", a déclaré M. Brakebill. "Et nous prévoyons de raccourcir encore ces délais dans les mois à venir.

Outre la rapidité et l'efficacité accrues, les membres de l'équipe travaillent plus intelligemment, en étant plus conscients des progrès, des goulets d'étranglement et des points en suspens qui doivent être traités pour une clôture en temps voulu. La direction de l'entreprise bénéficie également d'informations plus rapides qui lui permettent de prendre des décisions plus rapides en matière de dépenses et d'investissements.

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La plus grande victoire de FloQast est la rapidité et le gain de temps. Des rapprochements aux demandes d'informations, en passant par le travail avec nos auditeurs externes, tout a été rationalisé et cela a fait une énorme différence dans la productivité et le moral de l'équipe."

- Danielle Brakebill, gestionnaire comptable

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