Zoom floriert mit FloQast nach erfolgreichem Börsengang und explosivem Wachstum

In den letzten sechs Monaten hat sich das in der Bay Area ansässige Videokommunikationsunternehmen Zoom von einem branchenführenden Unified Communications-Anbieter, der auf Video setzt, zu einem Begriff für die von der weltweiten Pandemie Betroffenen entwickelt: Fast ein Jahr, bevor die Pandemie massive Schließungen erforderlich machte und die Menschen monatelang zu Hause bleiben mussten, befand sich das Unternehmen in einer ausgezeichneten Situation. Mit einer Bewertung von 16 Milliarden Dollar hatte Zoom gerade einen der am meisten erwarteten Börsengänge der letzten Jahre abgeschlossen. Durch die Implementierung von FloQast zur Strukturierung des Monatsabschluss war Zoom in der Lage, die Kommunikation zwischen den international verteilten Buchhaltungsteams zu verbessern, die Einführung der Abschlussprüfung zu erleichtern, um die SOX-Compliance-Anforderungen zeitnah zu erfüllen und die Auditbereitschaft sicherzustellen. Gleichzeitig war das Unternehmen in der Lage, seine Mitarbeiter aufgrund von COVID-19 nahtlos auf Fernarbeit umzustellen, ohne die Prozesse zu beeinträchtigen, an deren Umgestaltung die Teams so hart gearbeitet hatten.

Erfolgreicher Börsengang und schnelles Wachstum erfordern neue Standards

Die Leiterin von Hauptbuch kam kurz nach dem erfolgreichen Börsengang des Unternehmens zu Zoom. Jeanne Du war ein wichtiger Teil der Entwicklung des Buchhaltungsteams zu einem Finanz- und Buchhaltungsteam von Weltklasse. Um diesen Punkt zu erreichen, identifizierte Zoom den Prozess Monatsabschluss als einen Bereich, den es im Hinblick auf Skalierung und Wachstum zu optimieren galt: "Als börsennotiertes Unternehmen wussten wir, wie wichtig es war, sicherzustellen, dass unser Zeitplan für den Abschluss straff war und dass wir jeden Bereich pünktlich abschlossen", so Du. "Wir verfolgten die Abschlüsse mithilfe von Google Sheets, so dass wir jeden Monat das entsprechende Google Sheet vorwärts rollen, sicherstellen mussten, dass die Daten sinnvoll waren, und alles von dort aus überprüfen mussten. Das war ein sehr manueller Prozess, vor allem was die Kommunikation anging."

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"Dadurch, dass ich die Checklisten nicht mehr manuell weiterleiten und mit jeder einzelnen Person nachfassen muss, habe ich viel Zeit gespart. So kann ich effizienter arbeiten - ich kann die Arbeitspapiere überprüfen, Journaleinträge vornehmen und neue Mitarbeiter schulen."

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Nach der Einführung von FloQast hatte Jeanne mehr Zeit - und mehr Bandbreite - um in ihrer Rolle als Leiterin von Hauptbuch strategischer zu handeln.

Feststellung der SOX-Konformität und Auswirkungen auf die Prüfung

Als das Unternehmen die vollständige Einhaltung der SOX-Richtlinien anstrebte, stellte das Buchhaltungsteam von Zoom fest, dass FloQast dabei helfen konnte. "Wir kennzeichnen alle unsere Aufgaben im Zusammenhang mit der Abschlussprüfung mit 'SOX'", so Du. "Im Laufe der Zeit hat sich gezeigt, dass sich dies auf die Art und Weise auswirkt, wie das Unternehmen an die Jahresabschlussprüfung herangeht: "Es hat sich definitiv darauf ausgewirkt, wie wir uns für unsere Prüfung organisieren", so Du. "Unser internes Prüfungsteam hat Zugriff und kann in die mit SOX gekennzeichneten FloQast-Ordner gehen und die benötigten Support-Dateien abrufen. Wir können die Hin- und Her-Kommunikation rund um ein bestimmtes Dokument eliminieren - was viel mehr Zeit und Energie kostet, als man denkt. Das ist sehr hilfreich."

Mehr als nur Close Management

Während sich der Monatsabschluss von Zoom seit der Implementierung deutlich verbessert hat, sagte Du, dass ihr Team die Software für mehr als nur die Verwaltung des Abschlusses nutzt: "Wir nutzen FloQast für viele verschiedene Dinge - nicht nur für den Abschluss. Wir verwenden FloQast sogar für die SEC-Berichterstattung. Wir haben eine Checkliste erstellt, in der die Aufgaben, die wir durchführen müssen, und der Zeitplan für die SEC-Berichterstattung zum Quartalsende aufgeführt sind. Wo befinden sich die Schritte für die Einreichung des SEC-Dokuments? Ein bedeutender Vorteil, den Zoom durch den Einsatz von FloQast erfahren hat, war die Fähigkeit der Software, die Kommunikation für Buchhaltungsabteilungen mit Mitarbeitern in verschiedenen Ländern zu verbessern. Schon früh erkannte Zoom, dass dies dazu beitragen könnte, Buchhaltungsteams und funktionsübergreifende Teams zu vereinheitlichen, die sich auf die Buchhaltungsvorgänge auswirken, wie z. B. Vertrieb, Eigenkapital, Gehaltsabrechnung und Personalwesen (HR), die weltweit verteilt sind. Nach ein paar Monaten erwies sich dies als noch wertvoller, als die gesamte Buchhaltungsabteilung als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie auf Fernarbeit umstellte.

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"FloQast bietet uns eine wunderbare Transparenz, selbst wenn alle Mitarbeiter an entfernte Standorte verlagert werden", sagt sie. "Ich würde FloQast empfehlen, weil es uns effizienter gemacht hat und die Verwaltung des Abschlusses so viel einfacher ist. Es ist ein fantastisches Tool; wir lieben es."

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"Buchhalter sind daran gewöhnt, dass sie sich umdrehen und ihren Kollegen Fragen stellen können. Jetzt, wo wir aus der Ferne arbeiten, können wir das nicht mehr tun", so Du. "FloQast ist sehr hilfreich, weil man Kommentare hinzufügen, Personen zuweisen und Benachrichtigungen in Echtzeit erhalten kann. FloQast hat uns bei der Umstellung auf die Arbeit von zu Hause aus sehr geholfen, ohne dass wir etwas übersehen haben."

Die Quintessenz

Nachdem der Monatsabschluss von acht auf fünf Tage gesenkt werden konnte und das Team in einem nicht-traditionellen Arbeitsumfeld, das seine Leistung zu unterbrechen drohte, gut zurechtkam, sprach Jeanne begeistert von den Erfahrungen des Unternehmens mit FloQast.