Zoom utilise FloQast suite à son introduction en bourse réussie et à sa croissance explosive

Au cours des six derniers mois, Zoom, une entreprise de communication vidéo basée dans la Bay Area, est passée d'un fournisseur de communications unifiées à la pointe secteur et axé sur la vidéo à un nom familier pour les personnes touchées par la pandémie mondiale : Près d'un an avant que la pandémie ne nécessite des fermetures massives, reléguant les gens chez eux pendant des mois, l'entreprise était dans une excellente situation. Avec une valorisation de 16 milliards de dollars, Zoom venait de réaliser l'une des introductions en bourse les plus attendues depuis des années. En mettant en œuvre FloQast pour structurer la clôture mensuelle, Zoom a pu améliorer la communication entre ses équipes comptables réparties dans le monde entier, faciliter l'introduction de contrôles internes pour répondre aux exigences de conformité SOX en temps voulu et assurer la préparation à l'audit. En cours de route, l'entreprise a été en mesure de faire passer ses employés au travail à distance à la suite de COVID-19 sans affecter les processus que les équipes avaient travaillé si dur à réorganiser.

Une introduction en bourse réussie et une croissance rapide nécessitent de nouvelles normes

Entrée chez Zoom juste après l'introduction en bourse réussie de l'entreprise, Jeanne Du a été responsable du grand livre général. Jeanne Du a joué un rôle essentiel dans l'évolution de l'équipe comptable vers une équipe financière et comptable de classe mondiale. Pour en arriver là, Zoom a identifié le processus de clôture de fin de mois comme un domaine à optimiser pour l'échelle et la croissance. "En tant que société publique, nous savions à quel point il était important de s'assurer que notre calendrier de clôture était serré et que nous clôturions chaque domaine à temps", a déclaré Jeanne Du. "Nous suivions la clôture à l'aide de Google Sheets, de sorte que chaque mois, nous devions faire avancer la feuille Google appropriée, nous assurer que les dates étaient cohérentes et revoir le tout à partir de là. C'était un processus très manuel, surtout en ce qui concerne la communication.

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"Le fait de ne plus avoir à transmettre manuellement les listes de contrôle et à suivre chaque personne individuellement m'a fait gagner un temps considérable. Cela me permet d'être plus efficace - je peux revoir les documents de travail, enregistrer les écritures de journal et former les nouveaux employés".

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Après avoir mis en œuvre FloQast, Jeanne a eu plus de temps - et de bande passante - pour agir de manière plus stratégique dans son rôle de responsable de la comptabilité générale.

Mise en place de la conformité SOX et impact sur l'audit

L'équipe comptable de Zoom a constaté que FloQast pouvait faciliter la mise en conformité de l'entreprise avec la loi SOX : " Nous étiquetons toutes nos tâches liées aux contrôles internes " SOX " ", explique M. Du, " c'est tellement facile à utiliser et cela nous permet de voir clairement nos contrôles clés ". "C'est tellement facile à utiliser et cela nous permet d'avoir une visibilité claire de nos contrôles clés. Au fil du temps, cela a eu un impact sur la façon dont l'entreprise a abordé l'audit annuel : "Cela a eu un impact certain sur la façon dont nous nous organisons pour notre audit", a déclaré M. Du. "Notre équipe d'audit interne y a accès et peut aller dans les dossiers FloQast marqués SOX et en tirer les fichiers de soutien dont elle a besoin. Nous pouvons éliminer les allers-retours autour d'une pièce justificative spécifique, ce qui prend beaucoup plus de temps et d'énergie qu'on ne le pense. Cela nous a beaucoup aidés.

Plus qu'une simple gestion de proximité

Bien que le processus de clôture de fin de mois de Zoom se soit considérablement amélioré depuis sa mise en œuvre, Mme Du affirme que son équipe utilise le logiciel pour plus que la simple gestion de la clôture : " Nous utilisons FloQast pour beaucoup de choses différentes, et pas seulement pour la clôture. Nous utilisons FloQast pour les rapports de la SEC. Nous avons établi une liste de contrôles qui détaille les tâches à effectuer et le calendrier du processus de déclaration à la SEC pour la fin du trimestre. Quelles sont les étapes à suivre pour déposer le document SEC ? Tout est dans FloQast. "L'un des grands avantages que Zoom a tirés de l'utilisation de FloQast a été la capacité du logiciel à améliorer les communications pour les services comptables dont les employés se trouvent dans différents pays. Dès le début, Zoom a réalisé que cela pourrait aider à unifier les équipes comptables et les équipes interfonctionnelles qui ont un impact sur les opérations comptables, comme les opérations de vente, les capitaux propres, les opérations de paie et les ressources humaines (RH) dispersées dans le monde entier. Après quelques mois, cette solution s'est avérée encore plus précieuse lorsque l'ensemble du service de comptabilité est passé au travail à distance en réponse à la pandémie de COVID-19.

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"FloQast nous offre une excellente visibilité, même si tout le monde se déplace sur des sites distants", a-t-elle déclaré. "Je recommanderais l'utilisation de FloQast parce qu'il nous a permis de gagner en efficacité et qu'il a grandement facilité la gestion de la clôture. C'est un outil fantastique ; nous l'adorons.

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"Les comptables sont habitués à pouvoir tourner la tête et poser des questions à leurs collègues. Maintenant que nous sommes à distance, nous ne pouvons plus le faire", explique M. Du. "FloQast est très utile parce qu'il permet d'ajouter des commentaires, d'assigner des personnes et de recevoir des notifications en temps réel. FloQast nous a beaucoup aidés à faire la transition vers le travail à domicile sans perdre de temps.

Le bilan

Avec une clôture de fin de mois ramenée de huit à cinq jours et une équipe qui s'épanouit dans un environnement de travail non traditionnel qui menaçait d'interrompre ses performances, Jeanne a parlé en termes élogieux de l'expérience de l'entreprise avec FloQast.