Warum die Automatisierung von Abstimmungen ein Muss für Buchhaltungsteams ist

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Buchhalter zu sein und sich mit Abstimmungen zu befassen, geht Hand in Hand — das ist nur ein Teil des Jobs. Für viele Buchhaltungsexperten und Teams ist dies jedoch eine ständige Stressquelle. Wenn der Abgleich manuell durchgeführt wird, kann er ein zeitaufwändiger und umständlicher Prozess sein, der einen oder sogar mehrere Tage im Monat in Anspruch nimmt. In den letzten Jahren hat der Markt jedoch zahlreiche Möglichkeiten entwickelt, um große Mengen an Abstimmungen mit Automatisierung zu bewältigen.

Durch die Automatisierung von Abstimmungen kann wertvolle Zeit eingespart werden, sodass sich Buchhalter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Aber um wirklich zu verstehen, wie wichtig es ist, diesen Prozess zu automatisieren, müssen Sie wissen, warum der manuelle Abgleich so problematisch ist.

Das Problem mit dem manuellen Abgleich

Versöhnung ist für Buchhalter weiterhin ein erheblicher Stressfaktor. Warum? Weil viele immer noch zahlreiche Konten mit unterschiedlicher Anzahl von Transaktionen manuell abstimmen. Hier ist der Grund, warum das ein Problem ist:

Buchhalter haben weniger Zeit für höherwertige Aufgaben

Der manuelle Abgleich ist ein zeitaufwändiger Prozess, und je größer das Unternehmen ist, desto langwieriger wird der Prozess. Infolgedessen bleibt den Buchhaltern wenig Zeit für höherwertige Aufgaben. Dieses seit langem bestehende Problem hat sich seit COVID nur noch verschärft, da immer mehr Buchhalter aufgefordert wurden und werden, strategische Beratungsfunktionen zu übernehmen. Es ist schwierig, Zeit für diese Rolle zu finden, wenn Sie einen Großteil Ihres Tages vergleichsweise weniger wichtigen Aufgaben wie Versöhnung widmen.

Egal, ob Sie Wirtschaftsprüfer oder Controller in einer größeren Organisation sind, Sie können dieses Gefühl, zu dünn gestreut zu sein, wahrscheinlich nachvollziehen. Versöhnung kann Sie an Ihre Grenzen bringen, und Zeit für die beratende Rolle zu finden, die jetzt von Ihnen erwartet wird, kann sich wie ein harter Kampf anfühlen.

Ich hatte meine ersten Erfahrungen mit Versöhnungen, als ich auf dem College war und als Schatzmeister für meine Schwesternschaft tätig war. Zu meiner Überraschung stellte ich fest, dass der Kontostand um Tausende von Dollar darunter lag. Das Ausräumen der Unstimmigkeiten war ein langer, umständlicher Prozess. Ich erinnere mich, dass ich dachte: Wie würde dieser Prozess in einer großen Organisation aussehen? Ich habe es nur mit einer College-Schwesternschaft zu tun.. Ich war zwar so froh, diesen Job im darauffolgenden Jahr an den nächsten Schatzmeister zu übergeben, aber die meisten Buchhalter haben diesen Luxus nicht. Sie machen es Monat für Monat, Jahr für Jahr. Erschwerend kommt hinzu, dass sie gebeten werden, die Bücher immer schneller zu schließen.

Die Forderung, die Bücher schneller zu schließen, erhöht das Fehlerrisiko

Wenn Versöhnungen auf altmodische Weise durchgeführt werden, gibt es keine Abkürzungen. Wenn du willst, dass es richtig gemacht wird, wird es Zeit brauchen. Zeit ist ein Luxus, den sowohl Buchhalter als auch Unternehmen einfach nicht haben.

Im Gegenteil, Unternehmen stehen ständig unter dem Druck, die Bücher so schnell wie möglich zu schließen, um ihren nächsten Schritt zu planen. Sie benötigen zuverlässige, genaue Daten, um diese Entscheidungen treffen zu können. Eine überstürzte Abstimmung erhöht jedoch nur das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten. Ungenaue oder fehlerhafte Daten nützen Unternehmen, die strategische Entscheidungen über die Zukunft ihrer Geschäftstätigkeit treffen wollen, wenig.

Die Nachfrage nach schnelleren Finanzabschlüssen kann dazu führen, dass sich Buchhalter in Bezug auf den gesamten Prozess unwohl fühlen. In der Tat ein Umfrage von IMA stellte fest, dass nur 28% der Finanzfachleute der Richtigkeit ihrer Finanzberichterstattungsdaten vertrauen. Darüber hinaus fühlten sich nur 20% positiv über den Abschlussprozess.

Versöhnungen machen Buchhalter gestresst und ausgebrannt

Fragen Sie jeden Buchhalter, der sich mit dem Monatsende befasst, und er wird Ihnen sagen, dass dies ein wiederkehrender Stressfaktor ist, der nicht nur sie selbst, sondern auch ihre Familie, andere um sie herum und sogar das Management des Unternehmens, für das sie arbeiten, betrifft.

In meiner Kindheit erhielt ich meinen ersten Einblick in den Abschlussprozess zum Monatsende. Mein Vater war Geschäftsinhaber. Jeden Monat wusste ich, wann das Monatsende nahe war, weil er zu früh auf der Arbeit sein musste, um meine Geschwister und mich zur Schule zu bringen, und er kam nach Hause, lange nachdem wir abends ins Bett gegangen waren. Jetzt, wo ich älter bin, habe ich viele Freunde in der Buchhaltungsbranche und habe miterlebt, wie sie wichtige Lebensereignisse verpasst haben, weil der Monat zu Ende geht. Aufgrund dieses zeitaufwändigen Vorgangs haben sie ihre Geburtstagsessen abgesagt und die Fußballspiele ihrer Kinder verpasst.

Ja, Abstimmungen sind notwendig, aber wenn sie manuell vorgenommen werden, können sie leicht dazu führen, dass sich Buchhalter gestresst und ausgebrannt fühlen und zu wichtigen Personen und Ereignissen „Nein“ sagen müssen. Dies belastet nicht nur sie, sondern auch andere um sie herum geistig und körperlich.

Warum es wichtig ist, Abstimmungen zu automatisieren

Versöhnung ist eine anstrengende Aufgabe, auch wenn sollte sei Routine. Während die Abstimmung für ein sehr kleines Unternehmen oft einfacher ist, wird es in der Regel immer schwieriger, wenn ein Unternehmen wächst. Wenn ein Unternehmen seine Konten nicht abgleicht, kann dies zu Folgendem führen:

• Unverbundene und ungenaue Datenquellen
• Unvollständige Daten
• Fehlende Daten
• Schlechte Entscheidungsfindung
• Betrug
• Usw.

Aufgrund der intensiven, langen Stunden, die mit dem Abgleich einer beliebigen Anzahl von Konten verbunden sind, ist es sinnvoll, diese wichtige Aufgabe zu automatisieren. Abgesehen von der Zeitersparnis durch die Automatisierung ist es für Unternehmen von Vorteil, diese Aufgabe zu automatisieren, da sie die Entscheidungsfindung verbessert und Fehler reduziert.

Befürchten Sie, dass Ihre Buchhalter die Chance, den Prozess zu automatisieren, möglicherweise nicht nutzen? Die gute Nachricht, ungefähr 66% der Buchhalter befürworten Automatisierung. Und diese Zahl scheint weiter zu steigen.

Buchhalter können sich auf ihre Beratungsaufgaben konzentrieren

Wenn die Automatisierung eingeführt wird, profitieren Unternehmen von vielen Vorteilen, wie zum Beispiel:

• Beschleunigung des Finanzabschlussprozesses
• Buchhalter haben Zeit, sich auf hochwertige Arbeit zu konzentrieren
• Verbesserte Produktivität
• Bessere Work-Life-Balance
• Weniger Fehler

In einer schnelllebigen Umgebung ist es entscheidend, manuelle Aufgaben zu automatisieren, die Dose richtig automatisiert werden. Versöhnung ist einer dieser Bereiche, in denen Wirtschaftsprüfer Zeit haben, um sich stärker auf ihre Beratungsaufgaben zu konzentrieren.

Automatisierung reduziert das Fehlerrisiko und gewährleistet Genauigkeit

Menschen machen Fehler. Wenn Buchhalter bis Mitternacht die Nacht zum Tag machen und zusätzliche Stunden arbeiten, um Konten abzugleichen, sind sie müde, ausgebrannt und anfälliger für Fehler.

Durch die Automatisierung entfallen die manuellen Schritte im Abschlussprozess und:

• Sorgt für genaue Zahlen
• Bietet die aktuellsten Zahlen
• Reduziert häufige Fehler

Darüber hinaus ist es nicht ungewöhnlich, dass sich die Bilanz der Studie nach Abschluss ändert. Unternehmen und Buchhalter können bei der Automatisierung des Abstimmungsprozesses sicherstellen, dass die neuesten Zahlen bereitgestellt werden.

Verbessert Kontrolle und Transparenz

Wie bei jedem Teil des Unternehmens sind interne Kontrollen und Transparenz wichtig. Manager und Controller profitieren von der Automatisierung, da sie den gesamten Abstimmungsprozess Schritt für Schritt verfolgen. Da der gesamte Prozess Schritt für Schritt und mit durchgängiger Transparenz beschrieben wird, sinkt außerdem das Risiko von Finanzbetrug durch die Automatisierung.

Bekämpft Burnout und Stress und verbessert gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit

Wie bereits erwähnt, ist der Versöhnungsprozess umständlich, anstrengend und wiederholt sich. Dies kann dazu führen:

• Schlechte Work-Life-Balance
• Mangelnde Arbeitszufriedenheit
• Stress

Wenn Unternehmen sich dafür entscheiden, den Abstimmungsprozess zu automatisieren, verbessern sie ihre Entscheidungsfindung und verbessern gleichzeitig das Leben der internen Buchhalter. Es ist eine Win-Win-Situation für Unternehmen.

Wenn Sie eine Automatisierung in Betracht ziehen, gibt es viele Möglichkeiten. FloQast-Lösung für das Abstimmungsmanagement ist eine Option, die Buchhaltungsteams und Controllern hilft, den gesamten Abstimmungsprozess mit größerer Genauigkeit in kürzerer Zeit zu automatisieren.