Was ist eine Journalbuchung in der Buchhaltung? Definition & Anleitung

In Zusammenarbeit mit den ehemaligen Buchhaltern, die jetzt bei FloQast arbeiten, haben wir beschlossen, einen Blick auf einige der Säulen des Buchhalterberufs zu werfen.

Eine Journalbuchung zeichnet einen Geschäftsvorgang im Buchhaltungssystem eines Unternehmens auf. Journalbuchungen sind die Bausteine der doppelten Buchführung, die seit Jahrhunderten zur Führung von Finanzunterlagen verwendet wird. Sie ermöglichen es, nachzuvollziehen, wofür ein Unternehmen seine Ressourcen verwendet hat und woher diese Ressourcen stammen.

Bei der Methode der doppelten Buchführung muss jede Transaktion auf mindestens zwei Konten verbucht werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Betriebsmittel mit Bargeld kauft, wird diese Transaktion auf dem Konto für Betriebsmittel und auf dem Konto für Bargeld verbucht. Bevor wir uns zu weit vorwagen, sollten wir mit den Grundlagen beginnen.

Wozu dient ein Journaleintrag?

Im Zeitalter der automatisierten Buchführungssoftware vergisst man leicht die Rolle der einfachen Journalbuchung. In der Zeit vor der Automatisierung wurden die Einträge manuell in Journalen vorgenommen, die vielleicht aus Excel-Tabellen bestanden, aber früher waren es echte Bücher aus Papier (wie ein Journal!).

Buchungsjournalbuchungen dienen der Erfassung von Finanztransaktionen im Buchhaltungssystem und würden aus den Journalen in das Hauptbuch übertragen werden. Obwohl der Großteil dieses Prozesses in moderner Buchhaltungssoftware hinter den Kulissen abläuft, ist es wichtig zu wissen, was vor sich geht, und es gibt Zeiten, in denen manuelle Einträge vorgenommen werden müssen, um Kontosalden am Ende eines Buchhaltungszeitraums zu korrigieren oder anzupassen.

Was ist in einem Journaleintrag zu vermerken?

Ein wichtiger Schlüssel zu Journaleinträgen ist, dass sie genügend Informationen enthalten müssen, um die tatsächliche Transaktion klar wiederzugeben. Auf diese Weise haben wir nicht nur Kontostände, sondern können anhand von Journaleinträgen nachvollziehen, was wirklich passiert ist und ob etwas falsch verbucht wurde.  

Eine Journalbuchung besteht aus den folgenden Komponenten:

• Das Datum der Transaktion
• Kontoname und -nummer für jedes betroffene Konto
• Der Gut- und Lastschriftbetrag
• Eine Referenznummer, die als eindeutiger Identifikator für die Transaktion dient
• Eine Beschreibung der Transaktion

Was sind Belastungen und Gutschriften?

Bei der Methode der doppelten Buchführung müssen Soll- und Habenbeträge in einer Journalbuchung gleich sein. Journalbuchungen müssen auch mit der allgemeinen Buchhaltungsgleichung, die die Bilanz beschreibt, übereinstimmen:

Aktiva = Passiva + Eigenkapital

Bei dieser Gleichung werden die Belastungen auf der linken Seite und die Gutschriften auf der rechten Seite verbucht. Das bedeutet, dass die Belastung eines Kontos auf der linken Seite der Gleichung - eines Aktivkontos - dieses Konto erhöht. Die Belastung eines Kontos auf der rechten Seite der Gleichung - eines Verbindlichkeits- oder Eigenkapitalkontos - verringert den Saldo dieses Kontos.

Eine Gutschrift hat den gegenteiligen Effekt. Die Gutschrift auf einem Aktivkonto verringert den Saldo, während die Gutschrift auf einem Passiv- oder Eigenkapitalkonto ihn erhöht. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden Ertragskonten durch Gutschriften erhöht, während Aufwandskonten durch Belastungen erhöht werden.

Die Kombination aus der Buchhaltungsgleichung und den Vorgängen der Belastung oder Gutschrift eines Kontos bedeutet, dass die verschiedenen Kategorien von Konten normalerweise entweder einen Sollsaldo oder einen Habensaldo aufweisen.

Wie erstellt man einen Journaleintrag?

Gehen wir ein paar Beispiele durch. Am 10. Januar 2020 bestellt Sally bei OfficeMart Büromaterial im Wert von 238,87 $. Mit der Lieferung des Materials erhält sie auch die Rechnung Nr. 4987 von OfficeMart. Die Zahlung dieser Rechnung ist in 14 Tagen fällig.

Hier ist die Journalbuchung zur Erfassung des Eingangs der Lieferungen und der damit verbundenen Verbindlichkeiten:

Referenznummer: 2396
Datum: 1/10/2020
Büromaterial (Konto 6390) $238.87
Debitoren (Konto 2100) $238.87
Zur Erfassung der Verbindlichkeit für die Rechnung 4987 von OfficeMart

Zwei Wochen später bezahlt Sally die Rechnung:

Referenznummer: 2577
Datum: 24.1.2020
Debitoren (Konto 2100) 238,87 $
Bargeld (Konto 1010) 238,87 $
Zahlung der Rechnung 4987 von OfficeMart erfassen

Am 12. Januar schließt Sally ein Beratungsprojekt für Ace Design, Inc. ab und schickt die Rechnung Nr. 21095 über $2.560,00:

Referenznummer: 2401
Datum: 1/12/20
Kreditoren (Konto 2100) $2.560,00
Einnahmen (Konto 4101) $2.560,00
Zur Erfassung der Rechnung 21095 für Ace Design, Inc.

Zwei Tage später erhält sie die Zahlung auf diese Rechnung:

Referenznummer: 2489
Datum: 14.1.20
Bargeld (Konto 1010) $2.560,00
Kreditoren (Konto 2100) $2.560,00
Zur Verbuchung der Zahlung der Rechnung 21095 von Ace Design, Inc .

Daten ins Hauptbuch bringen

Jahrhundertelang wurde die Buchhaltung mit Papier und Stift geführt. Geschäftsvorgänge wurden in speziellen Journalen oder Büchern festgehalten. So wurden beispielsweise Verkäufe in einem Verkaufsjournal und Gehaltsabrechnungen in einem Lohnjournal festgehalten. Eine Zusammenfassung dieser Transaktionen wurde im Rahmen des Buchhaltungszyklus regelmäßig auf das richtige Hauptbuch gebucht. Die Journalbuchführung war die einzige Möglichkeit, Daten in die Finanzunterlagen einzugeben.

Aber mit Buchhaltungssoftware werden Transaktionen wie die oben genannten automatisch auf den richtigen Konten verbucht, wenn Rechnungen erstellt, Kundenzahlungen bearbeitet und Rechnungen bezahlt werden. Das bedeutet, dass Buchhalter heute vergleichsweise wenige Journaleinträge vornehmen müssen. Buchhaltungssoftware ermöglicht es auch Kleinunternehmern, ihre Buchhaltung selbst zu führen.

Die wenigen Journaleinträge, die noch gemacht werden müssen, sind meist für Abgrenzungen am Ende einer Periode oder zur Anpassung an die Rechnungslegung nach GAAP. Nicht zahlungswirksame Transaktionen wie Abschreibungen und Amortisationen können ebenfalls Journaleinträge erfordern.

In der heutigen Buchhaltungssoftware gibt es die Spezialjournale von früher als Module in der Software. Ein Modul für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ermöglicht zum Beispiel die Bezahlung der Mitarbeiter und erleichtert die Erstellung von Lohnsteuerberichten. Diese separaten Module sind jedoch für die Benutzer weitgehend unsichtbar: Alle Transaktionen werden so angezeigt, als ob sie im Hauptbuch eingegeben worden wären.

Was sind die wichtigsten Arten von Journaleinträgen?

Es gibt verschiedene Arten von Journalbuchungen, je nach ihrem Format und ihrer Funktion innerhalb des Buchhaltungszyklus. Sie können dazu dienen, eine andere Buchung oder einen anderen Kontostand zu korrigieren oder zu stornieren, oder sie können dazu verwendet werden, Informationen wie Abschreibungen, die sich im Laufe des Monats ansammeln, direkt einzugeben.

Beispiele für Journaleinträge

Allgemeine Journalbuchungen werden direkt im Hauptbuch erfasst und nicht über ein spezielles Modul oder automatisch bei der Verarbeitung von Rechnungen oder Bareingängen. Ein Beispiel ist ein Eintrag zur Erfassung von Abschreibungsaufwand:

Referenznummer: 9902
Datum: 31.12.20
Abschreibungsaufwand (Konto 6401) $10.500,00
Kumulierte Abschreibung (Konto 1515) $10.500,00
Zur Erfassung des jährlichen Abschreibungsaufwands

Zusammengesetzte Journalbuchungen erfassen Transaktionen, die sich auf mehr als zwei Konten auswirken, und können recht komplex sein. Hier ist eine einfache zusammengesetzte Buchung, um den Kauf von Maschinen mit einer Baranzahlung und einem Bankkredit zu erfassen:

Referenznummer:5432
Datum: 4/10/20
Maschinen (Konto 1510) $275.000
Barmittel (Konto 1010) $25.000,00
Bankdarlehen (Konto (2358) $250.000,00
Für den Kauf von neuen Maschinen

Berichtigungsbuchungen werden im Allgemeinen verwendet, um Einnahmen oder Ausgaben für GAAP-basierte Jahresabschlüsse dem richtigen Zeitraum zuzuordnen. Wenn die Abrechnungszeiträume nicht mit dem letzten Tag des Monats übereinstimmen, werden die angefallenen Ausgaben durch Korrekturbuchungen dem richtigen Zeitraum zugeordnet. Nehmen wir zum Beispiel an, dass bis Ende Dezember 3.000 $ an Lohnkosten angefallen sind:  

Referenznummer:5953
Datum: 31.12.20
Lohnkosten (Konto 6780) 3.000 $
Abgegrenzte Lohnkosten (Konto 2780) 3.000 $
Aufzeichnung der abgegrenzten Lohnkosten für das Jahresende

Storno-Journalbuchungen werden verwendet, um eine oder mehrere Anpassungen rückgängig zu machen, die in der unmittelbar vorangegangenen Periode vorgenommen wurden, um Einnahmen oder Ausgaben rückstellen . Sie können die Buchführung vereinfachen, während die Einnahmen oder Ausgaben weiterhin in den richtigen Perioden verbucht werden. So würde das Anpassungsjournal zum rückstellen Lohnkosten im nächsten Jahr storniert werden:

Referenznummer: 6003
Datum: 1/1/21
Abgegrenzte Lohn- und Gehaltszahlungen (Konto 2780) 3.000 $
Lohn- und Gehaltskosten (Konto 6780) 3.000 $
Auflösung der zum 31.12.20 abgegrenzten Lohn- und Gehaltszahlungen

Verfolgung von Journaleinträgen

Wenn Sie Journaleinträge manuell erstellen, müssen Sie bei der Buchung von Posten im Hauptbuch verfolgen, welche Einträge sich auf welche Transaktionen beziehen. Dies ist die einzige zuverlässige Methode, um die Quelle zu finden, wenn etwas nicht stimmt und Sie eine Zahl überprüfen müssen, um eine genaue Finanz-Reporting zu gewährleisten.

Für die Nachverfolgung sind T-Konten oft hilfreich. Sie zeigen das fragliche Konto in Form eines T, wobei der Kontoname in der Kopfzeile über der horizontalen Linie des T steht und die vertikale Linie die Soll- und Habenspalten links und rechts trennt. Es ist eine einfache Vorlage, mit der Sie die Transaktion visualisieren können.

Wenn beispielsweise ein Darlehen in Höhe von 10.000 $ aufgenommen wird, würde das t-Konto für Schuldverschreibungen eine Gutschrift von 10.000 $ auf dem Verbindlichkeitskonto sowie eine Belastung von 10.000 $ aufweisen, die als Barmittel gekennzeichnet wäre.

Jeder dieser Journaleinträge würde dann manuell in das Hauptbuch eingetragen werden. Wenn Sie jetzt denken, dass das nach viel Arbeit und einer Menge Fehlerquellen klingt, dann haben Sie recht. Genau hier kommt die Technologie ins Spiel, um unsere Arbeit zu erleichtern.

Automatisierung bedeutet weniger Journaleinträge

Die Beispiele hier sind recht einfach, aber stellen Sie sich vor, wie leicht Fehler gemacht werden können, wenn Sie sich auf die manuelle Journalbuchung verlassen müssen, um Daten in das Hauptbuch zu übertragen. Zahlen werden vertauscht, Additions- und Subtraktionsfehler schleichen sich ein, und es ist fast unmöglich, diese Fehler zu finden.

Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, die die Automatisierung in den heutigen Buchhaltungssystemen voll ausschöpfen, indem sie Bankfeeds und Importe aus verschiedenen Apps nutzen, sparen Zeit und verbessern die Genauigkeit. Dies beschleunigt den Buchhaltungszyklus und ermöglicht es den Inhabern kleiner Unternehmen, genaue und vollständige Abschlüsse fast in Echtzeit zu erstellen.

Und hier bei FloQast sind wir immer für eine Automatisierung, die Buchhaltern hilft, ihre Arbeit schneller und genauer zu erledigen!