Was ist ein Journaleintrag in der Buchhaltung? Definition und Anleitung

In Zusammenarbeit mit den ehemaligen Buchhaltern, die jetzt bei FloQast arbeiten, haben wir beschlossen, uns einige der Säulen des Buchhaltungsberufs anzusehen.

EIN Tagebucheintrag zeichnet einen Geschäftsvorgang im Buchhaltungssystem einer Organisation auf. Journaleinträge bilden die Bausteine der Methode der doppelten Buchführung, die seit Jahrhunderten zur Führung von Finanzunterlagen verwendet wird. Sie ermöglichen es nachzuverfolgen, wofür ein Unternehmen seine Ressourcen verwendet hat und woher diese Ressourcen stammen.

Bei der Methode der doppelten Buchführung muss jede Transaktion auf mindestens zwei Konten verbucht werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Vorräte mit Bargeld kauft, wird diese Transaktion auf dem Versorgungskonto und dem Geldkonto ausgewiesen. Bevor wir uns selbst einen Schritt voraus sind, beginnen wir mit den Grundlagen.

Wofür wird ein Journaleintrag verwendet?

Im Zeitalter automatisierter Buchhaltungssoftware kann es leicht passieren, dass man die Rolle des bescheidenen Tagebucheintrags vergisst. Am Tag vor all dieser Automatisierung wurden Einträge manuell in Tagebücher vorgenommen, bei denen es sich vielleicht um Excel-Tabellen handelte, aber zu einem bestimmten Zeitpunkt waren es echte physische Papierbücher (wie ein Journal!)

Buchhaltungsjournaleinträge werden zur Erfassung von Finanztransaktionen im Buchhaltungssystem verwendet und würden aus den Journalen übertragen und in das Hauptbuch gebucht. Obwohl der Großteil dieses Prozesses in modernen Buchhaltungsprogrammen hinter den Kulissen stattfindet, ist es wichtig zu wissen, was vor sich geht, und manchmal müssen manuelle Eingaben vorgenommen werden, um Kontensalden am Ende eines Abrechnungszeitraums zu korrigieren oder anzupassen.

Was muss in einen Journaleintrag aufgenommen werden?

Ein wichtiger Schlüssel zu Journaleinträgen ist, dass sie genügend Informationen enthalten müssen, um die tatsächliche Transaktion klar widerzuspiegeln. Auf diese Weise können wir, anstatt nur Kontosalden zu haben, auf Journaleinträge zurückblicken, um zu sehen, was wirklich passiert ist und ob etwas falsch aufgezeichnet wurde.

Ein Journaleintrag besteht aus den folgenden Komponenten:

• Das Datum der Transaktion
• Der Kontoname und die Kontonummer für jedes betroffene Konto
• Der Kredit- und Lastschriftbetrag
• Eine Referenznummer, die als eindeutige Kennung für die Transaktion dient
• Eine Beschreibung der Transaktion

Was sind Lastschriften und Gutschriften?

Bei der Methode der doppelten Buchführung müssen Belastungen und Gutschriften in einem Journaleintrag gleich sein. Journaleinträge müssen auch mit der allgemeinen Rechnungslegungsgleichung übereinstimmen, die die Bilanz beschreibt:

Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Unter Verwendung dieser Gleichung werden Belastungen links und Gutschriften rechts erfasst. Das bedeutet, dass die Belastung eines Kontos auf der linken Seite der Gleichung — einem Vermögenskonto — dieses Konto erhöht. Die Belastung eines Kontos auf der rechten Seite der Gleichung — einem Verbindlichkeits- oder Eigenkapitalkonto — verringert den Saldo auf diesem Konto.

Ein Kreditbetrag hat den gegenteiligen Effekt. Die Gutschrift auf einem Aktivkonto verringert den Saldo, während die Gutschrift auf einem Verbindungs- oder Eigenkapitalkonto ihn erhöht. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Umsatzkonten um Gutschriften und die Ausgabenkonten um Belastungen erhöht.

Die Kombination aus der buchhalterischen Gleichung und den Aktionen der Belastung oder Gutschrift eines Kontos bedeutet, dass die verschiedenen Kontokategorien normalerweise entweder einen Sollsaldo oder einen Habensaldo aufweisen.

Wie erstellt man einen Journaleintrag?

Lassen Sie uns ein paar Beispiele durchgehen. Am 10. Januar 2020 bestellte Sally bei OfficeMart Büromaterial im Wert von 238,87 USD. Wenn die Lieferungen geliefert werden, erhält sie von OfficeMart auch die Rechnungsnummer 4987. Die Zahlung auf dieser Rechnung ist innerhalb von 14 Tagen fällig.

Hier ist der Journaleintrag, in dem der Eingang der Lieferungen und die damit verbundenen Zahlungen aufgezeichnet werden:

Referenznummer: 2396
Datum: 10.01.2020
Bürobedarf (Konto 6390) $238,87
Verbindlichkeiten (Konto 2100) 238,87 USD
Um die Zahlung für die Rechnung 4987 von OfficeMart zu erfassen

Zwei Wochen später bezahlt Sally die Rechnung:

Referenznummer: 2577
Datum: 24.01.2020
Verbindlichkeiten (Konto 2100) 238,87 USD
Bargeld (Konto 1010) 238,87$
So erfassen Sie die Zahlung auf Rechnung 4987 von OfficeMart

Am 12. Januar schließt Sally ein Beratungsprojekt für Ace Design, Inc. ab und versendet die Rechnungsnummer 21095 für 2.560,00$:

Referenznummer: 2401
Datum: 12.01.20
Forderungen (Konto 2100) 2.560,00 USD
Umsatz (Konto 4101) 2.560,00 USD
Zur Erfassung der Rechnung 21095 für Ace Design, Inc.

Zwei Tage später erhält sie die Zahlung auf dieser Rechnung:

Referenznummer: 2489
Datum: 14.01.20
Bargeld (Konto 1010) 2.560,00$
Forderungen (Konto 2100) 2.560,00 USD
Zur Erfassung der Zahlung auf Rechnung 21095 von Ace Design, Inc.

Daten in das Hauptbuch aufnehmen

Jahrhundertelang wurde die Buchhaltung mit Papier und Stift geführt. Geschäftstransaktionen wurden in Fachzeitschriften oder Hauptbüchern aufgezeichnet. Beispielsweise würden Verkäufe in einem Verkaufsjournal aufgezeichnet und die Gehaltsabrechnung würde in einem Gehaltsabrechnungsjournal aufgezeichnet. Eine Zusammenfassung dieser Transaktionen wurde im Rahmen des Abrechnungszyklus regelmäßig auf das richtige Hauptbuchkonto gebucht. Die Journalbuchhaltung war die einzige Möglichkeit, Daten in Finanzunterlagen einzugeben.

Mit Buchhaltungssoftware werden Transaktionen wie die oben genannten jedoch automatisch in die richtigen Konten eingegeben, wenn Rechnungen erstellt, Kundenzahlungen verarbeitet und Rechnungen bezahlt werden. Dies bedeutet, dass Buchhalter heute vergleichsweise wenige Journaleinträge tätigen. Buchhaltungssoftware ermöglicht es auch Kleinunternehmern, ihre eigene Buchhaltung zu führen.

Die wenigen Journaleinträge, die noch vorgenommen werden müssen, betreffen hauptsächlich Rückstellungen am Ende einer Periode oder zur Anpassung an die Rechnungslegung auf GAAP-Basis. Für bargeldlose Transaktionen wie Abschreibungen können auch Journaleinträge erforderlich sein.

In der heutigen Buchhaltungssoftware sind die Fachzeitschriften von gestern als Module in der Software enthalten. Ein Gehaltsabrechnungsmodul ermöglicht beispielsweise die Bezahlung von Mitarbeitern und erleichtert die Erstellung von Lohnsteuerberichten. Diese separaten Module sind jedoch für Benutzer weitgehend unsichtbar: Alle Transaktionen werden so angezeigt, als ob sie in das Hauptbuch eingegeben worden wären.

Was sind die wichtigsten Arten von Journaleinträgen?

Journaleinträge gibt es je nach Format und Funktion innerhalb des Abrechnungszyklus in verschiedenen Varianten. Sie können verwendet werden, um einen anderen Eintrag oder Kontostand zu korrigieren oder um Informationen wie Abschreibungen, die sich im Laufe des Monats ansammeln, direkt einzugeben.

Beispiele für Journaleinträge

Allgemeine Journaleinträge werden direkt im Hauptbuch erfasst und nicht über ein spezielles Modul oder automatisch bei der Verarbeitung von Rechnungen oder Kassenbelegen. Ein Beispiel ist ein Eintrag zur Erfassung des Abschreibungsaufwands:

Referenznummer: 9902
Datum: 31.12.20
Abschreibungskosten (Konto 6401) 10.500,00 USD
Kumulierte Abschreibung (Konto 1515) 10.500,00 USD
Zur Erfassung der jährlichen Abschreibungskosten

Zusammengesetzte Journaleinträge zeichnen Transaktionen auf, die sich auf mehr als zwei Konten auswirken und sehr komplex sein können. Hier ist ein einfacher zusammengesetzter Eintrag, um den Kauf von Maschinen mit einer Barzahlung und einem Bankdarlehen zu erfassen:

Referenznummer: 5432
Datum: 10.04.20
Maschinen (Konto 1510) 275.000 USD
Bargeld (Konto 1010) 25.000,00$
Bankdarlehen (Konto (2358) 250.000,00 USD
Um den Kauf neuer Maschinen aufzuzeichnen

Die Anpassung von Journaleinträgen wird im Allgemeinen verwendet, um Einnahmen oder Ausgaben dem richtigen Zeitraum für Jahresabschlüsse auf GAAP-Basis zuzuordnen. Wenn die Abrechnungsperioden nicht mit dem letzten Tag des Monats übereinstimmen, werden die angefallenen Ausgaben durch Anpassung der Einträge dem richtigen Zeitraum zugeordnet. Nehmen wir zum Beispiel an, dass bis Ende Dezember Lohnkosten in Höhe von 3.000 USD angefallen sind:

Referenznummer: 5953
Datum: 31.12.20
Gehaltskosten (Konto 6780) 3.000 USD
Aufgelaufene Gehaltsabrechnung (Konto 2780) 3.000 USD
Zur Erfassung der aufgelaufenen Gehaltsabrechnung für das Jahresende

Das Stornieren von Journaleinträgen wird verwendet, um eine oder mehrere Anpassungen rückgängig zu machen, die in der unmittelbar vorangegangenen Periode vorgenommen wurden, um Einnahmen oder Ausgaben anzufallen. Diese können die Buchhaltung vereinfachen und gleichzeitig Einnahmen oder Ausgaben in den richtigen Perioden halten. So würde das Anpassungsjournal, um die Lohnkosten anzufallen, im nächsten Jahr rückgängig gemacht werden:

Referenznummer: 6003
Datum: 01.01.21
Aufgelaufene Gehaltsabrechnung (Konto 2780) 3.000 USD
Gehaltskosten (Konto 6780) 3.000 USD
Um die am 31.12.20 angefallene Gehaltsabrechnung rückgängig zu machen

Journaleinträge verfolgen

Wenn Sie Journaleinträge manuell erstellen, müssen Sie nachverfolgen, welche Einträge sich auf welche Transaktionen beziehen, wenn Sie Artikel in das Hauptbuch buchen. Dies ist die einzig zuverlässige Methode, um die Quelle zu finden, wenn etwas nicht stimmt und Sie eine Nummer überprüfen müssen, um eine genaue Finanzberichterstattung zu gewährleisten.

Für Tracking-Zwecke sind T-Konten oft hilfreich. Sie zeigen das fragliche Konto in Form eines T an, wobei der Kontoname in der Kopfzeile über der horizontalen Linie des T steht und die vertikale Linie, die die Soll- und Kreditspalten nach links und rechts trennt. Es ist eine einfache Vorlage, mit der Sie die Transaktion visualisieren können.

Wenn das Darlehen beispielsweise für 10.000 USD aufgenommen wird, würde das T-Konto für Schuldverschreibungen eine Gutschrift von 10.000 USD auf dem Kreditkonto sowie eine Belastung von 10.000 USD ausweisen, die als Bargeld gekennzeichnet wäre.

Jeder dieser Journaleinträge würde dann manuell in das Hauptbuch gebucht. Wenn Sie denken, dass das nach viel Arbeit und vielen Möglichkeiten für Fehler klingt, haben Sie Recht. Hier kommt Technologie ins Spiel, um unsere Arbeit zu erleichtern.

Automatisierung bedeutet weniger Journaleinträge

Die Beispiele hier sind ziemlich einfach, aber stellen Sie sich vor, wie leicht es wäre, Fehler zu machen, wenn Sie sich auf die manuelle Buchführung verlassen müssten, um Daten in das Hauptbuch zu übertragen. Zahlen werden transponiert, Additions- und Subtraktionsfehler schleichen sich ein, und es ist fast unmöglich, diese Fehler zu finden.

Buchhalter und Buchhalter, die die Automatisierung in den heutigen Buchhaltungssystemen voll ausschöpfen, indem sie Bankfeeds und Importe aus verschiedenen Apps verwenden, sparen Zeit und verbessern die Genauigkeit. Dies beschleunigt den Abrechnungszyklus und ermöglicht es, Kleinunternehmern genaue und vollständige Jahresabschlüsse in nahezu Echtzeit zur Verfügung zu stellen.

Und hier bei FloQast sind wir immer für Automatisierung, die Buchhaltern hilft, ihre Arbeit schneller und genauer zu erledigen!