Qu'est-ce qu'une écriture de journal en comptabilité ? Définition et mode d'emploi

En collaboration avec les anciens comptables qui travaillent aujourd'hui chez FloQast, nous avons décidé de nous pencher sur certains des piliers de la profession comptable.

Une écriture de journal enregistre une transaction commerciale dans le système comptable d'une organisation. Les écritures de journal constituent les éléments de base de la méthode de comptabilité en partie double utilisée depuis des siècles pour tenir les registres financiers. Elles permettent de suivre l'utilisation des ressources d'une entreprise et l'origine de ces ressources.

La méthode de la comptabilité en partie double exige que chaque transaction soit enregistrée dans au moins deux comptes. Par exemple, lorsqu'une entreprise achète des fournitures avec de l'argent liquide, cette transaction apparaîtra dans le compte de fournitures et dans le compte d'argent liquide. Avant d'aller trop loin, commençons par les principes de base.

À quoi sert une écriture de journal ?

À l'ère des logiciels de comptabilité automatisés, il peut être facile d'oublier le rôle de l'humble écriture de journal. Avant l'avènement de l'automatisation, les écritures étaient passées manuellement dans des journaux, qui étaient peut-être des feuilles Excel mais qui, à un moment donné, étaient de véritables livres de papier (comme un journal !).

Les écritures comptables sont utilisées pour enregistrer les transactions financières dans le système comptable et sont transférées des journaux vers le grand livre. Bien que la majeure partie de ce processus se déroule en coulisses dans les logiciels de comptabilité modernes, il est important de savoir ce qui se passe et il arrive que des écritures manuelles doivent être passées pour corriger ou ajuster les soldes des comptes à la fin d'une période comptable.

Que faut-il inclure dans une écriture de journal ?

L'une des clés importantes des écritures comptables est qu'elles doivent contenir suffisamment d'informations pour refléter clairement la transaction réelle. Ainsi, au lieu de se contenter des soldes des comptes, il est possible de consulter les écritures de journal pour voir ce qui s'est réellement passé et si quelque chose a été enregistré de manière incorrecte.  

Une écriture de journal comporte les éléments suivants :

• La date de la transaction
• Le nom et le numéro du compte pour chaque compte impacté
• Le montant du crédit et du débit
• Un numéro de référence qui sert d'identifiant unique pour la transaction.
• Une description de la transaction

Que sont les débits et les crédits ?

Selon la méthode de la comptabilité en partie double, les débits et les crédits d'une écriture de journal doivent être égaux. Les écritures de journal doivent également être cohérentes avec l'équation comptable générale qui décrit le bilan :

Actif = Passif + Capitaux propres

Dans cette équation, les débits sont enregistrés à gauche et les crédits à droite. Cela signifie que débiter un compte du côté gauche de l'équation - un compte d'actif - augmente le solde de ce compte. Le débit d'un compte situé à droite de l'équation - un compte de passif ou de capitaux propres - diminuera le solde de ce compte.

Un montant créditeur a l'effet inverse. Le crédit d'un compte d'actif diminue le solde, tandis que le crédit d'un compte de passif ou de capitaux propres l'augmente. Dans le compte de résultat, les comptes de produits sont augmentés par des crédits et les comptes de charges sont augmentés par des débits.

La combinaison de l'équation comptable et des actions consistant à débiter ou à créditer un compte signifie que les différentes catégories de comptes présentent normalement un solde débiteur ou un solde créditeur.

Comment créer une écriture de journal ?

Prenons quelques exemples. Le 10 janvier 2020, Sophie a commandé des fournitures de bureau d'une valeur de 238,87 $ auprès d'OfficeMart. Lorsque les fournitures sont livrées, elle reçoit également la facture numéro 4987 d'OfficeMart. Le paiement de cette facture doit être effectué dans les 14 jours.

Voici l'écriture au journal pour enregistrer la réception des fournitures et la dette correspondante :

Numéro de référence : 2396
Date : 1/10/2020
Fournitures de bureau (compte 6390) 238,87 $
Comptes créditeurs (compte 2100) 238,87 $
Pour enregistrer le paiement de la facture 4987 d'OfficeMart.

Deux semaines plus tard, Sally paie la facture :

Numéro de référence : 2577
Date : 1/24/2020
Comptes créditeurs (compte 2100) 238,87 $
Caisse (compte 1010) 238,87 $
Pour enregistrer le paiement de la facture 4987 d'OfficeMart.

Le 12 janvier, Sally achève un projet de conseil pour Ace Design, Inc. et envoie la facture numéro 21095 pour un montant de 2 560,00 $ :

Numéro de référence : 2401
Date : 1/12/20
Comptes clients (compte 2100) 2 560,00
Recettes (compte 4101) 2 560,00
Pour enregistrer la facture 21095 pour Ace Design, Inc.

Deux jours plus tard, elle reçoit le paiement de cette facture :

Numéro de référence : 2489
Date : 1/14/20
Caisse (compte 1010) 2 560,00
Comptes clients (compte 2100) 2 560,00
Pour enregistrer le paiement de la facture 21095 de Ace Design, Inc.

Introduire des données dans le grand livre général

Pendant des siècles, la comptabilité s'est faite avec du papier et un stylo. Les transactions commerciales étaient enregistrées dans des journaux ou des grands livres spécialisés. Par exemple, les ventes étaient enregistrées dans un journal des ventes et les paie dans un journal des paie . Un résumé de ces transactions était périodiquement enregistré dans le compte approprié du grand livre général dans le cadre du cycle comptable. La comptabilité d'écriture était la seule façon d'entrer des données dans les registres financiers.

Mais avec un logiciel de comptabilité, les transactions telles que celles mentionnées ci-dessus sont automatiquement enregistrées dans les comptes appropriés au fur et à mesure que les factures sont créées, que les paiements des clients sont traités et que les factures sont payées. Cela signifie qu'aujourd'hui, les comptables passent relativement peu d'écritures au journal. Les logiciels de comptabilité permettent également aux propriétaires de petites entreprises de tenir leur propre comptabilité.

Les quelques écritures qui doivent encore être passées concernent principalement les régularisations en fin de période ou l'adaptation à la comptabilité basée sur les GAAP. Les transactions sans effet de trésorerie, telles que les dépréciations et les amortissements, peuvent également nécessiter des écritures au journal.

Dans les logiciels de comptabilité d'aujourd'hui, les journaux spécialisés d'autrefois existent sous forme de modules dans le logiciel. Par exemple, un module paie permet de payer les employés et facilite la préparation des déclarations fiscales de paie . Toutefois, ces modules distincts sont largement invisibles pour les utilisateurs : toutes les transactions apparaissent comme si elles avaient été saisies dans le grand livre général.

Quels sont les principaux types d'écritures au journal ?

Les écritures de journal se présentent sous différentes formes, selon leur format et leur fonction dans le cycle comptable. Elles peuvent être utilisées pour ajuster ou annuler une autre écriture ou un solde de compte, ou pour saisir directement des informations telles que des dépréciations ou des amortissements qui s'accumulent au cours du mois.

Exemples d'écritures de journal

Les écritures du journal général sont enregistrées directement dans le grand livre, et non via un module spécial ou automatiquement au fur et à mesure du traitement des factures ou des encaissements. Il s'agit par exemple de l'enregistrement d'une charge d'amortissement :

Numéro de référence : 9902
Date : 31/12/20
Amortissements (compte 6401) 10 500,00
Amortissements cumulés (compte 1515) 10 500,00
Enregistrement des amortissements annuels

Les écritures composées enregistrent les transactions qui ont un impact sur plus de deux comptes et peuvent être assez complexes. Voici une écriture composée simple pour enregistrer l'achat d'une machine avec un acompte en espèces et un prêt bancaire :

Numéro de référence : 5432
Date : 4/10/20
Machines (compte 1510) 275 000 $
Liquidités (compte 1010) 25 000 $
Emprunt bancaire (compte 2358) 250 000 $
Enregistrement de l'achat de nouvelles machines

Les écritures de régularisation sont généralement utilisées pour affecter les produits ou les charges à la période correcte pour les états financiers établis selon les principes comptables généralement admis (GAAP). Lorsque les périodes de paie ne correspondent pas au dernier jour du mois, les écritures d'ajustement permettent de rattacher les dépenses encourues à la bonne période. Par exemple, supposons que 3 000 dollars de charges paie ont été engagés jusqu'à la fin du mois de décembre :  

Numéro de référence : 5953
Date : 31/12/20
Chargespaie (compte 6780) 3 000 $
Charges paie (compte 2780) 3 000 $
Enregistrer les charges paie pour la fin de l'année.

Les écritures de contre-passation sont utilisées pour annuler un ou plusieurs ajustements effectués au cours de la période précédente afin de comptabiliser des produits ou des charges. Ces écritures peuvent simplifier la comptabilité, tout en conservant les produits ou les charges dans les périodes appropriées. Voici comment le journal d'ajustement pour comptabiliser les charges paie serait annulé l'année suivante :

Numéro de référence : 6003
Date : 1/1/21
paie accumulée (compte 2780) 3 000
Charges de paie (compte 6780) 3 000
Contre-passation de la paie accumulée au 31/12/20

Suivi des écritures de journal

Lorsque vous créez manuellement des écritures de journal, vous devez savoir quelles écritures se rapportent à quelles transactions lorsque vous enregistrez des éléments dans le grand livre. C'est le seul moyen fiable de trouver la source si quelque chose ne va pas et que vous devez vérifier un chiffre pour garantir l'exactitude des rapports financiers.

À des fins de suivi, les comptes en T sont souvent utiles. Ils présentent le compte en question sous la forme d'un T, avec le nom du compte dans l'en-tête au-dessus de la ligne horizontale du T, et la ligne verticale divisant les colonnes de débit et de crédit à gauche et à droite. Il s'agit d'un modèle simple qui permet de visualiser la transaction.

Par exemple, si l'emprunt est de 10 000 $, le compte en T des effets à payer affichera un crédit de 10 000 $ sur le compte à payer, ainsi qu'un débit de 10 000 $ qui sera marqué comme étant de l'argent liquide.

Chacune de ces écritures est ensuite comptabilisée manuellement dans le grand livre. Si vous pensez que cela représente beaucoup de travail et de possibilités d'erreurs, vous avez raison. C'est là que la technologie intervient pour nous faciliter la tâche.

L'automatisation permet de réduire les écritures au journal

Les exemples présentés ici sont assez simples, mais imaginez à quel point il serait facile de commettre des erreurs si vous deviez vous fier à la comptabilité manuelle des écritures de journal pour introduire des données dans le grand livre. Les chiffres sont transposés, des erreurs d'addition et de soustraction se glissent, et il est pratiquement impossible de trouver ces erreurs.

Les comptables et les teneurs de livres qui tirent pleinement parti de l'automatisation des systèmes comptables actuels en utilisant des flux bancaires et des importations à partir de diverses applications gagnent du temps et améliorent la précision. Cela accélère le cycle comptable et permet de fournir aux propriétaires de petites entreprises des états financiers précis et complets presque en temps réel.

Chez FloQast, nous sommes toujours en faveur de l'automatisation qui aide les comptables à faire leur travail plus rapidement et avec plus de précision !