Qu'est-ce qu'une écriture de journal en comptabilité ? Définition et mode d'emploi

En collaboration avec les anciens comptables travaillant aujourd'hui chez FloQast, nous avons décidé de nous pencher sur certains des piliers de la profession comptable.

UNE entrée de journal enregistre une transaction commerciale dans le système comptable d'une organisation. Les écritures de journal constituent les éléments constitutifs de la méthode de comptabilité en partie double qui est utilisée depuis des siècles pour tenir les registres financiers. Ils permettent de suivre les raisons pour lesquelles une entreprise a utilisé ses ressources et d'où proviennent ces ressources.

La méthode de comptabilité en partie double exige que chaque transaction soit enregistrée dans au moins deux comptes. Par exemple, lorsqu'une entreprise achète des fournitures en espèces, cette transaction apparaîtra dans le compte des fournitures et dans le compte de caisse. Avant de prendre de l'avance, commençons par les bases.

À quoi sert une entrée de journal ?

À l'ère des logiciels de comptabilité automatisés, il est facile d'oublier le rôle de l'humble entrée de journal. Avant toute cette automatisation, les entrées étaient effectuées manuellement dans des journaux, qui étaient peut-être des feuilles Excel mais qui, à un moment donné, étaient de véritables livres papier (comme un journal !)

Les écritures de journal comptable sont utilisées pour enregistrer les transactions financières dans le système comptable et seraient transférées des journaux et publiées dans le grand livre général. Bien que la majeure partie de ce processus se déroule en coulisse dans les logiciels de comptabilité modernes, il est important de savoir ce qui se passe et il arrive parfois que des saisies manuelles soient nécessaires pour corriger ou ajuster les soldes des comptes à la fin d'une période comptable.

Que faut-il inclure dans une entrée de journal ?

L'une des clés importantes des écritures de journal est qu'elles doivent contenir suffisamment d'informations pour refléter clairement la transaction réelle. Ainsi, au lieu de n'avoir que les soldes des comptes, nous pouvons examiner les écritures de journal pour voir ce qui s'est réellement passé et si quelque chose a été enregistré de manière incorrecte.

Une entrée de journal comporte les éléments suivants :

• La date de la transaction
• Le nom et le numéro de compte pour chaque compte concerné
• Le montant du crédit et du débit
• Un numéro de référence qui sert d'identifiant unique pour la transaction
• Description de la transaction

Que sont les débits et les crédits ?

Selon la méthode de comptabilité en partie double, les débits et les crédits d'une écriture de journal doivent être égaux. Les écritures de journal doivent également être cohérentes avec l'équation comptable générale qui décrit le bilan :

Actifs = Passifs + Capitaux propres du propriétaire

À l'aide de cette équation, les débits sont enregistrés à gauche et les crédits à droite. Cela signifie que débiter un compte situé sur le côté gauche de l'équation, un compte d'actifs, augmente ce compte. Le débit d'un compte situé du côté droit de l'équation, qu'il s'agisse d'un passif ou d'un compte de capitaux propres, réduira le solde de ce compte.

Un montant de crédit a l'effet inverse. Créditer un compte d'actif réduit le solde, tandis que créditer un compte de passif ou de capitaux propres l'augmente. Sur le compte de résultat, les comptes de recettes sont augmentés de crédits et les comptes de dépenses sont augmentés de débits.

La combinaison de l'équation comptable et des actions consistant à débiter ou créditer un compte signifie que les différentes catégories de comptes auront normalement un solde débiteur ou un solde créditeur.

Comment créer une entrée de journal ?

Passons en revue quelques exemples. Le 10 janvier 2020, Sally a commandé pour 238,87$ de fournitures de bureau auprès d'OfficeMart. Lorsque les fournitures sont livrées, elle reçoit également le numéro de facture 4987 d'OfficeMart. Le paiement de cette facture est dû dans les 14 jours.

Voici l'écriture comptable pour enregistrer la réception des fournitures et les sommes payables correspondantes :

N° de référence : 2396
Date : 10/01/2020
Fournitures de bureau (compte 6390) 238,87$
Comptes créditeurs (compte 2100) 238,87$
Pour enregistrer le montant à payer pour la facture 4987 d'OfficeMart

Deux semaines plus tard, Sally paie la facture :

N° de référence : 2577
Date : 24 janvier 2020
Comptes créditeurs (compte 2100) 238,87$
En espèces (compte 1010) 238,87$
Pour enregistrer le paiement sur la facture 4987 depuis OfficeMart

Le 12 janvier, Sally termine un projet de conseil pour Ace Design, Inc. et envoie la facture numéro 21095 pour 2 560$ :

N° de référence : 2401
Date : 1/12/20
Comptes débiteurs (compte 2100) 2 560,00$
Revenus (compte 4101) 2 560,00$
Pour enregistrer la facture 21095 pour Ace Design, Inc.

Deux jours plus tard, elle reçoit le paiement sur cette facture :

N° de référence : 2489
Date : 14/01/20
En espèces (compte 1010) 2 560,00$
Comptes débiteurs (compte 2100) 2 560,00$
Pour enregistrer le paiement sur la facture 21095 d'Ace Design, Inc.

Insertion de données dans le grand livre

Pendant des siècles, la comptabilité s'est faite avec du papier et un stylo. Les transactions commerciales étaient enregistrées dans des journaux ou des registres spécialisés. Par exemple, les ventes seraient enregistrées dans un journal des ventes et la paie serait enregistrée dans un journal des salaires. Un résumé de ces transactions était régulièrement enregistré dans le compte du grand livre général approprié dans le cadre du cycle comptable. La comptabilité des écritures de journal était le seul moyen de saisir des données dans les registres financiers.

Mais avec les logiciels de comptabilité, les transactions comme celles ci-dessus sont automatiquement saisies dans les bons comptes au fur et à mesure que les factures sont créées, les paiements des clients sont traités et les factures sont payées. Cela signifie que les comptables rédigent aujourd'hui relativement peu d'écritures de journal. Les logiciels de comptabilité permettent également aux propriétaires de petites entreprises de faire leur propre comptabilité.

Les quelques écritures de journal qui doivent encore être effectuées concernent principalement les charges à payer en fin de période ou pour s'adapter à la comptabilité selon les PCGR. Les transactions non monétaires telles que la dépréciation et l'amortissement peuvent également nécessiter des écritures de journal.

Dans les logiciels de comptabilité actuels, les revues spécialisées d'antan existent sous forme de modules dans le logiciel. Par exemple, un module de paie permet de payer les employés et facilite la préparation des déclarations d'impôts sur les salaires. Cependant, ces modules distincts sont largement invisibles pour les utilisateurs : toutes les transactions apparaîtront comme si elles avaient été saisies dans le grand livre.

Quels sont les principaux types d'entrées de journal ?

Les écritures de journal se présentent sous différentes formes, en fonction de leur format et de leur fonction au cours du cycle comptable. Ils peuvent être utilisés pour ajuster ou inverser une autre saisie ou le solde d'un compte ou peuvent être utilisés pour saisir directement des informations telles que la dépréciation ou l'amortissement qui s'accumule au cours du mois.

Exemples d'entrées de journal

Les écritures comptables générales sont enregistrées directement dans le grand livre, et non via un module spécial ou automatiquement lors du traitement des factures ou des encaissements. Un exemple est une entrée pour enregistrer les dépenses d'amortissement :

N° de référence : 9902
Date : 31/12/20
Frais d'amortissement (compte 6401) 10 500,00$
Amortissement cumulé (compte 1515) 10 500,00$
Pour enregistrer les frais d'amortissement annuels

Les écritures de journal composées enregistrent les transactions qui ont un impact sur plus de deux comptes et peuvent être assez complexes. Voici une entrée composée simple pour enregistrer l'achat de machines avec un acompte et un prêt bancaire :

N° de référence : 5432
Date : 10/04/20
Machinerie (compte 1510) 275 000$
En espèces (compte 1010) 25 000,00$
Prêt bancaire (compte (2358) 250 000,00$
Pour enregistrer l'achat de nouvelles machines

Les écritures de journal d'ajustement sont généralement utilisées pour affecter les revenus ou les dépenses à la période correcte pour les états financiers selon les PCGR. Lorsque les périodes de paie ne correspondent pas au dernier jour du mois, les saisies d'ajustement font correspondre les dépenses engagées à la bonne période. Par exemple, supposons que 3 000$ de dépenses salariales aient été engagés jusqu'à la fin du mois de décembre :

N° de référence : 5953
Date : 31/12/20
Dépenses salariales (compte 6780) 3 000$
Salaires accumulées (compte 2780) 3 000$
Pour enregistrer les salaires accumulés pour la fin de l'année

Les écritures de journal inversées sont utilisées pour annuler un ou plusieurs ajustements effectués au cours de la période précédente afin d'accumuler des revenus ou des dépenses. Ceux-ci peuvent simplifier la comptabilité, tout en maintenant les revenus ou les dépenses aux périodes correctes. Voici comment le journal d'ajustement pour cumuler les dépenses salariales serait inversé au cours de la prochaine année :

N° de référence : 6003
Date : 01/01/21
Salaires accumulées (compte 2780) 3 000$
Dépenses salariales (compte 6780) 3 000$
Inverser la masse salariale accumulée au 31/12/2020

Suivi des entrées de journal

Lorsque vous créez des écritures de journal manuellement, vous devez suivre quelles entrées se rapportent à quelles transactions lorsque vous enregistrez des articles dans le grand livre. C'est le seul moyen fiable de trouver la source en cas de problème et vous devez vérifier un numéro pour garantir l'exactitude des informations financières.

À des fins de suivi, les comptes T sont souvent utiles. Ils présentent le compte dans les questions sous la forme d'un T, avec le nom du compte dans l'en-tête au-dessus de la ligne horizontale du T, et la ligne verticale séparant les colonnes de débit et de crédit à gauche et à droite. Il s'agit d'un modèle simple qui vous permet de visualiser la transaction.

Par exemple, si le prêt est contracté pour 10 000$, le compte T pour les billets à payer indiquera un crédit de 10 000$ sur le compte à payer, ainsi qu'un débit de 10 000$ qui serait marqué Cash.

Chacune de ces écritures de journal serait ensuite publiée manuellement dans le grand livre général. Si vous pensez que cela représente beaucoup de travail et de nombreuses possibilités d'erreurs, vous avez raison. C'est là que la technologie entre en jeu pour nous faciliter la tâche.

L'automatisation signifie moins d'entrées de journal

Les exemples présentés ici sont assez simples, mais imaginez à quel point il serait facile de faire des erreurs si vous deviez vous fier à la comptabilité manuelle pour intégrer les données dans le grand livre général. Les nombres sont transposés, des erreurs d'addition et de soustraction s'insinuent, et il est presque impossible de trouver ces erreurs.

Les comptables et aides-comptables qui tirent pleinement parti de l'automatisation des systèmes comptables actuels en utilisant les flux bancaires et les importations depuis diverses applications gagnent du temps et améliorent la précision. Cela accélère le cycle comptable et permet de fournir aux propriétaires de petites entreprises des états financiers exacts et complets en temps quasi réel.

Et chez FloQast, nous sommes toujours favorables à l'automatisation qui aide les comptables à faire leur travail plus rapidement et avec plus de précision !