Buchhaltung

Was ist doppelte Buchführung? Ein detaillierter Blick auf eine der Säulen der Buchhaltung

Bei der doppelten Buchführung wird - wie der Name schon sagt - jeder Geschäftsvorgang zweimal in der Buchhaltung erfasst. 

Moment, warum zweimal? 

Alles zweimal zu erfassen, klingt nach viel mehr Arbeit, aber der eigentliche Vorteil dieses Systems besteht darin, dass der Unternehmer ein vollständiges Bild der finanziellen Leistungsfähigkeit seines Unternehmens erhält, wenn er die doppelte Buchführung verwendet.

Lassen Sie mich das erklären.

Was ist doppelte Buchführung?

Bei der doppelten Buchführung wird jede finanzielle Transaktion in einem Unternehmen auf mindestens zwei verschiedenen Konten verbucht. Die Konten dienen dazu, nachzuvollziehen, wofür ein Unternehmen seine Finanzmittel verwendet, wie diese Mittel beschaffen sind und woher sie stammen. Wenn zum Beispiel ein Kunde etwas kauft und mit Bargeld bezahlt, wird dieser Vorgang auf dem Umsatz- und dem Kassenkonto verbucht. Auf diese Weise lassen sich die Bareinnahmen aus Verkäufen an Kunden von den Bareinnahmen aus einem Bankkredit unterscheiden. 

Italienische Kaufleute entwickelten das System der doppelten Buchführung, um die Unzulänglichkeiten der einfachen Buchführung zu überwinden, bei der nur die Geldein- und -ausgänge erfasst werden. Durch die Hinzufügung eines Spiegelbilds jeder Transaktion entdeckten die Kaufleute, dass sie leicht nachvollziehen konnten, wie viel Bargeld sie hatten und woher das Geld kam, wer ihnen Geld schuldete, wem sie Geld schuldeten und wofür sie ihr Geld ausgaben. Diese jahrhundertealte Methode, die erstmals 1494 in einem Buch von Luca Pacioli beschrieben wurde, bildet auch heute noch die Grundlage aller Methoden der doppelten Buchführung, die für die Finanzberichterstattung verwendet werden. 

Spaßfakt: Ich habe ein Gemälde von Luca Pacioli an meiner Wand im FloQast-Büro. Ich bin ein Nerd. 

Wie erfassen Sie eine Doppelbuchung?

Die doppelte Buchführung wird mit Hilfe von Journalbuchungen erfasst. Der erste Schritt bei der Erfassung von Transaktionen mit dem System der doppelten Buchführung besteht darin, zu bestimmen, welche zwei (oder mehr) Konten von einem bestimmten Geschäftsvorgang betroffen sind, den Transaktionsbetrag und das Datum, an dem die Transaktion stattfindet. 

Nehmen wir an, dass der Eigentümer von Betsy's Widgets am 15. Januar 45,97 $ für Bürobedarf ausgegeben hat. In diesem einfachen Beispiel verringert sich das Konto "Bargeld" um 45,97 $, während sich das Konto "Bürobedarf" um denselben Betrag - 45,97 $ - erhöht, und die Transaktion wird auf den 15. Januar datiert. 

Journaleinträge werden im Hauptbuch, dem Kernstück der Buchführung eines Unternehmens, erfasst. Im Hauptbuch werden die Transaktionen nach einem Kontenplan geordnet, in dem alle Konten aufgeführt sind, die ein Unternehmen verfolgen muss. Beispiele für häufig verwendete Konten sind Bargeld, Verkäufe, Forderungen, Verbindlichkeiten, Gehaltsabrechnungen und Eigenkapital des Eigentümers. 

Jedes Konto ist einem bestimmten Abschnitt des Jahresabschlusses zugeordnet. Bargeld und Forderungen sind Aktivkonten und werden in der Bilanz ausgewiesen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Passivkonten und werden in der Bilanz ausgewiesen. Umsatz und Gehaltsabrechnung werden in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen. 

Was ist das Matching- oder Dual-Aspect-Prinzip?

Das Vier-Augen-Prinzip besagt, dass jede Transaktion im Buchhaltungssystem einer Organisation als Kombination von Belastungen und Gutschriften auf mindestens zwei Konten verbucht werden muss. Die Gesamtsumme der Belastungen und die Gesamtsumme der Gutschriften bei jeder Transaktion müssen übereinstimmen. Die Idee hinter dem Vier-Augen-Prinzip wird in der Buchhaltungsgleichung zusammengefasst:

Aktiva = Passiva + Eigenkapital

Die Buchhaltungsgleichung definiert auch die Bilanz. Zu jedem Zeitpunkt müssen die Aktiva einer Organisation gleich der Summe der Passiva plus dem Eigenkapital sein. Der Reingewinn fließt aus der Gewinn- und Verlustrechnung in das Eigenkapital des Unternehmens. 

Wendet man das Vier-Augen-Prinzip auf unser einfaches Beispiel oben an, so hat der Kauf von Büromaterial die Barmittel um 45,97 $ verringert. Da Bargeld ein Aktivkonto auf der linken Seite der Gleichung ist, muss sich die rechte Seite der Gleichung ebenfalls um den gleichen Betrag verringern. Die Hinzufügung von 45,97 $ zum Aufwandskonto "Bürobedarf" verringert den Nettogewinn und damit das Eigenkapital, um alles im Gleichgewicht zu halten.

Die Regel für Lastschriften und Gutschriften

Das Kongruenzprinzip der Buchführung besagt, dass Soll gleich Haben ist. Vereinbarungsgemäß werden Transaktionen, die die linke Seite dieser Gleichung erhöhen, als Soll verbucht, während Transaktionen, die die rechte Seite erhöhen, als Haben verbucht werden. 

Die Kongruenzregel für Soll und Haben und die Buchhaltungsgleichung bedeuten, dass sich eine Soll- oder Habenbuchung auf den Saldo eines bestimmten Kontos auswirkt, je nachdem, wie dieses Konto in den Jahresabschlüssen klassifiziert ist. Aktivkonten werden durch Belastungen erhöht, während Gutschriften die Passiv- und Eigenkapitalkonten erhöhen. In der Gewinn- und Verlustrechnung erhöhen sich die Erträge durch Gutschriften, während Belastungen die Aufwandskonten erhöhen. 

Die Übersicht über Belastungen und Gutschriften und ihre Auswirkungen auf die Kontosalden kann verwirrend sein. In der nachstehenden Tabelle sind die verschiedenen Arten von Konten und ihre normalen Salden aufgeführt. 

Anhand dieses Diagramms lässt sich leicht erkennen, dass Aktivkonten in der Regel einen Sollsaldo aufweisen, so dass eine Habenbuchung den Saldo verringert, während eine Sollbuchung den Saldo erhöht. Umgekehrt verhält es sich bei Habenkonten wie den Verbindlichkeiten: Gutschriften erhöhen den Habensaldo, und Belastungen verringern diesen Saldo. 

Warum ist die doppelte Buchführung wichtig?

Mit der einfachen Buchführung können Sie den aktuellen Stand Ihres Girokontos verfolgen. Ein Blick auf Ihren Online-Bankkontostand ist zwar nützlich, um Ihren Cashflow zu überwachen, gibt Ihnen aber kaum Aufschluss darüber, wofür Sie in Ihrem Unternehmen Geld ausgeben oder woher es kommt. Die doppelte Buchführung ermöglicht dies, indem sie alle Konten, die von einem bestimmten Ereignis in Ihren Finanzen betroffen sind, miteinander verknüpft und so ein vollständiges Bild der Unternehmensleistung liefert. 

Zu jedem beliebigen Zeitpunkt können alle Transaktionen im Hauptbuch als Summenbilanz zusammengefasst werden, die die kumulierten Salden der Belastungen und Gutschriften in jedem Konto zeigt. Wenn alle Buchungen korrekt verbucht wurden, gleichen sich die Belastungen mit den Gutschriften aus, und die Gleichung ist ausgeglichen. Die Summenbilanz bildet die Grundlage der Finanzbuchhaltung. 

Durch die weitere Sortierung und Zusammenfassung von Konten und deren Salden entstehen Jahresabschlüsse, die den Grundsätzen der Rechnungslegung entsprechen müssen, d. h. einer Reihe von Regeln und Richtlinien, die die Berichterstattung über Geschäftsvorgänge standardisieren. Aus den Jahresabschlüssen können Sie auf einen Blick ersehen, ob Ihr Unternehmen Gewinne erwirtschaftet und ob Ihre Vermögenswerte größer sind als Ihre Verbindlichkeiten. Sie können den Fluss der Ressourcen in Ihrem Unternehmen nachvollziehen und haben eine Grundlage für Ihre Geschäftsentscheidungen. 

Praxisbeispiel für die doppelte Erfassung

Gehen wir ein paar Beispiele für Transaktionen und ihre Journaleinträge durch, um zu sehen, wie das funktioniert. Betsy's Widgets verkauft 25 Widgets an Tools R Us. Tools R Us verspricht, bei Lieferung zu zahlen. Betsy's Widgets hat diese Widgets für 80 $ pro Stück gekauft und für 100 $ verkauft. 

Um den Verkauf zu verbuchen, werden zunächst die Umsätze und die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen um den Betrag des Verkaufs erhöht (25 x 100 $ = 2500 $):

Betsy's Widgets entnimmt diese Widgets aus dem Bestand für den Versand an Tools R Us. Die Herstellungskosten der verkauften Waren erhöhen sich um die Kosten der Widgets, und der Bestand verringert sich um denselben Betrag (25 x 80 $ = 2000 $):

Bei der Lieferung bezahlt Tools R Us die Rechnung, so dass sich die liquiden Mittel um 2.500 $ erhöhen, während die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen um den gleichen Betrag sinken: 

Verwendung von Buchhaltungssoftware für die doppelte Buchführung

Bis zur Einführung von Computern wurde die doppelte Buchführung mit Papierbüchern und Stiften durchgeführt - ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess. Während einige Kleinunternehmer Tabellenkalkulationen für ihre doppelte Buchführung verwenden, nutzen die meisten Menschen Buchhaltungssoftware für ihre Buchführung. Mit einer Buchhaltungssoftware läuft ein Großteil des Abgleichs von Soll und Haben und der Auswahl der richtigen Konten hinter den Kulissen ab - und das mit weniger Fehlern. 

Die Buchhaltungssoftware folgt denselben Grundsätzen der doppelten Buchführung. Jede Transaktion wird auf zwei oder mehr Konten verbucht, wobei die Sollbeträge den Habenbeträgen entsprechen. Wenn Sie eine Bankverbindung in Ihre Buchhaltungssoftware importieren, haben Sie bereits eine Seite jeder Buchung - die Auswirkung auf das Bargeld- oder Kreditkartenkonto. Je nachdem, wie Ihr System funktioniert, müssen Sie dann die andere Seite jeder Transaktion ausfüllen oder die Informationen Ihrer Bank mit den Transaktionen in Ihrer Software abgleichen, um Ihr Geldkonto mit dem Kontoauszug abzustimmen. 

Früher als wir uns vorstellen können, werden Fortschritte in der KI, der Automatisierung und der Buchhaltungstechnologie den gesamten Buchhaltungsprozess übernehmen, ohne dass der Mensch eingreifen muss. (Randbemerkung: Nein, die Technologie wird Ihnen nicht den Job wegnehmen. Schauen Sie sich diesen praktischen Blog des ehemaligen Wirtschaftsprüfers, Buchhalters und derzeitigen FloQast-Kundenbetreuers Nikko Jones an.) Aber ein solides Verständnis dessen, was hinter den Kulissen geschieht, ist unerlässlich, um Probleme bei der Verarbeitung von Transaktionen zu erkennen und den Fluss von Ressourcen durch Ihr Unternehmen und die Daten, die durch Ihre Buchhaltungsunterlagen fließen, zu verstehen. 

Michael Whitmire

Als CEO und Mitbegründer leitet Mike die Unternehmensvision, Strategie und Ausführung von FloQast. Bevor er FloQast gründete, leitete er das Buchhaltungsteam bei Cornerstone OnDemand, einem SaaS-Unternehmen in Los Angeles. Er begann seine berufliche Laufbahn bei Ernst & Young in Los Angeles, wo er Prüfungen von Aktiengesellschaften, Eröffnungsbilanzprüfungen, Anpassungen von Barmitteln an GAAP, Kompilationsprüfungen, internationale Berichterstattung, Fusions- und Übernahmeprüfungen und SOX-Compliance-Tests durchführte. Er hat einen Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen von der Syracuse University.