Monatsabschluß

Transparenz, klare Kommunikation und Unterstützung: Optimierung des Finanzabschlusses für maximale Effizienz

7. März 2022 John Siegel

Trotz zweijähriger Übung in der Fernausführung des monatlichen Finanzabschlusses haben viele Teams immer noch mit einer Vielzahl von Problemen zu kämpfen, die mit einem solchen hochgradig kollaborativen Prozess einhergehen. 

Neben der schieren Menge an Arbeit und der Anzahl an Arbeitsstunden, die für den Jahresabschluss erforderlich sind - laut einer von Ventana Research durchgeführten Studie bei etwa der Hälfte der Unternehmen mehr als eine Woche - kommen für die Leiter der Buchhaltung, die mehr Transparenz benötigen, noch weitere Schichten von Stress und Komplexität hinzu. 

Für Scott Quesnel, Senior VP of Finance und Corporate Controller bei der Wrench Group, einem Unternehmen für Hauswartung und -reparaturen, das mehr als 700.000 Kunden in den Bereichen HLK, Sanitär, Wasser und Elektrik betreut, war die Transparenz während des monatlichen Finanzabschlusses ein wichtiges Anliegen.

"Ich hatte keinen Einblick in irgendetwas", sagt Quesnel. "Als unsere Private-Equity-Firma wechselte, gingen wir durch Betriebskapitalabrechnungen und Abrechnungsprozesse. Wenn ich zum Beispiel wissen wollte, wie hoch die vorausbezahlten Beträge waren, musste ich mich an die lokalen Controller oder CFOs wenden, um diese Informationen zu erhalten. Das war manuell und hat zu viel Zeit gekostet.

Genau das ist das Problem bei einem Abschluss nach altem Muster: Jede Information liegt in den Händen und unter der Zuständigkeit einer anderen Person. Das kann dazu führen, dass der Abschluss viel länger dauert als nötig und dass bereits erledigte Dinge zwanghaft doppelt überprüft werden. 

Nach der Integration von FloQast mit dem ERP-System des Unternehmens, Sage Intacct, stellte Scott fest, dass FloQast Close die Transparenz bot, die er brauchte, um sowohl den monatlichen Finanzabschluss im Laufe der Zeit zu verbessern als auch der Geschäftsleitung schneller als bisher Ergebnisse zu liefern.

"Dank der zentralen Sichtbarkeit von FloQast kann ich mich selbst bedienen. Es ist eine enorme Arbeitserleichterung, und die Genauigkeit und Aktualität sind eingebaut. Ich kann jetzt Informationen über alle unsere Portfoliounternehmen an einem Ort einsehen und nicht mehr über mehrere lokale Festplatten verstreut", so Quesnel. 

Aber natürlich geht es bei einem guten Abschluss um mehr als nur um Organisation und Kommunikation. Jeder Unternehmensprozess ist ein wenig anders, und die Controller benötigen Einblicke in den Prozess selbst, um ihn Monat für Monat zu optimieren und zu verbessern. Mit FloQast Analyze können Controller und CFOs den Abschluss besser verwalten, indem sie Lücken und Engpässe aufspüren, die den Prozess verlangsamen könnten, und mehr als Strategen denn als Taktiker fungieren. Außerdem erhalten sie einen klaren Überblick über den Verlauf des Abschlusses und können Verbesserungen im Laufe der Zeit verfolgen, von einem Abschluss zum nächsten.

"Ich reise ziemlich viel zu unseren verschiedenen Standorten - sowohl im Inland als auch international - und es war sehr schwierig, das Team zu managen - besonders wenn ich während des Monatsabschlusses reisen muss", sagte Jamie Illing, CFO von ProctorU. "Als CFO sehe ich die meiste Arbeit erst ganz am Ende des Abschlusses. Mit FloQast Analyze kann ich also sehen, wo wir stehen und wie ich helfen kann."

Während die Führungskräfte in der Buchhaltung und im Finanzwesen heute größere Herausforderungen als je zuvor bewält igen müssen - oft mit begrenzten Ressourcen -, ist ein besseres Verständnis wiederkehrender Prozesse wie des Monatsabschlusses entscheidend für die Verbesserung der Effizienz , damit sie sich auf das große strategische Bild konzentrieren können. Mit einem zentralisierten Abschluss und mehr Transparenz auf dem Weg dorthin sieht das Ende des Monats besser aus als je zuvor.