Die Steuerprüfung erklärt: Ablauf, Vorbereitung und Konsequenzen

Audits sind eine Herausforderung, aber notwendig Teil des modernen Geschäfts, nicht zuletzt wegen der Rolle, die sie beim Aufbau des Anlegervertrauens und der Gewährleistung der Integrität der Kapitalmärkte spielen.

Das Steuerprüfungsverfahren beinhaltet die Prüfung von Steuererklärungen, Buchhaltungsunterlagen und anderen Finanzdokumenten durch eine Steuerbehörde mit dem allgemeinen Ziel, die Richtigkeit der Steuerzahlungen eines Unternehmens zu überprüfen. Dementsprechend wird von Unternehmen erwartet, dass sie während des Prüfungsprozesses mit der Steuerbehörde zusammenarbeiten und eine Reihe von regulatorischen Anforderungen einhalten — ein Prozess, der ohne ausreichende Vorbereitung einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand für das Unternehmen bedeuten kann.

Um eine möglichst reibungslose und effektive Steuerprüfung zu gewährleisten, ist es wichtig, dass das Finanzteam den Prozess versteht, wie man sich darauf vorbereitet, wie die regulatorischen Erwartungen erfüllt werden und wie die Ergebnisse umgesetzt werden.

Steuerprüfungen: Die Grundlagen

Was ist eine Steuerprüfung?

Eine Steuerprüfung bezieht sich auf den Prozess, bei dem eine Steuerbehörde die Steuererklärungen einer Organisation prüft, um deren Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

Das Verfahren wird je nach Gerichtsbarkeit und je nach Steueraufsichtsbehörde unterschiedlich sein: In Großbritannien werden Steuerprüfungen beispielsweise durchgeführt von HM Revenue and Customs (HMRC), in Frankreich von der Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), in Deutschland von der Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und in den USA von der Interner Finanzdienst (IRS). Steuerprüfungen unterscheiden sich von anderen Arten der Abschlussprüfung, da sie eine direkte Intervention der Steuerbehörde darstellen. Andere Arten von Audits, wie z. B. eine Unternehmensprüfung (siehe unten), werden vom Unternehmen selbst im Rahmen seiner regulatorischen Verpflichtungen oder aus kommerziellen Gründen eingeleitet.

Im Rahmen der Steuerprüfung wird die Steuerbehörde versuchen, festzustellen, ob das Unternehmen, das Gegenstand der Prüfung ist, die einschlägigen Steuervorschriften eingehalten hat, und sie wird sowohl Bereiche guter Praxis als auch Bereiche hervorheben, in denen Verstöße vorliegen, und Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Bei der Prüfung werden auch Unstimmigkeiten aufgedeckt, wie z. B. nicht deklarierte Verbindlichkeiten oder potenzielle Betrugsfälle.

Während der Steuerprüfung fordern die Wirtschaftsprüfer eine Reihe von Dokumenten und Daten von dem geprüften Unternehmen an. Zu diesen Materialien gehören:

• Konten
• Steuererklärungen
• Gemeldete Einnahmen und Umsätze
• Gehaltsabrechnungen
• Umsatzsteuer-Aufzeichnungen (falls registriert)

Warum sind Steuerprüfungen wichtig?

Steuerprüfungen stellen sicher, dass Unternehmen Steuern korrekt zahlen, dienen aber auch dem Schutz der Integrität, Fairness und Effektivität des Wirtschaftssystems. Vor diesem Hintergrund fördern Audits auch finanzielle Transparenz und ethisches Geschäftsverhalten und tragen dazu bei, den Ruf des Unternehmens zu wahren.

Auditprobleme können Unternehmen (und ihre Mitarbeiter), wenn sie nicht angegangen (oder schlimmer noch ignoriert) werden, Compliance-Risiken aussetzen, einschließlich finanzieller und strafrechtlicher Sanktionen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen den Prüfungsprozess — für sich selbst und die Steuerbehörde — so reibungslos wie möglich gestalten und sicherstellen, dass Prüferanfragen schnell und präzise erfüllt werden.

Der rechtliche Rahmen für das Steuerprüfungsverfahren

Während die regulatorischen Einzelheiten je nach Gerichtsbarkeit unterschiedlich sind, unterliegt das Steuerprüfungsverfahren einem rechtlichen Rahmen, den Unternehmen und Steuerbehörden einhalten müssen. Der Rahmen sieht bestimmte Verpflichtungen vor, darunter Anforderungen an:

• Bewahren Sie Finanzunterlagen für eine gesetzlich vorgeschriebene Dauer zur Verwendung bei Prüfungen auf.
• Bereiten Sie die Finanzunterlagen für die Prüfung durch die Wirtschaftsprüfer während des Audits vor. Im Vereinigten Königreich müssen Aufzeichnungen beispielsweise mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt werden.
• Geben Sie relevante Informationen gemäß den Vorschriften an Wirtschaftsprüfer weiter.
• Arbeiten Sie während des gesamten Audits mit Auditoren zusammen und erfüllen Sie deren Anforderungen.

Steuerprüfung gegen Wirtschaftsprüfung gegen Betriebsprüfung

Steuerprüfungen sind nicht die einzige Art von Prüfung, mit der sich ein Unternehmen möglicherweise in einem bestimmten Zeitraum auseinandersetzen muss:

Betriebsprüfungen

In den meisten Ländern müssen sich Unternehmen einer jährlichen externen Prüfung unterziehen, um die Richtigkeit der Jahresabschlüsse für diesen Abrechnungszeitraum zu überprüfen. Die Unternehmensprüfung, manchmal auch als Finanzprüfung bezeichnet, muss von einem unabhängigen Dritten gemäß den geltenden regulatorischen Standards durchgeführt werden. Der externe Wirtschaftsprüfer wird eine Reihe von Materialien vom Unternehmen anfordern, darunter eine Reihe historischer Jahresabschlüsse. Wie bei der Steuerprüfung müssen die Buchhalter von Unternehmen mit diesen Anfragen zusammenarbeiten, um den Prüfungsprozess zu erleichtern.

Öffentliche Unternehmen müssen sich einer jährlichen Unternehmensprüfung unterziehen. Die Regel gilt oft auch für größere private Unternehmen. Nach Abschluss legt der externe Prüfer einen öffentlichen Prüfungsbericht vor.

Kaufmännische Prüfung

Bei kaufmännischen Audits handelt es sich um intern ausgerichtete Überprüfungen der Unternehmenssysteme, -prozesse und -abläufe. Sie werden mit dem Ziel durchgeführt, den kommerziellen Umsatz zu steigern oder die Kosten zu senken. Unternehmen können einen externen Wirtschaftsprüfer mit der Durchführung ihrer Wirtschaftsprüfung beauftragen: Im Rahmen dieses Prozesses fordert der externe Prüfer eine Reihe von Finanzdokumenten und Materialien an, um die Ziele der Prüfung zu erreichen, und muss möglicherweise auch Materialien von Lieferanten einholen.

Der Wirtschaftsprüfer erstellt einen Bericht über seine Prüfungsergebnisse und teilt die Ergebnisse dem Vorstand und den Lieferanten mit.

Arten von Steuerprüfungen

Es gibt verschiedene Arten der Steuerprüfung, die jeweils einen anderen Ansatz der Steuerbehörde nach sich ziehen.

Regelmäßige Steuerprüfungen: Die Behörden können regelmäßig Steuerprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen die Steuervorschriften einhält und die richtige Steuer zahlt. Regelmäßige Steuerprüfungen werden in der Regel nicht durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst, sondern folgen einem Zeitplan, der beispielsweise alle 5 Jahre stattfindet. Dieser Zeitplan kann je nach Faktoren wie Unternehmensgröße oder Branche variieren. Ebenso können die Steuerbehörden ein Unternehmen nach dem Zufallsprinzip auswählen, um sich einer Steuerprüfung zu unterziehen.

Gelegentliche Steuerprüfungen: Nicht alle Steuerprüfungen werden nach einem festen Zeitplan durchgeführt, und die Behörden führen gelegentlich Prüfungen durch, um auf bestimmte Ereignisse zu reagieren, z. B. wenn Unstimmigkeiten in einer Steuererklärung oder andere ungewöhnliche finanzielle Aktivitäten festgestellt werden. In diesem Zusammenhang wird eine gelegentliche Prüfung zu einer regulatorischen Notwendigkeit, um einer Änderung des Risikos Rechnung zu tragen.

Steuerliche Sonderprüfungen: Wenn ein besonderer regulatorischer oder finanzieller Bedarf besteht, z. B. eine Unternehmensfusion oder ein Mehrwertsteuerabzug, oder sogar ein strafrechtliches Problem, können die Behörden eine spezielle Steuerprüfung durchführen. Bei speziellen Steuerprüfungen wird nur ein bestimmter Aspekt der Finanzinfrastruktur eines Unternehmens untersucht und in der Regel innerhalb ziemlich eng definierter Parameter durchgeführt.

Vorbereitung einer Steuerprüfung

Unternehmen können den Aufwand einer Steuerprüfung verringern, indem sie während des gesamten Geschäftsjahres darauf vorbereitet sind. Um die Vorbereitung und das Ergebnis der Prüfung selbst zu optimieren, sollten Sie die folgenden wichtigen Tipps zur Steuerprüfung beachten:

Verwaltung von Dokumenten

Die Steuerbehörden werden detaillierte Anfragen nach Finanzdokumenten und Aufzeichnungen stellen, die möglicherweise Jahre zurückreichen und Steuererklärungen, Rechnungen, Quittungen und frühere Mitteilungen mit den Steuerbehörden umfassen. Unternehmen müssen diese Materialien umgehend an die Prüfer weitergeben — auf das Risiko möglicher Strafen.

In Vorbereitung auf Dokumentenanfragen sollten Unternehmen eine effektive Lösung zur Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten implementieren, die es Buchhaltern ermöglicht, relevante Materialien schnell und einfach zu finden und gemeinsam zu nutzen. Um das Dokumentenmanagement zu optimieren, sollten Unternehmen erwägen, auf eine zentralisierte Cloud-basierte Lösung das kann den Remote-Benutzerzugriff, schnellere Suchfunktionen und sicheren Speicher erleichtern.

Prüfungen vor dem Audit

Bevor die Steuerbehörden ihre Liste der angeforderten Dokumente einreichen, sollten Unternehmen vor der Prüfung Prüfungen durchführen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Materialien, die sie möglicherweise teilen müssen, sicherzustellen, potenzielle Hindernisse zu identifizieren und unliebsame Überraschungen zu vermeiden.

Dementsprechend sollten Buchhaltungsteams ihren Prozess vor der Prüfung organisieren rund um eine Checkliste die mit den relevanten Interessengruppen geteilt werden können. Die Prüfliste sollte alle potenziellen Dokumente und Materialien enthalten, die ein Prüfer möglicherweise anfordern könnte, und die Verantwortung für die Durchführung der erforderlichen Überprüfung dieser Dokumente vor der Prüfung zuweisen.

Kommunikation und Kooperation

Bei Steuerprüfungen müssen Buchhaltungsteams häufig mit Wirtschaftsprüfern, Teammitgliedern aus anderen Abteilungen und Dritten wie Anwälten und Steuerberatern zusammenarbeiten. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen versuchen, ihre Infrastruktur für Kommunikation und Zusammenarbeit vor dem Audit, wobei der Schwerpunkt auf Funktionalität und Flexibilität lag.

In der Praxis bedeutet dies, sich von langen, ineffizienten E-Mail-Threads zu verabschieden, die die Beteiligten nicht auf dem Laufenden halten und wichtige Informationen vergraben. Stattdessen sollten Unternehmen versuchen, Softwarelösungen wie Instant-Messaging-Apps und Cloud-basiertes Dokumentenmanagement zu integrieren, das die Live-Zusammenarbeit erleichtert und Dritten einen sicheren Fernzugriff auf Dokumente bietet.

Der Steuerprüfungsprozess

Eine Steuerprüfung läuft in der Regel wie folgt ab:

1. Benachrichtigung: Die Steuerbehörde wird sich schriftlich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Sie über die bevorstehende Betriebsprüfung zu informieren. Die Mitteilung enthält wichtige Informationen wie den Umfang der Prüfung, die Informationen, die der Prüfer möglicherweise benötigt, und wie Sie auf die Benachrichtigung reagieren sollten.
2. Eröffnungssitzung: Nach Erhalt der Mitteilung beauftragt die Steuerbehörde einen Wirtschaftsprüfer oder ein Team von Wirtschaftsprüfern mit der Überwachung des Prozesses. Der Abschlussprüfer organisiert eine Eröffnungssitzung, in der er die Einzelheiten der Prüfung, einschließlich ihres Umfangs und ihrer Ziele, erläutert und Zugang zu einer Liste von Finanzdokumenten beantragt.
3. Überprüfung der Dokumente: Der Abschlussprüfer beginnt mit der Prüfung und Prüfung der angeforderten Finanzdokumente, um die Prüfungsziele zu erreichen. Während dieses Prozesses können die Prüfer weitere Dokumente und Ressourcen vom Buchhaltungsteam anfordern.
4. Vorstellungsgespräche: Zusätzlich zur Überprüfung der Dokumente müssen Prüfer möglicherweise Mitarbeiter des Unternehmens oder sogar Dritte befragen, um die benötigten Informationen zu sammeln oder Informationen aus Finanzunterlagen zu klären.
5. Anpassungen und Auflösung: Der Prüfer wird die Ergebnisse seiner Überprüfung nutzen, um Aktualisierungen oder Anpassungen der Steuerunterlagen des Unternehmens vorzuschlagen, und er wird mit dem Buchhaltungsteam zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen.
6. Auditbericht: Wenn die Prüfung abgeschlossen und abgeschlossen ist, erstellt der Prüfer einen schriftlichen Bericht, in dem die Ergebnisse und Empfehlungen der Prüfung dargelegt sind. Der Abschlussprüfer wird ein letztes Treffen vereinbaren, um den Bericht mit dem Buchhaltungsteam zu besprechen. Das Unternehmen wird die Möglichkeit haben, gegen die Ergebnisse des Berichts Berufung einzulegen, wenn es dies wünscht.
7. Einhaltung oder Berufung: Nach Abschluss des Prüfungsberichts wird sich das Unternehmen bemühen, seinen Empfehlungen nachzukommen, oder gegen seine Feststellungen Berufung bei der Steuerbehörde einlegen.

Umgang mit Steuerprüfungsempfehlungen

Im Abschlussbericht der Steuerbehörde werden die Anpassungen und Änderungen dargelegt, die ein Unternehmen an seinen Finanzunterlagen vornehmen muss. Diese Anpassungen können dazu führen, dass das geprüfte Unternehmen einen neuen zu zahlenden Steuerbetrag erhält, während die Steuerbehörde auch Sanktionen für Verstöße gegen das Steuerrecht verhängen kann. Das geprüfte Unternehmen kann eine Erklärung für etwaige Unstimmigkeiten oder Verstöße gegen die Vorschriften vorlegen, was sich auf alle Maßnahmen auswirken kann, die die Steuerbehörde als Reaktion auf den Bericht ergreift.

Es wird auch möglich sein, die Ergebnisse der Steuerprüfung anzufechten und Berufung einzulegen. Unternehmen sollten versuchen, alle Meinungsverschiedenheiten mit dem Wirtschaftsprüfer zu besprechen und eine Lösung zu finden, bevor sie Berufung einlegen. Wenn es nicht möglich ist, eine Lösung zu finden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie das formelle Beschwerdeverfahren umfassend verstehen, und sich gegebenenfalls von Dritten beraten lassen, wie es weitergehen soll.

Es ist wichtig, dass alle im Steuerprüfungsbericht aufgeworfenen Fragen behandelt werden. Unternehmen sollten den Bericht gründlich durchlesen und erörtern, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Ergebnisse der Prüfung und die Änderungen, die vorgenommen werden müssen, verstehen. Die in dem Bericht dargelegten Änderungen sollten umgehend umgesetzt werden, und die Unternehmen sollten die Maßnahmen dokumentieren, die sie ergreifen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

Auditfähige Buchhaltungseffizienz

Steuerprüfungen können, wie alle Arten von Prüfungen, eine bedeutende Rolle spielen Verwaltungsaufwand. Die Finanzabteilung hört während einer Prüfung nicht auf, und die Buchhaltungsteams müssen in der Lage sein, wichtige Aufgaben wie den Monatsabschluss zu erledigen, auch wenn sie ihren Prüfungspflichten nachkommen.

Zum Glück können CFOs diesen Prüfungsdruck verringern, indem sie sich auf die Möglichkeiten der Automatisierung verlassen. FloQast Buchhaltungssoftware, hilft beispielsweise Buchhaltern bei der Erstellung einer prüfungsfähige Arbeitsumgebung in dem wichtige Daten in Sekundenschnelle abgerufen und abgerufen und sicher mit Dritten geteilt werden können. Neben dieser automatisierten Geschwindigkeit und Effizienz hilft FloQast Unternehmen dabei, ihre Finanzfunktion zu zentralisieren, die Sichtbarkeit und Rechenschaftspflicht für wichtige Prüfungsaufgaben zu erhöhen und potenzielle Effizienzhindernisse aufzuzeigen.

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