Die Steuerprüfung erklärt: Ablauf, Vorbereitung und Folgen

Prüfungen sind ein anspruchsvoller, aber notwendiger Bestandteil der modernen Wirtschaft, nicht zuletzt wegen ihrer Rolle bei der Vertrauensbildung der Anleger und der Gewährleistung der Integrität der Kapitalmärkte.

Bei einer Steuerprüfung werden Steuererklärungen, Buchhaltungsunterlagen und andere Finanzdokumente von einer Steuerbehörde geprüft, mit dem allgemeinen Ziel, die Richtigkeit der Steuerzahlungen eines Unternehmens zu überprüfen. Dementsprechend wird von den Unternehmen erwartet, dass sie sich während des Prüfungsprozesses mit der Steuerbehörde auseinandersetzen und eine Reihe von Vorschriften einhalten - ein Prozess, der ohne ausreichende Vorbereitung einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand für das Unternehmen bedeuten kann. 

Um eine möglichst reibungslose und effektive Steuerprüfung zu gewährleisten, ist es wichtig, dass das Finanzteam den Prozess versteht, weiß, wie man sich darauf vorbereitet, wie man die Erwartungen der Behörden erfüllt und wie man die Ergebnisse umsetzt. 

Steuerprüfungen: Die Grundlagen

Was ist eine Steuerprüfung?

Unter einer Steuerprüfung versteht man den Vorgang, bei dem eine Steuerbehörde die Steuererklärungen eines Unternehmens auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüft. 

Das Verfahren ist von Land zu Land und von Steuerbehörde zu Steuerbehörde unterschiedlich: Im Vereinigten Königreich beispielsweise werden Steuerprüfungen von HM Revenue and Customs (HMRC) durchgeführt, in Frankreich von der Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), in Deutschland vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und in den USA von der Internal Revenue Service (IRS). Steuerprüfungen unterscheiden sich von anderen Arten der Abschlussprüfung, da sie einen direkten Eingriff der Steuerbehörde darstellen. Andere Arten von Prüfungen, wie z. B. die Betriebsprüfung (siehe unten), werden vom Unternehmen selbst im Rahmen seiner gesetzlichen Verpflichtungen oder aus wirtschaftlicher Notwendigkeit veranlasst. 

Im Rahmen der Steuerprüfung versucht die Steuerbehörde festzustellen, ob das geprüfte Unternehmen die einschlägigen Steuervorschriften befolgt hat, und zeigt sowohl Bereiche auf, die sich bewährt haben, als auch Bereiche, in denen die Vorschriften nicht eingehalten wurden und in denen Verbesserungen erforderlich sind. Bei der Prüfung werden auch Unstimmigkeiten aufgedeckt, z. B. nicht deklarierte Verbindlichkeiten oder Fälle von potenziellem Betrug. 

Während der Steuerprüfung fordern die Prüfer eine Reihe von Dokumenten und Daten von dem geprüften Unternehmen an. Zu diesen Materialien gehören:

• Konten
• Steuererklärungen
• Ausgewiesene Erträge und Einnahmen
• Datensätze der Gehaltsabrechnung
• MwSt.-Aufzeichnungen (falls registriert)

Warum sind Steuerprüfungen wichtig?

Steuerprüfungen stellen sicher, dass Unternehmen ihre Steuern korrekt zahlen, dienen aber auch dem Schutz der Integrität, Fairness und Effizienz des Wirtschaftssystems. In diesem Sinne fördern Prüfungen auch die finanzielle Transparenz und das ethische Geschäftsgebaren und tragen zur Wahrung des guten Rufs von Unternehmen bei.

Wenn Prüfungsprobleme nicht angegangen (oder schlimmer noch, ignoriert) werden, können Unternehmen (und ihre Mitarbeiter) einem Compliance-Risiko ausgesetzt werden, einschließlich finanzieller und strafrechtlicher Sanktionen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Unternehmen das Prüfungsverfahren so reibungslos wie möglich gestalten - für sich selbst und für die Steuerbehörde - und sicherstellen, dass die Prüfer:in schnell und genau erfüllt werden. 

Der rechtliche Rahmen für das Steuerprüfungsverfahren

Auch wenn die Einzelheiten der Vorschriften von Land zu Land unterschiedlich sind, unterliegt das Steuerprüfungsverfahren einem rechtlichen Rahmen, den Unternehmen und Steuerbehörden einhalten müssen. Der Rahmen sieht bestimmte Verpflichtungen vor, darunter die Anforderungen an:

• Bewahren Sie die Finanzunterlagen zur Verwendung bei Prüfungen während der gesetzlich vorgeschriebenen Dauer auf.
• Bereiten Sie die Finanzunterlagen für die Einsichtnahme durch Prüfer während der Prüfung vor. Im Vereinigten Königreich beispielsweise müssen die Aufzeichnungen mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt werden.
• Offenlegung relevanter Informationen gegenüber Wirtschaftsprüfern in Übereinstimmung mit den Vorschriften.
• Zusammenarbeit mit den Prüfern und Erfüllung ihrer Anforderungen während der gesamten Prüfung.

Steuerprüfung vs. Wirtschaftsprüfung vs. Betriebsprüfung

Steuerprüfungen sind nicht die einzige Art von Prüfungen, mit denen ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum konfrontiert sein kann:

Prüfungen von Unternehmen

In den meisten Ländern sind Unternehmen verpflichtet, sich einer jährlichen externen Prüfung zu unterziehen, um die Richtigkeit der Abschlüsse für den betreffenden Rechnungszeitraum zu überprüfen. Die Unternehmensprüfung, die manchmal auch als Finanzprüfung bezeichnet wird, muss von einem unabhängigen Dritten in Übereinstimmung mit den einschlägigen gesetzlichen Normen durchgeführt werden. Der externe Prüfer:in wird von dem Unternehmen eine Reihe von Unterlagen anfordern, darunter auch eine Reihe von historischen Jahresabschlüssen. Wie bei der Steuerprüfung sind die Buchhalter des Unternehmens verpflichtet, bei diesen Anfragen zu kooperieren, um das Prüfungsverfahren zu erleichtern.

Für börsennotierte Unternehmen ist eine jährliche Betriebsprüfung vorgeschrieben. Diese Vorschrift gilt häufig auch für größere Privatunternehmen. Nach Abschluss der Prüfung legt der externe Prüfer:in einen öffentlichen Prüfungsbericht vor.

Wirtschaftsprüfung

Wirtschaftsprüfungen sind intern ausgerichtete Überprüfungen von Unternehmenssystemen, -prozessen und -abläufen und werden mit dem Ziel durchgeführt, den Umsatz zu steigern oder die Kosten zu senken. Unternehmen können einen externen Prüfer:in mit der Durchführung ihrer kaufmännischen Prüfung beauftragen: Als Teil dieses Prozesses wird der externe Prüfer:in eine Reihe von Finanzunterlagen und Materialien anfordern, um die Ziele der Prüfung zu erfüllen, und muss möglicherweise auch Materialien von Lieferanten einholen. 

Die kaufmännischen Prüfer:in erstellen einen Bericht über die Ergebnisse ihrer Prüfung und übermitteln die Ergebnisse dem Vorstand und den Lieferanten. 

Arten der Steuerprüfung

Es gibt verschiedene Arten von Steuerprüfungen, die jeweils ein unterschiedliches Vorgehen der Steuerbehörde nach sich ziehen 

Regelmäßige Steuerprüfungen: Die Behörden können regelmäßig Steuerprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen die Steuervorschriften einhält und die richtigen Steuern zahlt. Regelmäßige Steuerprüfungen werden in der Regel nicht durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst, sondern folgen einem Zeitplan, z. B. einmal alle 5 Jahre. Dieser Zeitplan kann in Abhängigkeit von Faktoren wie Unternehmensgröße oder Branche variieren. Ebenso können die Steuerbehörden ein Unternehmen nach dem Zufallsprinzip für eine Steuerprüfung auswählen. 

Gelegentliche Steuerprüfungen: Nicht alle Steuerprüfungen werden nach einem festen Zeitplan durchgeführt, und die Behörden können als Reaktion auf bestimmte Ereignisse - wie die Entdeckung von Unstimmigkeiten in einer Steuererklärung oder andere ungewöhnliche finanzielle Aktivitäten - gelegentliche Prüfungen durchführen. In diesem Zusammenhang wird eine gelegentliche Prüfung zu einer regulatorischen Notwendigkeit, die auf eine Veränderung des Risikos abzielt. 

Besondere Steuerprüfungen: Wenn ein spezifischer regulatorischer oder finanzieller Bedarf besteht, wie z. B. eine Unternehmensfusion oder ein Vorsteuerabzug, oder sogar ein strafrechtlich relevantes Problem, können die Behörden eine spezielle Steuerprüfung durchführen. Bei diesen Prüfungen wird nur ein bestimmter Aspekt der finanziellen Infrastruktur eines Unternehmens untersucht, und sie werden in der Regel innerhalb recht eng definierter Parameter durchgeführt. 

Vorbereitung auf die Steuerprüfung

Unternehmen können die Belastung durch eine Steuerprüfung verringern, indem sie sich das ganze Jahr über gut vorbereiten. Um die Vorbereitung und das Ergebnis der Prüfung selbst zu optimieren, lohnt es sich, die folgenden wichtigen Tipps zur Steuerprüfung zu beachten:

Verwaltung von Dokumenten

Die Steuerbehörden fordern detaillierte Finanzunterlagen und Aufzeichnungen an - möglicherweise über Jahre hinweg, einschließlich Steuererklärungen, Rechnungen, Quittungen und früherer Kommunikation mit den Steuerbehörden. Die Unternehmen müssen diese Unterlagen unverzüglich an die Prüfer weitergeben - auch auf die Gefahr hin, dass sie mit Strafen belegt werden.

Zur Vorbereitung auf Dokumentenanfragen sollten Unternehmen eine effektive Lösung für die Dokumentenspeicherung und -verwaltung implementieren, die es den Buchhaltern ermöglicht, relevante Materialien schnell und einfach zu finden und weiterzugeben. Um die Dokumentenverwaltung zu optimieren, sollten Unternehmen den Wechsel zu einer zentralisierten, cloudbasierten Lösung in Betracht ziehen, die den Fernzugriff der Benutzer, schnellere Suchfunktionen und eine sichere Speicherung ermöglicht. 

Vor-Audit-Kontrollen

Bevor die Steuerbehörden die von ihnen angeforderte Dokumentenliste vorlegen, sollten die Unternehmen eine Vorabprüfung durchführen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Unterlagen sicherzustellen, die sie möglicherweise weitergeben müssen, um mögliche Hindernisse zu erkennen und unliebsame Überraschungen zu vermeiden. 

Dementsprechend sollten die Buchhaltungsteams ihren Vorprüfungsprozess anhand einer Checkliste organisieren, die mit den relevanten Interessengruppen geteilt werden kann. Die Checkliste sollte alle potenziellen Dokumente und Unterlagen enthalten, die ein Prüfer:in anfordern könnte, und die Verantwortung für die Durchführung der erforderlichen Vorabprüfung dieser Dokumente zuweisen. 

Kommunikation und Zusammenarbeit

Bei Steuerprüfungen müssen Buchhaltungsteams häufig mit Prüfern, Teammitgliedern aus anderen Abteilungen und Dritten wie Anwälten und Steuerberatern zusammenarbeiten. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen versuchen, ihre Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur im Vorfeld der Prüfung zu optimieren, wobei der Schwerpunkt auf Funktionalität und Flexibilität liegen sollte. 

In der Praxis bedeutet dies die Abkehr von langen, ineffizienten E-Mail-Threads, bei denen die Beteiligten nicht auf dem Laufenden bleiben und wichtige Informationen untergehen. Stattdessen sollten Unternehmen versuchen, Softwarelösungen zu integrieren, einschließlich Instant-Messaging-Apps und Cloud-basierte Dokumentenverwaltung, die die Live-Zusammenarbeit erleichtern und einen sicheren Fernzugriff auf Dokumente für Dritte bieten.

Das Steuerprüfungsverfahren

Eine Steuerprüfung läuft in der Regel folgendermaßen ab:

1. Benachrichtigung: Die Steuerbehörde wird Sie schriftlich über die bevorstehende Steuerprüfung informieren. Die Mitteilung enthält wichtige Informationen wie den Umfang der Prüfung, die Informationen, die das Prüfer:in möglicherweise benötigt, und wie Sie auf die Mitteilung reagieren sollten.
2. Eröffnungssitzung: Nach Erhalt der Mitteilung beauftragt die Steuerbehörde einen Prüfer:in oder ein Team von Prüfern mit der Überwachung des Verfahrens. Der Prüfer:in wird eine Eröffnungsbesprechung anberaumen, in der er die Einzelheiten der Prüfung, einschließlich ihres Umfangs und ihrer Ziele, erläutert und Einsicht in eine Liste von Finanzunterlagen verlangt.
3. Überprüfung der Unterlagen: Die Prüfer:in beginnen mit der Durchsicht und Prüfung der angeforderten Finanzunterlagen, um die Ziele der Prüfung zu erreichen. Während dieses Prozesses können die Prüfer:innen weitere Unterlagen und Ressourcen vom Buchhaltungsteam anfordern.
4. Befragungen: Zusätzlich zur Durchsicht der Unterlagen müssen die Prüfer unter Umständen Mitarbeiter des Unternehmens oder sogar Dritte befragen, um die benötigten Informationen zu sammeln oder um Informationen aus den Finanzunterlagen zu klären.
5. Anpassungen und Lösungen: Der Prüfer:in wird die Ergebnisse seiner Prüfung nutzen, um Aktualisierungen oder Anpassungen der Steuerunterlagen des Unternehmens vorzuschlagen, und wird mit dem Buchhaltungsteam zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen.
6. Prüfungsbericht: Nach Abschluss der Prüfung erstellt der Prüfer:in einen schriftlichen Bericht, der die Prüfungsfeststellungen und Empfehlungen enthält. Der Prüfer:in vereinbart ein abschließendes Treffen, um den Bericht mit dem Buchhaltungsteam zu besprechen. Das Unternehmen hat die Möglichkeit, gegen die Feststellungen des Berichts Einspruch zu erheben, wenn es dies wünscht.
7. Einhaltung oder Einspruch: Nach Fertigstellung des Prüfungsberichts wird das Unternehmen daran arbeiten, den Empfehlungen nachzukommen oder bei der Steuerbehörde Einspruch zu erheben.

Umgang mit Empfehlungen der Steuerprüfung 

Im Abschlussbericht der Steuerbehörde werden die Anpassungen und Änderungen aufgeführt, die ein Unternehmen an seinen Finanzunterlagen vornehmen muss. Diese Berichtigungen können dazu führen, dass das geprüfte Unternehmen einen neuen zu zahlenden Steuerbetrag erhält, und die Steuerbehörde kann auch Strafen für Verstöße gegen das Steuerrecht verhängen. Das geprüfte Unternehmen kann eine Erklärung für etwaige Unstimmigkeiten oder Verstöße gegen die Vorschriften abgeben, was sich auf die Maßnahmen auswirken kann, die die Steuerbehörde als Reaktion auf den Bericht ergreift. 

Es besteht auch die Möglichkeit, die Ergebnisse der Steuerprüfung anzufechten und Widerspruch einzulegen. Die Unternehmen sollten versuchen, alle Unstimmigkeiten mit dem Prüfer:in zu besprechen und eine Lösung zu finden, bevor sie einen Einspruch einlegen. Ist es nicht möglich, eine Lösung zu finden, sollten die Unternehmen sicherstellen, dass sie das formale Einspruchsverfahren umfassend verstehen und sich gegebenenfalls von Dritten beraten lassen, wie sie weiter vorgehen können.

Es ist wichtig, dass auf alle im Betriebsprüfungsbericht angesprochenen Punkte eingegangen wird. Die Unternehmen sollten den Bericht gründlich durchlesen und besprechen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Ergebnisse der Prüfung und die erforderlichen Änderungen verstehen. Die im Bericht dargelegten Änderungen sollten umgehend umgesetzt werden, und die Unternehmen sollten die Maßnahmen dokumentieren, die sie ergreifen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. 

Revisionssichere Effizienz in der Buchhaltung

Steuerprüfungen können, wie alle Arten von Prüfungen, eine erhebliche administrative Belastung darstellen. Die Finanzfunktion steht während einer Prüfung nicht still, und die Buchhaltungsteams müssen in der Lage sein, wichtige Aufgaben wie den Monatsabschluss zu erledigen, auch wenn sie ihren Prüfungspflichten nachkommen. 

Glücklicherweise können CFOs diesen Prüfungsdruck verringern, indem sie sich auf die Möglichkeiten der Automatisierung stützen. Die Buchhaltungssoftware FloQast beispielsweise hilft Buchhaltern dabei, eine prüfungsbereite Arbeitsumgebung zu schaffen, in der wichtige Daten in Sekundenschnelle abgerufen und sicher mit Dritten geteilt werden können. Über diese automatisierte Geschwindigkeit und Effizienz hinaus hilft FloQast Unternehmen, ihre Finanzfunktion zu zentralisieren, die Transparenz und Verantwortlichkeit für kritische Prüfungsaufgaben zu erhöhen und potenzielle Effizienzhindernisse aufzuzeigen. 

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