Le contrôle fiscal expliqué : Processus, préparation et conséquences

Les audits sont une partie difficile mais nécessaire de l'activité moderne, notamment en raison du rôle qu'ils jouent dans le renforcement de la confiance des investisseurs et dans la garantie de l'intégrité des marchés de capitaux.

Le processus de contrôle fiscal implique un examen des déclarations fiscales, des registres comptables et d'autres documents financiers par une autorité fiscale, dans le but général de vérifier l'exactitude des paiements d'impôts d'une entreprise. En conséquence, les entreprises sont tenues de collaborer avec l'administration fiscale au cours de la procédure de contrôle et de se conformer à toute une série d'exigences réglementaires - un processus qui, s'il n'est pas suffisamment préparé, peut peser lourdement sur le temps et les ressources de l'entreprise. 

Pour que le contrôle fiscal se déroule de la manière la plus harmonieuse et la plus efficace possible, il est essentiel que l'équipe financière comprenne le processus, la manière de s'y préparer, de répondre aux attentes des autorités réglementaires et de mettre en œuvre les résultats du contrôle. 

Contrôles fiscaux : Les bases

Qu'est-ce qu'un contrôle fiscal ?

Un contrôle fiscal est le processus par lequel une autorité fiscale examine les déclarations fiscales d'une organisation afin d'en vérifier l'exhaustivité et l'exactitude. 

Le processus varie en fonction de la juridiction et de l'autorité fiscale de tutelle : au Royaume-Uni, par exemple, les contrôles fiscaux sont effectués par HM Revenue and Customs (HMRC), en France par la Direction générale des finances publiques (DGFiP), en Allemagne par le Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) et aux États-Unis par l'Internal Revenue Service (IRS). Les contrôles fiscaux se distinguent des autres types de contrôle légal des comptes parce qu'ils représentent une intervention directe de l'administration fiscale. D'autres types d'audit, comme l'audit d'entreprise (voir ci-dessous), sont initiés par l'entreprise elle-même dans le cadre de ses obligations réglementaires ou pour répondre à un besoin commercial. 

Dans le cadre du processus de contrôle fiscal, l'administration fiscale s'efforcera d'établir que l'entreprise contrôlée a respecté les réglementations fiscales en vigueur et mettra en évidence les bonnes pratiques, les cas de non-conformité et les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires. L'audit révèlera également des divergences, telles que des dettes non déclarées ou des cas de fraude potentielle. 

Au cours du contrôle fiscal, les auditeurs demanderont une série de documents et de données à l'entreprise contrôlée. Il s'agit notamment des documents suivants

• Comptes
• Déclarations fiscales
• Revenus et recettes déclarés
• dossiers de paie
• Registres de TVA (si enregistrés)

Pourquoi les contrôles fiscaux sont-ils importants ?

Les contrôles fiscaux permettent de s'assurer que les entreprises paient correctement leurs impôts, mais ils servent également à protéger l'intégrité, l'équité et l'efficacité du système économique. Dans cette optique, les audits favorisent également la transparence financière et la conduite éthique des affaires, et contribuent à préserver la réputation des entreprises.

Les questions d'audit peuvent, si elles ne sont pas traitées (ou pire, ignorées), exposer les entreprises (et leurs employés) à des risques de non-conformité, y compris des sanctions financières et pénales. Il est essentiel que les entreprises rendent le processus d'audit aussi fluide que possible - pour elles-mêmes et pour l'administration fiscale - et veillent à ce que les demandes de l'auditeur soient satisfaites rapidement et avec précision. 

Le cadre juridique de la procédure de contrôle fiscal

Bien que les détails de la réglementation varient d'une juridiction à l'autre, le processus de contrôle fiscal est régi par un cadre juridique que les entreprises et les autorités fiscales doivent respecter. Ce cadre impose certaines obligations, notamment celles de :

• Conserver les documents financiers à des fins d'audit pendant une durée prescrite par la loi.
• Préparer les documents financiers pour qu'ils puissent être inspectés par les auditeurs pendant l'audit. Au Royaume-Uni, par exemple, les documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans.
• Divulguer les informations pertinentes aux auditeurs conformément à la réglementation.
• Coopérer avec les auditeurs et répondre à leurs demandes tout au long de l'audit.

Audit fiscal vs audit commercial vs audit d'entreprise

Les contrôles fiscaux ne sont pas le seul type de contrôle auquel une entreprise peut être confrontée au cours d'une période donnée :

Audits d'entreprises

La plupart des juridictions exigent que les entreprises fassent l'objet d'un audit externe annuel afin de vérifier l'exactitude des états financiers pour cette période comptable. L'audit de l'entreprise, parfois appelé audit financier, doit être réalisé par un tiers indépendant conformément aux normes réglementaires en vigueur. L'auditeur tiers demandera à l'entreprise une série de documents, y compris une série d'états financiers historiques. Comme pour l'audit fiscal, les comptables de l'entreprise sont tenus de coopérer à ces demandes afin de faciliter le processus d'audit.

Les entreprises publiques doivent obligatoirement faire l'objet d'un audit annuel. Cette règle s'applique souvent aussi aux grandes entreprises privées. Une fois l'audit terminé, l'auditeur externe soumet un rapport d'audit public.

Audit commercial

Les audits commerciaux sont des examens internes des systèmes, des processus et des opérations de l'entreprise, menés dans le but d'augmenter les recettes commerciales ou de réduire les coûts. Les entreprises peuvent engager un auditeur tiers pour réaliser leur audit commercial : dans le cadre de ce processus, l'auditeur tiers demandera une série de documents financiers et de matériels pour atteindre les objectifs de l'audit, et pourra également avoir besoin d'obtenir des matériels de la part des fournisseurs. 

L'auditeur commercial prépare un rapport sur les résultats de son examen et communique les résultats au conseil d'administration et aux fournisseurs. 

Types d'audits fiscaux

Il existe différents types de contrôle fiscal, chacun d'entre eux impliquant une approche différente de la part de l'administration fiscale 

Contrôles fiscaux réguliers : Les autorités peuvent procéder à des contrôles fiscaux réguliers pour s'assurer qu'une entreprise respecte les règles fiscales et paie l'impôt correct. Les contrôles fiscaux réguliers ne sont généralement pas déclenchés par un événement particulier, mais suivent un calendrier, par exemple une fois tous les cinq ans. Ce calendrier peut varier en fonction de facteurs tels que la taille de l'entreprise ou le secteur. De même, les autorités fiscales peuvent sélectionner au hasard une entreprise pour la soumettre à un contrôle fiscal. 

Contrôles fiscaux occasionnels : Tous les contrôles fiscaux ne sont pas menés selon un calendrier préétabli et les autorités peuvent effectuer des contrôles occasionnels en réponse à des événements spécifiques - tels que la découverte de divergences dans une déclaration fiscale ou d'autres activités financières inhabituelles. Dans ce contexte, un contrôle occasionnel devient une nécessité réglementaire destinée à répondre à une évolution du risque. 

Contrôles fiscaux spéciaux : Lorsqu'un besoin réglementaire ou financier spécifique se fait sentir, tel qu'une fusion d'entreprises ou une déduction de TVA, ou même une question d'ordre criminel, les autorités peuvent procéder à un contrôle fiscal spécial. N'examinant qu'un aspect particulier de l'infrastructure financière d'une entreprise, les contrôles fiscaux spéciaux sont généralement menés dans le cadre de paramètres assez étroitement définis. 

Préparation de l'audit fiscal

Les entreprises peuvent réduire le poids d'un contrôle fiscal en se tenant prêtes tout au long de l'exercice. Pour optimiser la préparation et le résultat du contrôle lui-même, il est utile de garder à l'esprit les principaux conseils suivants en matière de contrôle fiscal :

Gestion des documents

Les autorités fiscales demanderont des documents financiers détaillés, pouvant remonter à plusieurs années et comprenant les déclarations fiscales, les factures, les reçus et les communications antérieures avec les autorités fiscales. Les entreprises doivent partager rapidement ces documents avec les auditeurs, au risque de se voir imposer des pénalités.

Pour se préparer aux demandes de documents, les entreprises doivent mettre en place une solution efficace de stockage et de gestion des documents qui permette aux comptables de trouver et de partager les documents pertinents rapidement et simplement. Pour optimiser la gestion des documents, les entreprises devraient envisager de passer à une solution centralisée cloud qui peut faciliter l'accès des utilisateurs à distance, des capacités de recherche plus rapides et un stockage sécurisé. 

Contrôles préalables à l'audit

Avant que les autorités fiscales ne soumettent la liste des documents demandés, les entreprises doivent procéder à des vérifications préalables afin de s'assurer de l'exactitude et de l'exhaustivité des documents qu'elles pourraient avoir à communiquer, d'identifier les obstacles potentiels et d'éviter les mauvaises surprises. 

En conséquence, les équipes comptables doivent organiser leur processus de pré-audit autour d'une liste de contrôles qui peut être partagée avec les parties prenantes concernées. La liste de contrôles doit inclure tous les documents et matériels potentiels qu'un auditeur pourrait demander, et attribuer la responsabilité de la vérification de ces documents avant l'audit. 

Communication et coopération

Les audits fiscaux obligent les équipes comptables à interagir fréquemment avec les auditeurs, les membres des autres départements et les tiers tels que les avocats et les conseillers fiscaux. Dans cette optique, les entreprises devraient chercher à optimiser leur infrastructure de communication et de collaboration avant l'audit, en mettant l'accent sur la fonctionnalité et la flexibilité. 

En pratique, cela signifie qu'il faut s'éloigner des longs courriels inefficaces qui laissent les parties prenantes en dehors de la boucle et qui enterrent les informations importantes. Les entreprises devraient plutôt chercher à intégrer des solutions logicielles, y compris des applications de messagerie instantanée, et une gestion des documents cloud qui peuvent faciliter la collaboration en direct et qui offrent un accès à distance sécurisé aux documents pour les tiers.

Le processus d'audit fiscal

Un contrôle fiscal se déroule généralement de la manière suivante :

1. Notification : L'administration fiscale vous contactera par écrit pour vous informer du contrôle fiscal à venir. L'avis comprendra des informations importantes telles que l'étendue du contrôle, les informations que l'auditeur pourrait demander et la manière dont vous devez répondre à l'avis.
2. Réunion d'ouverture : Après réception de l'avis, l'administration fiscale désignera un vérificateur, ou une équipe de vérificateurs, pour superviser la procédure. Le vérificateur organisera une réunion d'ouverture au cours de laquelle il expliquera les détails de la vérification, y compris sa portée et ses objectifs, et demandera l'accès à une liste de documents financiers.
3. Examen des documents : L'auditeur commence à examiner les documents financiers demandés afin d'atteindre les objectifs de l'audit. Au cours de ce processus, les auditeurs peuvent demander des documents et des ressources supplémentaires à l'équipe comptable.
4. Entretiens : Outre l'examen des documents, les auditeurs peuvent être amenés à interroger des employés de l'entreprise, voire des tiers, afin de recueillir les informations dont ils ont besoin ou de clarifier les informations tirées des documents financiers.
5. Ajustements et résolution : L'auditeur utilisera les résultats de son examen pour suggérer des mises à jour ou des ajustements des documents fiscaux de l'entreprise et travaillera avec l'équipe comptable pour résoudre les problèmes.
6. Rapport d'audit : Une fois l'examen terminé et finalisé, l'auditeur rédige un rapport écrit exposant les conclusions et les recommandations de l'audit. L'auditeur organisera une réunion finale pour discuter du rapport avec l'équipe comptable. L'entreprise pourra, si elle le souhaite, faire appel des conclusions du rapport.
7. Mise en conformité ou recours : Une fois le rapport d'audit terminé, l'entreprise s'efforcera de se conformer à ses recommandations ou de faire appel de ses conclusions auprès de l'administration fiscale.

Traiter les recommandations de l'audit fiscal 

Le rapport final de l'administration fiscale indique les ajustements et les modifications que l'entreprise doit apporter à ses documents financiers. Ces ajustements peuvent signifier que l'entreprise auditée reçoit un nouveau montant d'impôt à payer, tandis que l'administration fiscale peut également imposer des pénalités pour violation de la législation fiscale. L'entreprise auditée peut fournir une explication pour toute divergence ou violation de la conformité, ce qui peut avoir une incidence sur les mesures que l'administration fiscale décide de prendre en réponse au rapport. 

Il sera également possible de contester et de faire appel des résultats du contrôle fiscal. Les entreprises doivent s'efforcer de discuter de tout désaccord et de chercher une solution avec l'auditeur avant d'entamer une procédure d'appel. S'il n'est pas possible de trouver une solution, les entreprises doivent s'assurer qu'elles comprennent bien la procédure d'appel formelle et, si nécessaire, demander l'avis d'un tiers sur la marche à suivre.

Il est important que chaque question soulevée dans le rapport d'audit fiscal soit traitée. Les entreprises doivent lire le rapport et en discuter de manière approfondie afin de s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent les résultats de l'audit et les changements à apporter. Les changements indiqués dans le rapport doivent être mis en œuvre rapidement et les entreprises doivent documenter les actions qu'elles entreprennent afin de démontrer leur conformité. 

Efficacité de la comptabilité prête à l'audit

Les contrôles fiscaux, comme tous les types de contrôles, peuvent représenter une charge administrative importante. La fonction financière ne s'arrête pas pendant un audit et les équipes comptables doivent être en mesure d'accomplir des tâches essentielles, telles que la clôture du mois, tout en s'acquittant de leurs obligations d'audit. 

Heureusement, les Directeurs financiers peuvent alléger la pression de l'audit en s'appuyant sur les possibilités de l'automatisation. Le logiciel de comptabilité FloQast, par exemple, aide les comptables à créer un environnement de travail prêt pour l'audit, dans lequel les données critiques peuvent être consultées et récupérées en quelques secondes, et partagées en toute sécurité avec des tiers. Au-delà de cette rapidité et de cette efficacité automatisées, FloQast aide les entreprises à centraliser leur fonction financière, en augmentant la visibilité et la responsabilité pour les tâches d'audit critiques et en mettant en évidence les obstacles potentiels à l'efficacité. 

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