L'audit fiscal expliqué : processus, préparation et conséquences

Les audits sont une tâche difficile mais nécessaire partie intégrante du monde des affaires moderne, notamment en raison du rôle qu'ils jouent dans le renforcement de la confiance des investisseurs et dans la garantie de l'intégrité des marchés financiers.

Le processus d'audit fiscal implique un examen des déclarations fiscales, des registres comptables et d'autres documents financiers par une autorité fiscale, dans le but général de vérifier l'exactitude des paiements d'impôts d'une entreprise. En conséquence, les entreprises sont censées collaborer avec l'administration fiscale au cours du processus d'audit et se conformer à une série d'exigences réglementaires, un processus qui peut, sans une préparation suffisante, épuiser considérablement le temps et les ressources des entreprises.

Pour garantir un audit fiscal aussi fluide et efficace que possible, il est essentiel que l'équipe financière comprenne le processus, comment s'y préparer, comment répondre aux attentes réglementaires et comment mettre en œuvre ses résultats.

Les audits fiscaux : les bases

Qu'est-ce qu'un audit fiscal ?

Un audit fiscal fait référence au processus par lequel une administration fiscale examine les déclarations de revenus d'une organisation afin de vérifier leur exhaustivité et leur exactitude.

Le processus varie en fonction de la juridiction et de l'autorité fiscale de surveillance : au Royaume-Uni par exemple, les contrôles fiscaux sont effectués par HM Revenue and Customs (HMRC), en France par le Direction générale des finances publiques (DGFiP), en Allemagne par le Bundeszentralamt für Steuern (BZst) et aux États-Unis par le Service des recettes intérieures (LE SIEN). Les contrôles fiscaux se distinguent des autres types de contrôle légal car ils représentent une intervention directe de l'administration fiscale. D'autres types d'audit, tels que l'audit d'entreprise (voir ci-dessous), sont initiés par l'entreprise elle-même dans le cadre de ses obligations réglementaires ou pour des raisons commerciales.

Dans le cadre du processus d'audit fiscal, l'administration fiscale tentera d'établir que l'entreprise auditée a respecté les réglementations fiscales pertinentes et mettra en évidence les domaines de bonnes pratiques, les domaines de non-conformité et les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires. L'audit révélera également des divergences, telles que des responsabilités non déclarées ou des incidents de fraude potentielle.

Au cours de l'audit fiscal, les auditeurs demanderont une série de documents et de données à la société auditée. Ces matériaux incluent :

• Comptes
• Déclarations fiscales
• Revenus et recettes déclarés
• Dossiers de paie
• Dossiers de TVA (s'ils sont enregistrés)

Pourquoi les contrôles fiscaux sont-ils importants ?

Les contrôles fiscaux garantissent que les entreprises paient correctement leurs impôts, mais servent également à protéger l'intégrité, l'équité et l'efficacité du système économique. Dans cette optique, les audits favorisent également la transparence financière et la conduite éthique des affaires, et contribuent à préserver la réputation des entreprises.

Les problèmes d'audit peuvent, s'ils ne sont pas résolus (ou pire encore, ignorés) exposer les entreprises (et leurs employés) à des risques de conformité, notamment à des sanctions financières et pénales. Il est essentiel que les entreprises simplifient au maximum le processus d'audit, pour elles-mêmes et pour l'administration fiscale, et veillent à ce que les demandes des auditeurs soient satisfaites rapidement et avec précision.

Le cadre juridique du processus de contrôle fiscal

Bien que les détails réglementaires varient selon les juridictions, le processus de contrôle fiscal est régi par un cadre juridique que les entreprises et les autorités fiscales doivent respecter. Le cadre impose certaines obligations, notamment l'obligation de :

• Conservez les dossiers financiers à utiliser dans le cadre d'audits pendant une durée prescrite par la loi.
• Préparer les dossiers financiers pour inspection par les auditeurs pendant l'audit. Au Royaume-Uni, par exemple, les dossiers doivent être conservés pendant au moins 5 ans.
• Divulguer les informations pertinentes aux auditeurs conformément à la réglementation.
• Coopérer avec les auditeurs et répondre à leurs demandes tout au long de l'audit.

Audit fiscal, audit commercial et audit d'entreprise

Les contrôles fiscaux ne sont pas le seul type d'audit auquel une entreprise peut être confrontée sur une période donnée :

Audits d'entreprises

La plupart des juridictions obligent les entreprises à se soumettre à un audit externe annuel afin de vérifier l'exactitude des états financiers pour cette période comptable. L'audit de l'entreprise, parfois appelé audit financier, doit être réalisé par un tiers indépendant conformément aux normes réglementaires pertinentes. L'auditeur tiers demandera une série de documents à la société, y compris une série d'états financiers historiques. À l'instar du contrôle fiscal, les comptables des entreprises sont tenus de coopérer à ces demandes afin de faciliter le processus d'audit.

Les entreprises publiques sont tenues de se soumettre à un audit annuel. La règle s'applique souvent également aux grandes entreprises privées. Une fois terminé, l'auditeur externe soumettra un rapport d'audit public.

Audit commercial

Les audits commerciaux sont des examens internes des systèmes, des processus et des opérations de l'entreprise et sont menés dans le but d'augmenter les recettes commerciales ou de réduire les coûts. Les entreprises peuvent engager un auditeur tiers pour réaliser leur audit commercial : dans le cadre de ce processus, l'auditeur tiers demandera une série de documents financiers et de matériels pour atteindre les objectifs de l'audit, et peut également avoir besoin d'obtenir des matériaux auprès des fournisseurs.

L'auditeur commercial préparera un rapport sur les conclusions de son examen et communiquera les résultats au conseil d'administration et aux fournisseurs.

Types d'audit fiscal

Il existe différents types de contrôle fiscal, chacun impliquant une approche différente de la part de l'administration fiscale

Contrôles fiscaux réguliers : Les autorités peuvent effectuer régulièrement des contrôles fiscaux pour s'assurer qu'une entreprise respecte les règles fiscales et paie l'impôt correct. Les contrôles fiscaux réguliers ne sont généralement pas déclenchés par un événement particulier, mais suivent un calendrier, par exemple, une fois tous les 5 ans. Ce calendrier peut varier en fonction de facteurs tels que la taille de l'entreprise ou le secteur d'activité. De même, les autorités fiscales peuvent sélectionner une entreprise au hasard pour faire l'objet d'un contrôle fiscal.

Contrôles fiscaux occasionnels : Les contrôles fiscaux ne sont pas tous effectués selon un calendrier défini et les autorités peuvent effectuer des audits occasionnels en réponse à des événements spécifiques, tels que la découverte d'incohérences dans une déclaration de revenus ou toute autre activité financière inhabituelle. Dans ce contexte, un audit occasionnel devient une nécessité réglementaire visant à faire face à une évolution du risque.

Audits fiscaux spéciaux : En cas de besoin réglementaire ou financier spécifique, tel qu'une fusion d'entreprises ou une déduction de TVA, ou même en cas de problème d'ordre pénal, les autorités peuvent effectuer un contrôle fiscal spécial. En examinant uniquement un aspect particulier de l'infrastructure financière d'une entreprise, les contrôles fiscaux spéciaux sont généralement effectués selon des paramètres assez stricts.

Préparation de l'audit fiscal

Les entreprises peuvent réduire la charge d'un contrôle fiscal en maintenant un état de préparation tout au long de l'exercice. Pour optimiser la préparation et les résultats de l'audit lui-même, il convient de garder à l'esprit les principaux conseils suivants en matière d'audit fiscal :

Gestion des documents

Les autorités fiscales feront des demandes détaillées de documents et de dossiers financiers, pouvant remonter à plusieurs années et comprenant des déclarations de revenus, des factures, des reçus et des communications antérieures avec les autorités fiscales. Les entreprises doivent partager rapidement ces documents avec les auditeurs, au risque de sanctions éventuelles.

En prévision des demandes de documents, les entreprises doivent mettre en œuvre une solution efficace de stockage et de gestion des documents qui permet aux comptables de trouver et de partager les documents pertinents rapidement et simplement. Pour optimiser la gestion des documents, les entreprises devraient envisager de passer à un solution centralisée basée sur le cloud qui peut faciliter l'accès des utilisateurs à distance, accélérer les recherches et sécuriser le stockage.

Contrôles préalables à l'audit

Avant que les autorités fiscales ne soumettent la liste de documents demandée, les entreprises doivent effectuer des contrôles préalables à l'audit afin de s'assurer de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations qu'elles pourraient avoir à partager, d'identifier les obstacles potentiels et d'éviter les mauvaises surprises.

En conséquence, les équipes comptables devraient organiser leur processus de pré-audit autour d'une liste de contrôle qui peuvent être partagés avec les parties prenantes concernées. La liste de contrôle de l'audit doit inclure tous les documents et matériels potentiels qu'un auditeur pourrait demander, et attribuer la responsabilité d'effectuer toute vérification préalable à l'audit nécessaire de ces documents.

Communication et coopération

Les audits fiscaux obligent les équipes comptables à interagir fréquemment avec les auditeurs, les membres de l'équipe d'autres départements et des tiers tels que des avocats et des conseillers fiscaux. Dans cette optique, les entreprises devraient chercher à optimiser leur infrastructure de communication et de collaboration avant l'audit, en mettant l'accent sur la fonctionnalité et la flexibilité.

Dans la pratique, cela signifie qu'il faut abandonner les fils de discussion longs et inefficaces qui tiennent les parties prenantes informées et qui dissimulent des informations importantes. Les entreprises devraient plutôt chercher à intégrer des solutions logicielles, notamment des applications de messagerie instantanée, et une gestion des documents basée sur le cloud, qui peuvent faciliter la collaboration en direct et offrir un accès à distance sécurisé aux documents pour des tiers.

Le processus de vérification fiscale

Un audit fiscal se déroule généralement de la manière suivante :

1. Notification : L'administration fiscale vous contactera par écrit pour vous informer du prochain contrôle fiscal. L'avis contiendra des informations importantes telles que l'étendue de l'audit, les informations dont l'auditeur pourrait avoir besoin et la manière dont vous devez répondre à la notification.
2. Réunion d'ouverture : Après réception de l'avis, l'administration fiscale désignera un auditeur, ou une équipe d'auditeurs, pour superviser le processus. L'auditeur organisera une réunion d'ouverture au cours de laquelle il expliquera les détails de l'audit, y compris sa portée et ses objectifs, et demandera l'accès à une liste de documents financiers.
3. Révision des documents : L'auditeur commencera à examiner et à examiner les documents financiers demandés afin d'atteindre les objectifs de l'audit. Au cours de ce processus, les auditeurs peuvent demander d'autres documents et ressources à l'équipe comptable.
4. Entretiens : Outre l'examen des documents, les auditeurs peuvent avoir besoin d'interroger des employés de l'entreprise, voire des tiers, pour collecter les informations dont ils ont besoin ou pour clarifier des informations dérivées des registres financiers.
5. Réglages et résolution : L'auditeur utilisera les résultats de son examen pour suggérer des mises à jour ou des ajustements aux dossiers fiscaux de l'entreprise et travaillera avec l'équipe comptable pour résoudre les problèmes.
6. Rapport d'audit : Une fois l'examen terminé et finalisé, l'auditeur produira un rapport écrit présentant les conclusions et les recommandations de l'audit. L'auditeur organisera une dernière réunion pour discuter du rapport avec l'équipe comptable. L'entreprise aura la possibilité de faire appel des conclusions du rapport si elle le souhaite.
7. Conformité ou recours : Une fois le rapport d'audit terminé, la société s'efforcera de se conformer à ses recommandations ou fera appel de ses conclusions auprès de l'administration fiscale.

Traitement des recommandations en matière d'audit fiscal

Le rapport final de l'administration fiscale présentera les ajustements et les modifications qu'une entreprise doit apporter à ses dossiers financiers. Ces ajustements peuvent signifier que la société auditée reçoit un nouveau montant d'impôt à payer, tandis que l'administration fiscale peut également imposer des sanctions en cas de violation de la législation fiscale. La société auditée peut fournir une explication pour toute anomalie ou violation de conformité, ce qui peut affecter toute mesure que l'administration fiscale décide de prendre en réponse au rapport.

Il sera également possible de contester et de faire appel des résultats du contrôle fiscal. Les entreprises devraient s'efforcer de discuter de tout désaccord avec l'auditeur et de rechercher une solution avant d'introduire un recours. S'il n'est pas possible de parvenir à une solution, les entreprises doivent s'assurer de bien comprendre la procédure d'appel officielle et, si nécessaire, demander conseil à une tierce partie sur la manière de procéder.

Il est important que chaque question soulevée dans le rapport de contrôle fiscal soit traitée. Les entreprises doivent lire attentivement le rapport et en discuter de manière approfondie afin de s'assurer que toutes les parties prenantes comprennent les résultats de l'audit et les modifications à apporter. Les modifications présentées dans le rapport devraient être mises en œuvre rapidement et les entreprises devraient documenter les mesures qu'elles prennent afin de démontrer leur conformité.

Efficacité comptable prête à l'audit

Les contrôles fiscaux, comme tous les types d'audit, peuvent représenter une fardeau administratif. La fonction financière ne s'arrête pas pendant un audit et les équipes comptables doivent être en mesure d'effectuer des tâches critiques, telles que la clôture de fin de mois, tout en remplissant leurs obligations d'audit.

Heureusement, les directeurs financiers peuvent alléger cette pression d'audit en s'appuyant sur les possibilités de l'automatisation. FloQast logiciel de comptabilité, par exemple, aide les comptables à créer un environnement de travail prêt pour les audits dans lequel les données critiques peuvent être consultées et récupérées en quelques secondes, et partagées en toute sécurité avec des tiers. Au-delà de cette rapidité et de cette efficacité automatisées, FloQast aide les entreprises à centraliser leur fonction financière, en augmentant la visibilité et la responsabilisation pour les tâches d'audit critiques et en mettant en évidence les obstacles potentiels à l'efficacité.

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