Behalten Sie die Kontrolle: Strategien für effektives Zeitmanagement

Abden Autor heraussuchen: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 und 2022, 40 unter 40, CPA Practice Advisor, Gewinnerin der Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsfachleuten helfen, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

Als Buchhalter lieben wir es, organisiert zu sein. Aber selbst wenn Sie einen Zeitplan und eine To-Do-Liste haben, kann dies noch Ich habe das Gefühl, dass der Tag nicht genug Stunden hat, um alles zu erledigen.

Wenn Sie das Zeitmanagement beherrschen, können Sie mehr erledigen. Wenn Sie täglich nur zehn Minuten einplanen, können Sie sogar bis zu zwei Stunden von verschwendeter Zeit. Aber wo fängst du an?

Zeitmanagement ist etwas, an dessen Verbesserung ich in meinen Jahren als Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und Geschäftsinhaber gearbeitet habe. Ich habe viele Dinge ausprobiert, von denen einige sehr erfolgreich waren, andere weniger. Heute werde ich meine effektivsten Zeitmanagementstrategien vorstellen, mit denen Sie und Ihr Team die Produktivität steigern und sich von Ihrem Tag weniger überfordert fühlen können.

Behalten Sie den Puls Ihres Zeitplans

Um Ihre Zeit besser verwalten zu können, müssen Sie wissen, wo sie verbracht werden muss. Mit anderen Worten, Sie müssen Ihren Zeitplan im Auge behalten.

Wie kannst du das machen?

• Führen Sie wöchentliche Rückblicke auf die kommende Woche durch, damit Sie wissen, womit Sie es zu tun haben.
• Erstelle jeden Abend eine priorisierte To-Do-Liste für den nächsten Tag.

Wenn Sie einen Gesamtüberblick über die kommende Woche haben, wird es viel einfacher, Aufgaben in tägliche Aufgabenlisten aufzuteilen. Es stellt auch sicher, dass Sie die wichtigsten Aufgaben frühzeitig angehen und Ihr Arbeitspensum gleichmäßig über die Woche verteilen (oder so nah wie möglich). Stellen Sie im Rahmen dieses Vorgangs sicher, dass Sie Leerzeichen in Ihren Kalender einfügen. Diese Zeit wird wichtig sein, denn wie wir alle wissen, laufen die Dinge nie wie geplant und Sie möchten Zeit für das Unerwartete einplanen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass jeder anders ist, und dies ist nur eine allgemeine Empfehlung. Möglicherweise müssen Sie mehrere Wochen oder Monate nach vorne schauen, um Ihren Zeitplan besser planen zu können, und das ist fein. Ziel ist es, den Überblick über Ihren Zeitplan zu behalten, damit Sie Ihre Arbeitsbelastung besser bewältigen können, ohne überfordert oder ausgebrannt zu werden.

Ich stelle mir die Planung meines Zeitplans gerne ähnlich vor wie die Planung eines Urlaubs. Wenn Sie Ihren Urlaub planen und jeden Tag zu viele Dinge erledigen, sind Sie am Ende gestresst und kommen nicht zu allem. Wenn Sie jedoch nichts auf Ihre Reiseroute setzen, verbringen Sie Ihren Urlaub oft damit, zufällig von einer Aktivität zur nächsten zu springen. Stattdessen ist es wichtig, sich (höchstens) auf ein oder zwei Dinge zu konzentrieren, die der Tag erledigen kann. Das gibt dir einen Anker und Fokus und bietet gleichzeitig genügend Flexibilität zum Erkunden. Das Gleiche kann für Arbeitszeitpläne gelten.

Plane deinen Tag

Es sollte sich von selbst verstehen, dass Sie Ihren Tag planen müssen. Aber wie Sie Ihren Tag planen, ist wichtig.

Wenn du deine To-do-Liste für den nächsten Tag erstellst, sieh dir jede Aufgabe genauer an und frage:

• Muss das erledigt werden gerade jetzt?
• Muss diese Aufgabe erledigt werden von mir?
• Muss das gemacht werden überhaupt?

Unter Berücksichtigung Ihrer Antworten können Sie Ihre arbeitsbezogenen Aufgaben wie folgt priorisieren:

• Für wichtige und dringende Aufgaben: Fügen Sie sie ganz oben auf Ihre To-Do-Liste hinzu
• Für wichtige Dinge, die nicht dringend sind: Planen Sie, sie in Zukunft zu erledigen (legen Sie ein Datum fest)
• Für Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt von Ihnen: Delegieren
• Alles, was nicht wichtig ist, werde es los

Obwohl alle oben genannten Punkte wichtig sind, möchte ich, dass Sie wirklich über den letzten Punkt nachdenken. Machst du Dinge, die beseitigt werden können? Während meiner Arbeit in der Wirtschaftsprüfung ließ mich mein Manager ihm am Montag einen wiederkehrenden Budgetbericht schicken. Ein paar Monate waren vergangen, und ich bemerkte, dass er nicht mehr auf meine Montags-E-Mail antwortete. Am Ende fragte ich ihn, ob er immer noch möchte, dass ich den Bericht weiter sende. Seine Antwort war, dass derselbe Bericht, den ich wöchentlich zusammengestellt hatte, ihm jetzt automatisch auf einem Dashboard zur Verfügung stand.

Davon abgesehen hätte er mir wahrscheinlich sagen sollen, dass er diesen Bericht nicht mehr benötigt und ihm zugeschickt hat, aber es versteht sich von selbst, dass auch Sie Dinge tun könnten, die nicht mehr notwendig sind.

Sobald Sie eine priorisierte Liste der Dinge haben, die Sie tun müssen, können Sie Ihren Tag blockieren und planen. Hier sind ein paar Tipps:

• Konzentrieren Sie sich darauf, ähnliche Aufgaben zu gruppieren. Das Springen von einer Aufgabe zu einer völlig anderen Aufgabe kann zu viel Zeitverschwendung und (noch schlimmer) zu verschwendeter Gehirnleistung führen.
• Planen Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans Zeit ein, um die Aufgaben auf Ihrer Liste zu erledigen. Das Parkinsonsche Gesetz ist das alte Sprichwort, dass sich die Arbeit ausdehnt, um die Zeit zu füllen, die für ihre Fertigstellung vorgesehen ist, und das trifft absolut zu, wenn es um die Arbeit geht, die wir als Buchhalter verrichten.
• Berücksichtigen Sie die Stunden, in denen Sie am produktivsten sind, und maximieren Sie diese Zeit. Wenn Sie beispielsweise morgens am produktivsten sind, können Sie dann Prioritäten für Ihre schwerste und herausforderndste Arbeit setzen?
• Machen Sie den ganzen Tag über Pausen. Niemand sollte 8 Stunden am Stück arbeiten. Dein Gehirn (und dein Körper) werden es dir danken. Steh auf und mache alle ein oder zwei Stunden einen kurzen Spaziergang. Schon fünf bis zehn Minuten können Wunder bewirken!

Wenn Sie diese Tipps befolgen, um Aufgaben zu priorisieren und einen realistischen Zeitplan zu erstellen, können Sie Ihre Arbeitsbelastung im Griff behalten und gleichzeitig effizienter arbeiten.

Aufgaben delegieren

Jeden Werktag, Arbeitnehmer geben aus 51% ihrer Zeit für Aufgaben ohne oder mit geringem Wert. Möglicherweise müssen Sie diese Elemente von Ihrer Liste streichen, aber das bedeutet nicht, dass Sie derjenige sein müssen, der sie ausführt. Wie wir bereits erwähnt haben, sollten Sie bei der Planung Ihres Tages berücksichtigen, was Sie an andere delegieren können.

Ich ermutige Sie, nicht nur tägliche Aufgaben zu delegieren, sondern auch noch einen Schritt weiter zu gehen. Zumindest solltest du dich alle paar Wochen fragen:“Was kann ich als Nächstes delegieren?“ Das bedeutet nicht, was Sie jetzt delegieren können, aber was steht auf der Roadmap, die Sie in Zukunft delegieren sollten? Schauen Sie sich an, was Sie Tag für Tag, Woche für Woche und Monat für Monat tun und das Sie in naher Zukunft auslagern können.

Im Laufe der Zeit möchten Sie Ihre Zeit auf übergeordnete Aufgaben konzentrieren können. Natürlich wird das Delegieren einige Zeit in Anspruch nehmen, und Sie müssen sicherstellen, dass Sie die richtigen Schulung und SOPs an Ort und Stelle, um diesen Prozess zum Erfolg zu führen.

Optimieren Sie Ihre Aufgaben mit den richtigen Tools und der richtigen Software

Jeder kann von den richtigen Tools und Software profitieren. Technologie kann:

• Zeit sparen
• Fehler reduzieren
• Steigern Sie die Produktivität
• Zusammenarbeit fördern
• Unterstützen Sie eine effektive Entscheidungsfindung
• Ermöglicht es Ihnen, sich auf wertvollere Arbeiten zu konzentrieren
• Und noch viel mehr

Wenn es um Software geht, sollten Sie sowohl bestehende als auch neue Software berücksichtigen. Fragen Sie sich bei vorhandener Software, ob es Möglichkeiten gibt, Ihren aktuellen Tech-Stack besser zu nutzen. Auf der anderen Seite sollten Sie sich überlegen, welche Software Sie aufgrund aktualisierter Prozesse oder neuer Technologien möglicherweise entfernen können.

Was neue Software angeht, sollten Sie im Auge behalten, was verfügbar ist und was Sie könnten am Arbeitsplatz umsetzen um Ihre Aufgaben und Ihren Arbeitsablauf weiter zu optimieren. In der Tat diese ist ein großartiger Blog zur Auswahl neuer Technologien für Ihre Buchhaltungsabteilung.

Software wie FloQast kann Buchhaltungsabteilungen dabei helfen, Aufgaben zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und alltägliche Teile ihres Workflows zu automatisieren. Die Optimierung des Auditprozesses und die Vereinfachung des monatlichen Abschlusses sind beispielsweise nur eine der Möglichkeiten, wie Sie und Ihr Team mit der richtigen Technologie das Zeitmanagement meistern können.

Bremsen Sie Zeitverschwender

Zeitverschwender sind überall um uns herum. Software kann helfen, einen Teil dieser verlorenen Zeit zu vermeiden, aber viele Punkte auf der folgenden Liste erfordern eine Änderung der Gewohnheiten. Seien Sie ehrlich zu sich selbst und Ihrem Team, um herauszufinden, ob das Zeitmanagement durch folgende Faktoren entgleist wird:

• Multitasking und Task-Hopping
• Zu viel Zeit in sozialen Medien verbringen
• Ablenkung durch Teamchats oder zu viele E-Mails
• Planung oder Teilnahme an langen, unnötigen Besprechungen
• Prokrastinieren, indem wir Dinge aufschieben, die wir nicht tun wollen

Unabhängig von den Strategien, mit denen wir unseren Tag planen, oder den Tools und Technologien, die wir einsetzen, kann ein gutes Zeitmanagement nicht erreicht werden, wenn wir große Zeitverschwender nicht bremsen. Vielleicht können die Social-Media-Kanäle einmal am Tag überprüft werden, oder E-Mails können mehrmals am Tag und nicht jede Stunde überprüft werden. Wenn es um Besprechungen geht, legen Sie einen strengen Zeitplan fest und haben Sie immer eine Tagesordnung.

Die Eliminierung von Zeitverschwendern ermöglicht es den Teams, produktiver zu arbeiten und Aufgaben schneller zu erledigen, sodass sie mehr Zeit haben, sich auf das zu konzentrieren, was ihnen wirklich wichtig ist — sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros.

Reflektieren, verbessern und wiederholen

Zeitmanagement braucht Zeit und Geduld. Leider läuft Ihr ursprünglicher Plan möglicherweise anders, als Sie es sich vorgestellt haben. Sie können und sollten jedoch:

• Denke über jede Woche nach. Was ist gut gelaufen? Was lief nicht gut? Was kann verbessert werden?
• Probiere neue Dinge aus. Alternative Lösungen funktionieren möglicherweise besser als das, was Sie tun jetzt.
• Erstellen Sie eine Feedback-Schleife, die es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, Ihnen mitzuteilen, was funktioniert und was nicht wie geplant läuft.

Lass dich nicht entmutigen, wenn deine Pläne, Zeitmanagement-Meister zu werden, diese Woche nicht aufgegangen sind. Denken Sie stattdessen nach, verbessern Sie und wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie ein produktives Arbeitsumfeld geschaffen haben.

Letzte Gedanken

Du hast eine gemacht Menge um diesen Punkt zu erreichen. Vergessen Sie nicht, sich und Ihr Team für all die Anstrengungen zu belohnen, die sie unternommen haben, um die Kontrolle über ihr Zeitmanagement zu erlangen. Du kannst die Erfolge deines Teams würdigen, Geschenkgutscheine verteilen oder zum Mittagessen gehen, um alle zu ermutigen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Zeit ist Geld, und als Buchhalter wissen Sie, wie wichtig es ist, effizient zu sein. Wenn Sie die oben genannten Tipps zum Zeitmanagement anwenden, können Sie und Ihr Team produktiver sein, weniger Zeit verschwenden und Termine einfacher einhalten.

Vor Kurzem veranstalteten Katie und eine Gruppe von Frauen in der Buchhaltung ein Live-Webinar zur Feier von Monat der Frauengeschichte während sie verschiedene Sektoren erörtern, um die dringendsten Themen zu erörtern, mit denen Frauen in der Rechnungslegung heute konfrontiert sind, und um die Beiträge anzuerkennen, die Frauen in der Branche weiterhin leisten.