Buchhaltung
Die Zukunft des Rechnungswesens und der Wirtschaftsprüfung sind KI, Bots und maschinelles Lernen
Nein, die Roboter werden nicht Ihren Job in der Buchhaltung übernehmen, aber Ihr neuer Kollege könnte ein Bot sein. Wirtschaftswissenschaftler des Weltwirtschaftsforums gehen davon aus, dass bis 2025 die Zeit, die Menschen und Maschinen für Aufgaben aufwenden, gleich sein wird.
Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in der Buchhaltung und Rechnungsprüfung wird diese Arbeit mehr Spaß machen und die tieferen Einblicke liefern, nach denen sich Unternehmen sehnen. Zum ersten Mal in der Geschichte der Buchhaltung werden Buchhalter eine Pause von den langweiligen Aufgaben bekommen, die Bots und KI schneller und genauer erledigen können, und sie werden mehr von der Arbeit machen können, die eigentlich einen CPA erfordert. Dies geschieht bereits heute in Wirtschaftsprüfungsunternehmen und in Buchhaltungsteams in der Industrie, die KI-Technologie einsetzen. Werfen wir einen Blick darauf, was diese Explosion der künstlichen Intelligenz für Buchhalter und Wirtschaftsprüfer bedeuten kann.
Künstliche Intelligenz in Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung
Zunächst einmal: Was ist künstliche Intelligenz? Eine weit gefasste und allgemeine Definition stammt von CPA Canada, die KI als "die Wissenschaft, die Programmen und Maschinen beibringt, Aufgaben zu erledigen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern" definiert. Künstliche Intelligenz nutzt Computeralgorithmen, um Aufgaben auszuführen, Vorschläge zu machen und sogar Entscheidungen zu treffen, die den menschlichen Intellekt nachahmen und ergänzen.
Auf ihrer grundlegendsten Ebene ist künstliche Intelligenz aufgabenbasiert und verfügt über begrenzte Fähigkeiten: Eine bestimmte Eingabe führt zu einer bestimmten automatischen Antwort. Einem Buchhaltungssystem kann beispielsweise beigebracht werden, Transaktionen aus einem Bankfeed automatisch zu kodieren, und zwar auf der Grundlage von Regeln, die von einem Benutzer vorgegeben werden. Bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) wird KI eingesetzt, um bestimmte Aufgaben zu automatisieren, z. B. das Abrufen einer Bestellung aus einem Kundenportal, das Extrahieren der Daten, das Erstellen eines Eintrags in der Debitorenbuchhaltung und das Weiterleiten der Informationen an die Auftragsabwicklung. Auf dieser Ebene beschränkt sich das, was der KI-Bot tut, auf die vom Benutzer definierten Regeln.
Aber die heutige KI hat sich über das einfache Auswendiglernen von Aufgaben hinaus weiterentwickelt und lernt selbständig. Beim maschinellen Lernen (ML) werden KI-Algorithmen auf große Datensätze angewandt, um Muster zu erkennen und Vorhersagen oder Entscheidungen mit begrenzter menschlicher Anleitung zu treffen. Diese Art von KI wird immer besser, je mehr Daten sie verarbeitet, und kann natürliche Sprachverarbeitung anwenden, um gesprochene oder geschriebene Sprache zu interpretieren. Empfehlungen von Amazon oder Netflix sind Beispiele für diese Art von KI. Die Datensätze können strukturiert sein, z. B. eine Reihe von Buchhaltungstransaktionen, oder sie können aus unstrukturierten Daten bestehen, z. B. Satellitenbilder, E-Mail-Nachrichten, Audio- oder Videodateien - im Grunde alles, was sich digitalisieren lässt.
Deep Learning ist ein Teilbereich des maschinellen Lernens, der dem menschlichen Gehirn nachempfunden ist. Es verwendet künstliche neuronale Netze, bei denen jede Schicht in einer hierarchischen Struktur das Gelernte an die nächste Schicht weitergibt. Deep Learning wendet nichtlineare Algorithmen des maschinellen Lernens an, um sehr große Datensätze zu erkennen und daraus zu lernen. Selbstfahrende Autos nutzen Deep Learning, um die vielen sensorischen Signale zu interpretieren, die wir Menschen verarbeiten und auf die wir sofort reagieren können.
Wir alle nutzen KI in unserem täglichen Leben. Unsere Newsfeeds in den sozialen Medien werden von Algorithmen kuratiert, die uns mehr von dem zeigen, dem wir bereits unsere Aufmerksamkeit gewidmet haben. Der Support auf vielen technischen Websites stützt sich auf programmierbare Chatbots, die natürliche Sprachverarbeitung nutzen, um Lösungen für die häufigsten Probleme anzubieten. Unsere Banken nutzen KI, um uns vor potenziell betrügerischen Aktivitäten zu warnen. Im Gesundheitswesen wird KI eingesetzt, um Radiologen bei der Analyse von Mammogrammen zur Krebserkennung zu unterstützen.
Ideen für den Einsatz von KI-Technologien in der Buchhaltung und Rechnungsprüfung gibt es zwar schon seit Jahrzehnten, aber erst in jüngster Zeit hat die Kombination aus schnelleren Computern, billiger Datenspeicherung und der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsvorgängen die Entwicklung von KI-Tools wirtschaftlich rentabel gemacht. Heute erleben wir eine explosionsartige Entwicklung von neuen Technologien in allen Bereichen.
Die drei Arten von AI
Es gibt drei Arten von KI, je nach dem Grad der in das System eingebetteten Intelligenz. Die primitivste Art - und das ist alles, was wir bisher entwickelt haben - ist die enge oder schwache KI. Diese Art von KI ist aufgaben- oder zielorientiert. Dies ist die KI in IBMs Watson, die gut in bestimmten Aufgaben ist, wie dem Gewinnen von Jeopardy.
Die nächste Stufe ist die allgemeine oder starke KI, die so intelligent wie ein Mensch sein soll. Dies ist die KI von HAL in 2001: Odyssee im Weltraum. Die höchste Stufe der KI ist die künstliche Superintelligenz, die den Menschen in allen Aspekten der Intelligenz oder Kreativität übertrifft. Dies ist die KI in der Terminator-Serie, in der die Maschinen schließlich beschlossen, dass sie den Menschen nicht mehr brauchen.
Kann künstliche Intelligenz in der Wirtschaftsprüfung und im Rechnungswesen eingesetzt werden?
Da Bots nie langweilig werden und ihre Aufgaben fehlerfrei und schnell erledigen, ist KI besonders nützlich für die sich wiederholenden, fehleranfälligen manuellen Prozesse, die die Arbeit von Buchhaltern und Wirtschaftsprüfern seit Jahrhunderten bestimmen. Dank neuer Technologien, die von zukunftsorientierten Wirtschaftsprüfungsunternehmen und Wirtschaftsprüfern in der Industrie eingesetzt werden, haben Wirtschaftsprüfer nun die Zeit und Energie, um die höherwertige beratende Arbeit zu leisten, die Unternehmen tatsächlich hilft, ihre Ziele zu erreichen.
KI, die auf maschinellem Lernen basiert, kann nicht nur benutzerdefinierte Regeln befolgen, um Transaktionen zu kodieren oder bestimmte Aufgaben automatisch auszuführen, sondern auch Erkenntnisse in Echtzeit liefern, die einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen darstellen, die noch auf manuelle Prozesse angewiesen sind.
Bei FloQast nutzen wir KI in AutoRec, um Bankgeschäfte mit GL-Transaktionen abzugleichen. Ein schnellerer Abgleich trägt dazu bei, die Bücher schneller abzuschließen, was bedeutet, dass die Finanzausweise und Berichte, die für die Entscheidungsfindung verwendet werden, die Führungskräfte des Unternehmens schneller erreichen.
Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung könnten Apps, die KI einsetzen, neben der optischen Zeichenerkennung zur Interpretation und korrekten Codierung und Erfassung von Lieferantenrechnungen auch diese Aufgaben übernehmen:
- Abgleich der Rechnung mit den gelieferten Waren oder Dienstleistungen und mit den Bestellungen
- Extrahieren von Informationen aus Begleitverträgen oder anderen Dokumenten
- Benachrichtigungen über Rabatte für vorzeitige Zahlungen senden
- Weiterleitung der Rechnung an die richtige Person zur Genehmigung
- Prognostizieren Sie den Kassenbestand, um den besten Zeitpunkt für Zahlungen zu bestimmen.
- Erkennen von Fehlern, die von Menschen verursacht wurden
- Doppelte Zahlungen beseitigen
- Betrügerische AP-Schemata aufdecken
- Abgleich der Zahlungen mit den Rechnungen
Durch die Automatisierung dieser zeit- und arbeitsintensiven Geschäftsprozesse können Buchhaltungsteams mit weniger Personal mehr erreichen. Im komplexen regulatorischen Umfeld von heute, in dem die Personalbesetzung seit Jahren eine Herausforderung darstellt, kann die Einstellung eines KI-Bots zur Erledigung zeitaufwändiger und sich wiederholender Aufgaben einen echten Wendepunkt darstellen.
Im Zuge der Pandemie entwickeln viele Unternehmen Finanzprognosemodelle mit mehreren Szenarien, um auf plötzliche Veränderungen in ihrem Betriebsumfeld reagieren zu können. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen bei der Erstellung von Prognosen können FP&A-Teams weitaus mehr Daten aus viel mehr Quellen einbeziehen, um die Genauigkeit ihrer Prognosen zu erhöhen. Diese Art von Prognosen geht weit über die Möglichkeiten von Excel hinaus.
Auf der Prüfungsseite helfen KI-Tools bei der Risikobewertung, indem sie die gesamte GL durchkämmen, um fragwürdige Transaktionen zu identifizieren. Anstatt nur einige wenige Transaktionen zu stichprobenartig zu prüfen und zu hoffen, die Nadel im Heuhaufen zu finden, können Prüfungsteams 100 % der Transaktionen prüfen und alle Nadeln finden, was das Prüfungsrisiko erheblich verringert.
Wie kann KI die Rechnungsprüfung verbessern?
Maschinelles Lernen hat das Potenzial, die Geschwindigkeit und Qualität von Prüfungen zu erhöhen, wie das CPA Journal hier erklärt. Durch den Einsatz von KI für die mühsamen Aufgaben des Ankreuzens und Bindens, die ein unvermeidlicher Teil des Prüfungsprozesses sind, haben die Prüfer mehr Zeit für die Überprüfung und Analyse und können sich besser auf die schwierigeren Bereiche mit höherem Risiko konzentrieren. Die zusätzliche Zeit und die gewonnene geistige Energie geben den Prüfern die Möglichkeit, einen Schritt zurückzutreten und das große Ganze zu sehen. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die KI zusammen mit der Datenanalyse nutzen, um einen datengesteuerten Prüfungsansatz zu verfolgen, werden einen Wettbewerbsvorteil haben, da sie ihren Kunden über den Prüfungsbericht hinaus wertvolle Erkenntnisse liefern können.
Einige Tools nutzen KI zur Prüfung von Journaleinträgen, um fragwürdige Einträge zu finden. Andere korrelieren Finanzdaten mit unstrukturierten nicht-finanziellen Daten, um zu bestätigen, dass die Unternehmensleistung mit dem Betriebsumfeld und dem Geschäftsmodell übereinstimmt. Diese Tools sind kein Ersatz für das Verständnis eines Wirtschaftsprüfers für Unternehmen und Branchen, können aber die menschliche Intelligenz des Wirtschaftsprüfers ergänzen, um den Kunden wertvolle Erkenntnisse zu liefern, die ihnen helfen, ihre Ziele zu erreichen.
In nicht allzu ferner Zukunft könnten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Bots für Routineaufgaben wie Bestätigungen und zur Unterstützung bei einfachen Prüfungen wie der Prüfung von Sozialplänen einsetzen.
Seien Sie der Disruptor, nicht der Unterbrochene
Es stimmt zwar, dass KI, maschinelles Lernen und die Automatisierung von Prozessen durch Roboter das Potenzial haben, viele der Aufgaben von Buchhaltern und Wirtschaftsprüfern zu übernehmen, aber sie werden das professionelle Urteilsvermögen, den Einblick und die Anleitung, die nur ein Mensch bieten kann, nicht ersetzen - zumindest nicht in absehbarer Zukunft.
Die technologische Umwälzung ist auf dem Weg, und sie wird jeden Teil des Berufsstandes der Buchhalter verändern und hat das Potenzial, Buchhalter aus ihrem Beruf zu verdrängen, wenn sie nicht Teil dieser Umwälzung werden. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Buchhaltungsteams in der Industrie, die diese neuen Technologien einsetzen, werden dazu beitragen, dass der Beruf des Buchhalters relevant bleibt und nicht durch böse Computer wie HAL ersetzt wird.
