Genesee & Wyoming automatisiert Finanzabschluss und migriert ERP - zur gleichen Zeit

Genesee & Wyoming Inc. (G&W), ein führender Eigentümer und Betreiber von 115 Güterbahnen weltweit, musste seinen Monatsabschluss rationalisieren, aber eine anstehende ERP-Migration drohte ihn zu verzögern. Nach der Bewertung der unmittelbaren Produktivitäts- und Geschwindigkeitssteigerungen sowie des umfassenden ERP-Migrations-Supports von FloQast entschied sich G&W zum Weitermachen. Dank der reibungslosen FloQast-Implementierung und ERP-Migration verfügt G&W nun über konsistentere und besser verknüpfte Finanzsysteme und Berichte, ein klareres Bild der Kontenabstimmungen und konnte den 7-tägigen Abschluss auf 4 Tage reduzieren.

"FloQast hat uns die Einführung und Änderung unseres ERP-Systems sehr erleichtert. Es ist sicher, zentralisiert und überprüfbar, was genau das ist, was wir brauchten und was wir bekommen haben."

- Jeff Pratt, Direktor für finanzielle Transformation

Als Director of Financial Transformation bei G&W ist Jeff Pratt für die Förderung von Innovationen und die Implementierung neuer Systeme im Finanz- und Rechnungswesen verantwortlich. Als der Monatsabschluss bei G&W als umgestaltungsbedürftiger Bereich identifiziert wurde, untersuchte Jeff den Markt, verschickte Ausschreibungen an wichtige Akteure und entschied sich schließlich für FloQast aufgrund der Datenflexibilität, der schnellen Implementierung, des Spektrums an Automatisierungsmöglichkeiten und der benutzerfreundlichen Funktionalität.

"Wir wussten, dass wir eine neue ERP-Implementierung durchführen würden, und wir wollten sichergehen, dass wir den Wechsel zu gegebener Zeit problemlos vollziehen können", sagte Jeff. "FloQast war eine großartige Lösung für uns. Die anfängliche Implementierung verlief reibungslos, und auch während der ERP-Migration gab es keine Probleme. Der Support war fantastisch."

Marc LaBarbera ist der Leiter der Unternehmensbuchhaltung bei G&W und war ebenfalls am Prüfungs- und Auswahlverfahren beteiligt. Er und seine Teams arbeiten jeden Monat in FloQast und verwalten den Monatsabschluss.

"Vor FloQast war die Verwaltung der Abstimmung unserer zahlreichen Bilanzkonten eine große Herausforderung, so dass es schwierig war, sicherzustellen, dass nichts übersehen wurde", so Marc. "Seit der Integration von FloQast ist ihr Bericht zur Vollständigkeitsprüfung, der alle aktiv abgestimmten ERP-Konten umfasst, jedoch unglaublich wertvoll für uns, da er uns Zeit spart und sicherstellt, dass wir für Audits gerüstet sind."

Organisierter Monatsabschluss, vereinfachte ERP-Migration

Laut Yvonne Roux, ACMA, CGMA und Assistant Regional Controller von G&W für das Vereinigte Königreich und Mitteleuropa, waren unvollständige oder übersehene Abstimmungen von Bilanzkonten auch aus internationaler Sicht die größte Herausforderung.

"Bei der ERP-Migration habe ich mit dem FloQast-Team zusammengearbeitet, um unseren Kontenplan zu überarbeiten und die Arbeitsabläufe neu zu konfigurieren, und sie waren hervorragend. Die Umstellung von unserem alten System war eine sehr positive Erfahrung für uns, da FloQast während der Umstellung als Hauptquelle der Wahrheit bei Abstimmungen diente."

- Marc LaBarbera, Direktor für Unternehmensrechnung

"Von der Abstimmung der Bilanzkonten über interne Kontrollen bis hin zur Rechnungsprüfung hat FloQast uns sehr geholfen", so Yvonne, die in London arbeitet. "Die Abstimmungsaufgaben sind festgelegt, jeder weiß, wer was tut, und es gibt kein Verstecken oder Schuldzuweisungen."

Yvonne sagte, der Abstimmungsbericht habe auch die Rechenschaftspflicht und die Vollständigkeit erhöht.

"Der Fortschrittsbericht über die Abstimmungen wird an alle Mitarbeiter verschickt. Ihr Name steht darauf, und es ist eine Gelegenheit, den Fortschritt zu überprüfen und entweder aufzuholen oder um Hilfe zu bitten", sagte sie. "Die Sichtbarkeit und die praktische Tatsache, dass alles an einem Ort ist, haben die Verantwortlichkeit im gesamten Team erhöht.

Als die Zeit für die ERP-Migration von Dynamics GP zu Dynamics 365 gekommen war, sagte Marc, dass sie reibungslos und schnell verlief, mit minimalem Aufwand für ihn, um die Umstellung vorzunehmen und die Arbeitsabläufe umzustellen.

"Bei der ERP-Migration habe ich mit dem FloQast-Team zusammengearbeitet, um unseren Kontenplan zu überarbeiten und die Arbeitsabläufe neu zu konfigurieren, und sie waren hervorragend", sagte Marc. "Die Umstellung von unserem alten System war eine sehr positive Erfahrung für uns, da FloQast während der Umstellung als Hauptquelle der Wahrheit bei Abstimmungen diente."

Druck verringern, Prüfungsbereitschaft bestätigen und Abschlussfristen verkürzen

Marc sagte, dass die Prüfungen zum Quartals- und Jahresende weniger stressig und zeitaufwändig sind, seit FloQast Fortschrittsberichte und Vollständigkeitskontrollen bereitstellt.

"Unser Führungsteam in der Buchhaltung ist begeistert von den FloQast-Analysen aller Einheiten und Abstimmungen und von dem, was noch aussteht", sagte Marc. "Wir haben Fristen, und FloQast bietet Einblicke, die unserer Führung versichern, dass wir diese Fristen einhalten werden.

Auch die Vorbereitungen für externe Prüfer sind weniger aufwändig.

"Wir können bis ins kleinste Detail nachvollziehen, was noch aussteht und wer dafür zuständig ist, so dass wir etwas dagegen unternehmen können, bevor es zu spät ist", so Marc. "Die Vollständigkeitsprüfungen stellen sicher, dass wir für externe Prüfer gerüstet sind und weder ihre noch unsere Zeit verschwenden.

Yvonne betont die Vorteile der Prüfungsvorbereitung in Bezug auf Genauigkeit und Zeitersparnis.

"Wir legen großen Wert auf die Einhaltung des Sarbanes-Oxley-Gesetzes (SOX), und FloQast hilft uns, SOX-Risiken zu vermeiden", so Yvonne. "Die Dokumentation ist leicht verfügbar, so dass wir auf Anfrage nur einen Link oder eine Datei weitergeben müssen. Wenn die Prüfer die Präzision und Organisation sehen, haben sie weniger Nachfragen, und das beschleunigt den Prüfungsprozess für uns alle.

Jeff sagte, dass die Erfahrungen mit FloQast in Bezug auf Implementierung, ERP-Migration und Ergebnisse wie versprochen ausgefallen sind.

"FloQast hat die Implementierung und Änderung unseres ERP-Systems sehr einfach gemacht", so Jeff. "Es ist sicher, zentralisiert und überprüfbar, was genau das ist, was wir brauchten und was wir bekommen haben.