Prüfungsreife SOX-Kontrollen und Tests für interne und externe Prüfungen.

Verbindung von Kontrollverantwortlichen, Compliance-Managern und internen Audit-Funktionen in einer einzigen Plattform für verbesserte Zusammenarbeit und Echtzeit-Transparenz des Compliance-Zustands.

Durch die Zusammenlegung von Close und Compliance wurden 110.000 Dollar an externen Prüfungsgebühren eingespart.

Bis vor kurzem waren Monatsabschluss und das Compliance-Programm des innovativen Biopharmaunternehmens Curis in hohem Maße von Unmengen an Papier, dreireihigen Ordnern und ausgelagerten internen Prüfern abhängig. Seit der Implementierung von FloQast hat Curis seinen Abschlussprozess und sein Compliance-Programm gestrafft und erhebliche Kosteneinsparungen erzielt - etwa 110.000 US-Dollar jährlich. Hier erfahren Sie, wie Curis die Automatisierung und die vernetzte Plattform von FloQast genutzt hat, um Geld zu sparen und neue Standards für Genauigkeit, Transparenz und Verantwortlichkeit zu setzen.

"Das Konzept für die Verwaltung und Prüfung unserer SOX-Kontrollen war einfach; wir brauchten nur FloQast, um dies zu organisieren und zu automatisieren. Das hat uns 110.000 Dollar an externen Prüfungsgebühren erspart."

- Jake Burgess, Vizepräsident und Unternehmen Controller:in

Wenn Jake Burgess, Vizepräsident und Corporate Controller:in bei Curis in Lexington, Massachusetts, vor vier Jahren in das Unternehmen eintrat, brachte er eine klare Vorstellung von einem idealen Monatsabschluss Prozess mit.

Nachdem er die Vorteile von FloQast Close bei seinem früheren börsennotierten Unternehmen kennengelernt hatte, erkannte Jake die erheblichen Vorteile. Trotz der anfänglichen Neigung des Teams, einer ERP-Umstellung den Vorzug vor der Implementierung einer Close-Lösung zu geben, sprach sich Jake entschieden für eine Investition in FloQast Close aus. 

Seine Argumentation war einfach: FloQast Close bietet eine hohe Investitionsrentabilität, führt wiederholbare Prozesse ein und erleichtert den nahtlosen Übergang zu einem neuen ERP-System. Jake betonte: "Ich möchte nie wieder eine Monatsabschluss ohne FloQast verwalten."

Eine robuste Abschluss-Checkliste und eine Integration mit Microsoft Dynamics GP machten die Implementierung von FloQast schnell und effizient. Jake und sein Team ersetzten manuelle Tabellenkalkulationen, Unmengen von Papier und Ordner mit drei Ringen durch automatisierte Rohbilanz tie-outs, zentralisierte Checklisten und speziell entwickelte Dashboards.

"Früher haben wir manuell abgezeichnet und eine Menge Papier verwendet", sagt Jake. "Jetzt verwenden wir kein Papier mehr, und wir haben die Struktur und Automatisierung von FloQast Guide , die uns auf dem richtigen Weg hält.

Compliance-Kontrollen, kombiniert mit dem Abschluss, reduzieren die Prüfungs- und Audit-Gebühren

Ein weiterer Bereich, der Jake unter dem Gesichtspunkt der Effizienz und der Kosten Sorgen bereitete, war die Einhaltung der Vorschriften. Die Übernahme und Durchführung von Kontrollen funktionierte gut, aber der Prozess der Bereitstellung durch den Kunden ("PBC") dauerte zu lange, und die Tests mit ausgelagerten internen Prüfern kosteten zu viel.

Leiterin der Buchhaltung Kayli Walker verwaltete die Website von Curis Monatsabschluss und erfüllte PBC Anfragen der ausgelagerten Innenrevisoren. Die Kombination aus FloQast Compliance Management und FloQast Close führte zu erheblichen Zeiteinsparungen im PBC Prozess.

"Früher habe ich jeden Monat ein paar Stunden gebraucht, um die Dokumentation von PBC hochzuladen. Es war einfach per Drag-and-Drop, aber es war trotzdem mühsam. Jetzt, mit FloQast Compliance, muss ich nur noch eine Beschreibung und einen Link in das Prüfer:in's PBC Portal eingeben, was etwa fünf Minuten dauert."

- Kayli Walker, Leiterin der Buchhaltung 

"Früher habe ich jeden Monat ein paar Stunden gebraucht, um die Dokumentation von PBC hochzuladen. Es war einfach per Drag-and-Drop, aber es war trotzdem mühsam", sagte Kayli. "Jetzt, mit FloQast Compliance, muss ich nur noch eine Beschreibung und einen Link in das Portal Prüfer:in's PBC eingeben, was etwa fünf Minuten dauert."

Mit der Optimierung von Monatsabschluss konzentrierte sich Burgess auf das SOX-Programm, einschließlich der Gesamtverwaltung, der Durchführung von Kontrollen und Tests. Die ausgelagerten internen Prüfer erbrachten Dienstleistungen für die Prüfung und Verwaltung des Konformitätsrahmens.

"Wir gaben jedes Jahr viel Geld für externe interne Prüfer aus und hatten nicht das Gefühl, dass wir den Gegenwert dafür bekamen", sagt Jake. "Also beschlossen wir, die Prüfung intern durchzuführen und FloQast Compliance Management auszuprobieren.

DurchDurch die Verknüpfung von Kontrollen mit Checklistenelementen und Abstimmungen, die bereits im Rahmen des Abschlusses durchgeführt wurden, konnten Burgess und sein Team die Kontrollen direkt in die Geschäftsprozesse einbetten und so Zugang zu einer Echtzeit-Validierung der Kontrollausführung erhalten. Darüber hinaus brachten sie Arbeitspapiere für die Tests ein und übertrugen die Rechenschaftspflicht auf die Verantwortlichen - alles innerhalb von FloQast.

"Das Konzept für die Verwaltung und Prüfung unserer SOX-Kontrollen war einfach; wir brauchten nur FloQast, um es zu organisieren und zu automatisieren", so Jake. "Dadurch haben wir 110.000 Dollar an externen Prüfungsgebühren gespart.

Burgess sagte, dass ihre Abschlussprüfer für Abschluss- und Compliance-Informationen auf FloQast zugreifen können, und zwar mit einer kuratierten Ansicht, die nur das anzeigt, was die Prüfer in ihrer Auflistung PBC sehen wollen. Mit der erhöhten Transparenz sind auch die Gebühren konstant geblieben.

"FloQast hilft uns, effektiver mit unseren Abschlussprüfern zusammenzuarbeiten, da es einen klaren Überblick über Vollständigkeit, Prüfergebnisse, Nachweise und Eigentumsverhältnisse bietet", so Jake. "Sie wissen, wo sich alles befindet und können bei Bedarf darauf zugreifen.

Abschluss und Einhaltung von Vorschriften auf einer einzigen Plattform schafft ultimativen Mehrwert

Burgess und Walker sind sich einig, dass die Zusammenführung der Programme für die Einhaltung von Close und SOX an einem Ort die Überwachung und den Arbeitsablauf sehr viel bequemer und effizienter gemacht hat.

"Mit FloQast weiß jeder in unserem Team, einschließlich unserer Abschlussprüfer, wohin er sich wenden muss, um Informationen zu erhalten, und es vermeidet doppelte Arbeit", so Kayli. "Ich muss etwas nicht einmal für den Abschluss und ein zweites Mal für SOX tun. Das ist das Tolle daran."

Jake sträubte sich gegen eigenständige Compliance-Plattformen, weil er den Wert nicht erkannte. Aber Compliance und Close in einer Plattform wie FloQast zu haben, macht den Unterschied.

"Ich finde es toll, mit FloQast eine einzige Quelle für vernetzte Close- und Compliance-Kontrollen zu haben", sagt Jake. "In diesem Fall ist das Ganze wirklich größer als die Summe seiner Teile, was den Wert und die Produktivität angeht.

FloQast + AWS

Die Infrastruktur von FloQast wird in der öffentlichen AWS-Cloud aufgebaut und bereitgestellt. FloQast setzt AWS CloudWatch ein, um die AWS-Umgebung zu sichern, zu pflegen und zu überwachen und so eine stabile Grundlage für die FloQast-Anwendung zu gewährleisten.

Über FloQast

FloQast ist ein führender Entwickler von Software für das Abschlussmanagement, die von Wirtschaftsprüfern entwickelt wurde, um Abschlüsse schneller und genauer zu erstellen. FloQast arbeitet mit den vorhandenen Checklisten und Excel des Buchhaltungsteams zusammen und bietet einen zentralen Ort für die Verwaltung des Monatsabschlusses und verschafft allen Beteiligten Transparenz. FloQast-Kunden schließen im Durchschnitt drei Tage schneller ab. Hunderte von Buchhaltungsabteilungen vertrauen auf die preisgekrönte Lösung, darunter die von Emma Sleep, Zoom, On AG und Twilio.
Beteiligen Sie sich an der Diskussion auf Twitter @floqast.

x