Von der Zusammenarbeit zur Automatisierung: Der nächste Schritt auf der FloQAst-Reise

Die Entstehung der meisten guten Ideen lässt sich in der Regel auf einen ganz einfachen Gedanken zurückführen. Im Fall von Floqast war diese Vorstellung so unkompliziert, wie es in der Geschäftswelt nur geht: Besprechungen sind im Großen und Ganzen zum Kotzen. Mike Whitmire, Mitbegründer und CEO von Floqast, war nicht die erste Person, die zu dieser Erkenntnis kam, und er wird nicht der letzte sein. Nachdem er quantifiziert hatte, wie viel Zeit er und seine Auditorenkollegen in täglichen und wöchentlichen Statusbesprechungen verbrachten, sah er eine Chance für Veränderungen. Sechs Jahre später hat sich die Mission von FloQast nicht geändert. Als Unternehmen, das von Buchhaltern für Buchhalter gegründet wurde, arbeitet unser Team von über 150 Mitarbeitern — darunter zahlreiche ehemalige CPAs und Wirtschaftsprüfer in allen Abteilungen — fleißig daran, Wege zu finden, um Buchhaltungsteams Zeit zu sparen, indem sie ihnen bei der Organisation, Zusammenarbeit, Integration und Automatisierung helfen. Hunderte von Unternehmen haben FloQast implementiert, um die Kommunikation zu verbessern und Engpässe zu beseitigen, und heute wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können eine Lösung, mit der Buchhaltungsteams effizienter als je zuvor arbeiten können.

Wir stellen vor: FloQast AutoRec

FloQast AutoRec ist eine Lösung, die die zeitaufwändigen und fehleranfälligen Methoden ersetzt, mit denen Teams Konten mit einer großen Menge an zugrunde liegenden Details abgleichen. Beispielsweise enthalten viele Bank- und Kreditkartenauszüge Tausende oder sogar Hunderttausende von Transaktionen. Buchhalter nehmen sich in der Regel jeden Monat einen oder mehrere Tage Zeit, um diese Konten mit hohem Volumen mit ihrem Lieblingstool — Microsoft Excel — abzugleichen. Abgesehen von der Belastung der Ressourcen während des kritischen Monatsabschlusses birgt der manuelle Abgleich von Transaktionen durch Sortieren, Ankreuzen und Farbcodieren von Tabellenkalkulationen ein gewisses Risiko, das unweigerlich zu Fehlern und Fragen von Prüfern in der Folge führt. Im Kern ist der proprietäre Matching-Algorithmus von FloQast, der auf künstlicher Intelligenz basiert, in der Lage, Datensätze mit Hunderttausenden von Datensätzen zu verarbeiten. In nur wenigen Minuten werden selbst die komplexesten Übereinstimmungen identifiziert, z. B. ein einziger Lohnbucheintrag im Hauptbuch, der mehreren einzelnen Schecks entspricht, die vom Bankkonto abgezogen wurden (Eins-zu-Viele-Treffer). FloQast AutoRec kann sogar automatisch Viele-zu-Viele-Übereinstimmungen erstellen, z. B. mehrere tägliche Kreditkarten-Batch-Einzahlungen, die in der Bank aufgezeichnet werden und sich auf zahlreiche einzelne Kundenzahlungen in der GL beziehen. Es ist auch in der Lage, Transaktionen abzugleichen, wenn die Referenzfeldbeschreibungen nicht genau passen, z. B. „Acme, Inc.“ in der GL, die mit „Acme.com“ auf dem Kontoauszug übereinstimmt.

Der Beweis im Pudding

Demme Learning — ein Bildungsverlag mit Hauptsitz in Pennsylvania — hat AutoRec schon früh in diesem Jahr eingesetzt. Das Unternehmen nutzte FloQast seit 2017, um den Monatsabschluss zu erleichtern, und nutzte die Gelegenheit, Abstimmungen zu automatisieren, was zum großen Teil auf sein kompliziertes Buchhaltungssystem zurückzuführen ist. Der Buchhaltungskoordinator Joel Theimer entschied sich dafür, AutoRec im Februar zum ersten Mal zu betreiben — ein traditionell langsamer Monat für das Buchhaltungsteam des Unternehmens. Er war von den Ergebnissen fassungslos. „Als ich Matching zum ersten Mal durchführte, war ich überrascht, dass Das Tool hat 97 Prozent [der Transaktionen] für mich sofort abgeglichen„, sagte er. „Ich bin mir sicher, dass AutoRec keine Ziffer übersehen wird. Es wird keine Zahlen transponieren und etwas abgleichen, das es nicht sollte, was meine Augen, wenn ich nur über eine Datei laufe, vielleicht tun würden. „In Zukunft kann Theimer mit AutoRec zwischen 24 und 72 Stunden pro Monat sparen, sodass er an strategischeren Projekten arbeiten kann, von denen das Unternehmen greifbarer profitiert. „Wir nehmen uns die Zeit, die wir mit der Durchführung des Closing verbracht haben, um es tatsächlich zu analysieren“, sagte er. „Wir schauen uns die Zahlen genauer an und können dem Management mehr Bericht erstatten. Wir berichten nicht mehr nur über die Ergebnisse, sondern schauen uns jetzt genauer an, was die Ergebnisse tatsächlich bedeuten. „Nachdem Joel den Abgleich von verzögerten Umsätzen im Unternehmen drastisch verbessert hat, kann er mit weniger Treffen mit Wirtschaftsprüfern rechnen. Stattdessen weist er auf eine grundsolide Abstimmung hin, in der detailliert beschrieben wird, wie jede Transaktion einzeln abgeglichen wurde. Jetzt das ist unkompliziert.