Buchhaltung

So schließen Sie das Geschäftsjahr in Great Plains ab

29. Dezember 2021 Shivang Patel

Der Jahresabschluss ist wie der Super Bowl für Buchhalter: Sie machen die Wiederholungen und heben die schweren Lasten. 

Sie haben die Monatsabschlüsse in Angriff genommen. 

Sie haben fehlerhafte Journalbuchungen abgefangen, bevor sie im Hauptbuch gebucht wurden. 

Und Sie haben die Bilanzabgleiche auf den Punkt gebracht.

Jetzt ist es Zeit für Ihre Siegesfeier. 

Ob Sie es wie der Super Bowl Shuffle der Chicago Bears aus dem Jahr 1985 machen oder etwas Gedämpfteres wie den Ickey Shuffle bevorzugen, der Abschluss des Jahres in Dynamics GP erfordert Planung.

Wir haben für Sie die Schritte zusammengestellt, die Sie unternehmen müssen, um Ihr Geschäftsjahr in Great Plains (GP) abschließen zu können.

Die Microsoft ERP-Arena

Wenn Sie schon lange genug als Buchhalter tätig sind, wissen Sie, dass Great Plains eines der besten ERP-Systeme ist. Es gibt es seit den frühen 1980er Jahren und wurde in North Dakota gegründet. Daher auch der Name - Great Plains.

Microsoft kaufte die Great Plains Software im Jahr 2001. Im Laufe seiner 40-jährigen Geschichte hat Great Plains zahlreiche Iterationen und Namen durchlaufen. Die aktuelle Version ist Microsoft Dynamics GP, Version 18.4.

Schritte zum Abschluss des Geschäftsjahres in Great Plains

Der Jahresabschluss ist die Zeit, in der das neue Geschäftsjahr eingeläutet wird. Was könnte spannender sein?

Great Plains erfordert eine bestimmte Reihenfolge für die Jahresabschlussroutine. Und dazu kommen wir gleich noch. 

Bevor Sie jedoch mit der Arbeit in Great Plains beginnen, müssen Sie zunächst alle Bilanzkonten abstimmen und Korrekturbuchungen vornehmen lassen. Sie können zwar eine Journalbuchung nach dem Abschluss vornehmen, aber es ist sinnvoll, dass Sie Ihre Buchungen für das laufende Jahr abgeschlossen haben.

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass Ihre Software mit den aktuellen Jahresend-Updates ausgestattet ist, die Microsoft in der Regel im Oktober veröffentlicht. 

Jetzt sind Sie bereit, in den Prozess des Jahresabschlusses in GP einzutauchen.

Bevor Sie mit dem harten Jahresabschluss beginnen, sollten Sie eine Sicherungsdatei erstellen. Auf diese Weise können Sie zu Ihrem Ausgangspunkt zurückkehren, falls es während des Abschlusses zu Problemen kommt.

Nachdem die Sicherung abgeschlossen ist, führen Sie zunächst den Befehl Links prüfen aus.

Klicken Sie: GP > Wartung > Links prüfen

Bevor Sie mit dem Schließen von Modulen beginnen, sollten Sie die Datenintegrität Ihrer GP-Datei überprüfen. Die Funktion Verknüpfungen prüfen korrigiert automatisch Datensätze oder Fehler. Falls nicht, wird eine Liste der Probleme erstellt.

Drei wichtige Punkte, die Sie über die Funktion Links prüfen wissen sollten:

  1. Sie müssen für Ihren Benutzernamen Zugriff auf die Systemsicherheit haben. Ohne Zugriff auf das gesamte System können Sie Check Links nicht ausführen.
  2. Alle anderen Benutzer müssen bei Great Plains abgemeldet sein. 
  3. Es ist zeitaufwendig. Am besten führen Sie es am Ende des Tages durch und lassen es über Nacht laufen.

Schritt 2: Bestätigen Sie, dass alle früheren Steuerperioden abgeschlossen sind.

Nachdem Check Links abgeschlossen ist, möchten Sie sicherstellen, dass alle Monate für das laufende Jahr in Great Plains abgeschlossen wurden.

Offene Steuerperioden verhindern, dass das Jahr abgeschlossen werden kann.

Schritt 3: Anlegen des neuen Geschäftsjahrs

Great Plains kann wankelmütig sein. Wenn Sie das laufende Jahr abschließen, ohne das neue Geschäftsjahr zu erstellen, machen Sie sich selbst einen Mount Everest an Arbeit. 

Schnelles Abschließen ist das Gebot der Stunde. Vermeiden Sie dieses Hindernis, und bereiten Sie das neue Jahr vor, bevor Sie dieses Jahr abschließen.

Klicken Sie: GP > Werkzeuge > Einrichtung > Unternehmen > Geschäftsperiode

Schritt 4: Einzelne Module schließen

Beim Schließen von Great-Plains-Modulen ist eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten, da einige Module Abhängigkeiten aufweisen, die davon abhängen, dass andere Module geschlossen werden, bevor sie geschlossen werden können. Es wird nicht empfohlen, die Reihenfolge zu ändern.

Die Schritte sind:

  1. Abstimmen der Auftragsabwicklung (da dies Auswirkungen auf die Debitorenbuchhaltung hat)
  2. Abstimmung der Auftragsabwicklung (da diese sich auf den Bestand und das Anlagevermögen auswirkt)
  3. Schließen Sie das Modul Lohnbuchhaltung (falls Sie es für Ihr Unternehmen verwenden)
  4. Modul Inventar schließen
    1. Inventur durchführen
    2. Abgleich mit Ihrer Bestandsliste
    3. Bei Bedarf Berichtigungsbuchungen vornehmen
    4. Erwägen Sie das Entfernen von Auslaufmodellen
    5. Aktualisieren Sie Ihre Preise
  5. Modul Debitoren schließen
  6. Modul Verbindlichkeiten schließen
  7. Modul Anlagevermögen schließen
  8. Modul Analytische Buchhaltung schließen
  9. Schließen Sie das Modul Projektbuchhaltung ab (dieses Modul kann Probleme machen, also haben Sie Geduld)
  10. GL schließen
    1. Bevor Sie die GL abschließen, überprüfen Sie die Buchungsart für alle Ihre GL-Konten. Bilanzkonten sollten als solche gekennzeichnet sein, und Konten der Gewinn- und Verlustrechnung sollten als Gewinn- und Verlustrechnung gekennzeichnet sein. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Konten der Gewinn- und Verlustrechnung mit dem Gewinnvortragskonto abgeschlossen werden.

Schritt 5: Drucken des GL-Abschlussberichts

Bei jedem Modulabschluss fordert Great Plains Sie auf, einen Abschlussbericht zu drucken. Sie denken vielleicht, dass Sie das tun sollten, aber drucken Sie auf eigene Gefahr. 

Einige Abschlussberichte werden Tausende von Seiten lang und sind für Ihren Prüfpfad nicht erforderlich. 

Der einzige Abschlussbericht, den Sie drucken sollten, ist der Hauptbuchabschlussbericht. Er zeigt alle Konten der Gewinn- und Verlustrechnung an, die in den Gewinnrücklagen abgeschlossen wurden. 

Beachten Sie, dass einige Module nicht geschlossen werden müssen, da sie nicht direkt mit dem GL interagieren. Dazu gehören:

  • Bearbeitung von Kundenaufträgen
  • Bearbeitung von Aufträgen
  • Bankabstimmungen
  • Mehrere Währungen
  • Humanressourcen
  • Projektbuchhaltung
  • Verwaltung von Serviceabrufen

Überprüfung nach Abschluss des Projekts

Nachdem Sie die Module für das laufende Jahr abgeschlossen und das neue Geschäftsjahr erstellt haben, können Sie nun Ihre Jahresabschlüsse erstellen. 

Bevor Sie sich auf das neue Jahr vorbereiten, sollten Sie überprüfen, ob das Jahr, das Sie gerade abgeschlossen haben, auch abgeschlossen wurde.

Besuchen Sie das Fenster zum Einrichten des Geschäftsjahres und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen neben dem historischen Jahr mit einem Häkchen versehen ist. Dies bestätigt, dass Great Plains das Jahr korrekt abgeschlossen hat und keine Probleme aufgetreten sind.