Wie FloQast ReMind den Buchhaltern von PulteGroup geholfen hat, auf den Punkt zu kommen

Es gibt nur wenige Dinge, die so befriedigend sind, wie das Abhaken einer langen To-Do-Liste.

Aber wenn dieser Punkt auf der To-do-Liste darin besteht, eine Folgeerinnerung zu senden, um auf eine weitere E-Mail zu antworten — und zwar konsequent —, dann wird ein Teil dieser Zufriedenheit durch Ärger (und manchmal Wut) ersetzt.

Leider gehören diese Folgeanfragen nur allzu oft zum Leben von Buchhaltern. Aber wie sonst werden Sie all diese Informationsanfragen und deren Folgemaßnahmen versenden?

Laut FloQAst-Benutzerdaten kann ein typisches Buchhaltungsteam über 300 Anfragen für Aufgaben und Informationen von 100 verschiedenen Personen generieren, was zu mehr als 2.000 zusätzlichen E-Mail-Austauschen führt. Das ist eine Menge. Denken Sie jetzt darüber nach, wie viel Zeit und Mühe es kostet, jeden Monat die durchschnittliche Spesenabrechnung oder die fälligen Lieferantenabgrenzungen zu erstellen, zu überprüfen, zu planen und zu verfolgen. Wir sprechen von Stunden, die vielbeschäftigte Buchhalter nutzen können, um wiederkehrenden Aufgaben einen Schritt voraus zu sein und den Abschlussprozess zu beschleunigen.

Das waren Herausforderungen, die Pulte Gruppe hatte gehofft, eine Lösung zu finden, als sie zum ersten Mal davon hörten FloQast Erinnerung. ReMind, ein intuitives Lösung zur Automatisierung von Buchhaltungsabläufen Das im vergangenen Juni vorgestellte Unternehmen wurde für Unternehmen wie PulteGroup mit seinem Buchhaltungsteam aus über 80 Mitarbeitern entwickelt, das in einem bestimmten Monat mit 28 verschiedenen Abteilungen — auch bekannt als über 240 Mitarbeitern — zusammenarbeitet. Wie vorherzusehen war, waren die Antworten der einzelnen Abteilungen auf die Anfragen der Buchhalter „sehr sporadisch und mit viel zusätzlicher Arbeit für alle verbunden“, erinnert sich Geena Lewis, Leiterin der NSS Accounting Services Group.

Sobald REMind, ein Workflow für das Anforderungsmanagement, in Betrieb genommen wurde, wurden jedoch Anfragen gesendet und die Antworten der einzelnen Personen bequem nachverfolgt, was den Buchhaltern die manuelle Last von den Schultern nahm und den Managern in Echtzeit Einblick in alle Engpässe im Prozess gab.

„Ich kann nachschauen, ob eine Person geantwortet hat, und ich kann sehen, ob wir Antworten aus allen 28 Abteilungen haben.“ Lewis sagte. „Aus der Sicht eines Managers hilft es mir, diese Daten so zu nutzen, dass ich mit den Machthabern kommunizieren kann: Was brauchen wir? Wann ist es fällig? Warum ist es wichtig? Dies hat unseren Abteilungspartnern geholfen, zu verstehen, wie wichtig es ist, die Informationen rechtzeitig einzureichen. Wenn man weiß, dass man getrackt wird, hat man immer eine bessere Rücklaufquote.“

Jetzt, wo PulteGroup mehr Sicherheit, mehr Freizeit und standardisiertere Prozesse bietet, ist der Monatsabschlussprozess von PulteGroup auf Erfolg ausgerichtet. Darüber hinaus können die Buchhalter proaktiv mit den regulären Buchhaltungsvorgängen umgehen.

„Ich würde ReMind auf jeden Fall weiterempfehlen“, sagte Lewis. „Es gibt nichts Schlimmeres, als Anfragen zu senden und zu wissen, dass die Sache immer noch auf Ihrer To-Do-Liste steht, weil Sie sicherstellen müssen, dass Sie darauf zurückkommen. Die Möglichkeit, es so einzustellen, dass das Tool selbst die Leute daran erinnert und diese Antworten sammelt, bietet Sicherheit, und wer würde das nicht wollen?“

Erfahren Sie mehr darüber, wie FloQast ReMind bei PulteGroup ein „progressives Mindset“ geschaffen hat, und sehen Sie, was ReMind für Ihre Buchhaltungsabläufe tun kann.