FloQast: Die Wiedervereinigung verteilter Buchhaltungsteams (und es fühlt sich so gut an)

Seien wir ehrlich, niemand mag Telefonkonferenzen wirklich. Es kann schwierig sein, eine Verbindung herzustellen, die Leute unterbrechen sich ständig aus Versehen, und obendrein verlässt man den Anruf und fragt sich, ob die gesamte Angelegenheit per E-Mail hätte abgewickelt werden können oder nicht.

Für große, verteilte Buchhaltungsteams sind Anrufe zur Statusaktualisierung eine Selbstverständlichkeit. Es ist zeitaufwändig, nervig und überhaupt nicht effizient, aber da Buchhalter durch das Land — oder die Welt — ziehen, gibt es nur wenige andere Möglichkeiten, um zum Monatsende alle auf den gleichen Stand zu bringen.

Innocor ist einer der weltweit größten Hersteller von Polyurethan-Matratzen mit über 20 Werken und mehr als 1.000 Mitarbeitern in den Vereinigten Staaten. Angesichts der Tatsache, dass Buchhalter zwischen den Werken hin und her reisen, ist es kein Wunder, dass das Management nicht auf einem, sondern auf zwei Status-Aktualisierungstreffen pro Tag bestand.

Um den Monatsabschluss des Unternehmens zu beschleunigen und die Kommunikation zu optimieren, setzte Innocor FloQast ein. Sie wurden nicht enttäuscht.

Wer braucht Treffen?

Innocor hat seinen Sitz in New Jersey, aber ein erheblicher Prozentsatz des Buchhalterteams reist zwischen Werken im ganzen Land hin und her. Dies stellte das Management vor eine große Herausforderung, wenn es darum ging, den Status des Abschlusses zu überprüfen — sie konnten nicht einfach vorbeikommen, um nach dem Status eines bestimmten Abgleichs zu fragen. Dies führte dazu, dass sie häufige telefonische Check-ins und zweimal täglich telefonische Statusbesprechungen einführten, bis FloQast eingeführt wurde und ein neues Maß an Sichtbarkeit bot.

„Es ist großartig, weil man einfach direkt auf das Armaturenbrett schauen und sehen kann, was noch nicht fertig ist“, sagte der leitende Buchhalter und Teamleiter Odete Vieira. „Wir haben uns sehr gefreut, immer wieder zu wissen, wo alle standen.“

Jetzt muss sich das Team nur noch einmal pro Woche treffen.

Zugriff auf Informationen... Immer

Vor der Implementierung von FloQast hatte Innocor Mühe, sicherzustellen, dass Buchhalter, die im ganzen Land unterwegs waren, konsistent Zugang zu relevanten Informationen hatten. Die zusätzliche Transparenz half dem Management zwar dabei, zu verstehen, was die Mitarbeiter brauchten, aber es hat ihnen auch geholfen, sicherzustellen, dass sie das erreichen können, was benötigt wird.

„Als Administrator führe ich jeden Monat eine Vollständigkeitsprüfung durch, um sicherzustellen, dass uns keine Bilanzkonten fehlen“, sagte Vieira. „FloQast ist großartig für mich, weil ich sicherstellen kann, dass jeder das hat, was er braucht.“

Vieira und ihr Team erkannten auch, dass sie dank der Tatsache, dass alle Informationen in FloQast leicht verfügbar waren, effizienter mit Auditoren zusammenarbeiten und Zeit bei der Prüfung sparen konnten.

„Ich kann mir nicht vorstellen, ohne FloQast zu arbeiten. Es macht mich einfach so viel effizienter“, sagte sie. „Ich bin kürzlich auf unsere alte Excel-Checkliste gestoßen und mein erster Gedanke war: ‚Oh mein Gott, das ist so archaisch im Vergleich zu unserer heutigen Arbeitsweise. '“