Was Controller und CFOs über ASC 606 wissen müssen

Fragen Sie einen Wirtschaftsprüfer, was heutzutage das schwierigste Problem für Controller und CFOs ist, und die Chancen stehen gut, dass es sich um die Grundsätze der Umsatzrealisierung handelt. Wie Jim Loughmiller, CPA und Mitbegründer von ARC Consulting, sagte, besteht die Absicht der neuen Leitlinien darin, „die Wirtschaftlichkeit der Transaktion besser an die Rechnungslegung anzupassen“. Die Theorie zu verstehen ist eine Sache, aber sie in Ihren Büchern zum Tragen zu bringen, eine andere. Ich hatte kürzlich ein Gespräch mit Loughmiller und seinem Kollegen Ryan Dillard, CPA, Direktor bei ARC Consulting, um ihre Einblicke in die Herausforderungen für Controller und CFOs bei der Implementierung des neuesten FASB-Standards für Umsatzrealisierung, ASC 606, zu erhalten. Ihr Unternehmen hat Unternehmen dabei unterstützt, diese Veränderungen zu bewältigen, sodass sie das eine oder andere wissen. ARC Consulting bietet öffentlichen und privaten Unternehmen, hauptsächlich in der San Francisco Bay Area, hochrangige Unterstützung in den Bereichen Rechnungslegung, Berichterstattung und Compliance. Zu ihren Dienstleistungen gehören unter anderem GAAP-Implementierung/-Analyse, Auditunterstützung, Due-Diligence bei Akquisitionen, SEC-Berichterstattung und IPO-Bereitschaft.

Die ASC 606-Experten von ARC Consulting

Jim Loughmiller, WirtschaftsprüferMitbegründer und Geschäftsführer von ARC ConsultingJim verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung, Beratung und Geschäftsentwicklung. Seine Erfahrung umfasst das gesamte Serviceangebot der Unternehmen sowie die Implementierung neuer Rechnungslegungsvorschriften, einschließlich des neuen Umsatzstandards (ASC 606), komplexe technische Buchhaltung, Prüfungsvorbereitung/-moderation, SEC-Berichterstattung, Due-Diligence-Prüfungen, Finanzierungstransaktionen und Compliance-Aktivitäten.

Ryan Dillard, WirtschaftsprüferDirector @ ARC ConsultingRyan verfügt über mehr als 13 Jahre Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung und Beratung. Seine Erfahrung umfasst die Arbeit an Finanzierungstransaktionen, der SEC-Berichterstattung, der Recherche komplexer Rechnungslegungsfragen, Börsengänge, der Vorbereitung und Durchführung von Prüfungen, der externen Prüfung sowie der Dokumentation und Prüfung interner Kontrollen.Wie bei jeder wesentlichen Änderung der Rechnungslegungsstandards sagte Loughmiller, dass die größte Herausforderung für Controller „in Wirklichkeit nur ein Mangel an Ressourcen ist“. Neben dem Erlernen des neuen Standards „musst du immer noch deinen Tagesjob machen“, sagte Loughmiller. „Ich muss also alles, was ich zuvor in Bezug auf die Umsatzrealisierung getan habe, unter einer neuen Linse neu lernen. Außerdem muss ich ständig die Bücher schließen, Rechnungen ausstellen und Bargeld einziehen und all die anderen lustigen Dinge.“

A (Einfach?) 5-stufiger Prozess

Im Gegensatz zu den herkömmlichen GAAP, die branchenspezifische Regeln zu befolgen hatten, ist ASC 606 ein prinzipienbasierter Ansatz zur Umsatzrealisierung. Kurz gesagt, die neuen Leitlinien sehen ein fünfstufiges Verfahren zur Umsatzrealisierung vor:

• Schritt 1: Identifizieren Sie den Vertrag. Was versprechen Sie für den Kunden zu tun?
• Schritt 2: Identifizieren Sie die Leistungsverpflichtungen. Teilen Sie den Vertrag in seine einzelnen Bestandteile auf.
• Schritt 3: Ermitteln Sie den Transaktionspreis. Wie schätzen Sie am besten ein, was Sie vom Kunden erwarten?
• Schritt 4: Ordnen Sie den Transaktionspreis den einzelnen Leistungsverpflichtungen zu.
• Schritt 5: Erfassen Sie den Umsatz im Laufe der Zeit oder zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Loughmiller fuhr fort, dass für Software- und SaaS-Unternehmen, die ASC 606 implementieren, „die Auswirkungen auf ihren Umsatz vielleicht nicht so signifikant sind“, aber da die neuen Leitlinien eine Stundung der Kosten vorsehen, „wirken sich die Kosten oft viel stärker auf das Geschäftsergebnis aus als auf den Umsatz.“ Nach der alten Richtlinie war es optional, direkte und zusätzliche Kosten zu kapitalisieren, um einen Vertrag abzuschließen und sie über den Vertrag zu amortisieren. Gemäß ASC 606 müssen die zusätzlichen Kosten für den Abschluss von Aufträgen nun jedoch kapitalisiert werden. Zusätzliche Kosten sind „Kosten, die Ihnen nicht entstanden wären, wenn Sie den Vertrag nicht unterschrieben hätten“, erklärte Dillard. Dies bedeutet auch, dass sich diese zusätzlichen Kosten sogar über die gesamte Verwaltungskette hinaus über den ursprünglichen Verkäufer hinaus oder über die Kette bis hin zum Vertriebssupport erstrecken können, da sie nicht mehr direkt mit einem bestimmten Vertrag zusammenhängen müssen. „Wir sehen, dass andere Provisionspläne in den Geltungsbereich der Aufschiebbarkeit geraten“, fuhr Dillard fort. Dies kann Verwaltungsboni oder andere Anreizboni beinhalten. „Das hat unter dem Strich eine viel größere Auswirkung, insbesondere auf unsere SaaS-Kunden.“ Eine weitere wichtige Änderung gegenüber den alten Richtlinien ist die zu verwendende Amortisationszeit, auch als Leistungszeitraum bezeichnet. Nach der alten Richtlinie wurden die Vertragskosten, wenn sie sich überhaupt amortisiert haben, in der Regel über die Vertragslaufzeit hinweg abgeschrieben. Gemäß ASC 606 müssen die Vertragskosten nun jedoch über den Zeitraum amortisiert werden, für den der Vermögenswert voraussichtlich direkt oder indirekt zu zukünftigen Cashflows beitragen wird, und dies kann auch erwartete Vertragsverlängerungen beinhalten. Wie Dillard sagte: „Wir sehen also, dass sogar die Unternehmen, die zuvor Kosten aufgeschoben haben, jetzt nicht nur wahrscheinlich mehr aufschieben, sondern es wird sich wahrscheinlich auch über einen längeren Zeitraum amortisieren.“ Wenn jedoch die bei der Vertragsverlängerung gezahlten Provisionen den ursprünglichen Provisionen ähneln oder, um die Terminologie des FASB zu verwenden, „angemessen“ sind, dann ist die Amortisationsdauer nur die Vertragslaufzeit der entsprechenden Contract.SaaS-Verträge sind in der Regel schwierig, da einige Kunden sie um Jahre oder sogar Jahrzehnte verlängern, aber es ist möglicherweise nicht sinnvoll, sie zu amortisieren Kosten, die über den Lebenszyklus der Technologie hinausgehen. Fünf Jahre später haben die Funktionen und Dienste möglicherweise kaum noch etwas mit der Originalsoftware im Vertrag zu tun. Nach der Erfahrung von Dillard tendieren Unternehmen dazu, die ursprüngliche Vertragslaufzeit plus eine oder zwei Verlängerungen in Betracht zu ziehen und auch die Lebensdauer der Technologie zu berücksichtigen, um den richtigen Zeitraum abzuleiten, in dem die Leistung erbracht wird.

Verschärfen Sie diese Aufzeichnungen

Dieser neue, auf Prinzipien beruhende Ansatz zur Umsatzrealisierung ist in mancher Hinsicht einfacher, aber er ist viel komplexer, da es viel Ermessensspielraum gibt und viel mehr Details enthält, die nachverfolgt werden müssen — die Provisionen sowie die Produkte und Dienstleistungen. Daher muss die Führung von Aufzeichnungen viel strenger sein. Laut Loughmiller ist es ideal, „ein großes System mit vorgelagerten Prozessen zu haben, die die Erfassung von Daten sowie ein gewisses Maß an Buchhaltung, Berechnungen und sogar Buchungseinträgen ermöglichen“. Die Herausforderung für Buchhaltungsteams besteht darin, dass ihnen bereits „die Bandbreite knapp wird und die Einrichtung eines brandneuen Systems schwierig und komplex sein kann.“ Derzeit beobachtet Loughmiller im Allgemeinen, dass Unternehmen bei der Einführung nur langsam vorankommen. Zuerst ergänzen sie ihre Tabellen, erfassen dann detailliertere Informationen, indem sie in eine Systemumgebung wechseln, und fügen nach und nach alle Berechnungen und schließlich Buchungseinträge über neue Tools/Systeme und Prozesse hinzu. „Ich denke, jeder möchte an einen Ort gelangen, an dem er Systeme nutzen kann, denn das ist der effizienteste Weg, Transaktionen auf konsistenter Basis nachzubilden. Aber zuerst müssen Sie die Daten richtig erfassen und sicherstellen, dass Sie sie für die spätere Verarbeitung korrekt zusammenstellen. „Darüber hinaus müssen sich die Buchhaltungs- und Finanzteams mit Mitarbeitern im gesamten Unternehmen abstimmen, von denen einige selten mit der Buchhaltung sprechen. Dazu gehören beispielsweise der Deal Desk, die Rechtsabteilung, der Vertrieb und andere, um sicherzustellen, dass alle eine gemeinsame Definition der Vertragsbedingungen haben, sodass diese frühzeitig identifiziert und effektiv im gesamten Unternehmen kommuniziert werden können. Was die Kosten angeht, beobachtet Loughmiller jedoch, dass die meisten Unternehmen entweder weiterhin ihre aktuellen Prozesse verwenden oder einige Tabellen hinzufügen, und noch nicht an dem Punkt, an dem sie neue Systeme implementieren, um dieser Akzeptanz gerecht zu werden. Um herauszufinden, welche Kosten amortisiert werden müssen, müssen Rechnungslegungsmethoden entwickelt werden, die die Kosten für die Identifizierung und Nachverfolgung von Transaktionen gegen die Wesentlichkeit abwägen, und entscheiden, welche Transaktionen es wert sind, verfolgt zu werden, um den neuen Leitlinien zu entsprechen.

Cloud-ERPs sind die Rettung

Die zusätzlichen Informationen, die nachverfolgt werden müssen, ermutigen immer mehr Menschen, ihre Systeme von QuickBooks und ähnlichen Systemen auf Cloud-ERPs umzustellen, die über Module zur Umsatzrealisierung verfügen. „Wenn Sie ein hohes Vertragsvolumen oder nur ein hohes Transaktionsvolumen haben, benötigen Sie ein System, um all diese Daten genau zu verarbeiten“, sagte Dillard. Auf der Führungsebene stellt Loughmiller fest, dass Führungskräfte „nur wissen wollen, dass es einheitliche Prozesse zur Verfolgung all dieser Daten gibt“, was vorzuziehen ist, „als dass jemand in der Buchhaltung die Tabellen durchgeht und schaut, welche sich in welchen Ordnern befinden..“ Wie wir bei FloQast predigen, hat die Integration mit Excel einen enormen Wert, aber wenn Sie sich ausschließlich auf manuelle Prozesse verlassen, steigt das Risiko, dass etwas nicht stimmt. Die zusätzlichen Beurteilungen und Schätzungen, die im Rahmen des neuen prinzipienbasierten Standards erforderlich sind, sowie der Druck, alles richtig zu machen, erhöhen den Druck auf die Finanzteams. „Systeme sind der Weg, das zu beheben. Wenn Sie ein System implementieren, wird es das konsequent tun „, sagte Loughmiller. Systeme müssen jedoch sorgfältig entworfen und durchdacht implementiert werden, damit sie den Bedürfnissen aller Beteiligten entsprechen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter zu manuellen Prozessen zurückkehren, was das Problem überhaupt nicht löst.

Fangen Sie jetzt an

Obwohl der FASB diese neuen Standards bereits 2014 veröffentlichte, mussten öffentliche Unternehmen sie erst am 1. Januar dieses Jahres umsetzen. Nichtbörsennotierte Unternehmen haben bis 2019 Zeit, sich auf den neuesten Stand zu bringen. Aber wie Dillard sagte, „ist es jetzt an der Zeit, loszulegen“. Finanzteams müssen damit beginnen, die Fähigkeiten ihrer Systeme und das, was sie gerade tun, zu evaluieren, und werden „höchstwahrscheinlich eine Änderung vornehmen müssen“. Loughmiller merkte auch an, dass „Sie, wenn Sie sich noch nicht damit befasst haben, wahrscheinlich in den meisten privaten Unternehmen tätig sind. Das heißt aber nicht, dass du nicht hinter dem stehen solltest, wo du sein solltest und nicht hinterherhinken solltest.“ Er empfahl, mit einer ersten Bewertung zu beginnen, um zu verstehen, wo die Auswirkungen am wahrscheinlichsten zu spüren sein werden. Wenn sich die Controller sowohl größere Verträge als auch Standardverträge ansehen, um die Art der Leistungsverpflichtungen im Rahmen dieser Verträge zu verstehen, können die Controller fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Systeme und Prozesse benötigt werden. Vielleicht ist ein komplexes System nicht erforderlich, wenn das bestehende System so optimiert werden kann, dass zumindest die Daten nachverfolgt werden, die für ASC 606 benötigt werden, wobei im Allgemeinen von weniger komplexen Anwendungsfällen ausgegangen wird. Die Implementierung eines neuen Systems oder eines neuen Tools kann mehr als sechs oder neun Monate dauern. In der Zwischenzeit ist es daher wichtig, sofort mit der Erfassung der erforderlichen Daten zu beginnen und in der Zwischenzeit Notlösungen zu entwickeln. Selbst wenn ein Unternehmen plant, so lange wie möglich bis zu seinem ersten Audit nach dem neuen Standard zu warten, wird die Erfassung der Daten jetzt den Aufwand verringern, alle Verträge erneut zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß erfasst wird. Loughmillers wichtigste Empfehlung an private Unternehmen lautet, „dies am Frontend zu tun. Finden Sie heraus, wo sich diese Risikobereiche befinden. Identifizieren und erfassen Sie die Daten. Nutzen Sie aktuelle Systeme und Prozesse, sodass Sie nicht die gesamte Arbeit im Backend erledigen müssen. Sie ersparen sich eine Menge Kopfschmerzen, wenn Sie frühzeitig Risiken erkennen und einen Spielplan erstellen, anstatt nachher aufzuholen.“

Finanzen werden mehr Ressourcen benötigen

All die zusätzliche Arbeit verschärft die Probleme der Finanzteams, die bereits überlastet sind. Und da ASC 606 für alle gilt, „glaube ich, dass die Leute das quasi als Hammer benutzen, um zu sagen, dass wir wirklich mehr Struktur und mehr Prozesse brauchen“, sagt Loughmiller. „Wir müssen mehr in Systeme und Menschen investieren.“

Zwei Implementierungsmethoden, aber beide bedeuten zusätzlichen Aufwand

Der FASB bietet hierfür zwei Methoden an: die vollständige retrospektive Methode und die modifizierte retrospektive Methode. Unter dem vollständige retrospektive Methode, die Finanzdaten für alle Jahre, die im Jahr der Verabschiedung vorgelegt wurden, werden gemäß dem neuen Standard angepasst. Dies erfordert jedoch, dass Unternehmen die gesamte alte Rechnungslegung in den angepassten Perioden wiederholen, um der Einführung von ASC 606 zu Beginn des frühesten Berichtszeitraums Rechnung zu tragen. Im Rahmen der modifizierte retrospektive Methode, der neue Standard gilt nur für das Jahr der Annahme und wirkt sich nur auf neue Verträge und Verträge aus, bei denen es sich zum Zeitpunkt der ersten Anwendung noch nicht um abgeschlossene Verträge handelt. Die Bilanz wird angepasst, um bestehende laufende Verträge an den neuen Standard anzupassen. Die Vergleichsperioden früherer Perioden werden nicht angepasst, aber zusätzliche erforderliche Angaben werden zeigen, wie die Zahlen im Jahr der Einführung unter dem alten Standard ausgefallen wären. Daher müssen Unternehmen bei beiden Methoden beide Standards in ihren Büchern für einen gewissen Zeitraum einhalten. Glücklicherweise verfügen Cloud-ERP-Systeme in den letzten Jahren über eine Buchhaltung mit mehreren Büchern, sodass dieselben zugrunde liegenden Daten nach unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards dargestellt werden können. Diese Funktion wurde von multinationalen Unternehmen genutzt, die ihre Daten nach unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards präsentieren müssen. Multi-Book macht fehleranfällige manuelle Anpassungen oder die Herausforderung, zwei Systeme parallel zu betreiben, überflüssig. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Systeme so einrichten können, dass sie sowohl Legacy-GAAP als auch ASC 606 ausführen. Dillard merkte an, dass es entscheidend ist, die Einrichtung korrekt durchzuführen, oder „Müll rein, Müll raus.“ Bei FloQast suchen wir immer nach Möglichkeiten, das Leben der Buchhalter zu erleichtern, und ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass wir an einem neuen Tool arbeiten, das unseren Kunden helfen soll, die die Vorteile der Mehrfachbuchhaltung in Intacct und NetSuite nutzen. Wie alles in FloQast ist es einfach einzurichten und zu verwenden und ermöglicht es Ihnen, problemlos zwischen Abstimmungen unter verschiedenen Standards umzuschalten. Für Unternehmen, die nicht bereit sind, zur Buchhaltung mit mehreren Büchern überzugehen, empfiehlt Dillard, „zumindest die Daten zu identifizieren, die Sie benötigen werden, und versuchen Sie jetzt, sie zu erfassen, sodass Sie, wenn Sie zu Ebene 606 zurückkehren, sie bereits haben, anstatt zurück zu gehen im Nachhinein. „Controller und CFOs haben noch viel Arbeit vor sich, um den neuen Standard für die Umsatzrealisierung zu implementieren. „Die Leute denken, dass es einfach sein wird, weil sie es für mathematisch halten“, warnte Loughmiller. „Es gibt jedoch eine Menge Arbeit. Es gibt mehr, als die Leute denken, und du weißt wirklich nicht, womit du es zu tun hast, bis du dich darauf einlässt.“

Wo finde ich weitere Informationen?

Wenn Sie noch nicht mit der steilen Lernkurve begonnen haben, schlug Loughmiller als erste Ressource vor, mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ihres Unternehmens zu sprechen. Die Big Four und andere große Wirtschaftsprüfungsgesellschaften verfügen ebenfalls über eine Fülle hilfreicher Informationen.

• Die FASB-Website ist eine weitere großartige Ressource.
• FASBs Ressourcengruppe für den Übergang hat über 60 Memos zu diesem Thema veröffentlicht, zu deren Untersuchung die SEC öffentliche Unternehmen auffordert.
• Viele Early Adopters teilen ihre Erfahrungen großzügig mit anderen.
• Und natürlich geben die Berater von ARC Consulting ihr Wissen gerne weiter. Sie können Loughmiller, Dillard oder andere Mitglieder des Teams unter kontaktieren ArcConsulting LLC.com.

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