Buchhaltung

Lektionen auf der Reise zu Cloud ERP von führenden Buchhaltern in Los Angeles

Anfang dieses Sommers veranstaltete FloQast eine Podiumsdiskussion mit unserem Partner Tactical Cloud im Culver Hotel. Wir luden drei Führungskräfte aus der Buchhaltung schnell wachsender Unternehmen in Los Angeles ein, um uns mitzuteilen, was sie bei der Umstellung von Buchhaltungssoftware auf das Cloud-ERP-System von NetSuite gelernt haben, einschließlich der Frage, wie man ein Scheitern der ERP-Implementierung vermeiden kann - was tragischerweise häufig der Fall ist.

Es gab so viele tolle Erkenntnisse, dass wir diesen Artikel in zwei Teile aufteilen mussten! In unserem vorherigen Beitrag sprachen unsere Diskussionsteilnehmer über die Einschränkungen der On-Premises-Technologie, die sie dazu veranlassten, zu NetSuite zu wechseln. Sie berichteten auch über die vielen Vorteile eines Cloud-ERP-Systems für ihre Unternehmen und sich selbst. Aber es war kein einfacher Weg dorthin. In diesem zweiten Teil unserer zweiteiligen Serie stellen wir die (manchmal schmerzhaften) Lektionen vor, die unsere Diskussionsteilnehmer auf ihrem Weg gelernt haben:

Was Sie wissen müssen, bevor Sie den Sprung zu Cloud ERP wagen

Für diejenigen, die einen Wechsel zu NetSuite in Erwägung ziehen, hat Blake Hacker einige Ratschläge, was zu tun ist, bevor Sie beginnen: "Machen Sie Ihre Hausaufgaben. Verstehen Sie Ihre Anforderungen. Wissen Sie wirklich, was Sie brauchen und was nicht. Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie deren Stärken und Grenzen kennen und die Gesamtkosten wirklich verstehen. Finden Sie heraus, ob Sie zusätzliche Software benötigen, ob Sie zusätzliche Integrationen brauchen, ob Sie Schulungen benötigen. Wie viel kann Ihr Team bewältigen und wie viel müssen Sie an Berater auslagern? Holen Sie Empfehlungen ein. Sprechen Sie mit anderen Kunden und Anwendern, und lernen Sie von ihnen. Das ist wirklich wichtig."

Blake Hacker, SmartLabs
SmartLabs ist einer der weltweit größten Einzelhändler für Heimautomatisierung und eine einfach zu bedienende Quelle für Tausende von erschwinglichen Beleuchtungs-, Sicherheits- und Unterhaltungsprodukten, die auch der durchschnittliche Heimwerker sicher installieren kann.

Zur Konfiguration der ausgewählten Anwendungen sagt Blake: "Ich beginne gerne mit dem Endziel vor Augen. Mit anderen Worten: Denken Sie an die Berichterstattung und arbeiten Sie dann von dort aus rückwärts. Letzten Endes geht es darum, den Benutzern die Berichte zu liefern, die sie benötigen.

"Dies ist besonders wichtig bei einem hochgradig anpassbaren ERP wie NetSuite. Wenn Sie nicht über Ihr Endziel nachdenken, werden Sie alles bauen und dann nicht in der Lage sein, das zu bekommen, was Sie letztendlich sowieso wollten.

"Das bedeutet, dass Sie alle Mitarbeiter bis hinunter zur untersten Ebene in den Prozess einbeziehen müssen, damit Sie herausfinden können, was sie von dem System brauchen. In jeder Abteilung gibt es Vorreiter. Leute, die die Software erlernen und ihre Leute unterrichten. Wenn Sie keine Champions haben, werden Sie es schwer haben, wenn Sie das System in Betrieb nehmen, oder Sie müssen externe Hilfe einstellen, die Ihr Budget auffrisst."

Zum Thema Schulung sagt Blake: "Der am häufigsten vernachlässigte und übersehene Teil einer Softwareeinführung ist die Schulung. Beginnen Sie mit einfachen Maßnahmen. Sie brauchen nicht gleich alles, was es gibt. Führen Sie die wichtigsten Funktionen ein und optimieren Sie sie dann später. Das ist wichtig, damit sich Ihre Implementierung nicht über Jahre hinzieht. Führen Sie viele UAT (User Acceptance Training) durch."

Amy Pool, Thrive-Markt
Thrive Market ist eine Gemeinschaft mit mehr als 400.000 Mitgliedern, die die Kraft des Direkteinkaufs nutzt, um ihren Mitgliedern die besten gesunden Lebensmittel und Naturprodukte der Welt zu Großhandelspreisen zu liefern. 

Amy Pool stimmt zu, dass Benutzertests entscheidend sind. "Testen, testen, testen, wann immer Sie Software hinzufügen", sagt sie. "Wenn Sie mit NetSuite arbeiten, verwenden Sie die Sandbox. Stellen Sie sicher, dass es funktioniert. Jedes einzelne Mal."

Amy betont auch, wie wichtig es ist, Empfehlungen von derzeitigen Nutzern der Software, die Sie in Betracht ziehen, einzuholen: "Wenden Sie sich an Ihr Netzwerk und fragen Sie nach echten Meinungen über die Software, die Sie einsetzen möchten. Hören Sie nicht nur auf die Meinungen der Vertriebsmitarbeiter, denn das sind keine echten Meinungen. Sie müssen mit jemandem sprechen, der das System tatsächlich nutzt. Machen Sie sich ein Bild davon, womit sie zu kämpfen hatten und womit nicht, was ihnen gefällt und warum sie es verwenden wollen. Das wird Ihnen bei Ihrer Entscheidung wirklich helfen."

Wie man gescheiterte ERP-Implementierungen vermeidet

Schockierenderweise - oder vielleicht auch nicht, wenn man bedenkt, wie schwierig die Einführung von Cloud-ERP-Systemen ist - hatte jeder einzelne unserer Diskussionsteilnehmer schon einmal eine gescheiterte oder problematische Implementierung erlebt.

Blake Hacker erinnert sich: "Der ursprüngliche Umfang unserer NetSuite-Implementierung bestand darin, die detaillierte Transaktionshistorie des Unternehmens von Anfang an zu übernehmen. Jeder Posten auf jeder Bestellung, jede Transaktion - immer. Das Schöne an NetSuite ist, dass es vollständig integriert ist. Das Problem mit NetSuite ist, dass es vollständig integriert ist. Man kann die Historie nicht einfach importieren, ohne dass sie richtig funktioniert. Wir haben erst viel zu spät gemerkt, dass das nicht möglich ist."

Danny Coorsh, Sugarfina
Sugarfina ist der ultimative Süßwarenladen für Erwachsene und bietet The Original Champagne Bears®, mit Roséwein infundierte Gummibärchen und weitere von Cocktails inspirierte Süßigkeiten. Das 2012 gegründete Geschäft hat mittlerweile mehr als zwei Dutzend Filialen in den USA, weitere werden bald eröffnet.

Zu den Implementierungspartnern sagt Danny Coorsh: "Ich kann es nicht oft genug betonen - suchen Sie sich jemanden mit Erfahrung. Niemand in unserem Unternehmen hatte Erfahrung mit NetSuite. Wir wählten auch den billigsten Weg, der für die Implementierung zur Verfügung stand - den vollständig ausgelagerten Weg mit Ressourcen aus Übersee. Es war niemand vor Ort. Wir hätten eine Menge Fehler vermeiden können, wenn wir besser in unsere Implementierung investiert hätten."

Auch Amy Pool hatte eine schwierige Umsetzung: "Wir begannen im August 2015 und wollten im Januar 2016 live gehen", sagt sie. "Das geschah nicht und wir gingen schließlich im August 2016 in Betrieb. Uns wurde geraten, alle unsere alten Transaktionen aus QuickBooks zu übernehmen, was ein Fehler war.

"Jedes Mal, wenn wir unser Go-Live-Datum verschoben haben, mussten wir einen weiteren Import durchführen und die Daten korrigieren. Unser ERP-Administrator hat uns auf einen völlig falschen Weg geführt, und wir haben eine Menge Geld für Berater ausgegeben, um uns wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Das hätten wir vermeiden können, wenn wir vor der Implementierung die richtige Person engagiert hätten, die weiß, was sie tut."

Auch Danny Coorsh erlebte die Qualen einer rauen Implementierung. Er sagt: "Wir haben nicht nur ein Software-Tool implementiert, sondern gleichzeitig mit einem rein ausländischen Implementierungsteam über den Geschäftsprozess entschieden. Fragen wie 'Wie gehen wir mit Ausgaben um?' und 'Wie gehen wir mit Lieferantenzahlungen um? Das Implementierungsteam konnte uns zwar bei der Konfiguration des ERP-Systems helfen, aber nicht bei der Definition unseres Prozesses.

"Es ist wichtig, dass man jemanden hat, der einen berät und der einem nicht nur sagt, was möglich ist, sondern auch die besten Praktiken empfiehlt. Das ist superwichtig."

Über den Übergang von QuickBooks

Amy Pool sagt, dass ihr erster Monat mit einem Cloud-ERP-System schwierig war. "Wir haben einen harten Cut-over gemacht und sind von einem 10-Tage-Abschluss in QuickBooks zu unserem ersten Abschluss in NetSuite übergegangen, der 25 Tage dauerte. Es war wirklich hart. Es war nicht perfekt, aber von da an hatten wir es im Griff und arbeiteten daran, den Abschluss schrittweise zu verkürzen. Es gab eine Menge Probleme, die wir in diesem ersten Monat gelöst haben, aber wir mussten sicherstellen, dass wir es richtig machen, weil wir QuickBooks nicht parallel laufen ließen.

"Wir haben etwa zwei oder drei Monate gebraucht, um wieder auf einen Abschluss von 10 Tagen zu kommen. Nach etwa 20 Monaten sind es jetzt nur noch 7 Tage."

All-in-One versus Best-of-Breed

Danny Coorsh gefällt, dass NetSuite "alles einigermaßen gut kann". Er fährt fort: "Es ist vielleicht nicht der Klassenbeste in einer bestimmten Funktion, aber deshalb verwenden wir Adaptive Insights. Es ist vielleicht nicht der Klassenbeste im eCommerce - deshalb verwenden wir Magento. Aber es macht alles so gut, dass man das MVP (Minimum Viable Product) erreichen kann und tatsächlich anfängt, einen Nutzen aus seinen Systemen zu ziehen.

"Dann kann man weitere Anwendungen hinzufügen, um die Lücken zu schließen. Die Integrationsmöglichkeiten sind unglaublich robust, und wir hatten noch nie ein System eines Drittanbieters, mit dem wir keine Verbindung herstellen konnten."

Weitere Erkenntnisse aus dieser Veranstaltung finden Sie in unserem früheren Artikel "Los Angeles Accounting Leaders On The Benefits Of Moving To Cloud Accounting". Sind Sie daran interessiert, an einer zukünftigen Veranstaltung oder einem Webinar teilzunehmen? Besuchen Sie unsere Veranstaltungsseite.

Sind Sie neugierig, wie NetSuite in Verbindung mit FloQast Ihren Monatsabschluss rationalisieren kann? Sehen Sie sich unser aufgezeichnetes Webinar an, Best Practices for the Month-End Close on Oracle NetSuite.

Blake Oliver

Blake Oliver, CPA, ist ein Unternehmer, Buchhalter, Autor und Redner, der sich auf Cloud-Buchhaltungstechnologie spezialisiert hat. In den Jahren 2016 und 2017 wurde Blake von CPA Practice Advisor zu den "40 Under 40" in der Buchhaltung ernannt. Er ist der Senior Product Marketing Manager für FloQast.