5 Best Practices für das Kreditoren

Die Verwaltung von Außenständen ist für viele Controller und Buchhaltungsfachleute eine tägliche Aufgabe. Da die Einziehung ausstehender Forderungen jedoch wesentlich zum finanziellen Wohlergehen des Unternehmens insgesamt beiträgt, können sie diese Aufgabe nicht ignorieren.

Ein effektives Kreditoren erfordert ständige Aufmerksamkeit und die Kenntnis der besten Praktiken, unabhängig davon, ob Sie die Kreditoren eines kleinen Unternehmens oder eines großen Konzerns verwalten.

Im Folgenden haben wir fünf Schlüsselbereiche skizziert, die bei der Verwaltung des Kreditoren Ihres Unternehmens zu berücksichtigen sind, um die Rentabilität zu maximieren und gleichzeitig ein effizientes System zur Pflege der Kundenbeziehungen zu schaffen.

Was ist Kreditoren Management?

Unter Kreditoren versteht man den Prozess der Überwachung und Verwaltung von Kundenzahlungen. Es umfasst die Verfolgung von Kundenrechnungen, die Einziehung ausstehender Zahlungen, den Abgleich von Konten und die Beilegung von Zahlungsstreitigkeiten, um zu vermeiden, dass ausstehende Rechnungen zu uneinbringlichen Forderungen werden.

Die Verwaltung der Außenstände ist für jedes Unternehmen, das auf Kredit verkauft, unerlässlich:

• trägt dazu bei, dass das Unternehmen die ihm geschuldeten Gelder eintreibt
• Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows
• Hilft, die Kundenzufriedenheit zu erhalten
• Minimiert Fehler
• Ermöglicht es dem Unternehmen, etwaige Unstimmigkeiten oder Streitigkeiten sofort zu klären.
• stellt sicher, dass die Jahresabschlüsse des Unternehmens korrekt sind

Verbesserung des Kreditoren

Von der Nachverfolgung von Kundenrechnungen über die Einziehung von Zahlungen bis hin zur Beilegung von Streitigkeiten - ein effektives Kreditorenmanagement trägt dazu bei, dass die Finanzen eines Unternehmens in Ordnung sind und die Kunden pünktlich zahlen. 

Wenn Sie diese Tipps und Strategien befolgen, können Sie die Rentabilität maximieren und gleichzeitig ein effizientes System zur Pflege der Kundenbeziehungen schaffen. Die folgende Liste enthält einige der besten Praktiken für das Debitorenmanagement.

1. Zahlungsbedingungen festlegen

Einer der wichtigsten Schritte bei der Verwaltung von Kreditoren ist die Festlegung von Zahlungsbedingungen mit Ihren Kunden. Die Zahlungsbedingungen sollten den Kunden klar kommuniziert und schriftlich festgehalten werden, bevor sie einen Kauf tätigen.

Zu den Zahlungsbedingungen gehören das Fälligkeitsdatum, etwaige Nachlässe für vorzeitige Zahlungen und etwaige Verzugsgebühren, Zinsen oder andere Strafen, die bei verspäteten Zahlungen fällig werden.

2. Rechnungen überwachen

Sobald Sie die Zahlungsbedingungen festgelegt haben, ist es wichtig, die Rechnungen zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Kunden pünktlich zahlen. Sie können dies manuell tun, aber die meisten Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Kunden verwenden eine Buchhaltungssoftware, die verfolgt, wann Rechnungen versandt werden, wann Zahlungen fällig sind und den Abgleich von Kundenzahlungen mit ausstehenden Rechnungen optimiert.

3. Zahlungsrichtlinien durchsetzen

Um sicherzustellen, dass die Kunden ihre Rechnungen pünktlich bezahlen, ist es wichtig, die ausstehenden Beträge mit den Kunden zu besprechen.

Verschiedene Unternehmen handhaben Zahlungserinnerungen auf unterschiedliche Weise. Einige verschicken beispielsweise monatliche Abrechnungen, in denen der ausstehende Saldo jedes Kunden aufgeführt ist. Einige verschicken einige Tage vor Fälligkeit der Zahlung automatische Mahnungen, und andere senden Follow-up-E-Mails oder rufen die Kunden an, sobald ihre Zahlung überfällig ist.

In extremen Fällen kann es sogar erforderlich sein, säumige Kunden an ein Inkassobüro zu übergeben.

Wenn Sie die ausstehenden Zahlungen im Auge behalten und sich rechtzeitig bei Ihren Kunden melden, können Sie Ihre Zahlungspolitik durchsetzen, indem Sie Ihren Kunden zeigen, dass Sie das Inkasso ernst nehmen.

4. Zahlungsstreitigkeiten frühzeitig klären

Bei der Bearbeitung von Kundenzahlungen ist es wichtig, Streitigkeiten proaktiv zu klären. Wenn ein Kunde seinen Saldo bestreitet, sollten Sie das Problem sofort ansprechen.

Dazu kann es gehören, die ursprünglichen Kauf- und Zahlungsbedingungen zu recherchieren, zu prüfen, ob eine Zahlung falsch verbucht wurde, oder ein Gespräch mit dem Kunden zu führen, um herauszufinden, ob er die Rechnung anfechtet, weil er mit dem von Ihnen gelieferten Produkt oder der Dienstleistung unzufrieden ist.

Wenn Sie Streitigkeiten professionell und zügig bearbeiten, können Sie in der Regel eine Lösung finden, der beide Parteien zustimmen können.

5. Zahlungsoptionen anbieten

Schließlich ist es wichtig, dass Sie Ihren Kunden eine Reihe von bequemen Zahlungsmöglichkeiten anbieten. Das macht es den Kunden leichter, ihre Rechnungen zu bezahlen, und kann die Zeit, die sie für den Zahlungsvorgang benötigen, verkürzen.

Zu den Standardzahlungsoptionen gehören Debit- und Kreditkarten, Schecks und Zahlungsplattformen von Drittanbietern wie PayPal. Ihre Buchhaltungssoftware ermöglicht Ihnen möglicherweise auch die Annahme von ACH-Zahlungen.

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Ohne eine ordnungsgemäße Verwaltung der Kreditoren ist es schwierig, den Überblick über die ausstehenden Beträge zu behalten, und Sie riskieren, dass Ihre Kundenbeziehungen Schaden nehmen. Setzen Sie Ihren Cashflow und die Zukunft Ihres Unternehmens nicht aufs Spiel. Nehmen Sie sich stattdessen die Zeit, bewährte Kreditoren einzuführen, indem Sie Zahlungsbedingungen festlegen und durchsetzen, den Überblick über ausstehende Salden behalten, bequeme Zahlungsoptionen anbieten und Streitigkeiten umgehend beilegen. Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass Ihre Einnahmen auch weiterhin fließen. 

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