5 Best Practices für das Debitorenmanagement

Das Forderungsmanagement ist für viele Controller und Buchhalter eine tägliche Aufgabe. Da die Eintreibung ausstehender Forderungen jedoch erheblich zum allgemeinen finanziellen Wohlergehen ihres Unternehmens beiträgt, können sie dies nicht ignorieren.

Ein effektives Debitorenmanagement (A/R) erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit und Kenntnis der Best Practices, unabhängig davon, ob Sie AR für ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen verwalten.

Im Folgenden haben wir fünf wichtige Bereiche beschrieben, die Sie bei der Verwaltung des Debitorenbuchhaltungsprozesses Ihres Unternehmens berücksichtigen sollten, um die Rentabilität zu maximieren und gleichzeitig ein effizientes System zur Pflege der Kundenbeziehungen zu schaffen.

Was ist Debitorenmanagement?

Das Debitorenmanagement ist der Prozess der Überwachung und Verwaltung von Kundenzahlungen. Es beinhaltet die Nachverfolgung von Kundenrechnungen, den Einzug ausstehender Zahlungen, den Abgleich von Konten und die Beilegung von Zahlungsstreitigkeiten, um zu verhindern, dass ausstehende Rechnungen zu Forderungsausfällen werden.

Das A/R-Management ist für jedes Unternehmen, das auf Kredit verkauft, unerlässlich, weil es:

• Hilft sicherzustellen, dass das Unternehmen das ihm geschuldete Geld einzieht
• Sorgt für einen gesunden Cashflow
• Trägt zur Aufrechterhaltung der Kundenzufriedenheit bei
• Minimiert Fehler
• Ermöglicht dem Unternehmen, Unstimmigkeiten oder Streitigkeiten sofort zu lösen
• Stellt sicher, dass das Unternehmen Jahresabschlüsse sind genau

Verbesserung des Forderungsmanagements

Von der Nachverfolgung von Kundenrechnungen über das Einziehen von Zahlungen bis hin zur Beilegung von Streitigkeiten — ein effektives A/R-Management trägt dazu bei, dass die Finanzen eines Unternehmens in Ordnung sind und die Kunden pünktlich zahlen.

Wenn Sie diese Tipps und Strategien befolgen, können Sie die Rentabilität maximieren und gleichzeitig ein effizientes System zur Pflege der Kundenbeziehungen einrichten. In der folgenden Liste werden einige der besten Methoden für das Forderungsmanagement beschrieben.

1. Zahlungsbedingungen festlegen

Einer der wichtigsten Schritte bei der Verwaltung von Forderungen ist die Festlegung der Zahlungsbedingungen mit Ihren Kunden. Die Zahlungsbedingungen sollten den Kunden klar mitgeteilt und schriftlich dokumentiert werden, bevor sie einen Kauf tätigen.

Zu den Zahlungsbedingungen gehören das Fälligkeitsdatum der Zahlung, alle Rabatte, die für vorzeitige Zahlungen verfügbar sind, sowie alle verspäteten Gebühren, Zinsen oder andere Strafen, die Sie bei verspäteten Zahlungen erheben.

2. Rechnungen überwachen

Sobald Sie die Zahlungsbedingungen festgelegt haben, ist es wichtig, die Rechnungen zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Kunden pünktlich zahlen. Sie können dies manuell tun, aber die meisten Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Kunden verwenden Buchhaltungssoftware, die nachverfolgt, wann Rechnungen gesendet werden, wann Zahlungen fällig sind, und die Zuordnung von Kundenzahlungen mit ausstehenden Rechnungen optimiert.

3. Zahlungsrichtlinien durchsetzen

Um sicherzustellen, dass die Kunden pünktlich zahlen, ist es wichtig, die Kunden über ihre ausstehenden Salden zu informieren.

Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Möglichkeiten, mit Zahlungserinnerungen umzugehen. Einige senden beispielsweise monatliche Kontoauszüge, in denen der ausstehende Saldo jedes Kunden detailliert aufgeführt ist. Einige senden automatische Erinnerungen einige Tage vor Fälligkeit der Zahlung, und andere senden Folge-E-Mails oder telefonieren mit Kunden, sobald ihre Zahlung überfällig ist.

Möglicherweise müssen Sie sogar überfällige Konten in eine umwandeln Inkassobüro in extremen Fällen.

Wenn Sie den Überblick über diese ausstehenden Zahlungen behalten und sich rechtzeitig mit den Kunden in Verbindung setzen, können Sie die Zahlungsrichtlinien durchsetzen, indem Sie Kunden darüber informieren, dass Sie das Inkasso ernst nehmen.

4. Zahlungsstreitigkeiten frühzeitig lösen

Beim Umgang mit Kundenzahlungen ist es wichtig, proaktiv bei der Beilegung von Streitigkeiten vorzugehen. Wenn ein Kunde seinen Saldo bestreitet, beheben Sie das Problem sofort.

Dazu können Sie die ursprünglichen Kauf- und Zahlungsbedingungen recherchieren, überprüfen, ob eine Zahlung falsch ausgeführt wurde, oder ein Gespräch mit dem Kunden führen, um herauszufinden, ob er die Rechnung anfechtet, weil er mit dem von Ihnen bereitgestellten Produkt oder der Dienstleistung unzufrieden ist.

Wenn Sie Streitigkeiten professionell und schnell behandeln, können Sie in der Regel eine Lösung finden, auf die sich beide Parteien einigen können.

5. Bieten Sie Zahlungsoptionen an

Schließlich ist es wichtig, Ihren Kunden eine Vielzahl praktischer Zahlungsmöglichkeiten zu bieten. Dies erleichtert es Kunden, ihre Rechnungen zu bezahlen, und kann die Zeit verkürzen, die sie für die Ausführung von Zahlungen benötigen.

Zu den Standardzahlungsoptionen gehören Debit- und Kreditkarten, Schecks und Zahlungsplattformen von Drittanbietern wie PayPal. Ihre Buchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen möglicherweise auch, ACH-Zahlungen zu akzeptieren.

Wie kann FloQast Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Forderungen helfen?

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Durch den besseren Einblick von FloQast in den Debitorenprozess kann Ihr Team die Kundenbeziehungen besser verwalten und einen gesunden Cashflow und Betriebskapital aufrechterhalten, indem sichergestellt wird, dass Zahlungen pünktlich erfolgen.

Darüber hinaus kann das AutoRec Matching von FloQast dazu beitragen, den Forderungsabgleich zu automatisieren und den Monatsabschluss zu beschleunigen. So sparen Sie Ihrem Team viel Zeit, da Tausende von Transaktionen automatisch abgeglichen werden.

Ohne ein ordnungsgemäßes Forderungsmanagement ist es schwierig, den Überblick über ausstehende Salden zu behalten, und Sie riskieren, die Kundenbeziehungen zu trüben. Setzen Sie Ihren Cashflow und die Zukunft Ihres Unternehmens nicht aufs Spiel. Nehmen Sie sich stattdessen die Zeit, bewährte Verfahren für die Debitorenbuchhaltung zu implementieren, indem Sie Zahlungsbedingungen festlegen und durchsetzen, den Überblick über ausstehende Salden behalten, bequeme Zahlungsoptionen anbieten und alle Streitigkeiten umgehend lösen. Dies wird Ihnen helfen, diese Einnahmen am Laufen zu halten.

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