SOX und Abschlussprüfung automatisieren

Ohne eine wirksame Abschlussprüfung setzen sich Unternehmen einem breiten Spektrum potenzieller Risiken und Strafen aus, darunter Diebstahl, Unterschlagung und nachlässige Buchführungspraktiken. Für börsennotierte Unternehmen sind die Risiken sogar noch höher. Die Börsenaufsichtsbehörde (SEC) kann bei betrügerischer Finanz-Reporting eine Vielzahl von Sanktionen verhängen, darunter Geldbußen, Strafanzeigen, das dauerhafte Verbot für Führungskräfte, als leitende Angestellte oder Direktoren eines börsennotierten Unternehmens zu fungieren, und den Ausschluss des Unternehmens von der Börse, an der es gehandelt wird.

Der Sarbanes-Oxley Act von 2002, gemeinhin als SOX bekannt, verpflichtet Unternehmen, eine Abschlussprüfung über die Finanz-Reporting einzuführen und deren Wirksamkeit regelmäßig zu überprüfen. Alle SOX-Bestimmungen gelten für alle börsennotierten Unternehmen und ihre externen Prüfer. Viele Aspekte von SOX gelten aber auch für Unternehmen in Privatbesitz und gemeinnützige Organisationen.

Die Automatisierung der SOX-Compliance kann Unternehmen dabei helfen, ihre SOX-Kontrollen zu automatisieren, um die Effizienz und Effektivität des SOX-Compliance-Prozesses zu verbessern. Durch die Automatisierung der SOX-Kontrollen kann ein Unternehmen seine allgemeine Compliance-Position verbessern und gleichzeitig Zeit und Ressourcen freisetzen, um sich auf andere Geschäftsbereiche zu konzentrieren.

Was sind automatisierte SOX-Kontrollen?

SOX wirkt sich auf mehrere Bereiche eines Unternehmens aus, einschließlich Buchhaltung und Finanzen, IT und Geschäftsführung. Das Gesetz schreibt keine spezifischen Kontrollen vor. Stattdessen wird von den Unternehmen verlangt, dass sie ihre eigenen Kontrollen entwickeln und implementieren, die den Zielen der Verordnung entsprechen.

Diese Kontrollen fallen im Allgemeinen in zwei Kategorien:

• Kontrollen auf Entitätsebene. Diese Kontrollen gelten für das gesamte Unternehmen. Einige Beispiele sind Personal- und Risikomanagementrichtlinien, Programme zur Verhinderung und Aufdeckung von Betrug und die Trennung von Aufgaben. 
• Allgemeine IT-Kontrollen. Dies sind Kontrollen über die IT-Umgebung des Unternehmens, die sich auf das Finanz-Reporting auswirken. Beispiele hierfür sind die Kontrolle, wer auf die Finanzdaten des Unternehmens zugreifen kann, die Kontrolle des Zugangs zu sensiblen Daten innerhalb des Systems und die Kontrolle, wer Finanztransaktionen erfassen oder andere Änderungen am System vornehmen kann.

Unternehmen können viele Aspekte ihrer Kontrollumgebung automatisieren, um Zeit zu sparen und die Einhaltung der Vorschriften insgesamt zu verbessern. Automatisierte Kontrollen werden automatisch durch das ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens oder andere damit verbundene Anwendungen durchgeführt.

Zum Beispiel könnte das Unternehmen:

• Einrichtung von Zugriffsebenen innerhalb des ERP-Systems zur Kontrolle des Änderungsmanagements, um zu verhindern, dass nicht autorisierte Benutzer Änderungen an Finanzdaten vornehmen
• Lassen Sie das ERP-System Rechnungen automatisch mit der zugrunde liegenden Bestellung und dem Wareneingang abgleichen
• Robotische Prozessautomatisierung (RPA) zur Überprüfung der Gültigkeit von Kundenkreditinformationen vor der Genehmigung eines Verkaufs nutzen

Der SOX-Prüfungsprozess

SOX-Kontrolltests sind ein Prozess, der von internen und externen Prüfern durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen die Bestimmungen des Sarbanes-Oxley Act einhält. Dabei werden die internen Kontrollverfahren des Unternehmens überprüft und diese Kontrollen getestet, um sicherzustellen, dass sie befolgt werden und wirksam sind. Werden Probleme festgestellt, muss das Unternehmen Abhilfemaßnahmen ergreifen.

Kontrollprüfungsprozesse können recht komplex sein, und es ist wichtig, die Anforderungen des SOX gut zu verstehen. Es gibt viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, z. B. die Angemessenheit der Rechnungslegungsprozesse und -verfahren des Unternehmens, die Zuverlässigkeit der Finanzdaten und die Wirksamkeit der Abschlussprüfung.

Ziel der Kontrolltests ist es, sicherzustellen, dass die Unternehmen ihre Finanzdaten korrekt ausweisen und alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Durch die regelmäßige Durchführung von Tests können sich Unternehmen vor möglichen Finanzskandalen und Strafen schützen.

SOX-Konformität automatisieren

Jedes System der Abschlussprüfung muss mit der ständigen Herausforderung menschlicher Fehler und dem Potenzial für Betrug fertig werden. Dies macht die Einhaltung der SOX-Vorschriften zu einer gewaltigen Aufgabe für Unternehmen, aber es gibt viele Möglichkeiten, den Prozess zu automatisieren, um ihn zu erleichtern und das Risiko zu verringern.

Der erste Schritt besteht darin, Ihre vorhandene Technologie zu betrachten und zu überlegen, wie ihre aktuellen Merkmale und Funktionen zu Ihrem internen Kontrollprozess beitragen können.

Die meisten Buchhaltungssoftwares und ERP-Systeme ermöglichen es Unternehmen beispielsweise, Zugriffskontrollen für verschiedene Benutzer einzurichten. So können Sie beispielsweise die Zugriffskontrollen Ihres bestehenden Systems nutzen, um sicherzustellen, dass der Benutzer, der für die Einrichtung eines Kreditorenkontos im System zuständig ist, nicht auch in der Lage ist, diesen Kreditor zu bezahlen. Durch diese Aufgabentrennung wird das Risiko betrügerischer Lieferantenkonten ausgeschlossen.

Natürlich gibt es einige Aspekte des Kontrollumfelds, die Ihre bestehenden Systeme möglicherweise nicht abdecken. In diesem Fall lohnt es sich, nach anderen Softwarelösungen zu suchen, die sich in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren lassen.

So sind beispielsweise Abstimmungen ein wesentliches internes Kontrollinstrument, da sie dazu beitragen, Betrug zu verhindern und aufzudecken. Die meisten Buchhaltungssoftwares unterstützen Bankabstimmungen, die durch den Vergleich der Kassenbestände in den Buchhaltungsunterlagen mit den Bankauszügen helfen, Buchhaltungs- und Bankfehler zu erkennen. Allerdings reicht es oft nicht aus, sich nur auf dieses System zu verlassen. Viele Systeme unterstützen keine Abstimmungen für andere Arten von Bilanzkonten, verlangen eine Abzeichnung der abgeschlossenen Abstimmungen oder kennzeichnen Abstimmungen, die aufgrund von Änderungen in der Rohbilanz nicht mehr stimmen. 

Die Ergänzung Ihrer bestehenden Buchhaltungs- und Finanztechnologie durch Software zur Einhaltung der SOX-Vorschriften kann eine zusätzliche Ebene der internen Kontrollautomatisierung bieten und dazu beitragen, dass die Anforderungen der SOX-Vorschriften erfüllt werden.

Wie Automatisierung die Kosten für die Einhaltung von SOX-Richtlinien senken kann

Die Integration der Automatisierung in Ihr SOX-Programm mag wie ein kostspieliges Unterfangen erscheinen - vor allem, wenn es um die Implementierung neuer Software geht. Die Automatisierung kann jedoch die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften an mehreren Fronten senken.

Geringere Personalkosten

So können beispielsweise die Personalkosten ein wesentlicher Bestandteil der SOX-Compliance sein. Es ist schwierig (und teuer), qualifizierte Fachleute für die Einhaltung der Vorschriften zu gewinnen und zu halten, die sich mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen, den bewährten Verfahren der Finanz-Reporting und der Bedeutung angemessener Kontrollen auskennen. 

Ohne Automatisierung verbringen SOX-Compliance-Teams möglicherweise wertvolle Zeit mit manuellen Routineaufgaben. Zu diesen manuellen Aufgaben gehören z. B. der Abgleich von Daten aus verschiedenen Quellen, die Sicherstellung, dass Journaleinträge autorisiert und ordnungsgemäß dokumentiert sind, die Sicherstellung, dass Lieferantenschecks in numerischer Reihenfolge verbucht werden, die Bestätigung, dass allen Auszahlungen Belegrechnungen und Quittungen beigefügt sind, oder der Umgang mit Versionskontrollproblemen.

Anstatt dass Ihr Buchhaltungsteam eine Woche pro Monat mit diesen und anderen zeitaufwändigen Tätigkeiten verbringt, kann die gleiche Arbeit durch Automatisierung in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden. Auf diese Weise können Unternehmen Personalkosten einsparen oder diese talentierten Mitarbeiter in höherwertigen Bereichen einsetzen.

Wenn die Buchhaltungsteams beispielsweise nicht mehr stundenlang Daten manuell eingeben und Tabellenkalkulationen verwalten müssen, können sie die Daten nutzen, um wichtige Stakeholder bei der Überwachung relevanter Kennzahlen und der Durchführung von Finanzanalysen zu unterstützen. Außerdem können sie ihre erhöhte Kapazität nutzen, um nach Möglichkeiten zur weiteren Rationalisierung von Prozessen zu suchen, die dem Unternehmen helfen, effizienter zu werden oder die betriebliche Effektivität zu verbessern.

Geringere Gebühren für externe Prüfungen

Eine weitere wichtige Bestimmung der SOX-Compliance besteht darin, dass die Unternehmen eine externe Prüfung durchführen lassen, um die SOX-Kontrollen zu testen und über die Zuverlässigkeit ihrer Abschlüsse zu berichten. Dies kann ein kostspieliger Prozess sein, insbesondere für kleinere Unternehmen. 

Die Automatisierung kann dazu beitragen, die mit der Beauftragung unabhängiger Prüfer verbundenen Kosten für die Einhaltung der Vorschriften zu senken, da sich die Prüfer auf die von den internen Revisionsteams des Unternehmens durchgeführten Zwischen- und Jahresendprüfungen verlassen können, was bedeutet, dass sie weniger Zeit für ihre eigenen Prüfverfahren während der Jahresendprüfung aufwenden müssen.

Die Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften kann äußerst hilfreich sein, wenn es darum geht, die Kosten für die Einhaltung von Vorschriften zu senken und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten oder zu verbessern. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der SOX-Anforderungen unterstützen können, laden Sie unsere kostenlose Checkliste zur Einhaltung der SOX-Anforderungen herunter.