Automatiser les contrôles internes et SOX

En l'absence de contrôles internes efficaces, les organisations s'exposent à un large éventail de risques potentiels et de sanctions, notamment le vol, le détournement de fonds et des pratiques comptables négligentes. Pour les entreprises publiques, les risques sont encore plus élevés. La Commission des opérations de bourse (SEC) peut imposer diverses sanctions en cas d'information financière frauduleuse, notamment des amendes, des poursuites pénales, l'interdiction permanente pour les cadres d'exercer des fonctions de dirigeant ou d'administrateur d'une société cotée en bourse et le retrait de la société de la bourse sur laquelle elle est cotée.

La loi Sarbanes-Oxley de 2002, communément appelée SOX, exige des entreprises qu'elles mettent en place des contrôles internes sur l'information financière et qu'elles testent régulièrement leur efficacité. Toutes les dispositions de la loi SOX s'appliquent à toutes les sociétés cotées en bourse et à leurs auditeurs externes. Mais de nombreux aspects de la loi SOX s'appliquent également aux entreprises privées et aux organisations à but non lucratif.

L'automatisation de la conformité SOX peut aider les organisations à automatiser leurs contrôles SOX afin d'améliorer l'efficacité et l'efficience du processus de conformité SOX. En automatisant les contrôles SOX, une entreprise peut améliorer sa position de conformité globale tout en libérant du temps et des ressources pour se concentrer sur d'autres domaines de l'entreprise.

Que sont les contrôles automatisés SOX ?

La loi SOX a un impact sur plusieurs domaines de l'entreprise, notamment la comptabilité et les finances, les technologies de l'information et la direction générale. La loi ne prescrit pas de contrôles spécifiques. Elle exige plutôt que les organisations conçoivent et mettent en œuvre leurs propres contrôles qui répondent aux objectifs de la réglementation.

Ces contrôles se répartissent généralement en deux catégories :

• Contrôles au niveau de l'entité. Ces contrôles s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise. Il s'agit par exemple des politiques de gestion des ressources humaines et des risques, des programmes de prévention et de détection des fraudes et de la séparation des tâches. 
• Contrôles généraux de l'informatique. Il s'agit des contrôles de l'environnement informatique de l'entreprise qui ont une incidence sur l'information financière. Il s'agit par exemple de contrôler qui peut accéder aux données financières de l'entreprise, de contrôler l'accès aux données sensibles du système et de contrôler qui peut enregistrer les transactions financières ou apporter d'autres modifications au système.

Les entreprises peuvent automatiser de nombreux aspects de leur environnement de contrôle afin de gagner du temps et d'améliorer la conformité globale. Les contrôles automatisés sont réalisés automatiquement par le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou d'autres applications connexes.

Par exemple, l'entreprise peut :

• Mettre en place des niveaux d'accès au sein de son ERP afin de contrôler la gestion des changements et d'empêcher les utilisateurs non autorisés de modifier les données financières.
• Faire en sorte que l'ERP rapproche automatiquement les factures du bon de commande et de l'entrée de marchandises sous-jacents.
• Tirer parti de l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour contrôler la validité des informations de crédit des clients avant d'autoriser une vente.

Le processus de test SOX

Le test de contrôle SOX est un processus mené par les auditeurs internes et externes afin de s'assurer qu'une entreprise est en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley. Ce processus consiste à examiner les procédures de contrôle interne de l'entreprise et à tester ces contrôles pour s'assurer qu'ils sont suivis et efficaces. Si des problèmes sont constatés, l'entreprise est tenue de prendre des mesures correctives.

Les processus de test de contrôle peuvent être assez complexes et il est essentiel de bien comprendre les exigences de la loi SOX. De nombreux facteurs doivent être pris en compte, tels que l'adéquation des processus et procédures comptables de l'entreprise, la fiabilité de ses données financières et l'efficacité de ses contrôles internes.

L'objectif du processus de test de contrôle est de s'assurer que les entreprises communiquent avec exactitude leurs informations financières et qu'elles respectent l'ensemble des lois et règlements applicables. En effectuant des tests réguliers, les entreprises peuvent se protéger contre d'éventuels scandales financiers et sanctions.

Comment automatiser la conformité SOX

Tout système de contrôle interne doit faire face au défi permanent de l'erreur humaine et du risque de fraude. La conformité à la loi SOX est donc une tâche redoutable pour les entreprises, mais il existe de nombreux moyens d'automatiser le processus pour le faciliter et réduire les risques.

La première étape consiste à examiner votre technologie existante et à déterminer comment ses caractéristiques et fonctionnalités actuelles peuvent contribuer à votre processus de contrôle interne.

Par exemple, la plupart des logiciels de comptabilité et des systèmes ERP permettent aux entreprises de définir des contrôles d'accès pour différents utilisateurs. Ainsi, vous pouvez utiliser les contrôles d'accès de votre système existant pour vous assurer que l'utilisateur chargé de créer un compte fournisseur dans le système n'est pas également en mesure de payer ce fournisseur. Cette séparation des tâches élimine le risque de comptes fournisseurs frauduleux.

Bien entendu, certains aspects de l'environnement de contrôle peuvent ne pas être pris en compte par vos systèmes existants. Dans ce cas, il vaut la peine d'étudier d'autres solutions logicielles qui s'intègrent à votre ERP ou à votre logiciel de comptabilité.

Par exemple, les rapprochements sont un outil de contrôle interne essentiel car ils permettent de prévenir et de détecter les fraudes. La plupart des logiciels comptables prennent en charge les rapprochements bancaires, ce qui permet d'identifier les erreurs comptables et bancaires en comparant les soldes de trésorerie dans les registres comptables aux relevés bancaires. Toutefois, il n'est souvent pas suffisant de s'en remettre à ce seul système. De nombreux systèmes ne prennent pas en charge les rapprochements pour d'autres types de comptes du bilan, exigent des signatures pour les rapprochements effectués ou signalent les rapprochements qui ne sont plus liés en raison de modifications apportées à la balance générale des comptes. 

L'ajout d'un logiciel de conformité SOX à votre pile technologique comptable et financière existante peut fournir une couche supplémentaire d'automatisation du contrôle interne et contribuer à garantir que les besoins en matière de conformité SOX sont satisfaits.

Comment l'automatisation peut réduire les coûts de mise en conformité avec la loi SOX

L'intégration de l'automatisation dans votre programme SOX peut sembler une proposition coûteuse, surtout si elle implique la mise en œuvre d'un nouveau logiciel. Cependant, l'automatisation peut en fait réduire les coûts de conformité sur plusieurs fronts.

Réduction des coûts de personnel

Par exemple, les coûts de personnel peuvent constituer un élément important de la conformité à la loi SOX. Il est difficile (et coûteux) d'attirer et de retenir des professionnels de la conformité compétents qui comprennent les principes comptables généralement acceptés, les meilleures pratiques en matière d'information financière et l'importance des contrôles appropriés. 

Sans automatisation, les équipes chargées de la conformité SOX risquent de passer un temps précieux à effectuer des tâches manuelles de routine. Ces tâches manuelles peuvent consister à rapprocher des données provenant de sources multiples, à s'assurer que les écritures de journal sont autorisées et correctement documentées, à veiller à ce que les chèques des fournisseurs soient comptabilisés dans l'ordre numérique, à confirmer que les factures et reçus justificatifs sont joints à tous les décaissements, ou à traiter les problèmes de contrôle de version.

Au lieu que votre équipe comptable passe une semaine par mois à s'occuper de ces tâches et d'autres activités chronophages, l'automatisation peut accomplir le même travail en une fraction du temps. Cela permet aux organisations de réaliser des économies sur le personnel ou d'utiliser ces personnes talentueuses dans des domaines à plus forte valeur ajoutée.

Par exemple, lorsque les équipes comptables ne doivent plus passer des heures à saisir des données manuellement et à gérer des feuilles de calcul, elles peuvent exploiter les données pour aider les principales parties prenantes à surveiller les indicateurs pertinents et à effectuer des analyses financières. Elles peuvent également utiliser leur capacité accrue pour rechercher des moyens de rationaliser davantage les processus qui aident l'entreprise à devenir plus efficace ou à améliorer l'efficacité opérationnelle.

Diminution des frais d'audit externe

Une autre disposition clé de la conformité à la loi SOX est que les entreprises doivent faire appel à un audit externe pour effectuer des tests SOX sur les contrôles clés et rendre compte de la fiabilité de leurs états financiers. Ce processus peut s'avérer coûteux, en particulier pour les petites entreprises. 

L'automatisation peut contribuer à réduire les coûts de mise en conformité liés à l'engagement d'auditeurs indépendants, car ces derniers peuvent s'appuyer sur les tests intermédiaires et les tests de fin d'année réalisés par les équipes d'audit interne de l'organisation, ce qui signifie qu'ils consacrent moins de temps à leurs propres procédures de test au cours de l'audit de fin d'année.

L'automatisation de la conformité peut être extrêmement utile pour réduire le coût de la conformité tout en maintenant ou en améliorant la conformité aux exigences réglementaires. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière d'aider votre organisation à atteindre et à maintenir la conformité avec les exigences SOX, téléchargez notre liste de contrôles gratuite sur les exigences de conformité SOX.