Kundengeschichten
AppFolio erreicht einen 5-tägigen Abschluss mit FloQast Close Management
"Wir sind Buchhalter, wir lieben Excel", sagt Megan Sitchter, Assistant Controller bei AppFolio, eine Aussage, der nur wenige Buchhaltungsfachleute widersprechen würden. "Man wird den Buchhaltern Excel nie wegnehmen."
Auch wenn die Affinität der meisten Finanzfachleute zu Tabellenkalkulationen je nach dem zu analysierenden Volumen schwankt, kann niemand leugnen, dass Excel das Standardwerkzeug im Werkzeugkasten eines Buchhalters ist.
Das ist etwas, dessen sich das FloQast-Team sehr bewusst ist. Wir haben unser Produkt so entwickelt, dass es in Verbindung mit Excel und Ihrem ERP-System verwendet werden kann, um das Beste aus den Möglichkeiten von Tabellenkalkulationen herauszuholen, aber ohne die Fallstricke, die bei reinen Excel-Teams auftreten können.
AppFolio erreicht sein Ziel eines 5-Tage-Schlusses
Als AppFolio 2015 an die Börse ging, schloss das Unternehmen die Bücher manuell mit einem Prozess ab, der sich - wenig überraschend - stark auf Excel stützte. Obwohl der Soft-Close-Prozess durchgängig sieben Tage dauerte, blieb für das Team nach Abschluss des Soft-Close-Prozesses eine Menge Arbeit übrig.
Letztendlich entschied das Team, dass ein Fünf-Tage-Abschluss das Beste für das Unternehmen wäre. Um diesen Punkt zu erreichen, war jedoch ein neues Verfahren für den Abschluss der Bücher erforderlich. Nachdem sich das Team für FloQast entschieden hatte, war es in wenigen Tagen startklar.
Laut Whitney Waples, Leiterin der Buchhaltung, "konnten unsere Buchhalter das System sofort nutzen. Der Einrichtungsprozess war einfach, und das Support-Team hat unsere Fragen schnell beantwortet.
Zeitersparnis, Freisetzung von Personal für wertschöpfende Projekte
Durch die Verringerung des Zeitaufwands für den monatlichen Abschluss haben die Teammitglieder nun mehr Zeit, sich auf wertvollere Aufgaben zu konzentrieren.
"Wir haben einen sehr engen Zeitplan für den Abschluss, so dass wir jede Zeit, die wir bei der Überwachung des Abschlusses sparen, für die Vorbereitung unserer Dokumente nutzen können", so Waples. "Für mich liegt der wahre Wert darin, dass wir den Fünf-Tage-Abschluss beibehalten", fügte Stichter hinzu. "Seit zwei Jahren sind wir in der Lage, sie einzuhalten. Das war enorm wichtig. Jetzt kann ich den Rest des Monats auf eine Vollzeitkraft zurückgreifen, um an wertsteigernden Projekten zu arbeiten.
"Ich kann mir nicht vorstellen, dass wir ohne FloQast dort sind, wo wir heute sind", sagte sie abschließend.
Die Magie von FloQast besteht darin, dass es Excel ergänzt
Da FloQast eine Ergänzung zu Excel darstellt - ohne die Gefahren, die mit der ausschließlichen Verwendung von lokalisierten Tabellenkalkulationen verbunden sind - können sich die Teams schneller anpassen. Dasselbe kann man laut Stichter nicht über andere Close-Management-Software sagen.
"Ich habe in einem früheren Job einen Konkurrenten von FloQast verwendet, und es wurde zu einer Dokumentenablage", sagte sie. "Die Informationen der Nebenbuchhaltung waren nicht mit der Summenbilanz verknüpft, so dass es fast nutzlos wurde. Wir sind Buchhalter, wir lieben Excel. Die Möglichkeit, die Endsummen mit dem Hauptbuch zu verknüpfen und mit Intacct zu integrieren, hat uns sehr geholfen, da alles ständig aktualisiert wird."
Ständig auf dem neuesten Stand zu sein bedeutet, dass AppFolio durchweg prüfungsfähig ist. Ihre Wirtschaftsprüfungsgesellschaft stimmt dem zu.
"Wir arbeiten mit einer Big Four-Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zusammen, und sie lieben die Dokumentation in FloQast", fügte Stichter hinzu. "Für mich ist klar, dass FloQast von Buchhaltern für Buchhalter gemacht wurde. Wir hatten noch nie ein Problem damit, mit irgendetwas in FloQast zu unseren Wirtschaftsprüfern zu gehen."
