Renforcer la collaboration au sein d'une équipe comptable multinationale : Comment Emma a amélioré la communication au sein de l'équipe et les contrôles internes avec FloQast

Établie à Francfort, en Allemagne, Emma - The Sleep Company est l'une des entreprises de biens de consommation à la croissance la plus rapide en Europe, avec une équipe de plus de 800 employés et des bureaux dans cinq pays. Depuis son lancement en 2013, Emma a connu une croissance fulgurante et a bouleversé le secteur matelas en développant des produits innovants qui ont un impact positif sur la vie des gens en améliorant leur sommeil.

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"Le potentiel est énorme en termes d'automatisation et de gain de temps, surtout lorsqu'il s'agit de transactions inter-sociétés. Nous devons comparer un grand nombre de transactions, qui représentent des centaines de lignes, et, comme nous le savons tous, les rapprochements manuels prennent beaucoup de temps. Je dirais que FloQast AutoRec nous a fait gagner au moins cinq ou six heures par mois rien que sur ce processus.

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L'équipe comptable d'Emma, qui compte environ 70 personnes réparties sur cinq sites dans le monde - Mexico, Shanghai, Francfort, Portugal et Manille - n'est pas toujours à l'aise pour collaborer entre les différents fuseaux horaires. Avec sa croissance rapide, il devenait de plus en plus important d'assurer la cohérence des procédures comptables et des contrôles internes au sein d'une grande équipe géographiquement dispersée. Ce besoin d'une meilleure communication et d'une meilleure visibilité a conduit Marcel Poschag, chef d'équipe de la comptabilité chez Emma, vers FloQast.

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"Au départ, nous espérions obtenir une plus grande transparence en temps réel de nos processus, mais au fur et à mesure que nous nous sommes familiarisés avec [FloQast], nous avons découvert que des modules supplémentaires étaient très utiles. Il a vraiment dépassé mes attentes.

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"Il est assez difficile de communiquer une vue d'ensemble et les progrès globaux en termes de clôture des états financiers au sein d'une grande équipe répartie dans plusieurs villes du monde entier", a déclaré Marcel. "Nous devons tous être en phase et conscients de notre situation actuelle et de notre prochaine étape. Nous devions donc trouver un bon outil de communication capable d'illustrer clairement l'état d'avancement des tâches des membres de l'équipe sans entreprendre un processus de mise en œuvre fastidieux. En fin de compte, nous fonctionnions de manière assez efficace - nous voulions simplement nous améliorer et devenir plus efficaces.

Mise en œuvre rapide, formation minimale

Au départ, l'équipe d'Emma avait prévu deux mois pour la mise en œuvre de FloQast, mais ce délai a finalement été ramené à quatre ou cinq semaines. La mise en œuvre a été assez facile et ce que j'aime vraiment à propos de FloQast, c'est qu'il est très adaptable - il semble que FloQast progresse toujours dans le déploiement de nouvelles fonctionnalités ou dans l'adaptation des fonctionnalités existantes", a déclaré Marcel.Lorsqu'on met en œuvre un nouveau système, on s'attend à ce qu'il y ait une courbe d'apprentissage, mais selon Marcel et l'équipe, FloQast a nécessité très peu de formation pour qu'ils puissent tirer le meilleur parti du produit."FloQast est tellement convivial que je n'ai jamais eu besoin d'une quelconque session de formation", admet Marcel, bien que des sessions de formation soient proposées à tous les employés. "Je travaille chez Emma depuis six mois et j'utilise FloQast depuis deux ou trois mois, et la seule formation dont j'ai eu besoin a consisté à regarder Marcel utiliser FloQast pendant quelques minutes", déclare Akanksha Singla, responsable de la trésorerie chez Emma. "C'est très facile à utiliser, et même les nouveaux employés peuvent l'assimiler assez rapidement.

Automatisation des demandes externes avec FloQast ReMind

L'une des solutions FloQast utilisées par Emma pour améliorer les processus et la communication est FloQast ReMind, qui automatise les demandes d'informations afin de respecter les délais de clôture serrés de l'entreprise.L'équipe planifiait les demandes de financement dans Outlook, mais cela ne fonctionnait pas bien pour les entités d'Emma. Chaque mois, Akanksha envoyait 28 courriels différents, chacun adressé à des personnes distinctes, avec divers modèles et pièces jointes. Akanksha utilise désormais FloQast ReMind pour séparer les demandes de chaque entité et joindre différents fichiers Excel à ces courriels automatisés. "ReMind rend les choses super pratiques en collectant automatiquement les données", explique Akanksha. "Je n'ai plus qu'à le faire une fois par cycle, c'est très pratique. ReMind envoie automatiquement des demandes de suivi après deux jours si Akanksha n'a pas reçu de réponse, et elle peut demander les données au format Excel. Je reçois les modèles dans ma boîte de réception, et ils peuvent également y être consolidés. Cela m'a été très utile et m'a permis de gagner beaucoup de temps en évitant de courir après les gens", explique Akanksha. "Aujourd'hui, cela me prend environ 30 % du temps qu'il me faudrait normalement pour le faire.

Microsoft Dynamics rencontre FloQast

Alexandra Adler, comptable chez Emma, a été impressionnée par la façon dont FloQast s'intègre à Microsoft Dynamics via FloQast Connect, qui actualise automatiquement les données et envoie des notifications en cas de déséquilibre des comptes.

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"J'apprécie le fait que si nous enregistrons quelque chose dans Dynamics, cela se reflète automatiquement dans FloQast", dit-elle. "Nous pouvons alors comparer directement si les chiffres sont les mêmes ou si quelque chose a été modifié dans Dynamics."

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Alexandra a également noté que Microsoft Dynamics alimente la balance générale des comptes directement dans FloQast, de sorte qu'elle n'a pas à la télécharger manuellement. "Pour moi, c'est avantageux parce que la balance générale des comptes est envoyée régulièrement", a déclaré Alexandra. "Auparavant, nous devions mettre à jour manuellement la balance générale des comptes. Maintenant, c'est fait automatiquement à intervalles réguliers, ce qui nous permet de savoir que les informations sont à jour, ce qui est très utile.

Quelle est votre fonctionnalité préférée ?

Pour Akanksha, la visibilité qu'offre FloQast Closesur la progression de la clôture mensuelle, même si les membres de l'équipe sont répartis sur plusieurs continents et fuseaux horaires, est extrêmement précieuse : " Pour les clôtures mensuelles, cela rend les choses assez transparentes pour les autres membres de l'équipe une fois que nous avons signé nos tâches ", a déclaré Akanksha. "Pour Marcel, FloQast AutoRec est le plus précieux car il automatise les parties les plus fastidieuses de la clôture mensuelle et permet à l'équipe de se concentrer sur les domaines qui requièrent une attention particulière plutôt que de passer du temps à rapprochement manuellement rapprochement transactions. "Avant, nous vérifiions plusieurs centaines de transactions manuellement, ligne par ligne", explique Marcel. "Aujourd'hui, nous n'avons plus que cinq ou dix lignes qui ne sont pas liées, et nous n'avons plus besoin de vérifier les autres lignes. Cela nous aide vraiment à allouer notre temps et nos ressources, qui sont parfois très limités, aux domaines où l'impact est le plus efficace.