Emma : Réussir sa collaboration comptable internationale

Établie à Francfort, en Allemagne, Emma — The Sleep Company est l'une des entreprises de biens de consommation à la croissance la plus rapide d'Europe, avec une équipe de plus de 800 employés et des bureaux dans cinq pays. Depuis son lancement en 2013, Emma a connu une croissance fulgurante et a bouleversé l'industrie des matelas en développant des produits innovants qui ont un impact positif sur la vie des gens en améliorant leur sommeil.

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Cela présente un énorme potentiel en termes d'automatisation et de gain de temps, notamment en ce qui concerne les transactions interentreprises. Nous devons comparer de nombreuses transactions, qui représentent des centaines de lignes et, comme nous le savons tous, les rapprochements manuels prennent beaucoup de temps. Je dirais que FloQast AutoRec nous a fait gagner au moins cinq ou six heures par mois rien que sur ce processus.

— Marcel Poschag, Team Lead Accounting

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Avec l'équipe comptable d'environ 70 personnes d'Emma répartie sur cinq sites différents dans le monde (Mexique, Shanghai, Francfort, Portugal et Manille), il peut être difficile de collaborer sur différents fuseaux horaires. En raison de sa croissance rapide, il devenait de plus en plus important de garantir des procédures comptables et des contrôles internes cohérents au sein d'une grande équipe géographiquement distribuée. Ce besoin d'une meilleure communication et d'une meilleure visibilité a conduit Marcel Poschag, chef d'équipe comptable chez Emma, à rejoindre FloQast.

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Au départ, nous espérions améliorer la transparence de nos processus en temps réel, mais au fur et à mesure que nous nous sommes familiarisés avec [FloQast], nous avons découvert que des modules supplémentaires se sont révélés très utiles. Cela a vraiment dépassé mes attentes.

— Marcel Poschag, Team Lead Accounting

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Il est très difficile de communiquer une vue d'ensemble et les progrès globaux en termes de clôture des états financiers au sein d'une grande équipe présente dans plusieurs villes du monde entier », a déclaré Marcel. « Nous devons tous faire la queue et savoir où nous en sommes actuellement et où nous devons aller ensuite. Nous avions donc vraiment besoin de trouver un bon outil de communication capable d'illustrer clairement où en étaient les membres de l'équipe dans leurs tâches sans entreprendre un processus de mise en œuvre fastidieux. En fin de compte, nous fonctionnions de manière assez efficace. Nous voulions simplement nous améliorer et être plus efficaces.

Mise en œuvre rapide, formation minimale requise

Au départ, l'équipe d'Emma avait prévu deux mois pour mettre en œuvre FloQast, mais a fini par réduire ce délai à quatre ou cinq semaines seulement. « La mise en œuvre a été assez facile et ce que j'aime vraiment chez FloQast, c'est qu'il est très adaptatif. Il semble que FloQast progresse toujours en termes de déploiement de nouvelles fonctionnalités ou d'adaptation de fonctionnalités existantes », explique Marcel. Lors de la mise en œuvre d'un nouveau système, on s'attend à ce qu'il y ait une courbe d'apprentissage, mais selon Marcel et son équipe, FloQast n'a demandé que très peu de formation pour tirer le meilleur parti du produit. « FloQast est tellement convivial que je n'ai jamais eu besoin d'aucune session de formation », a admis Marcel, bien que des sessions de formation soient proposées à tous les employés. « Je travaille chez Emma depuis six mois et j'utilise FloQast depuis deux ou trois mois. La seule formation dont j'avais besoin était de regarder Marcel utiliser FloQast pendant quelques minutes », explique Akanksha Singla, responsable de la trésorerie chez Emma. « Il est très facile à utiliser et même les nouveaux employés peuvent l'utiliser assez rapidement. »

Automatiser les demandes externes avec FloQast Remind

L'une des solutions FloQast qu'Emma utilise pour améliorer les processus et la communication est FloQast ReMind, qui automatise les demandes d'informations afin de respecter les délais de clôture serrés de l'entreprise. L'équipe avait planifié les demandes de financement dans Outlook, mais cela ne fonctionnait pas bien pour les entités d'Emma. Chaque mois, Akanksha envoyait 28 e-mails différents, chacun adressé à des personnes distinctes, avec différents modèles et pièces jointes. Akanksha utilise désormais FloQast ReMind pour séparer les demandes de chaque entité et joindre différents fichiers Excel à ces e-mails automatisés. « ReMind rend les choses très pratiques en collectant automatiquement les données », explique Akanksha. « En gros, je n'ai qu'à le faire une fois dans le cycle. C'est très pratique. » ReMind envoie automatiquement des demandes de suivi au bout de deux jours si Akanksha n'a pas reçu de réponse, et elle peut demander les données au format Excel. « Je reçois les modèles dans ma boîte de réception, et ils peuvent également y être consolidés. Cela m'a été très utile et m'a fait gagner beaucoup de temps en évitant de courir après les gens », explique Akanksha. « Aujourd'hui, cela me prend environ 30 % du temps qu'il me faudrait normalement pour le faire. »

Microsoft Dynamics rencontre FloQast

Alexandra Adler, comptable chez Emma, s'est dite impressionnée par la façon dont FloQast s'intègre à Microsoft Dynamics via FloQast Connect, qui actualise automatiquement les données et fournit des notifications en cas de déséquilibre des comptes.

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J'aime le fait que si nous réservons quelque chose dans Dynamics, cela se reflète automatiquement dans FloQast », a-t-elle déclaré. « Ensuite, vous avez le document justificatif, qui est également reflété dans FloQast, et nous pouvons directement comparer si les chiffres sont identiques ou si quelque chose a été modifié dans Dynamics.

— Alexandra Adler, Accountant

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Alexandra a également noté que Microsoft Dynamics introduit la balance d'essai directement dans FloQast, elle n'a donc pas à la télécharger manuellement. « Pour moi, c'est bénéfique car la balance d'essai est envoyée régulièrement », explique Alexandra. « Dans le passé, nous devions mettre à jour manuellement la balance d'essai. Maintenant, cela se fait automatiquement à intervalles réguliers, ce qui nous permet de savoir que les informations sont à jour, ce qui est très utile. »

Quelle est votre fonctionnalité préférée ?

Bien que le consensus ait été que chaque membre de l'équipe trouvait l'avantage considérable de l'utilisation de FloQast dans son ensemble, ses fonctionnalités préférées différaient toutes. Pour Akanksha, la visibilité de FloQast Close sur la progression de la clôture mensuelle, même si elle est répartie sur plusieurs continents et fuseaux horaires, est extrêmement précieuse. « En ce qui concerne les clôtures mensuelles, cela rend les choses assez transparentes pour les autres membres de l'équipe une fois que nous avons approuvé nos tâches », explique Akanksha. « Ils savent que ce sont les tâches qui sont déjà prises en charge et celles sur lesquelles il faut travailler ensuite, même lorsque les tâches dépendent d'autres tâches. » Pour Marcel, FloQast AutoRec est la solution la plus utile car elle automatise les étapes les plus fastidieuses de la clôture de fin de mois et permet à l'équipe de se concentrer sur les domaines qui nécessitent une attention particulière plutôt que de passer du temps à faire correspondre manuellement les transactions. « Auparavant, nous vérifiions plusieurs centaines de transactions manuellement, ligne par ligne », explique Marcel. « Maintenant, nous n'avons que cinq ou dix lignes qui ne sont pas à égalité, et nous n'avons pas besoin de vérifier les autres lignes. Cela nous aide vraiment à consacrer notre temps et nos ressources, qui peuvent parfois être très limités, aux domaines prioritaires où cela a un impact efficace. »