Qu'est-ce que la gestion de la conformité ?

Avec l'évolution des normes réglementaires, les Directeurs financiers doivent s'assurer que les équipes comptables sont en mesure d'assumer leurs responsabilités en matière de conformité en pratiquant une gestion efficace de la conformité.

Dans l'enquête State of Compliance Survey 2022 de Deloitte, 57% des répondants ont identifié les changements réglementaires comme leur principal défi en matière de conformité - en hausse par rapport à 49% en 2020. Parmi ces répondants, seuls 7 % ont déclaré que leur entreprise était réellement prête à relever leurs nouveaux défis en matière de conformité. En 2022, les répondants à l'enquête ont également révélé un manque de confiance dans l'efficacité de leur fonction de gestion de la conformité, près de 50 % d'entre eux déclarant que leurs cadres de gestion des risques n'étaient intégrés qu'avec des fonctions de conformité de deuxième ligne ou pas intégrés du tout. 

La complexité des réglementations financières existantes et à venir rend la gestion de la conformité trop importante pour être ignorée - et constitue un facteur de risque critique. Dans cette optique, les Directeurs financiers doivent comprendre comment mettre en œuvre un système de gestion de la conformité (SGC) au sein de leur organisation et comment tirer parti de la technologie pour faciliter le processus de conformité.  

Introduction à la gestion de la conformité

La gestion de la conformité consiste à s'assurer que les systèmes et processus financiers d'une entreprise sont conformes à toutes les lois applicables et qu'ils respectent toutes les réglementations secteur et obligations contractuelles.

Au cœur du processus de gestion de la conformité se trouve la nécessité d'élaborer un cadre de politiques et de procédures propres à l'entreprise qui facilite la conformité - généralement par l'application de contrôles internes. Cependant, la gestion de la conformité va au-delà des activités quotidiennes des équipes et des employés individuels, et s'étend aux cadres supérieurs, qui doivent comprendre les risques réglementaires auxquels leur entreprise est confrontée afin d'élaborer une politique de conformité et de mettre en place des contrôles efficaces.  

Dans cette optique, les entreprises devraient s'efforcer de construire leur cadre de gestion de la conformité autour de ces considérations de principe : 

• L'environnement législatif : Les cadres de gestion de la conformité doivent s'aligner sur les obligations légales de la juridiction.
• L'exposition au risque : Un cadre de gestion de la conformité devrait minimiser l'exposition de l'entreprise au risque réglementaire et, par extension, aux sanctions potentielles en matière de conformité. 
• Contrôles internes : Les entreprises doivent élaborer et mettre en œuvre des contrôles appropriés qui permettent de remplir les obligations de conformité. 
• Responsabilité : Un cadre de gestion de la conformité doit encourager une culture interne de la conformité qui favorise la responsabilité personnelle et collective dans l'application des contrôles. 

Objectifs de la gestion de la conformité

L'objectif premier de la gestion de la conformité est de veiller à ce que les entreprises réduisent les risques et instaurent une culture interne de la conformité bien ancrée. 

Toutefois, les objectifs spécifiques de gestion de la conformité peuvent être plus complexes et varier d'une entreprise à l'autre. Dans l'UE, par exemple, la législation fiscale est différente dans chacun des 27 États membres, ce qui signifie que les entreprises doivent former leurs comptables à gérer les finances pour chaque juridiction dans laquelle elles opèrent, et tenir compte de cette diversité lors de la clôture de fin de mois. 

En conséquence, un cadre efficace de gestion de la conformité devrait permettre aux équipes comptables de suivre le rythme d'un paysage réglementaire de plus en plus complexe et en évolution rapide, faute de quoi elles s'exposeraient à des niveaux de risque juridique sans précédent et à des pénalités financières préjudiciables. 

Le rythme des changements réglementaires est une priorité importante en matière de conformité : dans l' enquête mondiale sur les risques 2022 de PWC, quatre répondants sur cinq ont déclaré que suivre le rythme des transformations numériques et autres était un défi majeur en matière de gestion des risques. De même, l'enquête mondiale sur les risques de 2023 a révélé que 57 % des personnes interrogées considéraient les investissements technologiques comme le " plus grand facteur de motivation " à l'origine d'une révision de leur paysage des risques. 

Éviter les pénalités de conformité

Au-delà de l'affirmation de la conformité réglementaire et de la création d'une culture de la conformité, un cadre de gestion de la conformité permet aux entreprises d'éviter des pénalités de non-conformité coûteuses. 

Le non-respect des exigences réglementaires, sciemment ou non, peut avoir de graves conséquences, notamment

• Des amendes et des pénalités élevées
• Longues poursuites et procédures judiciaires
• Interdictions d'exercer une activité
• Atteinte à la réputation

Les conséquences de la non-conformité peuvent gravement nuire à la marque d'une entreprise, restreindre sa capacité opérationnelle et anéantir ses ressources financières. Par exemple, dans l'UE, les États membres fixent généralement leurs propres taux de sanctions financières, mais les amendes collectives pour les seules violations du règlement général sur la protection des données (RGPD) ont atteint le montant record de 2,1 milliards d'euros en 2023. 

Exigences légales et cadres réglementaires

L'exposition au risque de conformité varie en fonction d'une série de facteurs, tels que la taille de l'entreprise, le secteur et la situation géographique. Toutefois, certains secteurs sont plus fortement réglementés que d'autres, comme les secteurs de la banque et des services financiers, et doivent donc consacrer davantage de ressources et d'efforts administratifs à la conformité. D'une manière générale, toutes les entreprises devraient connaître les exigences légales et les cadres réglementaires qui s'appliquent à leurs activités et mettre en œuvre une solution de gestion de la conformité appropriée. 

Voici quelques exemples de réglementations importantes en matière de conformité :

• Le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE 
• La directive européenne sur les rapports de durabilité des entreprises (CSRD)
• La directive européenne sur l'information non financière (NFRD)
• Le code britannique de gouvernance d'entreprise 

Nouveaux problèmes de conformité 

L'évolution du paysage réglementaire signifie que les entreprises doivent procéder à une analyse prospective pour anticiper les risques émergents et les éventuelles vulnérabilités de leurs solutions de conformité. En 2024, les préoccupations émergentes en matière de conformité réglementaire sont les suivantes :

• Gouvernance sociale et environnementale : Les gouvernements du monde entier introduisent des réglementations visant à promouvoir une activité commerciale éthique, souvent désignée sous le nom de gouvernance sociale et environnementale (GSE). Le CSRD de l'UE, par exemple, impose de nouvelles règles de reporting à certaines entreprises, avec l'obligation de suivre des données sur des paramètres tels que les émissions de carbone, l'impact sur l'environnement et la diversité de la main-d'œuvre.
• Les crypto-monnaies : Alors que les actifs virtuels continuent de gagner du terrain sur les marchés du monde entier, les gouvernements introduisent des réglementations pour promouvoir leur utilisation en toute sécurité. Le règlement sur les marchés des crypto-actifs (MiCA) a été introduit en 2023, imposant des exigences en matière de licences et de tenue de registres aux bourses de crypto-monnaies dans l'UE et au-delà. 
• Confidentialité des données : La sophistication croissante des cyber-attaques a amené les gouvernements à se préoccuper davantage de la protection des données personnelles. Le GDPR de l'UE impose des responsabilités strictes en matière de gestion des données aux entreprises qui collectent et stockent des informations sur leurs clients. 

Éléments clés d'un système de gestion de la conformité

Après avoir défini leurs objectifs de conformité, les entreprises doivent mettre au point un système de gestion de la conformité (CMS), parfois appelé "cadre de gestion de la conformité", capable de les atteindre. Un SGC efficace comprend généralement les éléments suivants : 

• Supervision : Le conseil d'administration et les cadres supérieurs doivent superviser le développement et le fonctionnement du CMS afin de s'assurer qu'il répond aux normes requises et de favoriser en permanence une culture de la conformité au sein de l'entreprise. 
• Responsable de la conformité : La plupart des réglementations financières exigent des entreprises qu'elles désignent un responsable de la conformité chargé du CMS et des audits de conformité périodiques. Le responsable de la conformité doit disposer de l'expertise et de l'autorité nécessaires pour s'acquitter efficacement de son rôle et peut, dans les grandes entreprises, être nommé à plein temps. 
• Politiques et procédures : Le CMS doit définir des politiques et des procédures qui facilitent le respect des réglementations pertinentes, y compris l'application de contrôles de conformité internes. L'entreprise doit former ses employés au respect de ces politiques et procédures, et les réviser et les mettre à jour périodiquement pour s'assurer qu'elles restent adaptées à l'évolution des risques. 
• Suivi et audit : Les entreprises doivent surveiller leur SGC afin d'identifier les nouvelles vulnérabilités et les possibilités de renforcement. De même, le SGC doit faire l'objet d'audits réguliers pour garantir son efficacité. 

Mise en œuvre d'un système de gestion de la conformité

Les détails pratiques de la mise en œuvre d'un CMS varient d'une entreprise à l'autre, mais ils comprennent généralement les étapes suivantes : 

• Communiquer la vision et la stratégie en matière de conformité: La vision et la stratégie de l'entreprise doivent être alignées sur la stratégie globale de l'entreprise. Les Directeurs financiers doivent communiquer les détails du CMS à tous les employés, et pas seulement à l'équipe comptable. 
• Rédiger des politiques et des procédures claires et faciles à utiliser: Les employés, quel que soit leur niveau ou leur ancienneté, doivent comprendre les règles de conformité. C'est pourquoi les politiques et les procédures doivent être aussi simples, claires et concises que possible.
• Réaliser une évaluation complète des risques: Le processus d'évaluation des risques doit comprendre l'identification des principaux risques de conformité financière, tels que la fraude, les erreurs et les violations de la réglementation. L'évaluation des risques doit également identifier les conséquences potentielles de chaque risque et les contrôles mis en place pour les atténuer.
• Former les employés: Former tous les employés comptables aux politiques et procédures de conformité de l'entreprise au moment du recrutement, puis de manière continue. La formation doit être adaptée au rôle et aux responsabilités de chaque employé.
• Répéter le programme de conformité: La conformité est un processus continu et les Directeurs financiers doivent chercher à optimiser leur CMS chaque fois que cela est possible. En conséquence, les équipes comptables doivent continuellement revoir le cadre pour s'assurer qu'il atténue efficacement les risques.

Intégrer la conformité dans les processus d'entreprise

Idéalement, les entreprises devraient chercher à intégrer leur cadre de gestion de la conformité en perturbant le moins possible les produits et les services. Cela signifie qu'il faut faciliter la communication entre les départements et les parties prenantes, à la fois pendant l'élaboration des politiques et des procédures et de manière continue après le déploiement du CMS. 

Les entreprises devraient s'appuyer sur l'automatisation des processus au cours du processus d'intégration, car l'interface entre la technologie et les flux de travail de conformité déterminera l'efficacité de l'exécution des politiques et des procédures. Les logiciels automatisés peuvent non seulement accroître la rapidité et la précision de l'application des contrôles, mais aussi minimiser le risque d'erreur humaine, permettre une communication en temps réel et centraliser l'accès aux ressources critiques. 

Les avantages d'une gestion efficace de la conformité

La gestion de la conformité n'est pas seulement une question de cases à cocher. Une mise en œuvre efficace apporte généralement des avantages opérationnels significatifs, notamment

• Faire face aux menaces : Une conformité efficace permet aux entreprises de repérer les erreurs et les malversations potentielles et de contribuer ainsi à la lutte mondiale contre la criminalité financière et les malversations. 
• Économies de temps et d'argent : Les outils de conformité automatisés permettent aux employés de gagner du temps et d'économiser des ressources, mais ils aident aussi les entreprises à éviter les amendes coûteuses qui peuvent découler des infractions. 
• Prévisions : Plus l'application des contrôles internes est efficace, plus les données dont dispose une entreprise sur sa propre situation financière sont précises. Les conseils d'administration peuvent alors utiliser ces informations pour améliorer les prévisions financières et la prise de décision. 
• La concurrence : En évitant les violations de la conformité, les entreprises peuvent mieux protéger leur réputation et se distinguer de leurs concurrents sur un marché encombré.
• Évolutivité : Les systèmes de gestion de la conformité qui reposent sur des logiciels de conformité s'adaptent généralement rapidement et aident les entreprises à gérer l'augmentation de la charge de conformité qui accompagne la croissance. 

Gestion des risques et conformité

L'évaluation des risques est l'une des composantes les plus importantes de la conformité. La plupart des régulateurs exigent une approche de la conformité basée sur le risque, ce qui signifie que les entreprises doivent déployer des mesures d'atténuation proportionnelles au risque auquel elles sont confrontées. Dans cette optique, le processus d'évaluation des risques peut comprendre les éléments suivants : 

• Un examen des réglementations et autres législations pertinentes afin de déterminer les normes de conformité qu'ils doivent respecter.
• Identification des obligations réglementaires - qui peuvent refléter la taille, le secteur, la chaîne d'approvisionnement ou la situation géographique de l'entreprise. 
• Le processus d'évaluation lui-même, au cours duquel les employés évaluent la probabilité que les risques entraînent une violation de la réglementation. 
• Un mécanisme de signalement pour faire remonter les violations potentielles au fur et à mesure qu'elles sont identifiées. 

Le cadre de gestion de la conformité doit aller au-delà de l'identification et de l'évaluation des risques et inclure l'examen des stratégies d'atténuation. Le principal mécanisme d'atténuation est l'application efficace des contrôles - dans le cadre de processus financiers critiques tels que la clôture mensuelle. Grâce à un logiciel de conformité, les Directeurs financiers peuvent attribuer des responsabilités de contrôle aux équipes comptables, suivre leur application et transmettre automatiquement des alertes au responsable de la conformité afin que des rapports puissent être établis à l'intention des autorités compétentes. 

Culture d'éthique et de conformité de l'entreprise

L'éthique d'entreprise est un fondement essentiel d'une conformité saine. Les réglementations récentes, telles que le CSRD de l'UE et le code de gouvernance d'entreprise du Royaume-Uni, reflètent l'importance croissante accordée à l'ESG et à la culture de conformité des entreprises, ainsi que le fait que le public attend des entreprises qu'elles contribuent à des questions sociales importantes, telles que le changement climatique et l'égalité du travail. 

Les cadres supérieurs fixent les normes de fonctionnement de leurs équipes. En conséquence, les Directeurs financiers devraient instaurer une culture de la conformité fondée sur la responsabilité et la transparence, en encourageant une communication et une collaboration étroites et en investissant dans des technologies qui facilitent l'accomplissement des tâches liées à la conformité, telles que l'établissement de rapports et la tenue de registres. De même, les entreprises devraient s'efforcer d'offrir une formation continue à leurs employés chargés de la conformité afin de les préparer à la fois aux changements dans le paysage de la conformité et aux risques émergents.

L'automatisation : La clé d'une gestion efficace de la conformité

L'évolution du paysage des risques et la complexité croissante des réglementations en matière de conformité signifient que les Directeurs financiers doivent s'efforcer de créer des cadres de gestion de la conformité qui soient à la fois robustes et flexibles. La meilleure façon d'atteindre cet objectif est d'automatiser la conformité dans la mesure du possible en intégrant des outils logiciels.

L'automatisation de la conformité n'est pas seulement une question d'efficacité. Déployés efficacement, les outils logiciels aident les entreprises à se concentrer sur leur culture de conformité interne et à la développer. 

FloQast Compliance Management, par exemple, est conçu pour faciliter le processus de conformité de bout en bout, en permettant aux équipes comptables d'intégrer les contrôles dans les flux financiers quotidiens, de conserver et d'extraire les données critiques, et d'être toujours prêtes à répondre aux demandes d'audit. De même, FloQast augmente la visibilité et la responsabilité des tâches de conformité, permettant aux membres de l'équipe de s'approprier leurs responsabilités de contrôle, d'accéder aux ressources à distance, de suivre les progrès avec précision et, en fin de compte, de fournir le niveau de performance de conformité dont leur entreprise a besoin. 

Pour en savoir plus sur la gestion efficace de la conformité, contactez FloQast dès aujourd'hui.