Qu'est-ce que la gestion de la conformité ?

À mesure que les normes réglementaires évoluent, les directeurs financiers doivent s'assurer que les équipes comptables sont en mesure de s'acquitter de leurs responsabilités en matière de conformité en pratiquant une gestion de la conformité efficace.

Dans Deloitte's Enquête sur l'état de conformité 2022, 57 % des personnes interrogées ont indiqué que les changements réglementaires constituaient leur principal défi en matière de conformité, contre 49 % en 2020. Parmi ces personnes interrogées, 7 % seulement ont déclaré que leur entreprise était réellement prête à relever ses nouveaux défis en matière de conformité. En 2022, les personnes interrogées ont également révélé un manque de confiance dans l'efficacité de leur fonction de gestion de la conformité, près de 50 % déclarant que leurs cadres de gestion des risques étaient intégrés uniquement aux fonctions de conformité de deuxième ligne ou n'étaient pas intégrés du tout.

La complexité des réglementations financières existantes et entrantes rend la gestion de la conformité trop importante pour être ignorée, et constitue un facteur de risque critique. Dans cette optique, les directeurs financiers doivent comprendre comment mettre en œuvre un système de gestion de la conformité (CMS) au sein de leur organisation, et comment tirer parti de la technologie pour faciliter le processus de conformité.

Présentation de la gestion de la conformité

La gestion de la conformité consiste à s'assurer que les systèmes et processus financiers d'une entreprise sont conformes à toutes les lois applicables, à toutes les réglementations du secteur et à toutes les obligations contractuelles.

Au cœur du processus de gestion de la conformité se trouve la nécessité de développer un cadre de politiques et de procédures spécifique à l'entreprise qui facilite la conformité, généralement par l'application de contrôles internes. Cependant, la gestion de la conformité va au-delà des activités quotidiennes des équipes et des employés individuels, et s'étend aux cadres supérieurs, qui doivent comprendre les risques réglementaires auxquels leur entreprise est confrontée afin de définir la politique de conformité et de développer des contrôles efficaces.

Dans cette optique, les entreprises devraient chercher à construire leur cadre de gestion de la conformité autour des considérations principales suivantes :

• Environnement législatif : Les cadres de gestion de la conformité doivent être conformes aux obligations légales des juridictions.
• Exposition au risque : Un cadre de gestion de la conformité doit minimiser l'exposition de l'entreprise aux risques réglementaires et, par extension, aux éventuelles sanctions de conformité.
• Contrôles internes : Les entreprises devraient développer et mettre en œuvre des contrôles appropriés qui permettent de respecter les obligations de conformité.
• Responsabilité : Un cadre de gestion de la conformité devrait encourager une culture interne de conformité qui favorise la responsabilité personnelle et collective pour l'application des contrôles.

Objectifs de gestion de la conformité

L'objectif principal de la gestion de la conformité est de s'assurer que les entreprises atténuent les risques et développent une culture interne de conformité bien ancrée.

Cependant, les objectifs spécifiques de gestion de la conformité peuvent être plus complexes et différer d'une entreprise à l'autre. Dans l'UE, par exemple, la législation fiscale est différente dans chacun des 27 États membres, ce qui signifie que les entreprises doivent former leurs comptables à la gestion des finances pour chaque juridiction dans laquelle elles opèrent, et tenir compte de cette diversité lors de la clôture du mois.

En conséquence, un cadre de gestion de la conformité efficace devrait permettre aux équipes comptables de suivre le rythme d'un paysage réglementaire de plus en plus complexe et en évolution rapide, où ne pas le faire les exposerait à des niveaux de risque juridique sans précédent et à des sanctions financières dommageables.

Le rythme de l'évolution de la réglementation est une priorité de conformité importante : selon PWC Enquête mondiale sur les risques 2022, quatre personnes interrogées sur cinq ont déclaré qu'il était essentiel de suivre le rythme des transformations numériques et autres gestion des risques défi. De même, le Enquête mondiale sur les risques 2023 a révélé que 57 % des personnes interrogées considéraient l'investissement dans la technologie comme le « principal facteur de motivation » les incitant à revoir leur environnement de risque.

Éviter les pénalités de conformité

Au-delà de l'affirmation de la conformité réglementaire et de la création d'une culture de conformité, un cadre de gestion de la conformité permet aux entreprises d'éviter de coûteuses pénalités de non-conformité.

Le non-respect des exigences réglementaires, sciemment ou non, peut entraîner de graves conséquences, notamment :

• De lourdes amendes et pénalités
• Longs procès et affaires judiciaires
• Interdictions commerciales
• Atteinte à la réputation

Les conséquences d'une non-conformité peuvent porter gravement atteinte à l'image de marque d'une entreprise, restreindre sa capacité opérationnelle et épuiser ses ressources financières. Par exemple, dans l'UE, les États membres fixent généralement leurs propres taux de sanctions financières, mais les amendes collectives pour les violations du règlement général sur la protection des données (RGPD) ont atteint à elles seules le montant record de 2,1 milliards d'euros en 2023.

Exigences légales et cadres réglementaires

L'exposition au risque de conformité varie en fonction de divers facteurs, tels que la taille de l'entreprise, son secteur d'activité et sa situation géographique. Cependant, certains secteurs sont plus réglementés que d'autres, comme ceux des services bancaires et financiers, et doivent donc consacrer davantage de ressources et d'attention administrative à la conformité. D'une manière générale, toutes les entreprises doivent connaître les exigences légales et les cadres réglementaires qui s'appliquent à leurs activités et mettre en œuvre une solution de gestion de la conformité appropriée.

Voici quelques exemples de réglementations de conformité importantes :

• Le règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD)
• La directive européenne sur les rapports sur le développement durable des entreprises (CSRD)
• La directive de l'UE sur l'information non financière (NFRD)
• Le code de gouvernance d'entreprise du Royaume-Uni

Nouveaux problèmes de conformité

L'évolution du paysage réglementaire signifie que les entreprises doivent effectuer une analyse prospective afin d'anticiper les risques émergents et les vulnérabilités éventuelles de leurs solutions de conformité. En 2024, les nouveaux problèmes de conformité réglementaire incluent :

• Gouvernance sociale environnementale : Les gouvernements du monde entier introduisent des réglementations qui favorisent une activité commerciale éthique, souvent appelée environnement, social et gouvernance (ESG). La CSRD de l'UE, par exemple, impose de nouvelles réglementations en matière de reporting à certaines entreprises, avec l'obligation de suivre les données relatives à des indicateurs tels que les émissions de carbone, l'impact environnemental et la diversité des effectifs.
• Cryptomonnaie : Alors que les actifs virtuels continuent de gagner du terrain sur les marchés du monde entier, les gouvernements introduisent des réglementations pour promouvoir leur utilisation en toute sécurité. Le Marchés des actifs cryptographiques La réglementation (MiCA) a été introduite en 2023, imposant des exigences en matière de licences et de tenue de registres aux échanges cryptographiques dans l'UE et au-delà.
• Confidentialité des données : La complexité croissante des cyberattaques a incité le gouvernement à accorder une attention accrue à la protection des données personnelles. Le RGPD de l'UE impose des responsabilités strictes en matière de gestion des données aux entreprises qui collectent et stockent les informations des clients.

Éléments clés d'un système de gestion de la conformité

Après avoir défini des objectifs de conformité, les entreprises doivent développer un CMS, parfois appelé cadre de gestion de la conformité, capable de les atteindre. Un CMS efficace comprend généralement les éléments suivants :

• Supervision : Le conseil d'administration et les cadres supérieurs devraient superviser le développement et le fonctionnement du CMS afin de s'assurer qu'il répond aux normes requises et de promouvoir en permanence une culture de conformité à l'échelle de l'entreprise.
• Responsable de la conformité : La plupart des réglementations financières obligent les entreprises à désigner un responsable de la conformité responsable du CMS et des audits de conformité périodiques. Le responsable de la conformité doit avoir l'expertise et l'autorité nécessaires pour s'acquitter efficacement de son rôle et peut, dans les grandes organisations, être nommé à plein temps.
• Politiques et procédures : Le CMS devrait définir des politiques et des procédures qui facilitent le respect des réglementations pertinentes, y compris l'application de contrôles de conformité internes. L'entreprise doit former ses employés à suivre ces politiques et procédures, et les revoir et les mettre à jour périodiquement pour s'assurer qu'elles restent applicables au contexte des risques.
• Surveillance et audit : Les entreprises devraient surveiller leur CMS afin d'identifier les vulnérabilités émergentes et les opportunités de renforcement. De même, le CMS devrait faire l'objet d'audits réguliers pour garantir une efficacité continue.

Mise en œuvre d'un système de gestion de la conformité

Les détails pratiques de la mise en œuvre du CMS varient d'une entreprise à l'autre, mais devraient généralement impliquer les étapes suivantes :

• Communiquer la vision et la stratégie en matière de conformité: La vision et la stratégie de l'entreprise doivent être alignées sur la stratégie commerciale globale. Les directeurs financiers doivent communiquer les détails du CMS à tous les employés, et pas seulement à l'équipe comptable.
• Rédiger des politiques et des procédures claires et faciles à utiliser: Les employés, quel que soit leur niveau d'ancienneté, doivent comprendre les règles de conformité. C'est pourquoi les politiques et les procédures doivent être aussi simples, claires et concises que possible.
• Réaliser une évaluation complète des risquest : Le processus d'évaluation des risques doit inclure l'identification des principaux risques de conformité financière, tels que la fraude, les erreurs et les violations réglementaires. L'évaluation des risques doit également identifier les conséquences potentielles de chaque risque et les contrôles mis en place pour les atténuer.
• Fournir de la formation aux employés: Former tous les employés de la comptabilité aux politiques et procédures de conformité de l'entreprise lors du recrutement, puis de façon continue. La formation doit être adaptée au rôle et aux responsabilités de chaque employé.
• Réitérer le programme de conformité: La conformité est un processus continu et les directeurs financiers devraient chercher à optimiser leur CMS dans la mesure du possible. En conséquence, les équipes comptables devraient revoir en permanence le cadre pour s'assurer qu'il atténue efficacement les risques.

Intégrer la conformité dans les processus métier

Idéalement, les entreprises devraient chercher à intégrer leur cadre de gestion de la conformité en perturbant le moins possible les produits et services. Cela implique de faciliter la communication entre les départements et les parties prenantes à la fois pendant l'élaboration des politiques et des procédures, puis de manière continue après le déploiement du CMS.

Les entreprises devraient s'appuyer sur l'automatisation des processus pendant le processus d'intégration, car l'interface entre la technologie et les flux de travail de conformité déterminera l'exécution efficace des politiques et des procédures. Les logiciels automatisés peuvent non seulement accélérer et préciser l'application des contrôles, mais aussi minimiser les risques d'erreur humaine, permettre une communication en temps réel et centraliser l'accès aux ressources critiques.

Les avantages d'une gestion efficace de la conformité

La gestion de la conformité ne se résume pas à cocher des cases réglementaires. Une mise en œuvre efficace apporte généralement des avantages opérationnels significatifs, notamment :

• Faire face aux menaces : Une conformité efficace permet aux entreprises de détecter les erreurs et les actes répréhensibles potentiels et de contribuer ainsi à la lutte mondiale contre la criminalité financière et les fautes professionnelles.
• Économies de temps et d'argent : Les outils de conformité automatisés permettent aux employés d'économiser du temps et des ressources, mais ils aident également les entreprises à éviter les lourdes amendes qui peuvent découler de violations.
• Prévisions : Plus l'application des contrôles internes est efficace, plus les données dont dispose une entreprise sur sa propre situation financière sont précises. Les conseils peuvent ensuite utiliser ces informations pour améliorer les prévisions financières et la prise de décisions.
• Compétition : En évitant les violations de conformité, les entreprises peuvent mieux protéger leur réputation et se distinguer de leurs concurrents sur un marché bondé.
• Évolutivité : Les CMS basés sur un logiciel de conformité évoluent généralement rapidement et aident les entreprises à gérer la charge de conformité accrue liée à la croissance.

Gestion des risques et conformité

L'évaluation des risques est l'un des éléments les plus importants de la conformité. La plupart des régulateurs exigent un approche de la conformité fondée sur les risques, ce qui signifie que les entreprises doivent déployer des mesures d'atténuation proportionnelles au risque auquel elles sont confrontées. Dans cette optique, le processus d'évaluation des risques pourrait inclure les éléments suivants :

• Un examen des réglementations et autres lois pertinentes afin de déterminer les normes de conformité qu'ils doivent respecter.
• Identification des obligations réglementaires, qui peuvent refléter la taille, le secteur d'activité, la chaîne d'approvisionnement ou la situation géographique de l'entreprise.
• Le processus d'évaluation lui-même, au cours duquel les employés évaluent la probabilité de risques entraînant une violation de la réglementation.
• Un mécanisme de signalement pour signaler les violations potentielles au fur et à mesure qu'elles sont identifiées.

Le cadre de gestion de la conformité doit aller au-delà de l'identification et de l'évaluation des risques et inclure la prise en compte de stratégies d'atténuation. Le principal mécanisme d'atténuation est l'application efficace des contrôles, dans le cadre de processus financiers critiques tels que la clôture mensuelle. Grâce aux logiciels de conformité, les directeurs financiers peuvent attribuer des responsabilités de contrôle aux équipes comptables, suivre leur application et transmettre automatiquement des alertes au responsable de la conformité afin que des rapports puissent être adressés aux autorités compétentes.

Éthique et culture de conformité d'entreprise

L'éthique d'entreprise est le fondement essentiel d'une saine conformité. Des réglementations récentes, telles que la CARTE DE L'UE et le Code de gouvernance d'entreprise du Royaume-Uni, reflètent l'importance croissante accordée à l'ESG et à la culture de conformité des entreprises à l'échelle mondiale, ainsi que les attentes du public quant à la contribution des entreprises à des problèmes sociaux importants, tels que le changement climatique et l'égalité au travail.

Les cadres supérieurs définissent les normes selon lesquelles leurs équipes fonctionnent. En conséquence, les directeurs financiers devraient développer une culture de conformité axée sur la responsabilité et la transparence, en encourageant une communication et une collaboration étroites et en investissant dans des technologies qui facilitent l'accomplissement des tâches de conformité, telles que la production de rapports et la tenue de registres. De même, les entreprises devraient chercher à fournir des services continus formation pour leurs employés chargés de la conformité pour les préparer à la fois à l'évolution du paysage de la conformité et aux risques émergents.

L'automatisation : la clé d'une gestion efficace de la conformité

L'évolution du paysage des risques et la complexité croissante des réglementations de conformité obligent les directeurs financiers à chercher à créer des cadres de gestion de la conformité robustes et flexibles. Le meilleur moyen d'atteindre cet objectif est de Automatisez la conformité dans la mesure du possible en intégrant des outils logiciels.

L'automatisation de la conformité n'est pas qu'une question d'efficacité. Déployés efficacement, les outils logiciels aident les entreprises à se concentrer sur leur culture de conformité interne et à la développer.

Gestion de la conformité de FloQast, par exemple, est conçu pour simplifier le processus de conformité de bout en bout, en permettant aux équipes comptables d'intégrer des contrôles dans les flux de travail financiers quotidiens, de conserver et de récupérer les données critiques et d'être toujours prêtes à répondre aux demandes d'audit. De même, FloQast accroît la visibilité et la responsabilisation des tâches de conformité, permettant aux membres de l'équipe de prendre en charge leurs responsabilités de contrôle, d'accéder aux ressources à distance, de suivre les progrès avec précision et, en fin de compte, de fournir le niveau de performance de conformité dont leur entreprise a besoin.

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