Qu'est-ce qu'un rapprochement de bilan ?

Total des actifs = Total des passifs + Total des capitaux propres. C'est l'équation comptable fondamentale. 

Mais comment vérifier que l'actif, le passif et les capitaux propres sont corrects ? La réponse se trouve dans les rapprochements de bilans. 

Le rapprochement des bilans est un élément essentiel du processus d'information financière d'une entreprise, qui consiste à comparer ses documents financiers aux chiffres de son bilan pour s'assurer de leur concordance. Il s'agit de vérifier l'exactitude de l'actif, du passif et des capitaux propres en comparant les relevés de transactions et les pièces justificatives. Ce processus permet d'identifier les erreurs, les divergences ou les omissions dans les états financiers, ce qui peut s'avérer crucial pour garantir l'exactitude financière et la conformité réglementaire. Ils sont effectués à intervalles réguliers et font partie des procédures comptables de routine.

Rapprochement des bilans

Lorsque les comptables "clôturent les comptes", ils effectuent des rapprochements des comptes du bilan.

La clôture des comptes est un terme comptable utilisé à la fin d'un mois, d'un trimestre ou d'une année. Parfois appelée clôture de fin de mois ou clôture mensuelle, c'est le moment où les comptables vérifient que les chiffres figurant dans les états financiers sont corrects.

Au cours du processus de clôture, le processus de rapprochement commence généralement par le bilan. Les comptables procèdent au rapprochement :

• Argent liquide
• Comptes à recevoir
• Comptes à payer
• Cartes de crédit
• Actifs immobilisés
• Dépenses payées d'avance
• Recettes différées
• Dette
• Fonds propres

Un rapprochement compare les soldes du grand livre avec d'autres pièces justificatives afin de vérifier l'exactitude du solde du grand livre.

Les pièces justificatives peuvent comprendre des relevés bancaires, des registres auxiliaires et des calendriers de paiement. 

Si le solde du grand livre ne correspond pas aux pièces justificatives, c'est normal et courant. Ces différences sont appelées "éléments de rapprochement" et vous devez comprendre de quoi il s'agit. 

Parfois, les éléments de rapprochement résultent de différences temporelles. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un chèque que vous avez émis n'a pas été compensé par la banque. 

D'autres fois, les éléments de rapprochement résultent d'erreurs. Peut-être avez-vous oublié d'enregistrer quelques écritures ou avez-vous mal saisi un chiffre, comme cela m'est arrivé par le passé. La découverte de ces erreurs comptables prend beaucoup de temps et d'énergie. L'automatisation du processus de rapprochement avec FloQast peut réduire les erreurs et améliorer le workflow.

Comment effectuer un rapprochement des comptes du bilan

Lorsque vous rapprochez vos comptes bancaires, votre logiciel comptable dispose probablement d'un module de rapprochement bancaire intégré. Pour tous les autres comptes du bilan, vous devrez probablement créer votre propre rapprochement. 

Rapprochement des comptes de trésorerie

Étape 1: Imprimez ou téléchargez le grand livre pour le compte de trésorerie que vous rapprochez.

➽Etape 2: Imprimez ou téléchargez les relevés bancaires du compte que vous rapprochez.

Étape 3: Comparer les transactions du grand livre avec le relevé bancaire.

Étape 4: Noter toutes les différences entre le grand livre et le relevé bancaire.

➽Etape 5: Étudier les différences. 

Étape 6: Apporter des corrections au compte du grand livre, si nécessaire.

Rapprochement d'autres comptes du bilan

Lorsque vous rapprochez d'autres comptes du bilan, vous suivez généralement les mêmes étapes, mais les documents justificatifs sont différents. 

Exemples de pièces justificatives pour le rapprochement des comptesComptede bilanPièce justificativeComptesclientsLivre auxiliaireFactures clientsDépenses payées d'avanceLivre auxiliaireFactures fournisseursComptes fournisseursLivre auxiliaireFactures fournisseursCartes de créditRelevés de cartes de créditActifs immobilisésLivre auxiliaireFactures fournisseursRevenus reportésFactures clientsContrats clientsDetteBillet à ordreEchéancier de paiement

L'importance du rapprochement des bilans

L'exactitude des rapports financiers repose sur un processus comptable assorti de contrôles internes solides. L'un des contrôles internes les plus importants est le processus de réconciliation du bilan. Sans ce processus, les chefs d'entreprise n'ont pas confiance dans leurs états financiers.

Les rapprochements sont nécessaires pour éviter les informations inexactes. Les rapprochements de bilans vous aident :

• Attraper les erreurs
• Identifier les faiblesses des contrôles internes
• Détecter la fraude
• Gérer les flux de trésorerie

Armé d'un bilan réconcilié, vous serez plus confiant dans la prise de décisions commerciales.

Exemples de rapprochements de bilans

Voici un aperçu de ce à quoi peut ressembler un simple rapprochement bancaire :  

Vous remarquerez que ce rapprochement commence par le solde de clôture du relevé bancaire, puis ajoute et soustrait les écritures de votre grand livre que la banque n'a pas vues.

La partie inférieure du rapprochement commence par le solde du grand livre, puis ajoute et soustrait les écritures qui apparaissent sur le relevé bancaire et que vous n'avez pas vues.

Au final, les soldes de trésorerie ajustés doivent correspondre. Dans notre exemple, nous devrons enregistrer des écritures au journal avec un débit de 2 $ pour les revenus d'intérêts et un crédit de 13 $ pour les frais de service mensuels. 

Si vous rapprochez les actifs immobilisés, un rapprochement simple pourrait ressembler à ceci :

Dans cet exemple, les détails concernant les actifs immobilisés seraient étayés par les factures d'achat des actifs. Le montant de l'amortissement cumulé proviendrait de votre tableau d'amortissement.  

Bilan Rapprochement modèle

Commencez par votre balance générale des comptes comme point de départ de votre processus de réconciliation du bilan. Une fois tous vos comptes résumés dans une colonne, vous pouvez descendre dans la liste et vous assurer que vous avez effectué un rapprochement pour chaque compte du bilan. 

Un exemple simplifié pourrait ressembler à ceci :

La colonne la plus à droite représente l'endroit où vous avez effectué le rapprochement. Pour l'argent liquide, le rapprochement bancaire se trouve sur un rapprochement étiqueté A-1.

Les comptes du compte de résultat ne sont généralement pas rapprochés. Cela s'explique par le fait que les comptes de bilan sont une accumulation de transactions depuis le premier jour de l'activité de l'entreprise. En comparaison, les comptes de résultat sont mis à zéro au début de chaque année. 

Ce n'est pas parce que vous effectuez des rapprochements de bilans manuellement depuis toujours que vous devez vous y tenir. Avec un logiciel de rapprochement, vous pouvez ranger les feuilles de calcul, les crayons et les feuilles de papier. 

L'automatisation de vos rapprochements vous permettra :

• Gagner du temps
• Réduction des coûts
• Réduire les risques
• Améliorer le respect des règles

Découvrez comment le système AutoRec de FloQast peut vous aider à automatiser le processus fastidieux de clôture de fin de mois.