Maîtriser l'art de la délégation pour les comptables

Ce n'est un secret pour personne que les comptables quittent le secteur, et ce en masse. 

J'ai déjà abordé ce sujet dans des articles précédents, mais pour faire un bref rappel, 300 000 comptables et auditeurs ont quitté leur poste entre 2020 et 2022. En outre, le nombre d'inscriptions aux programmes de formation en comptabilité est en baisse de 17 %. N'importe quel comptable vous dira qu'il a du mal à attirer et à retenir les talents dans son service.

Qu'est-ce qui se passe ?

La dernière étude de marché de FloQast Guide du contrôleur : Quand les comptables osent rêverQuand les comptables osent rêver met en lumière un problème croissant : les comptables ne se sentent pas épanouis. De nombreuses personnes interrogées pensent qu'il existe une meilleure façon de faire leur travail.

Tirer parti de la technologie et déléguer est un moyen d'aider les professionnels à s'épanouir dans leur fonction, à obtenir davantage de résultats et à se sentir confiants dans le travail qu'ils accomplissent. La maîtrise de la délégation nécessite une approche stratégique et un certain travail de préparation, mais le jeu en vaut la chandelle.

Maîtriser l'art de la délégation, une étape à la fois

Si vous déléguez, vous pouvez le faire :

• Consacrer plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée
• Faites plus de choses qui vous épanouissent

Commençons.

Documenter vos processus

Tout d'abord, vous devez documenter vos processus. Si vous voulez que quelqu'un effectue la même tâche de manière cohérente, vous devez documenter vos processus étape par étape.

Pour chaque tâche que vous envisagez de déléguer : 

• Rédiger des instructions claires, étape par étape
• Envisagez la capture d'écran ou la vidéo pour les tâches plus complexes. Tango et Loom sont deux de mes applications préférées pour faciliter la capture des processus. 

La documentation de vos processus actuels garantit qu'ils sont reproductibles et que le travail est effectué selon les mêmes normes à chaque fois.

Réviser vos processus

Vos processus sont documentés, mais il est temps de les revoir. Vous pourriez même découvrir que vous pouvez transmettre à votre équipe (les personnes à qui vous déléguez des tâches) un processus encore meilleur et plus optimisé que celui que vous avez suivi.

Comment ?

Posez-vous quelques questions :

Que pouvez-vous éliminer ?

Il se peut que vos processus contiennent des "graisses" qui peuvent être éliminées. Passez en revue chaque processus afin d'y déceler les éléments suivants

• Tâches redondantes
• Tâches obsolètes

Parfois, nous tombons dans une routine où nous effectuons chaque jour des tâches que nous n'avons plus besoin de faire. Vous avez peut-être eu du mal à vous défaire de ces habitudes, mais vous ne voulez certainement pas les transmettre à la (aux) personne(s) à laquelle (auxquelles) vous déléguez.

Lorsque j'ai suivi ce processus avant de partir en congé de maternité, j'ai réalisé que bon nombre des réunions que je tenais n'avaient pas besoin d'être déléguées. En fait, bon nombre de ces réunions pourraient être entièrement supprimées et remplacées par une communication asynchrone via Slack ou les vidéos Loom.

Éliminez les tâches qui ne sont pas nécessaires à 100 % avant de passer à l'optimisation de vos processus.

Que pouvez-vous optimiser ?

Vous avez défini vos processus et supprimé les tâches inutiles. Vous souhaitez ensuite optimiser vos processus actuels. 

Comment ?

Je suis un fervent partisan de l'optimisation à l'aide de la technologie et de l'automatisation de tous les processus possibles. L'une des statistiques qui m'a le plus frappé dans When Accountants Dare to Dream est que 42 % des comptables n'ont pas confiance en leur travail.

Le manque de confiance en soi a un impact sur l'épanouissement et peut, à terme, conduire les comptables à quitter la profession.

Par expérience, je sais qu'il n'y a rien de pire que de se voir déléguer une tâche et de ne pas avoir confiance dans le travail que l'on accomplit. Les supports technologiques :

1. Autonomie pour accomplir les tâches en toute confiance. La technologie rationalise les tâches tout en vous permettant de travailler de manière indépendante.
2. Délégation. Les logiciels peuvent faire le gros du travail à votre place, et l'utilisation d'algorithmes et de données vous donne la certitude que le travail a été fait correctement.

Selon le rapport de FloQast, 30 % des comptables estiment que la technologie les aide à accomplir leur travail tout en ayant une vie privée. Les processus en amont et en aval sont également mieux connectés, ce qui permet aux professionnels d'en faire plus et plus vite.

En optimisant d'abord la technologie, vous renforcez non seulement la capacité de votre équipe à être confiante et, par conséquent, épanouie, mais vous créez également un workflow plus fluide pour elle. Ce gain d'efficacité et de précision sera inestimable à mesure que vous avancerez dans le processus de délégation.

À qui pouvez-vous déléguer ?

À ce stade, vous disposez d'une liste de tâches qui peuvent être optimisées grâce à l'automatisation et à la technologie et d'une liste de tâches qui ne peuvent pas l'être.

L'étape suivante consiste à déterminer qui sera responsable de quoi.

Pour les tâches qui peuvent être gérées par la technologie et l'automatisation, déterminez qui sera responsable de la supervision de ces processus. Il peut s'agir d'un membre de l'équipe qui connaît déjà la technologie que vous mettez en œuvre, ou d'une personne qui connaît bien la technologie et qui est enthousiaste à l'idée d'adopter l'automatisation. 

Pour les choses qui ne peuvent pas être automatisées, déterminez :

• Quelles sont les tâches qui peuvent être déléguées à d'autres personnes ?
• Qui sera responsable de ces tâches ?

Établissez un plan de délégation des tâches qui ne peuvent pas être automatisées. Le plus important est de s'assurer que votre équipe dispose de tous les outils et de la formation dont elle a besoin pour gérer ces tâches en toute confiance. 

À ce stade, vous êtes prêt à entamer le processus de délégation.

Commencer à déléguer

Maintenant que vous avez documenté et optimisé vos processus, il est temps de passer à l'action et de commencer à déléguer. 

Commencez modestement et développez progressivement vos activités.

Si vous essayez de déléguer trop de choses à la fois, vous et votre équipe risquez de vous sentir dépassés.

Une fois que vous avez commencé à déléguer, assurez-vous que vous préparez votre équipe à réussir. Donnez-leur les moyens d'agir en leur fournissant les outils dont ils ont besoin pour réussir, mais surtout, suivez leurs progrès et donnez la priorité au retour d'information.

Contrôler, responsabiliser et créer une boucle de rétroaction

Une fois que vous avez commencé à déléguer, il est important de mettre en place un système de suivi des progrès et de responsabilisation de votre équipe. 

Voici quelques conseils :

• Créez une boucle de rétroaction. Maintenez une ligne de communication ouverte avec votre équipe. Fournissez un retour d'information continu sur les performances et permettez à votre équipe d'exprimer ses préoccupations ou les problèmes auxquels elle est confrontée. On estime que 65 % des salariés souhaitent un meilleur retour d'information, car il leur permet de s'améliorer et d'apprendre, ce qui peut conduire à une plus grande satisfaction au travail.
• Encouragez l'innovation. Donnez à votre équipe la liberté de trouver de nouvelles et meilleures façons de faire les choses. 
• Trouvez de nouveaux moyens d'optimiser et d'automatiser les processus afin de permettre à votre équipe de se concentrer sur les tâches essentielles.

Au fur et à mesure que les membres de l'équipe progressent dans leurs fonctions, encouragez-les à déléguer des tâches. La délégation doit être permanente afin que chacun puisse être aussi efficace et productif que possible. 

Conclusion 

Lorsque les comptables sont libres de déléguer et d'automatiser des tâches, ils ont plus de temps pour se concentrer sur ce qui les épanouit. La délégation et l'automatisation permettent également aux comptables d'accomplir plus facilement leurs tâches, ce qui les aide à se sentir plus confiants et plus épanouis au travail.

Si la délégation peut être une stratégie utile pour que les comptables soient satisfaits de leur rôle, elle doit être mise en œuvre de manière stratégique. Elle commence par un examen de vos processus, puis une optimisation pour déterminer ce qui peut être automatisé et ce qui peut être délégué. Le fait de commencer lentement et de suivre les progrès accomplis peut contribuer à la réussite de la délégation.