Système de contrôle interne : structure et avantages

Les scandales comptables sont souvent le résultat de défaillances des contrôles internes qui peuvent porter gravement atteinte à la situation financière et à la réputation.

En 2020, par exemple, une enquête a révélé que l'allemand fournisseur de technologies de paiement Wirecard avait falsifié ses comptes à hauteur de 1,9 milliard d'euros : la fraude a entraîné la faillite de l'entreprise et l'arrestation de son PDG. En 2023, le bureau des fraudes graves du Royaume-Uni a inculpé quatre personnes pour effondrement de la chaîne de boulangeries Patisserie Valerie: l'incident a impliqué une inexactitude de fonds pouvant atteindre 28 millions de livres sterling et la dissimulation de 10 millions de livres sterling de dettes, et a entraîné la perte de près de 1 000 emplois.

Les systèmes de contrôle interne constituent non seulement un rempart contre les cas de fraude et d'erreur comptable, mais ils contribuent également à garantir l'intégrité, la fiabilité et la réputation d'une entreprise sur un marché mondial concurrentiel et surpeuplé. La mise en œuvre de contrôles internes efficaces peut s'avérer difficile. Il est donc essentiel que les directeurs financiers et leurs équipes comptables sachent comment développer un système adapté au profil de leur organisation

Qu'est-ce qu'un système de contrôle interne ?

Le système de contrôle interne (ICS) fait référence aux freins et contrepoids qu'une entreprise met en place pour garantir la conformité à la fois à la politique interne et aux exigences réglementaires externes, y compris l'information financière. L'ICS est destiné à protéger une entreprise contre les risques, à protéger ses actifs et à soutenir l'efficacité opérationnelle.

Un ICS est généralement composé de contrôles individuels qui incluent des politiques et des procédures, ainsi que des actions pratiques que les employés doivent effectuer dans le cadre de leurs tâches et responsabilités. Le niveau de détail d'un ICS peut avoir une incidence sur sa complexité et, par conséquent, sur le défi administratif que représente l'application efficace des contrôles. Compte tenu de cette complexité, de nombreuses entreprises cherchent à automatiser autant que possible leurs ICS afin de renforcer la rapidité et la précision du processus de conformité.

Quand et pourquoi une entreprise a-t-elle besoin d'un ICS ?

Un ICS fait partie intégrante de la stratégie de gestion des risques d'une entreprise et est essentiel pour faire face aux menaces criminelles émergentes et aux changements réglementaires. À la suite des récents scandales comptables, de nombreuses juridictions ont fait de la mise en place d'un ICS une obligation légale pour les entreprises publiques, et celles qui ne s'y conforment pas sont passibles de sanctions sévères.

Un ICS ne sert pas uniquement à éviter les amendes de conformité. Appliqué efficacement, l'ICS peut aider une entreprise à identifier et à évaluer les risques, et à atténuer, voire éliminer leur impact. Dans cette optique, un ICS contribue au bon fonctionnement des opérations commerciales, renforce la réputation de la marque et renforce la confiance du public dans les produits et services.

Exigences relatives à un système de contrôle interne

Chaque ICS doit être adapté aux risques et aux besoins commerciaux d'une entreprise donnée, mais doit répondre à un certain nombre d'exigences fondamentales. Les entreprises devraient développer leur ICS en tenant compte des facteurs suivants :

Composants ICS

Le Comité des organisations parrainantes (COSO) a proposé un cadre type pour l'application des contrôles d'entreprise dans les environnements d'entreprise. Le cadre repose sur les éléments suivants du contrôle interne :

Environnement de contrôle : Les contrôles internes doivent aider les entreprises à se conformer aux règles et réglementations juridictionnelles, et doivent donc être développés en tenant compte de ces exigences légales. Les entreprises ayant une présence mondiale peuvent avoir besoin de prendre en compte plusieurs environnements de contrôle dans le cadre de leur ICS.

Évaluation des risques : Le niveau de risque auquel une entreprise est confrontée déterminera les contrôles qu'elle doit appliquer. En conséquence, l'équipe comptable doit procéder à une évaluation détaillée des risques au fur et à mesure qu'elle développe et met en œuvre un ICS afin de garantir que les contrôles sont alignés sur la conformité et les objectifs commerciaux.

Activités de contrôle : Les entreprises devraient réfléchir aux mesures pratiques qui constitueront les contrôles qu'elles élaborent pour faire face aux risques. Les contrôles peuvent être appliqués sous forme de politiques ou de procédures, ou en tant que tâches individuelles, qui servent toutes à examiner ou à vérifier les données et informations financières et à faciliter la réalisation des objectifs de conformité.

Information et communication : Les ICS sont généralement interdépartementaux et peuvent également nécessiter la contribution des membres du Conseil d'administration ou de tiers externes. Dans cette optique, les entreprises devraient mettre en place des systèmes de communication et de partage d'informations efficaces pour faciliter l'accès aux documents et ressources critiques, et s'assurer que les membres de l'équipe peuvent réagir rapidement pour contrôler les retards.

Surveillance : Les entreprises doivent contrôler en permanence l'efficacité de leurs contrôles, en les révisant et en les testant régulièrement. Les directeurs financiers devraient envisager une analyse prospective afin d'identifier les risques potentiels liés à l'introduction de nouvelles technologies ou à la suite d'une modification de la réglementation.

Structure de l'ICS

La structure d'un ICS jouera un rôle dans son efficacité. Les entreprises doivent garder à l'esprit les points suivants lorsqu'elles développent et mettent en œuvre leur propre système :

Cadre : Les entreprises peuvent développer leur ICS selon le modèle COSO, en se concentrant sur les 5 composants clés du contrôle (énumérés ci-dessus). Ce cadre doit être considéré comme un point de départ et non comme un facteur limitatif, et les directeurs financiers devraient chercher à le mettre en œuvre en tenant compte des défis commerciaux uniques auxquels leur organisation est confrontée.

Principes fondamentaux : Le Conseil devrait réfléchir aux objectifs fondamentaux de son ICS. Cela implique de mettre en œuvre des contrôles qui répondent à la fois aux normes réglementaires et éthiques attendues par l'entreprise, et ce, de manière à répondre aux besoins commerciaux tels que les limites en matière de budget, de compétences et de ressources.

Transparence : Les contrôles internes doivent être aussi transparents que possible, dans le sens où les employés peuvent comprendre pourquoi ils sont appliqués, comment ils s'intègrent dans le cadre plus large et comment ils fonctionnent. Cela signifie que les entreprises doivent intégrer leur infrastructure de communication à leur ICS, en mettant l'accent sur les fonctionnalités de visibilité et de partage d'informations telles que la messagerie instantanée et l'accès sécurisé aux documents.

Principe des quatre yeux : Mécanisme de gestion des risques largement appliqué, le principe des quatre yeux est l'obligation pour une activité donnée d'être examinée par deux personnes, essentiellement une double vérification. Dans un ICS, le principe des quatre yeux implique généralement l'affectation de deux évaluateurs à un contrôle, et peut être soutenu par une vérification logicielle.

Séparation des tâches : L'intégrité d'un ICS repose souvent sur la séparation de certaines tâches afin de prévenir les conflits d'intérêts, les fraudes et autres défaillances potentielles. Par exemple, les entreprises devraient mettre en place un contrôle garantissant qu'un employé chargé de recevoir les paiements des clients n'est pas également responsable de l'émission des factures. De même, les responsabilités comptables doivent être réparties afin de garantir que les différents membres de l'équipe sont responsables des processus individuels, tels que les audits et la comptabilité.

Informations minimales : Les contrôles internes reposent sur un minimum d'informations précises et opportunes afin de faciliter une prise de décision efficace. Dans cette optique, les entreprises devraient réfléchir soigneusement à la manière dont elles capturent les données pertinentes pour alimenter leurs contrôles, en mettant l'accent sur la précision et l'efficacité. De même, l'ICS devrait fournir aux parties prenantes une visibilité mutuelle sur l'application des contrôles, non seulement pour promouvoir la responsabilisation, mais aussi pour fournir des indications précoces sur les obstacles et les retards potentiels.

Planification et mise en œuvre

Bien que les détails et la structure de chaque ICS soient différents, le processus de planification et de mise en œuvre doit inclure les étapes clés suivantes :

• Révision des contrôles : En coordination avec l'équipe comptable, les directeurs financiers devraient examiner les contrôles existants afin d'identifier les lacunes en matière de conformité ou les opportunités d'intégrer de nouveaux outils technologiques.
• Développement : À la suite de cet examen, les directeurs financiers doivent développer de nouveaux contrôles pour faire face aux risques auxquels ils sont confrontés. Le processus doit tenir compte de la nécessité d'intégrer les contrôles dans les flux de travail existants de la manière la plus fluide possible.
• Politique et procédure : L'ICS doit être étayé par une documentation détaillée, y compris une politique et une procédure écrites, ainsi que des instructions sur la manière d'appliquer des contrôles spécifiques.
• Formation des employés : Le succès de l'ICS dépend de la capacité des employés à l'utiliser efficacement. En conséquence, les employés devraient recevoir une formation sur la manière d'appliquer les contrôles ainsi que sur leur rôle et leur importance dans un cadre plus large.
• Tests de contrôle : L'ICS doit être testé avant le déploiement pour s'assurer qu'il répond à ses objectifs de conformité, puis régulièrement pour garantir une efficacité continue.
• Surveillance continue : Les directeurs financiers doivent surveiller attentivement l'efficacité de leur ICS et garder une perspective sur les changements réglementaires à venir et les risques émergents qui pourraient nécessiter des ajustements ou de nouveaux contrôles.

La mise en œuvre d'un nouveau SCI peut entraîner certaines difficultés administratives et même perturber la fourniture de produits et de services. Les entreprises doivent tenir compte des perturbations potentielles au cours du processus de développement et, si possible, proposer des stratégies d'atténuation.

Audits internes de l'ICS

Les audits internes garantissent l'efficacité continue d'un ICS. Un équipe d'audit interne aura un aperçu unique des objectifs de conformité de l'entreprise et des facteurs plus généraux susceptibles de soutenir ou d'entraver l'application des contrôles. À cette fin, il convient de mettre en place un calendrier d'audit ICS régulier et une équipe chargée de mener des audits internes et de rendre compte au Conseil de l'état actuel des contrôles.

ICS et rapports financiers

L'une des principales fonctions d'un ICS est de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des rapports financiers, une pratique connue sous le nom de contrôle interne en matière d'information financière (ICFR). Certaines juridictions ont mis en place des réglementations qui attribuent la responsabilité légale du CIRF aux personnes au sein d'une entreprise. Aux États-Unis, par exemple, Loi SOX rend les dirigeants des entreprises responsables du CIRF, tandis qu'en Europe, le Directive sur les rapports sur la durabilité des entreprises (CSRD), et le Royaume-Uni a mis à jour Code de gouvernance d'entreprise confèrent des responsabilités exécutives similaires.

En conséquence, le conseil d'administration et les cadres supérieurs devraient connaître les détails de leur ICS et participer au processus visant à :

• Mettre en place des contrôles efficaces en matière d'information financière.
• Évaluer la fonctionnalité des contrôles internes de l'information financière à l'aide de critères appropriés, tels que le COSO.
• Création de preuves et de documentation que les auditeurs internes et externes peuvent utiliser pour évaluer et vérifier les contrôles.
• Fournir une évaluation écrite de la fonctionnalité des contrôles à la fin de l'exercice.

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