Comment réconcilier la petite caisse

Les cartes de débit et les smartphones sont rapidement devenus les moyens de paiement préférés des jeunes générations, mais même dans ce cas, de nombreuses petites entreprises estiment qu'il est toujours utile de conserver une petite caisse pour les petits achats. C'est certainement beaucoup plus facile que de remplir une note de frais et d'attendre le prochain cycle de facturation pour se faire rembourser, surtout lorsqu'il s'agit d'une petite somme d'argent. Mais comme l'argent liquide est très facile à voler ou à utiliser à mauvais escient, il est essentiel de le garder à l'œil. Le meilleur moyen d'y parvenir est de procéder à des rapprochements réguliers de la petite caisse. 

Qu'est-ce que le rapprochement de la petite caisse?

Le rapprochement de la petite caisse est un examen formel des achats effectués avec la petite caisse d'une entreprise et la comparaison de ces achats avec le solde de la petite caisse. Cela permet de s'assurer que l'argent a été utilisé pour des dépenses légitimes et liées à l'activité de l'entreprise. Une partie de la tâche consiste également à s'assurer que les registres des décaissements sont correctement tenus. Dans de nombreuses entreprises, le dépositaire de la petite caisse - bien qu'il soit manifestement suffisamment digne de confiance pour assumer cette responsabilité - n'est pas un comptable ou un teneur de livres de formation, et il peut donc commettre des erreurs. 

Savoir réconcilier la petite caisse est un élément essentiel de tout système de gestion de la petite caisse. Si vous êtes en train de mettre en place votre fonds de petite caisse, vous voudrez bien lire cet article sur la façon de gérer ce fonds.

Comment effectuer un rapprochement de la petite caisse?

L'idée de base est de réconcilier le total des décaissements avec le montant des liquidités restantes dans le fonds, et de s'assurer que les décaissements entrent tous dans le cadre des utilisations approuvées pour le fonds. Voici les principales étapes du processus de rapprochement :

1. Déterminer la nature du flotteur

À titre d'exemple, nous allons examiner le rapprochement de fin de mois de la société ABC Plumbers. L'entreprise a mis en place une petite caisse de 500 $, qui peut être utilisée pour acheter des fournitures, de l'essence pour les camions de l'entreprise et des collations pour l'équipe. Ici, le fonds de caisse, ou solde initial, est de 500 $. 

2. Compter l'argent liquide 

L'étape suivante consiste à compter les espèces dans la petite caisse et à soustraire ce montant du fonds de caisse. Le résultat doit être le total des dépenses. La caisse contient 139,34 $, le total des décaissements est donc de 360,66 $ (500 $ - 139,34 $).

3. Organiser les décaissements en catégories

Les débours de la petite caisse doivent être consignés dans un registre par le dépositaire. Certaines entreprises utilisent également des justificatifs papier remplis par l'employé qui demande un remboursement. Dans l'idéal, le dépositaire disposera des reçus pour tous les décaissements qui, dans le monde d'aujourd'hui, peuvent être sous forme électronique. Dans certaines entreprises, les employés sont autorisés à obtenir une avance de fonds à condition de laisser une reconnaissance de dette signée. 

Après avoir comparé les reçus aux entrées du journal de la petite caisse et les avoir classés par catégories pour les entrer dans le système comptable, nous avons 208,78 $ pour des fournitures de plomberie, 25,84 $ pour des fournitures de bureau, 75,38 $ pour de l'essence (qui comprend une reconnaissance de dette signée de 20 $), et 48,39 $ pour des collations et d'autres aliments. Toutes ces dépenses entrent dans les catégories de transactions approuvées pour la petite caisse. Le registre de la petite caisse, les pièces justificatives et les reçus doivent être conservés avec le reste des documents relatifs à la trésorerie.

4. Additionner les décaissements

Le montant total des décaissements est de 358,39 $. Idéalement, le total des décaissements réels devrait correspondre au total obtenu à l'étape 2, mais nous avons un écart de 2,27 $. Pour une raison quelconque, nous avons un excédent de 2,27 $ en espèces par rapport au montant qui devrait se trouver dans la boîte postale. 

5. Enquêter sur les écarts

Tout écart doit être signalé à la personne de la direction qui est responsable du fonds. Après avoir consulté le responsable de la comptabilité, nous déterminons que le dépassement de 2,27 $ est négligeable. Selon les règles comptables d'ABC Plumbing, les écarts inférieurs à 10 $ ne nécessitent pas d'enquête. Il se peut que la personne qui a pris 20 dollars pour de l'essence ait rendu la monnaie, mais n'ait pas laissé de reçu, mais cela ne vaut pas la peine d'être examiné plus avant. D'autres causes d'écarts peuvent être des reçus manquants ou des erreurs dans l'enregistrement des décaissements. 

6. Enregistrer les transactions dans le GL

Nous effectuons ce rapprochement dans le cadre de la clôture du mois, et c'est donc aussi le bon moment pour réapprovisionner la petite caisse. Le comptable de l'entreprise encaisse un chèque de 360,66 dollars pour ramener le solde de la caisse à 500 dollars. Voici l'écriture de journal pour enregistrer les décaissements et le réapprovisionnement :

DateNom du compteDRCR7/31/20Fournitures de plomberie$208.78Fournitures de bureau$25.84Dépense automobile - Essence$75.38Repas$48.39Cash Over/Short$2.27Cash$360.66

Mémo : Enregistrer les transactions de petite caisse

Tout excédent ou déficit est enregistré au débit du compte Caisse excédentaire/courte, qui est également utilisé pour enregistrer les écarts lors des rapprochements bancaires. Idéalement, le solde de ce compte devrait fluctuer autour de zéro. Mais si ce solde augmente, il se peut que vous deviez affiner votre système de gestion de la petite caisse. 

Si vous enregistrez les opérations de petite caisse au moment où le fonds est réapprovisionné, vous remarquerez que le solde du compte de petite caisse est toujours égal au fonds de roulement. 

Rapprocher régulièrement la petite caisse

Le contrôle régulier d'un objet aussi susceptible d'être volé que l'argent liquide est crucial, c'est pourquoi la réconciliation régulière de la petite caisse est un contrôle interne essentiel. Au minimum, ces rapprochements devraient être effectués dans le cadre du processus de clôture du mois, qui est également le moment idéal pour reconstituer le fonds à son niveau d'origine. Le fait de procéder à ce rapprochement à d'autres moments aléatoires au cours du mois contribue également à maintenir l'honnêteté de tous.