Comment concilier la petite caisse

Les cartes de débit et les smartphones deviennent rapidement les moyens de paiement préférés des jeunes générations, mais malgré cela, de nombreuses petites entreprises estiment qu'il est toujours logique de maintenir une petite caisse pour les petits achats. C'est certainement beaucoup plus facile que de remplir une note de dépenses et d'attendre le prochain cycle de facturation pour être remboursé, surtout lorsqu'il s'agit d'une petite somme d'argent. Mais comme l'argent liquide est très facile à voler ou à utiliser à mauvais escient, il est essentiel de le surveiller. La meilleure façon d'y parvenir est d'effectuer régulièrement des rapprochements de petites caisses.

Qu'est-ce que Réconciliation de petites espèces?

Le rapprochement de la petite caisse est un examen officiel des achats effectués avec le fonds de petite caisse d'une entreprise et une comparaison de ces achats avec le solde de trésorerie du fonds de petite caisse. Cela permet de s'assurer que l'argent a été utilisé pour des dépenses légitimes liées à l'entreprise. Une partie de la tâche consiste également à s'assurer que les registres des décaissements sont correctement conservés. Dans de nombreuses entreprises, le gardien de la petite caisse, bien qu'il soit évidemment suffisamment digne de confiance pour assumer cette responsabilité, n'est pas un comptable ou un aide-comptable de formation, et il peut donc commettre des erreurs.

Savoir comment concilier la petite caisse est un élément crucial de tout système de gestion de la petite caisse. Si vous venez de créer votre petite caisse, vous voudrez lire cet article sur la façon de gérer ce fonds.

Comment effectuez-vous un réconciliation de petites espèces?

L'idée de base est de concilier le total des décaissements avec le montant des liquidités restant dans le fonds, et de s'assurer que les décaissements correspondent tous aux utilisations approuvées du fonds. Voici les étapes de base du processus de réconciliation :

1. Déterminez ce qu'est le flotteur

À titre d'exemple, nous allons passer en revue le rapprochement de fin de mois pour ABC Plumbers. Ils ont créé une petite caisse de 500$, qui peut être utilisée pour acheter des fournitures, de l'essence pour les camions de l'entreprise et des collations pour l'équipage. Ici, le flottant, ou solde initial, est de 500$.

2. Comptez l'argent

L'étape suivante consiste à compter l'argent dans la petite caisse et à soustraire ce montant du montant du fonds. Le résultat devrait être le total des décaissements. Nous trouvons un total de 139,34$ en espèces dans la case, donc le total des débours devrait être de 360,66$ (500$ - 139,34$).

3. Organiser les décaissements en catégories

Les décaissements de petite caisse doivent être enregistrés dans un journal par le gardien. Certaines entreprises utilisent également des bons papier remplis par le salarié pour demander un remboursement. Idéalement, le dépositaire aura des reçus pour tous les décaissements, qui, dans le monde d'aujourd'hui, peuvent être en format électronique. Dans certaines entreprises, les employés sont autorisés à recevoir une avance de fonds sur le fonds à condition de laisser un IOU signé.

Après avoir comparé les reçus aux entrées dans le journal de la petite caisse et les avoir triés par catégories pour les saisir dans le système de comptabilité, nous avons 208,78$ pour les fournitures de plomberie, 25,84$ pour les fournitures de bureau, 75,38$ pour l'essence (y compris un IOU signé pour 20$) et 48,39$ pour les collations et autres aliments. Elles entrent toutes dans les catégories de transactions approuvées pour le fonds de petite caisse. Le journal de la petite caisse, les bons et les reçus doivent être conservés avec le reste de vos relevés de caisse.

4. Additionnez les décaissements

Le montant total des débours est de 358,39$. Idéalement, le total des décaissements réels devrait correspondre au total que nous avons trouvé à l'étape 2, mais nous avons un écart de 2,27$. Pour une raison ou une autre, nous avons un excédent de 2,27$ en espèces de plus que ce qu'il devrait y avoir dans la boîte à clés.

5. Étudier les écarts

Tout écart doit être signalé au responsable de la gestion du fonds. Après avoir consulté le directeur de la comptabilité, nous déterminons que l'excédent de 2,27$ n'est pas significatif. Selon les politiques comptables d'ABC Plumbing, les écarts inférieurs à 10$ ne nécessitent aucune enquête. Peut-être que la personne qui a pris les 20$ pour l'essence a rapporté la monnaie, mais n'a pas laissé de reçu, mais cela ne vaut pas la peine d'être étudié plus avant. Les écarts peuvent également être dus à des reçus manquants ou à des erreurs dans l'enregistrement des décaissements.

6. Enregistrer les transactions dans le GL

Nous procédons à ce rapprochement dans le cadre de la clôture de fin de mois. C'est donc également le bon moment pour réapprovisionner la petite caisse. Le comptable de l'entreprise encaisse un chèque de 360,66$ pour ramener le solde du fonds à 500$. Voici l'entrée de journal pour enregistrer les décaissements et les recharges :

Date du compte nommé RCR7/31/20 Fournitures de plomberie 208,78$ Fournitures de bureau 25,84$ Dépenses automobiles - Essence 75,38$ Repas 48,39$ En plus/à découvert 2,27$ En espèces 360,66$

Mémo : Pour enregistrer les petites transactions en espèces

Tout excédent ou pénurie est enregistré comme débit sur le compte Cash Over/Short, qui est également utilisé pour enregistrer les écarts lors des rapprochements bancaires. Idéalement, le solde de ce compte devrait fluctuer à un niveau proche de zéro. Mais si ce solde augmente, il se peut que vous deviez peaufiner votre système de gestion de la petite caisse.

Si vous enregistrez des transactions de petite caisse en même temps que le fonds est réapprovisionné, vous remarquerez que le solde du compte Petty Cash est toujours égal au montant flottant.

Réconciliez régulièrement Petty Cash

Il est essentiel de surveiller régulièrement des objets aussi susceptibles d'être volés que l'argent liquide. La réalisation de rapprochements réguliers de la petite caisse constitue donc un contrôle interne essentiel. À tout le moins, cela devrait être fait dans le cadre du processus de clôture de fin de mois, qui est également le moment idéal pour reconstituer le fonds jusqu'à son montant initial. Le faire à des moments aléatoires supplémentaires tout au long du mois permet également de garder tout le monde honnête.