Les entités non publiques ont bénéficié d'un sursis temporaire pour appliquer les nouvelles normes de comptabilité des contrats de location, mais la prolongation du Financial Accounting Standards Board est sur le point de prendre fin. Dans quelques mois à peine, les chefs d'entreprise devront envisager (et enregistrer) les contrats de location différemment. Mais il n'y a pas lieu de vous inquiéter ; il vous reste encore beaucoup de temps pour vous procurer vos livres afin de vous conformer à ces nouvelles normes comptables.

Résumé des nouvelles normes comptables

En 2016, le FASB a publié la mise à jour des normes comptables 2016-02 (ASU 2016-02), qui appelait à apporter des modifications importantes aux normes d'information financière pour les contrats de location. À peu près à la même époque, l'International Accounting Standards Board a publié sa propre version des normes de déclaration des contrats de location, intitulée International Financial Reporting Standards 16 (IFRS 16).

L'ASU 2016-02 a conduit à la création du thème 842 de codification des normes comptables, Baux (ASC 842). Ces nouvelles normes de reporting devaient initialement entrer en vigueur pour les entités non publiques à compter de 2019. Mais le FASB a depuis reporté la date d'entrée en vigueur non pas une, mais deux fois. Ces extensions expirent à présent. Pratiquement toutes les entités qui suivent les principes comptables généralement reconnus, qu'il s'agisse des entreprises publiques ou privées, doivent se conformer à l'ASC 842 sur les rapports des exercices qui commencent après le 15 décembre 2021 et sur les rapports de la période intermédiaire commençant après le 15 décembre 2022.

Les nouvelles normes concernent locataires — ceux qui louent des actifs pour les utiliser dans le cadre de leur activité — et qui ont moins d'impact sur les bailleurs — ceux qui possèdent les actifs et les louent à des tiers. L'ASC 842 a été créé pour améliorer la transparence des actifs loués en les incluant dans les états financiers des locataires. Historiquement, la plupart des actifs loués ont vécu en dehors du bilan.

La dernière série de normes de comptabilité des contrats de location change certaines choses.

Tout d'abord, il redéfinit les contrats de location comme étant un contrat (ou une partie d'un contrat) qui confère le droit d'utiliser ou de contrôler un actif pendant une certaine période en échange d'une contrepartie.

Deuxièmement, il établit trois catégories de contrats de location pour chaque contrat de location : contrats de location à court terme, contrats de location-financement et contrats de location-exploitation.

Les contrats de location à court terme ont une durée inférieure à 12 mois et ne sont pas automatiquement renouvelés.

Les contrats de location-financement sont des contrats de location à long terme d'actifs qui prolongent la majeure partie (sinon la totalité) de la durée de vie utile de l'actif sous-jacent.

Les contrats de location-exploitation sont des contrats de location d'une durée supérieure à 12 mois pour des actifs qui seront négociés ou mis à niveau régulièrement. Par exemple, si votre entreprise loue un photocopieur qui est mis à niveau toutes les quelques années, ce contrat de location sera considéré comme un contrat de location-exploitation.

Troisièmement, il établit que le financement et les contrats de location-exploitation soient enregistrés au bilan tandis que les contrats de location à court terme peuvent être retirés du bilan. Les contrats de location-financement (auparavant appelés contrats de location-acquisition) ont toujours été enregistrés au bilan et continueront de l'être. Les contrats de location-exploitation, qui étaient auparavant inscrits au compte de résultat, rejoindront désormais les contrats de location-financement au bilan. Ils seront enregistrés en tant qu'actif « droit d'utilisation » et en tant que passif correspondant pour le reste des paiements de location.

Comment les nouvelles normes comptables relatives aux contrats de location modifient les livres comptables d'une entreprise

Les normes de comptabilité des contrats de location ne exiger une entreprise doit modifier quoi que ce soit en ce qui concerne ses rapports internes ; les directives régissent les rapports financiers externes. Cependant, pour produire des états financiers précis conformément à l'ASC 842, les livres de votre entreprise devront certainement être modifiés.

Classez vos contrats de location avec précision

Vous aurez plus de facilité à préparer vos états financiers si vous enregistrez les contrats de location dans vos livres d'une manière conforme à la norme ASC 842. Passez en revue vos contrats de location existants et classez-les dans l'un des trois types de contrats de location : court terme, financement ou exploitation. À partir de là, vous pouvez regrouper des contrats de location similaires. Les PCGR américains vous permettent de consolider des contrats de location similaires à des fins de divulgation. En règle générale, vous pouvez recourir à des contrats de location groupés si :

• Ils sont de même nature.
• Vous avez appliqué les mêmes hypothèses et les mêmes jugements.
• Ils sont utilisés avec les mêmes parties liées.
• Ils courent les mêmes risques.

Ajustez vos charges mensuelles

Tout comme lorsque les contrats de location-exploitation figuraient sur le compte de résultat, les contrats de location-exploitation selon les nouvelles normes comptables nécessitent des écritures de journal mensuelles. Cependant, ces régularisations seront différentes. Selon les directives comptables précédentes, vous deviez enregistrer chaque mois les écritures de journal suivantes relatives à vos contrats de location-exploitation :

Débit (DR) : frais de location XXX $

Crédit (CR) : Espèces/comptes payables XXX $

Selon les nouvelles directives, vos régularisations seraient un peu différentes. Tout d'abord, pour établir l'actif au titre du droit d'utilisation dans votre bilan, vous devez enregistrer :

Débit (DR) : actif lié au droit d'utilisation au titre du contrat de location-exploitation XXX $

Crédit (CR) : passif lié au contrat de location-exploitation XXX $

Ensuite, pour enregistrer les dépenses mensuelles, vous devez enregistrer l'entrée suivante :

Débit (DR) : frais de location XXX $

Débit (DR) : passif lié au contrat de location-exploitation XXX $

Crédit (CR) : Espèces/comptes payables XXX $

Crédit (CR) : Actif lié au droit d'utilisation au titre du contrat de location-exploitation XXX $

Éléments locatifs distincts des éléments non liés à la location

Les contrats peuvent inclure à la fois des éléments de location et des éléments non liés à la location. Par exemple, un contrat de location d'une photocopieuse peut également inclure les coûts d'entretien régulier du fabricant. Il se peut que le contrat de location doive être séparé du contrat de service relatif à vos finances. Le FASB vous permet de choisir de regrouper les composants non liés à la location dans un contrat de location, mais vous devez réfléchir à la façon dont un solde actif et passif plus important affectera vos états financiers. L'augmentation artificielle de votre solde d'actifs pour les éléments non liés à la location pourrait avoir une incidence négative sur les principaux ratios financiers dont vous avez besoin pour obtenir un financement ou pour respecter les clauses d'endettement existantes.

Ébauche des entrées de journal initiales pour la transition

Les écritures de journal que vous rédigez pour passer aux nouvelles normes comptables dépendront de votre entité élit l'option du FASB expédient pratique pour retraiter les périodes précédentes. Des mesures pratiques contribuent à alléger la charge de déclaration qui pèse sur les entreprises en permettant certains « raccourcis » par rapport aux attentes initiales de l'ASC 842 en matière de rapports. Si vous optez pour l'expédient pratique de transition, vous pouvez postuler les nouvelles normes de comptabilisation des contrats de location ne portent que sur la période la plus récente et évitent de réévaluer les périodes précédentes. Au lieu d'utiliser votre logiciel de comptabilité pour comptabiliser des ajustements sur des périodes comparatives, vous publieriez un ajustement cumulé à compter du 1er janvier 2022 (pour les entités de l'année civile).

Bien comprendre l'ASC 842 prendra du temps, et ce n'est pas grave. Comme pour l'ASC 606, le nouveau principe de comptabilisation des recettes, si vous consacrez du temps à vous renseigner sur les nouvelles normes et que vous prenez des mesures mesurées pour mettre en œuvre les changements, votre entreprise pourra s'adapter avec succès avec le temps qu'il vous reste.