Analyse des écarts budgétaires : Les bases de l'analyse des écarts budgétaires

Dans le monde des affaires, les chiffres ne se contentent pas de raconter des histoires, ils révèlent des secrets. Comme un marin utilise un compas pour naviguer en mer, les entreprises utilisent des outils tels que les états financiers et l'analyse des écarts budgétaires pour naviguer sur les vagues tumultueuses de la comparaison entre le budget et les résultats réels et pour améliorer les performances financières.

Si vous avez déjà entendu l'expression "analyse des écarts budgétaires" et que vous vous demandez de quoi il s'agit et comment elle peut aider votre planification et votre analyse financières (FP&A), cet article vous servira de guide. Nous allons donc nous plonger dans le concept de l'analyse des écarts budgétaires afin d'en comprendre l'importance et d'apprendre à en exploiter la puissance pour conduire votre entreprise vers la réussite financière.

Qu'est-ce que l'analyse des écarts budgétaires ?

L'analyse des écarts budgétaires est une approche systématique permettant de comprendre la différence entre les prévisions financières ou le budget et ce qui a été réellement dépensé ou gagné. Il s'agit essentiellement d'une comparaison entre deux séries de chiffres : le montant budgété et le montant réel.

Considérez votre budget comme votre feuille de route financière. Si vous avez déjà planifié un voyage en voiture, vous savez que les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Vous avez peut-être fait quelques détours, vous vous êtes arrêté pour déjeuner plus longuement ou vous avez acheté des souvenirs en cours de route. Avec le recul, vous réalisez que votre budget ne tenait pas compte de ces arrêts supplémentaires en cours de route.

Une analyse des écarts budgétaires s'apparente à une autopsie d'un voyage en voiture. Dans le monde des affaires, des événements réels peuvent entraîner des écarts, même avec le budget le plus méticuleusement planifié.

Il existe deux types principaux d'écarts : les écarts favorables et les écarts défavorables.

• Écart favorable. Un écart favorable se produit lorsque les résultats réels dépassent les attentes budgétisées d'une manière qui profite à l'organisation. Par exemple, si vous dépensez moins que ce que vous aviez prévu pour les heures supplémentaires des employés ou si vos revenus réels dépassent les objectifs budgétés, il s'agit d'un écart favorable.
• Écart défavorable. À l'inverse, un écart défavorable se produit lorsque les résultats réels ne sont pas à la hauteur des attentes budgétisées, ce qui peut avoir un impact négatif sur la rentabilité. C'est le cas, par exemple, lorsque les dépenses de marketing sont supérieures aux prévisions ou que le chiffre d'affaires n'atteint pas les objectifs de l'entreprise.

Outre le fait de déterminer si les écarts sont favorables ou défavorables, il existe différents types d'écarts que vous pouvez calculer pour différents domaines de votre compte de résultat :

1. Écarts de recettes. L'analyse des différences entre les recettes réelles et les recettes budgétées vous aide à comprendre les performances de vos ventes et les conditions du marché.
2. Variations des dépenses. L'examen des écarts de dépenses vous permet d'identifier les domaines dans lesquels l'entreprise doit se concentrer sur le contrôle des frais généraux ou l'optimisation des dépenses.
3. Variations du bénéfice. Le bénéfice, également appelé revenu net, est l'un des indicateurs ultimes de la santé financière d'une organisation. Lorsqu'on examine le bénéfice, les écarts positifs sont généralement une bonne nouvelle, tandis que les écarts négatifs peuvent nécessiter une action corrective.
4. Variations de volume et de prix. Décomposer les écarts de recettes en volume (quantité vendue) et en prix (prix de vente moyen) afin d'identifier les facteurs de changement.

Vous remarquerez que tous ces écarts concernent des postes du compte de résultat. Bien qu'il soit possible d'effectuer une analyse des écarts sur les comptes du bilan, cela n'est pas aussi courant.

Quelle est l'importance de l'analyse des écarts budgétaires pour votre entreprise ?

La simple mention d'un écart budgétaire peut sembler problématique, mais en réalité, la comparaison des résultats budgétés et réels peut fournir une mine d'informations. Voici pourquoi l'analyse des écarts budgétaires est essentielle pour toute entreprise :

1. Correction de trajectoire. La détection précoce d'un écart négatif permet aux entreprises d'ajuster et de réaffecter efficacement les ressources avant qu'il n'ait un impact sur le flux de trésorerie ou la rentabilité à long terme.
2. La santé financière. Elle offre une vue d'ensemble de la santé et de l'efficacité opérationnelle d'une entreprise.
3. Prévision et modélisation financière. Les entreprises peuvent faire des projections plus précises en combinant les écarts historiques avec la connaissance des événements futurs.
4. Responsabilité. Elle met en évidence les domaines dans lesquels les performances sont susceptibles d'être insuffisantes, ce qui permet de responsabiliser les départements ou les équipes à l'égard de leurs décisions et initiatives financières.

Comment effectuer l'analyse des écarts entre le budget et la réalité

La réalisation d'une analyse des écarts budgétaires dans le cadre de vos rapports financiers peut sembler décourageante, mais avec une approche structurée, elle devient gérable.

Recueillir des données pertinentes

Rassemblez les chiffres budgétés et les résultats réels pour la période en question. Il est utile de saisir ces chiffres dans des feuilles de calcul Excel avec une colonne pour les valeurs budgétées, une colonne pour les valeurs réelles, une colonne pour les écarts calculés et une dernière colonne pour fournir une explication écrite de la ou des raison(s) des écarts budgétaires.

Identifier les écarts

Soustrayez les chiffres réels des chiffres budgétés pour calculer l'écart pour chaque poste.

Catégoriser les écarts

Qualifiez les écarts de favorables (F) ou de défavorables (U) selon qu'ils sont positifs ou négatifs par rapport à vos objectifs financiers.

Analyser les causes

Analysez les écarts pour en comprendre les causes sous-jacentes. Une campagne de marketing a-t-elle coûté plus cher que prévu ? Une perturbation de la chaîne d'approvisionnement a-t-elle augmenté le coût des marchandises vendues ? Le nombre d'heures de main-d'œuvre directe a-t-il été trop élevé sans que le chiffre d'affaires ait augmenté en conséquence ? Ce type d'analyse financière peut fournir des informations précieuses.

Agir

Sur la base de vos conclusions, ajustez vos stratégies ou allouez des ressources pour ramener vos chiffres dans les limites de votre budget.

Exemple d'analyse des écarts budgétaires

Imaginons qu'ABC Ltd, un fabricant de chaussures, ait prévu un budget de 10 000 dollars pour le marketing en janvier, mais que ses dépenses réelles se soient élevées à 12 000 dollars. Voici comment l'équipe financière de l'entreprise pourrait procéder à une analyse des écarts budgétaires.

1. Identifier l'écart: 12 000 $ (réel) - 10 000 $ (budgété) = 2 000 $ (écart défavorable)
2. Analyser la cause: Après enquête, il s'est avéré qu'une collaboration non planifiée avec un influenceur était à l'origine des dépenses supplémentaires.
3. Agir: ABC Ltd. a décidé de réduire certaines des publicités prévues pour février afin de compenser le dépassement de budget.

Bonnes pratiques pour l'analyse des écarts budgétaires

Pour tirer le meilleur parti de cet outil d'analyse :

1. Établissez des budgets réalistes et flexibles. Le processus d'établissement du budget de votre entreprise doit reposer sur des hypothèses solides et des données historiques. Même une entreprise en phase de démarrage peut utiliser un budget flexible qui permet d'ajuster les chiffres à mesure que vous disposez de données plus précises. Des attentes irréalistes et un budget statique peuvent entraîner des variations défavorables constantes, sources de frustration et d'incertitude.
2. Planifiez une analyse régulière des écarts budgétaires: Ne considérez pas l'analyse des écarts comme un exercice annuel ou trimestriel. Un suivi permanent des performances budgétaires par rapport aux performances réelles peut permettre d'étouffer les problèmes dans l'œuf.
3. Utiliser des outils et des logiciels: Si la plupart des logiciels de comptabilité modernes peuvent générer automatiquement des rapports sur les écarts ou des tableaux de bord, rendant ainsi efficace le processus de comparaison des résultats budgétés et réels, d'autres outils peuvent vous permettre d'aller plus loin dans l'analyse des écarts. L'analyse des écarts FloQast automatise le processus de collecte des données, vous avertit lorsqu'un écart est significatif et évalue les écarts des périodes précédentes pour comprendre l'histoire qui se cache derrière les chiffres. Lorsque vous laissez l'automatisation prendre en charge une grande partie du travail fastidieux de comparaison des chiffres budgétés et réels au lieu d'utiliser un modèle, vous libérez du temps pour que votre équipe financière se concentre sur l'analyse et la stratégie.
4. Comprendre les causes profondes des écarts budgétaires. Identifier les écarts est un bon début, mais il est tout aussi important d'approfondir et de comprendre pourquoi ils se sont produits. S'agit-il de facteurs externes, de problèmes opérationnels internes ou d'événements inattendus ? Comprendre les raisons des écarts budgétaires défavorables peut vous aider à prendre des mesures pour éviter qu'ils ne se reproduisent, tandis que comprendre ce qui a conduit à des écarts favorables peut vous inciter à en faire davantage à l'avenir.
5. Formez votre équipe: Veillez à ce que tous les membres de l'organisation - des employés de base au Directeur financiercomment lire les rapports sur les écarts et agir en conséquence. L'analyse des écarts n'est pas seulement une tâche financière ; c'est un outil qui permet de prendre des décisions éclairées dans tous les services.
6. Rester flexible: L'environnement des entreprises est dynamique. Parfois, des variations peuvent résulter de facteurs incontrôlables, tels qu'un ralentissement économique soudain. Il est essentiel de rester adaptable.

L'analyse des écarts budgétaires ne se limite pas à la mise en évidence des divergences. Il s'agit de comprendre ces différences et leur impact et, en fin de compte, de diriger le navire de votre entreprise dans des eaux financières calmes ou tumultueuses.

Si vous êtes prêt à faire de la comparaison entre le budget et les coûts réels un atout stratégique qui vous permettra de prendre de meilleures décisions financières, prenez rendez-vous pour une démonstration de FloQast Variance Analysis. Nous vous montrerons comment l'analyse des chiffres peut vous aider à améliorer les performances financières de votre entreprise.