Analyse des écarts budgétaires : notions de base pour obtenir des conseils d'experts

Dans le monde des affaires, les chiffres ne se contentent pas de raconter des histoires ; ils révèlent des secrets. Comme un marin utilise une boussole pour naviguer sur les mers, les entreprises utilisent des outils tels que les états financiers et l'analyse des écarts budgétaires pour piloter les vagues tumultueuses liées à la comparaison des résultats budgétaires par rapport aux résultats réels et améliorer leurs performances financières.

Si vous avez déjà entendu le terme « analyse des écarts budgétaires » et que vous vous êtes demandé en quoi il consiste et en quoi il peut vous aider dans votre planification et analyse financières (FP&A), cet article vous servira de guide. Examinons donc le concept de l'analyse des écarts budgétaires pour comprendre son importance et apprendre comment exploiter sa puissance pour mener votre entreprise vers la réussite financière.

Qu'est-ce que l'analyse des écarts budgétaires ?

L'analyse des écarts budgétaires est une approche systématique visant à comprendre la différence entre ce que vous avez prévu ou budgétisé financièrement et ce qui a été réellement dépensé ou gagné. Il s'agit essentiellement d'une comparaison de deux ensembles de nombres : le montant budgétisé et le montant réel.

Considérez un budget comme votre feuille de route financière. Si vous avez déjà planifié un voyage en voiture, vous savez que les choses ne se passent pas toujours comme prévu. Peut-être avez-vous fait quelques détours, vous êtes-vous arrêté pour de longs déjeuners ou avez-vous acheté des souvenirs en cours de route. Avec le recul, vous vous rendez compte que votre budget ne tenait pas compte de ces arrêts supplémentaires en cours de route.

Une analyse des écarts budgétaires est comme une autopsie d'un voyage en voiture. Dans le monde des affaires, les événements du monde réel peuvent entraîner des écarts, même avec le budget le plus méticuleusement planifié.

Il existe deux principaux types d'écarts : les écarts favorables et les écarts défavorables.

• Écart favorable. Un écart favorable se produit lorsque les résultats réels dépassent les attentes budgétisées d'une manière qui profite à l'organisation. Par exemple, si vous dépensez moins que ce que vous aviez prévu pour les heures supplémentaires des employés, ou si vos recettes réelles dépassent les objectifs budgétisés, il s'agit d'un écart favorable.
• Écart défavorable. À l'inverse, un écart défavorable se produit lorsque les résultats réels sont inférieurs aux attentes budgétisées, ce qui peut avoir un impact négatif sur la rentabilité. Les exemples incluent les dépenses de marketing supérieures aux prévisions ou lorsque les revenus ne sont pas à la hauteur des objectifs de l'entreprise.

En plus de décider si les écarts sont favorables ou défavorables, il existe différents types de variances que vous pouvez calculer pour différents domaines de votre compte de profits et pertes:

1. Écarts de revenus. L'analyse des différences entre les chiffres de revenus réels et budgétisés vous aide à comprendre vos performances commerciales et les conditions du marché.
2. Écarts de dépenses. L'examen des écarts de dépenses vous permet d'identifier les domaines dans lesquels l'entreprise pourrait avoir besoin de se concentrer sur le contrôle des frais généraux ou l'optimisation des dépenses.
3. Écarts de bénéfices. Le profit, également appelé bénéfice net, est l'un des indicateurs ultimes de la santé financière d'une organisation. En ce qui concerne les bénéfices, les écarts positifs sont généralement une bonne nouvelle, tandis que les écarts négatifs peuvent nécessiter des mesures correctives.
4. Écarts entre volume et prix. Décomposez les écarts de revenus en composantes de volume (quantité vendue) et de prix (prix de vente moyen) pour identifier les moteurs du changement.

Vous remarquerez que tous ces écarts concernent des éléments du compte de profits et pertes. Bien qu'il soit possible d'effectuer une analyse des écarts sur les comptes de bilan, ce n'est pas aussi courant.

Quelle est l'importance de l'analyse des écarts budgétaires pour votre entreprise ?

La simple mention d'un écart budgétaire peut sembler problématique, mais en réalité, la comparaison des résultats budgétisés et réels peut fournir une mine d'informations. Voici pourquoi une analyse des écarts budgétaires est essentielle pour toute entreprise :

1. Correction de parcours. La détection précoce d'un écart négatif permet aux entreprises de s'ajuster et de réaffecter les ressources de manière efficace avant que cela n'affecte les flux de trésorerie ou la rentabilité à long terme.
2. Santé financière. Il offre une vue d'ensemble de la santé et de l'efficacité opérationnelle d'une entreprise.
3. Prévisions et modélisation financière. Les entreprises peuvent établir des projections futures plus précises en combinant les écarts historiques avec la connaissance des événements futurs.
4. Responsabilité. Identifie les domaines dans lesquels les performances peuvent être inférieures, en tenant les départements ou les équipes responsables de leurs décisions et initiatives financières.

Comment effectuer une analyse des écarts entre le budget et la réalité

Réaliser une analyse des écarts budgétaires dans le cadre de vos rapports financiers peut sembler intimidant, mais avec une approche structurée, cela devient gérable.

Collectez des données pertinentes

Collectez à la fois les chiffres que vous avez budgétisés et les résultats réels pour la période en question. Il est utile de saisir ces chiffres dans des feuilles de calcul Excel comportant une colonne pour les valeurs budgétisées, une colonne pour les valeurs réelles, une colonne pour les écarts calculés et une dernière colonne pour fournir une explication écrite des raisons des écarts budgétaires.

Identifier les écarts

Soustrayez les chiffres réels des chiffres budgétisés pour calculer l'écart pour chaque poste.

Catégorisez les écarts

Étiquetez les écarts comme étant favorables (F) ou défavorables (U) selon qu'ils sont positifs ou négatifs par rapport à vos objectifs financiers.

Analysez les causes

Analysez les variances pour comprendre les causes sous-jacentes. Une campagne marketing a-t-elle été plus coûteuse que prévu ? Une perturbation de la chaîne d'approvisionnement a-t-elle augmenté le coût des biens vendus ? Avez-vous eu trop d'heures de travail direct sans augmentation correspondante de vos revenus ? Ce type de analyse financière peut fournir des informations précieuses.

Passez à l'action

Sur la base de vos résultats, ajustez vos stratégies ou allouez des ressources pour aligner vos chiffres sur votre budget.

Exemple d'analyse des écarts budgétaires

Imagine ABC Ltd., un fabricant de chaussures, avait prévu un budget de 10 000 dollars pour la commercialisation en janvier, mais s'est retrouvé avec des dépenses réelles de 12 000 dollars. Voici comment l'équipe financière de l'entreprise peut effectuer une analyse des écarts budgétaires.

1. Identifier la variance: 12 000 dollars (réels) - 10 000 dollars (budgétisés) = 2 000 dollars (écart défavorable)
2. Analysez la cause: Après enquête, ils ont découvert qu'une collaboration imprévue avec des influenceurs avait entraîné des dépenses supplémentaires.
3. Passez à l'action: ABC Ltd. a décidé de réduire certaines des publicités prévues pour février afin de compenser les dépenses excessives.

Meilleures pratiques pour l'analyse des écarts budgétaires

Pour tirer le meilleur parti de cet outil d'analyse :

1. Établissez des budgets réalistes et flexibles. Basez le processus de budgétisation de votre entreprise sur des hypothèses solides et des données historiques. Même une start-up peut utiliser un budget flexible qui permet de modifier les chiffres à mesure que vous disposez de données plus précises. Des attentes irréalistes et un budget statique peuvent entraîner des écarts défavorables constants, source de frustration et d'incertitude.
2. Planifier une analyse des écarts dans le budget ordinaire: Ne considérez pas l'analyse des écarts comme un exercice annuel ou trimestriel. Le suivi continu de votre budget par rapport à vos performances réelles peut vous aider à éliminer les problèmes dans l'œuf.
3. Utiliser des outils et des logiciels: Alors que la plupart des logiciels de comptabilité modernes peuvent générer automatiquement des rapports sur les écarts ou exploiter des tableaux de bord, ce qui rend le processus de comparaison des résultats budgétisés et réels plus efficace, d'autres outils peuvent aller encore plus loin dans votre analyse des écarts. L'analyse de variance FloQast automatise le processus de collecte des données, vous avertit lorsqu'un écart est significatif et évalue les écarts par rapport aux périodes précédentes pour comprendre l'histoire qui se cache derrière les chiffres. Lorsque vous laissez l'automatisation gérer une grande partie du travail fastidieux qui consiste à comparer les chiffres budgétisés et réels au lieu d'utiliser un modèle, vous libérez du temps pour que votre équipe financière puisse se concentrer sur l'analyse et la stratégie.
4. Comprenez les causes profondes des écarts budgétaires. Identifier les écarts est un bon début, mais il est tout aussi important d'approfondir et de comprendre pourquoi ils se sont produits. Était-ce dû à des facteurs externes, à des problèmes de fonctionnement internes ou à des événements imprévus ? Comprendre pourquoi des écarts budgétaires défavorables se produisent peut vous aider à prendre des mesures pour éviter qu'ils ne se reproduisent, tandis que comprendre ce qui a conduit à des écarts favorables pourrait vous inciter à en faire davantage à l'avenir.
5. Formez votre équipe: Assurez-vous que tous les membres de l'organisation, des employés de base au directeur financier, comprennent comment lire les rapports sur les écarts et y donner suite. L'analyse des écarts n'est pas seulement une tâche financière ; c'est un outil permettant de prendre des décisions éclairées dans tous les départements.
6. Restez flexible: L'environnement des affaires est dynamique. Parfois, les écarts peuvent résulter de facteurs incontrôlables, comme un ralentissement économique soudain. Il est essentiel de rester adaptable.

L'analyse des écarts budgétaires ne se limite pas à identifier les écarts. Il s'agit de comprendre ces différences et leur impact et, en fin de compte, de diriger votre entreprise dans des eaux financières calmes et houleuses.

Si vous êtes prêt à faire de la comparaison des coûts entre le budget et les coûts réels un atout stratégique qui permet de prendre de meilleures décisions financières, planifiez une démonstration de l'analyse de variance FloQast. Nous vous montrerons comment l'analyse des chiffres peut contribuer à améliorer la performance financière de votre organisation.