Der Sichtbarkeitsvorteil: Wie FloQast den Monatsabschluss von SumUp verbessert

SumUp ist ein globaler Anbieter von Zahlungsverkehrstechnologien, der über 4 Millionen Unternehmen auf der ganzen Welt bedient. Seit dem Wechsel zu FloQast hat SumUp seinen Monatsabschluss verbessert, lästige manuelle Aufgaben eliminiert und Teams auf der ganzen Welt synchronisiert.

Das 2012 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in London hat sich einen Namen gemacht, indem es jedem Kunden unabhängig von seiner Größe erschwingliche Lösungen anbietet - auch Unternehmen, die von anderen Anbietern als zu klein angesehen werden könnten. Da sich so viele verschiedene Unternehmen auf SumUp verlassen, muss das Unternehmen in der Lage sein, seine Bücher jeden Monat genau und effizient abzuschließen.

Vor FloQast

Mit Buchhaltungsteams, die über mehrere Länder (und Kontinente) verstreut sind, hatte SumUp Schwierigkeiten, Einblicke in seine Abschlüsse zu erhalten, die es jeden Monat über Excel-Sheet verwaltete. Der Prozess war ineffizient, für die Mitarbeiter mühsam und führte dazu, dass wertvolles Buchhaltungswissen verloren ging.

Daniel Mitev, Accounting Quality Control Supervisor, wies darauf hin, dass die globale Ausdehnung von SumUp über verschiedene Gerichtsbarkeiten und Zeitzonen hinweg den Abschluss des Unternehmens zu einer größeren Herausforderung macht: "Wir haben Buchhaltungszentren auf der ganzen Welt. Sie können sich also vorstellen, dass es sehr schwierig ist, all diese Teams zu synchronisieren", so Mitev. Bei der Umgestaltung seines Abschlusses wollte SumUp eine Lösung, die die Transparenz des Aufgabenfortschritts erhöht, eine einfache Zusammenarbeit ermöglicht und jedem Teammitglied hilft, seine Arbeit besser zu kontrollieren.

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Vor FloQast gab es keine einfache Möglichkeit, die Vollständigkeit der Aufgaben und Fristen der Mitarbeiter zu überwachen. Jetzt haben wir alles an einem Ort: im Grunde ein einheitlicher Ansatz für alle.

‍- Daniel Mitev, Leiter der Qualitätskontrolle im Rechnungswesen

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Yordan Stoyanov, Senior Manager für interne Kontrolle und Finanzprozesse bei SumUp, schließt sich diesem Wunsch nach Transparenz an, fügt jedoch hinzu, dass die bisherige Abhängigkeit von manuell aktualisierten Kalkulationstabellen die Gefahr birgt, dass der Abschluss zu einer Übung wird, bei der nur noch "Kästchen angekreuzt" werden - im Wesentlichen "manuelle Arbeit ohne jegliche Logik".

Vor diesem Hintergrund waren Stoyanov und sein Team auf der Suche nach einer flexibleren Buchhaltungsplattform, die den Buchhaltern von SumUp dabei hilft, ihre Monatsabschluss zu verbessern - und die zu den langfristigen Geschäftszielen des Unternehmens passt. Er stellte fest, dass die Kernwerte und der Ansatz von FloQast in Bezug auf die Buchhaltung mit denen des SumUp-Buchhaltungsteams übereinstimmen, da die Plattform die Transparenz erhöht, die Arbeitsabläufe rationalisiert und die Benutzererfahrungen zentriert - Faktoren, die auf dem Weg des Unternehmens zum Börsengang entscheidend sein werden.

"Wir hatten eine Diskussion mit unserem CFO", sagte Stoyanov. "Wir haben die Vorteile aufgezeigt und was wir in Zukunft gewinnen können. Deshalb haben wir uns für FloQast entschieden."

Einfachheit der Integration

Das umfassende Fachwissen und die Unterstützung, die das FloQast-Team vor, während und nach der Implementierung bot, war ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass die Close-Umstellung von SumUp reibungslos, einfach und erfolgreich verlief. "Jeder, mit dem wir gesprochen haben, sogar die kaufmännischen Mitarbeiter, hatte einen buchhalterischen Hintergrund", sagte Stoyanov. "Das war sehr vorteilhaft."

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Die Kultur von FloQast ist der unseren sehr ähnlich. Tools, die von Buchhaltern für Buchhalter entwickelt wurden".

‍- Yordan Stoyanov, Senior Manager für interne Kontrolle und Finanzprozesse

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Mitev hob die Einfachheit und Effizienz des FloQast-Einrichtungsprozesses hervor, der "unkomplizierte", "benutzerfreundliche" Schulungen und Materialien umfasste, bevor eine nahtlose SAP-Integration erfolgte. Stoyanov schätzte, dass das gesamte FloQast-System in weniger als 2 Wochen einsatzbereit war, komplett mit Google Integrationen.

Mitev fügte hinzu, dass das Buchhaltungsteam von SumUp von der "reibungslosen Integration" von SAP in das neue System begeistert war, wobei die Rohbilanz in FloQast vorausgefüllt wurden und die Daten viermal pro Tag zwischen den beiden Systemen fließen.

Verbesserte Sichtbarkeit während des Abschlusses

Die größte Auswirkung von FloQast für SumUp war der Monatsabschluss - wo Genauigkeit und Effizienz entscheidend sind und die Verantwortlichkeiten auf globale Teams verteilt sind. In dieser Umgebung benötigen die Buchhaltungsteams von SumUp eine klare Sicht auf die Arbeit der anderen, um den Fortschritt zu verfolgen, Herausforderungen anzugehen und Fristen einzuhalten.

Vor der Implementierung vonFloQast Close mussten die Buchhaltungsteams von SumUp jedoch vor dem neuen Abschluss Kopien der Tabellenkalkulationen des Vormonats erstellen, die relevanten Daten manuell anpassen und dann sicherstellen, dass alle Mitarbeiter per E-Mail über die Änderungen informiert wurden - und das alles bei steigendem Termindruck. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwändig, sondern bedeutete auch, dass das SumUp-Team oft Schwierigkeiten hatte, nützliche Daten aus dem Abschluss abzuleiten, da es kaum Einblick in die Herausforderungen hatte, die den Fortschritt verzögerten - und die die Bemühungen um eine Verkürzung der Abschlusszeiten behinderten. In einigen Fällen bedeutete dieser Mangel an Transparenz, dass Probleme erst spät im Abschlussprozess behoben werden konnten.

FloQast hat diese Transparenz geschaffen. Mit dem Dashboard-Tool von FloQast ist SumUp nun in der Lage, jeden Aspekt seines Abschlusses im Detail zu betrachten, Schmerzpunkte des Vormonats aufzuspüren, herauszufinden, welche Prozesse Verzögerungen verursachten, welche Teams beteiligt waren und vor allem, warum Probleme auftraten.

"Mit FloQast kann man den Prozess sehen und sich darauf konzentrieren", sagt Stoyanov. "Haben wir zum Beispiel Probleme zwischen Unternehmen? Haben wir Probleme mit Kreditoren? Wir haben den Überblick, das ist das Entscheidende - vor allem in einem Unternehmen, das mehrere Buchhaltungsstandorte hat."

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FloQast ist Teil jeder Diskussion über den Abschluss. Die Leute erkennen es als ein Werkzeug, um den Abschluss zu steuern.

‍- Yordan Stoyanov, Senior Manager für interne Kontrolle und Finanzprozesse

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Mentalitätswechsel

Neben der Funktionalität der FloQast-Plattform wies Stoyanov auf einen weniger sichtbaren Vorteil hin: die veränderte Denkweise des SumUp-Buchhaltungsteams. Die Flexibilität der FloQast-Tools bedeutet, dass die SumUp-Teammitglieder nie einen Punkt erreichen, an dem der Abschluss zu einer "mechanischen" Übung wird, sondern schnell die Initiative ergreifen und mit der Problemlösung beginnen können, wobei sie wichtige Buchhaltungsdaten und Ressourcen buchstäblich zur Hand haben.

"Mit FloQast fangen die Leute an, über den Abschluss nachzudenken", sagt Stoyanov. "Sie schlagen proaktiv Lösungen vor, die wir implementieren könnten - für die Neugestaltung des Prozesses, für genauere Zahlen, für mehr Effizienz."

FloQast + AWS

Die Infrastruktur von FloQast wird in der öffentlichen AWS-Cloud aufgebaut und bereitgestellt. FloQast setzt AWS CloudWatch ein, um die AWS-Umgebung zu sichern, zu pflegen und zu überwachen und so eine stabile Grundlage für die FloQast-Anwendung zu gewährleisten.