L'avantage de la visibilité : comment FloQast améliore la clôture mensuelle de SumUp

SumUp est un fournisseur mondial de technologie de services de paiement qui dessert plus de 4 millions d'entreprises dans le monde. Depuis qu'il a adopté FloQast, SumUp a augmenté sa clôture mensuelle en éliminant les tâches manuelles fastidieuses et en synchronisant ses équipes dans le monde entier.

Fondée en 2012 et basée à Londres, SumUp a bâti sa réputation sur la fourniture de solutions abordables à chaque client, quelle que soit sa taille - et y compris aux entreprises qui pourraient être considérées comme trop petites par d'autres fournisseurs. Avec autant d'entités différentes qui dépendent de SumUp, l'entreprise doit être en mesure de clôturer ses comptes chaque mois de manière précise et efficace.

Avant FloQast

Avec des équipes comptables réparties dans plusieurs pays (et continents), SumUp avait du mal à se faire une idée de sa clôture, qu'elle gérait par le biais de mises à jour mensuelles de feuilles de calcul. Le processus était inefficace, fastidieux pour les employés et fragmentait des connaissances comptables précieuses.

Daniel Mitev, superviseur du contrôle de la qualité comptable, a fait remarquer que la portée mondiale de SumUp, au-delà des juridictions et des fuseaux horaires, rendait la clôture de l'entreprise plus difficile : "Nous avons des centres de comptabilité dans le monde entier. Vous pouvez donc imaginer qu'il est très difficile de synchroniser toutes ces équipes", a déclaré M. Mitev. Pour transformer sa clôture, SumUp souhaitait une solution qui améliore la visibilité de l'avancement des tâches, facilite la collaboration et aide chaque membre de l'équipe à mieux contrôler son travail.

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Avant FloQast, il n'y avait pas de moyen facile de contrôler l'exhaustivité des tâches et des délais. Aujourd'hui, nous avons tout en un seul endroit : une approche unifiée pour tout le monde.

‍- Daniel Mitev, superviseur du contrôle de la qualité comptable

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Yordan Stoyanov, Senior Manager de SumUp Internal Control and Finance Processes, s'est fait l'écho de ce désir de visibilité, mais a ajouté que le recours à des feuilles de calcul mises à jour manuellement risquait de transformer la clôture en un exercice de "cochage de cases", c'est-à-dire en un "travail manuel sans aucune logique".

C'est pourquoi Stoyanov et son équipe étaient à la recherche d'une plateforme comptable plus flexible qui aiderait les comptables de SumUp à s'engager et à améliorer leurs performances en matière de clôture mensuelle - et qui correspondrait aux ambitions commerciales à long terme de l'entreprise. Il a noté que les valeurs fondamentales et l'approche de FloQast en matière de comptabilité correspondaient à celles de l'équipe comptable de SumUp en ce sens que la plateforme accroît la transparence, rationalise les flux de travail et centralise les expériences des utilisateurs - des facteurs qui seront essentiels à mesure que l'entreprise se rapproche de l'introduction en bourse.

"Nous avons discuté avec notre Directeur financier", explique M. Stoyanov. "Nous avons montré les avantages et ce que nous pourrions gagner à l'avenir. C'est pourquoi nous avons choisi FloQast".

Facilité d'intégration

L'expertise et le soutien que l'équipe de FloQast a apportés avant, pendant et après la mise en œuvre ont joué un rôle essentiel dans la réussite de la transformation Close de SumUp, qui s'est déroulée en douceur et en toute simplicité. "Tous nos interlocuteurs, même les commerciaux, avaient une formation en comptabilité", explique M. Stoyanov. "Cela a été très bénéfique.

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La culture de FloQast est très proche de la nôtre. Des outils conçus par des comptables, pour des comptables".

‍- Yordan Stoyanov, responsable du contrôle interne et des processus financiers

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Mitev a souligné la facilité et l'efficacité du processus de mise en place de FloQast, qui comprenait des sessions de formation et des documents "simples" et "conviviaux", avant une intégration SAP transparente. Stoyanov estime que l'ensemble du système FloQast a été mis en place et opérationnel en moins de deux semaines, avec l'intégration de Google Drive.

M. Mitev a ajouté que l'équipe comptable de SumUp a été ravie de l'intégration "en douceur" de SAP dans le nouveau système, les chiffres de la balance générale des comptes étant préremplis dans FloQast et les données circulant entre les deux systèmes quatre fois par jour.

Visibilité accrue pendant la fermeture

L'impact le plus important de FloQast pour SumUp a été la clôture mensuelle - où la précision et l'efficacité sont essentielles, et où les responsabilités sont réparties entre des équipes mondiales. Dans cet environnement, les équipes comptables de SumUp ont besoin d'une visibilité claire du travail de chacun afin de suivre les progrès, de relever les défis et de respecter les délais.

Cependant, avant la mise en œuvre deFloQast Close , les équipes comptables de SumUp devaient faire des copies des feuilles de calcul du mois précédent avant la nouvelle clôture, ajuster manuellement les données pertinentes, puis s'assurer que tout le monde était informé des changements par courrier électronique - le tout avec une pression croissante sur les délais. Ce processus prenait du temps, mais signifiait aussi que l'équipe de SumUp avait souvent du mal à tirer des données utiles de sa clôture, avec peu de visibilité sur les défis qui retardaient les progrès - et qui entravaient les efforts pour réduire les délais d'achèvement. Dans certains cas, ce manque de visibilité signifiait que les problèmes devaient être résolus tardivement au cours du processus de clôture.

FloQast a fourni cette visibilité. Grâce au tableau de bord FloQast, SumUp est désormais en mesure de visualiser en détail tous les aspects de sa clôture, en se concentrant sur les points problématiques du mois précédent, en découvrant les processus à l'origine des retards, les équipes impliquées et, plus important encore, les raisons des problèmes rencontrés.

"Avec FloQast, vous pouvez voir le processus et commencer à vous concentrer", a déclaré M. Stoyanov. "Par exemple, avons-nous des difficultés au niveau interentreprises ? Avons-nous des difficultés avec les comptes clients ? Nous avons une visibilité, c'est la chose la plus importante - surtout dans une entreprise où il y a plusieurs sites de comptabilité.

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FloQast fait partie de toutes les discussions autour de la clôture. Les gens reconnaissent qu'il s'agit d'un outil qui leur permet de naviguer dans la clôture.

‍- Yordan Stoyanov, responsable du contrôle interne et des processus financiers

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Changement d'état d'esprit

Au-delà de la fonctionnalité de la plateforme FloQast, Stoyanov a souligné un avantage moins visible : le changement d'état d'esprit de l'équipe comptable de SumUp. La flexibilité des outils FloQast signifie que les membres de l'équipe SumUp n'atteignent jamais un point où la clôture devient un exercice "mécanique", mais peuvent rapidement prendre l'initiative et commencer à résoudre les problèmes avec des données et des ressources comptables critiques littéralement à portée de main.

"Avec FloQast, les gens commencent à penser à la clôture", a déclaré M. Stoyanov. "Ils suggèrent proactivement des solutions que nous pourrions mettre en œuvre - pour redéfinir le processus, pour obtenir des chiffres plus précis, plus d'efficacité."

FloQast + AWS

L'infrastructure de FloQast est construite et déployée sur le cloud public AWS. FloQast utilise AWS CloudWatch pour sécuriser, maintenir et surveiller l'environnement AWS afin de garantir une base stable pour l'application FloQast.