Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften: Der Erfolg von The Joint Chiropractic mit FloQast

Im Jahr 2021 wollte The Joint Chiropractic (NASDAQ: JYNT) sein Berichtswesen straffen, den Workflow transparenter machen und den Monatsabschluss beschleunigen. Seit der Implementierung von FloQast hat das Team seinen Abschlussprozess drastisch verbessert, die Transparenz der Arbeitsabläufe erhöht und die Berichterstattung beschleunigt.

Als Kelly Vargas, Vice President, Corporate Controller:in, von einer Compliance-Lösung innerhalb der FloQast-Plattform erfuhr, sah sie die Chance, alles in FloQast zu integrieren und damit einen großen Gewinn für das umfassende Compliance-Programm des Unternehmens zu erzielen. Die Ersetzung der vorherigen Compliance-Plattform durch FloQast hat nicht nur die Probleme des Teams mit der vorherigen Lösung behoben, sondern dem Unternehmen auch ermöglicht,:

• Integration von Compliance in bestehende Arbeitsabläufe
• Zentralisierung von Daten und Automatisierung von Prozessen auf einer einzigen Plattform
• seine ineffiziente Beweiserhebung zu lösen
• Rationalisierung des Prüfungsprozesses

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Die Umstellung von über 100 Kontrollen in 13 wichtigen Prozessen auf FloQast Compliance Management verlief für unser Team reibungslos. Die Kontrollen waren bereits in FloQast eingebettet, was den Prozess sehr einfach machte. Wir kamen schnell durch die Walkthroughs, und unsere interne Prüfer:in konnte direkt in den Berichten Änderungen vorschlagen, die ich in Echtzeit genehmigen und aktualisieren konnte. Diese Integration hat unsere Effizienz erheblich gesteigert und es uns ermöglicht, unser compliance management zu straffen und uns auf die Prüfungen im dritten Quartal zu konzentrieren."

- Kelly Vargas, Vizepräsidentin, Controller:in

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Hervorragende Compliance: Der Weg zum Erfolg von The Joint Chiropractic

Als The Joint Chiropractic seine Buchhaltungsprozesse weiter optimierte, gaben viele der Nachteile der vorherigen Compliance-Plattform Kelly zu denken, aber es war die beste Lösung, die ihnen zu diesem Zeitpunkt zur Verfügung stand. Das heißt, bis sie von FloQast Compliance Management hörten.

"Die vorherige Compliance-Plattform war für mich nicht sehr intuitiv, vor allem wenn es um die Einrichtung von Benutzern und deren Arbeitsbereichen ging", so Kelly. "Wenn jemand unser Unternehmen verließ, musste ich den Kontrollverantwortliche:r einen nach dem anderen manuell neu zuweisen oder den Helpdesk für Massenänderungen kontaktieren, was zeitaufwändig war. Die Plattform bestand aus mehreren Fenstern, durch die man für jede Aufgabe navigieren musste, was es schwierig machte, einen Echtzeit-Überblick über unseren Compliance-Status zu erhalten. Es fühlte sich wie eine Blackbox an, und ich hatte Mühe, den Überblick über den Stand des Prozesses zu behalten.

"Bei einem Check-in-Gespräch mit dem Accounting Success-Team von FloQast erfuhr Kelly von der bevorstehenden Compliance Management und meldete sich freiwillig, um das Produkt zu testen.

"Als ich das erste Mal von FloQast Compliance Management hörte, wusste ich, dass es mir gefallen würde", sagte sie. "FloQast ist wie das Apple iPhone - intuitiv, übersichtlich und einfach zu bedienen. Außerdem ist FloQast im Gegensatz zur vorherigen Compliance-Plattform, bei der ich ständig Helpdesk-Tickets einreichen musste, ein Selbstbedienungssystem und sehr intuitiv. Mit einem Dashboard kann ich schnell sehen, wo sich alles befindet, und es ist einfach, die Einhaltung der Vorschriften zu verwalten, ohne auf externe Hilfe angewiesen zu sein. Das ist für uns ein echter Wendepunkt.

Ein nahtloser Übergang: Von der vorherigen Compliance-Plattform zu FloQast Compliance Management

Auf die Frage nach der Einführung von FloQast Compliance Management erwähnte Kelly, dass sie von der Einfachheit des Systems überrascht war.

"Es war unglaublich einfach", erinnert sie sich. "Sie sagten mir: 'Hey, wir schalten es jetzt ein', und das taten sie auch. Dann sagten sie mir, dass sie unsere Erzählungen und Kontrollen einspielen würden, und das taten sie auch. So einfach war das. Mein Team musste überhaupt nicht eingreifen. Ich habe es getan, ohne dass sie es wussten, und als einige von ihnen es in FloQast sahen, sagte ich ihnen, dass wir die vorherige Compliance-Plattform nicht mehr verwenden würden und dass alles, was wir brauchten, bereits in FloQast enthalten sei.

"Obwohl es fast zu schön klang, um wahr zu sein, gab Kelly zu, dass der Übergang von der vorherigen Compliance-Plattform zu FloQast so einfach war, wie sie es sich erhofft hatte.

"Der Wechsel von der vorherigen Compliance-Plattform zu FloQast Compliance Management verlief unglaublich reibungslos", so Kelly. "Unser Team hat den Übergang kaum bemerkt. FloQast ist einfach so übersichtlich und intuitiv, dass wir es ohne Unterbrechungen implementieren konnten. Wir sehen bereits große Vorteile in Bezug auf Verantwortlichkeit und Effizienz.

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Der Wechsel von der vorherigen Compliance-Plattform zu FloQast Compliance Management verlief unglaublich reibungslos. Unser Team hat den Übergang kaum bemerkt. FloQast ist einfach so übersichtlich und intuitiv, dass wir es ohne Unterbrechungen implementieren konnten. Wir sehen bereits jetzt enorme Vorteile in Bezug auf Verantwortlichkeit und Effizienz.

- Kelly Vargas, Vizepräsidentin, Controller:in

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Die Belohnungen ernten: Effizienz und Integration mit FloQast

Kellys Team konnte nach der Einführung von FloQast Compliance Management erhebliche Effizienzgewinne verzeichnen. Der nahtlose Übergang und die Echtzeit-Updates ermöglichten es ihnen, ihre Compliance-Prozesse zu verbessern.

"Die Umstellung von über 100 Kontrollen in 13 wichtigen Prozessen auf FloQast Compliance Management verlief für unser Team reibungslos", so Kelly. "Die Kontrollen waren bereits in FloQast eingebettet, was den Prozess sehr einfach machte. Wir kamen schnell durch die Walkthroughs, und unsere interne Prüfer:in konnte direkt in den Berichten Änderungen vorschlagen, die ich in Echtzeit genehmigen und aktualisieren konnte. Diese Integration hat unsere Effizienz erheblich gesteigert und es uns ermöglicht, unser compliance management zu straffen und uns auf die Prüfungen im dritten Quartal zu konzentrieren.

"Kelly gab Einblicke, wie sich das Risikobewusstsein und -management in ihrem Unternehmen seit der Einführung von FloQast entwickelt hat. Durch die Befähigung ihres Teams und die Verbesserung der Rechenschaftspflicht haben sie eine wachsamere Herangehensweise an die Aufrechterhaltung genauer und effektiver Kontrollen erreicht:

"Meinem Team mehr Autonomie zu geben und seine Unterschrift zu verlangen, hat das Risikobewusstsein in unserer Organisation deutlich verbessert", sagt sie. "Sie wissen, dass sie dafür verantwortlich sind, dass die Prozesse wie dokumentiert durchgeführt werden. Wenn es Unstimmigkeiten gibt, führt das zu einem Gespräch und stellt sicher, dass alle Änderungen sorgfältig geprüft und wichtige Risikofaktoren nicht übersehen werden. Diese gegenseitige Rechenschaftspflicht hat unser gesamtes Risikomanagement verbessert und dafür gesorgt, dass jeder auf die Aufrechterhaltung genauer und wirksamer Kontrollen achtet.

"Kelly erläuterte, wie die Integration verschiedener Arbeitsabläufe in FloQast mit FloQast Compliance Management die Rahmenbedingungen für die Einhaltung der Vorschriften verändert hat. Die Möglichkeit, Audits und operative Aufgaben in einer einzigen Plattform zu verknüpfen, hat die Nachverfolgung und die Echtzeittransparenz erheblich verbessert:

"Die Verknüpfung verschiedener Arbeitsabläufe in FloQast mit FloQast Compliance Management war für uns ein Durchbruch. Die Integration der Ausführung und Prüfung der Einhaltung von Vorschriften in derselben Plattform ermöglicht einen rationalisierten und leicht nachvollziehbaren Rahmen. Das Echtzeit-Dashboard war eine dieser großartigen Funktionen, von denen man nicht wusste, dass man sie braucht, bis man sie hatte; es bietet eine Live-Ansicht unseres Compliance-Status und macht das Warten auf vierteljährliche Aktualisierungen überflüssig. Diese nahtlose Verbindung zwischen den Arbeitsabläufen stellt sicher, dass unsere Compliance-Umgebung immer auf dem neuesten Stand ist und effizient verwaltet wird."

Steigerung der Effizienz: Die Auswirkungen auf interne Audits und Budgets

Kelly hob die Effizienzverbesserungen hervor, die dadurch erzielt wurden, dass das interne Prüfungsteam direkten Zugang zu den FloQast-Workflows erhielt. Diese Änderung hat ihren Prozess gestrafft und den Bedarf an manueller Bearbeitung von PBC verringert:

‍"Die Gewährung des Zugangs unseres internen Prüfungsteams zu FloQast-Workflows hat unseren Prozess erheblich gestrafft und das Hin und Her bei PBC reduziert. Jetzt können unsere Prüfer:in die Daten direkt in FloQast suchen, exportieren und verwalten, wodurch die Notwendigkeit, Informationen manuell zu übertragen, minimiert wird. Diese nahtlose Integration hat redundante Arbeit reduziert und unsere Gesamteffizienz verbessert, indem alles an einem Ort konsolidiert wurde.

"Kelly berichtete auch, wie sich die Effizienzgewinne durch den Einsatz von FloQast positiv auf das Budget der Innenrevision ausgewirkt haben. Durch die Integration von FloQast in ihre Prozesse konnten sie beachtliche Kosteneinsparungen erzielen:

"Durch die Integration von FloQast in unsere Prozesse konnten wir im Vergleich zum letzten Jahr 13 % einsparen. Unser Budget für die Innenrevision lag letztes Jahr unter dem Budget, was größtenteils auf die Effizienzgewinne durch den Zugang unserer Prüfer:in zu FloQast zurückzuführen ist. Da alle Daten auf einem Bildschirm konsolidiert sind und der Zugang rationalisiert wurde, gehen wir davon aus, dass wir auch in diesem Jahr unter dem Budget bleiben werden. Trotz des Managements von SOX 404B sind unser Budget und unsere Ist-Werte gesunken, seit ich den SOX-Prozess beaufsichtige und ihn mit den Abschluss-Checklisten und anderen Arbeitsabläufen abstimme. Diese anhaltende Effizienz spiegelt die erheblichen Auswirkungen unserer verbesserten Prozesse wider."

Nachhaltiger Erfolg: Langfristiger Nutzen und Zukunftspläne

Abschließend reflektiert Kelly über die transformative Wirkung der Integration von FloQast in ihre compliance management . Die Möglichkeit, Aufgaben und Audits nahtlos miteinander zu verknüpfen, hat einen effizienteren und transparenteren Ansatz für die Verwaltung der Compliance ermöglicht. Kelly hebt auch die Benutzerfreundlichkeit und den Selbstbedienungs-Charakter von FloQast hervor, die ihre Arbeitsabläufe weiter rationalisiert haben:

"Die Möglichkeit, das 'Tun' und das 'Prüfen' an einem Ort zu verbinden, hat unser compliance management wirklich verändert. Es hat den gesamten Prozess viel integrierter und effizienter gemacht. Das Echtzeit-Dashboard war eine dieser großartigen Funktionen, von denen man gar nicht wusste, dass man sie braucht, bis man sie hatte; damit habe ich einen aktuellen Überblick, ohne auf vierteljährliche Updates warten zu müssen. Außerdem musste ich mich bei wichtigen Änderungen nicht an den Support wenden, da FloQast intuitiv und selbsterklärend ist. Dank dieser Benutzerfreundlichkeit kann ich mich darauf konzentrieren, voranzukommen, anstatt mich mit den Komplikationen zu befassen, die wir mit der vorherigen Compliance-Plattform hatten.

"Kelly spricht über den bedeutenden Wert, den sie in der integrierten FloQast Accounting Automation Plattform sieht. Sie hebt hervor, wie die kontinuierlichen Verbesserungen und die Integration des Compliance Management eine kohärente und intuitive Erfahrung ermöglicht haben, was einen bedeutenden Unterschied zu den fragmentierten Systemen darstellt, die sie zuvor verwendet haben:

"Jedes Mal, wenn ich FloQast öffne, entdecke ich eine neue Funktion, die genau so funktioniert, wie ich es intuitiv erwarten würde. Angefangen mit den Funktionen Close und ReMind haben wir gesehen, wie sich FloQast zu einer umfassenden Accounting Automation Plattform entwickelt hat. Die Integration des Compliance Management in eine einzige Plattform war unglaublich wertvoll. Sie war eine enorme Hilfe für uns, da sie das, was früher über mehrere Anwendungen verteilt war, in einem einzigen, synergetischen System konsolidierte. Die Möglichkeit, auf alles an einem Ort zuzugreifen und nahtlos zwischen verschiedenen Funktionen zu navigieren, hat uns einen immensen Nutzen und eine hohe Effizienz gebracht und die Plattform für unseren Betrieb unverzichtbar gemacht."