RELEX erreicht mit FloQast einen intelligenteren Monatsabschluss und steigert die Geschwindigkeit und Effizienz

Mit Hauptsitz in Helsinki, Finnland, und 20 weiteren Niederlassungen weltweit hat sich RELEX zu einem der führenden globalen Anbieter von Software für die Planung von Lieferketten und den Einzelhandel entwickelt. Frustriert über den Stress und die Zeitverschwendung bei der Verwaltung des Monatsabschluss in Excel-Tabellen, implementierte RELEX FloQast, um das Problem zu lösen. Mit FloQast reduziert das Team die Verwirrung, verbessert die Zusammenarbeit und die Moral unter den Teammitgliedern und zentralisiert alle Aktivitäten und Dokumentationen für schnellere Abschlüsse und genauere Audits.

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Mit FloQast haben wir echte Transparenz und Einblick in die Abstimmungen sowie in etwaige Diskrepanzen oder Verzögerungen. Wir können bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um Engpässe zu beseitigen, was der Hauptgrund dafür ist, dass wir schneller abschließen können. ‍

- Ilkka Koski, Controller:in, RELEX

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RELEX verfolgt unermüdlich das Ziel, die Wertschöpfungskette von Konsumgütern für seine Kunden weltweit effizienter und anpassungsfähiger zu gestalten, zu denen US-Einzelhandelsriesen wie AutoZone, Dollar Tree, Family Dollar und PetSmart gehören. Eines der Gründungsprinzipien des Unternehmens ermahnt seine Mitarbeiter auf allen Ebenen, nur Dinge zu tun, die einen Mehrwert schaffen, und alles, was nicht dazu beiträgt, beiseite zu lassen. Als der kritische - aber immer noch manuelle - Monatsabschluss zu einem Hindernis für die Wertschöpfung wurde, überwand RELEX das Hindernis mit der Automatisierung und Effizienz von FloQast. RELEX Controller:in Ilkka Koski ist der Teamleiter für Rechnungsstellung und Kreditoren und spielt jeden Monat eine Schlüsselrolle beim Monatsabschluss. Koski sagte, dass hohes Wachstum, neue Niederlassungen weltweit und ein allgemeiner Mangel an Transparenz und Zusammenarbeit den Monatsabschluss in eine 25-tägige Übung in Frustration und Stress verwandelt hatten: "Der Monatsabschluss dauerte zu lange, verlangsamte Entscheidungen und verursachte Engpässe für das Finanzteam sowie für unsere externen Prüfer und Auftragnehmer", sagte Koski.

Geschwindigkeit und Genauigkeit des Monatsabschluss

Nachdem das RELEX-Team FloQast über seinen Finanzverwaltungspartner Staria kennengelernt hatte, identifizierte es fünf Hauptbereiche, die es bei seinem Monatsabschluss verbessern wollte:

• Sichtbarkeit - Die RELEX-Führungskräfte wollten Ziele, Aufgaben, Termine und Erledigungen besser überwachen können.
• Zusammenarbeit - die Vergrößerung der Teams und die Fernarbeit erfordern eine bessere Koordinierung.
• Flexibilität - eine einfache und schnelle Integration mit dem ERP-System war ein Muss für den Datentransfer.
• Automatisierung - Aufgabenverfolgung und automatische Abstimmungen waren für die Genauigkeit erforderlich.
• Leistung - schnellerer Durchsatz und Produktivität bei kürzerer Schließzeit.

Koski fasst die Situation mit dem Monatsabschluss vor FloQast zusammen: "Vor FloQast war es Excel", so Koski. "Jeder hatte seine eigene Excel-Datei und Checklisten, die nicht gemeinsam genutzt wurden, was bedeutete, dass das Risiko einer Fehlkommunikation hoch war. "Koski sagte, dass es schwierig war, den Fortschritt zu bestimmen, da die einzelnen Aufgaben und das Arbeitspensum kaum einsehbar waren, und wo die Dinge sich verlangsamen könnten. Jetzt können Teammitglieder auf der ganzen Welt den Fortschritt auf einen Blick in FloQast sehen, ohne zusätzliche Anrufe oder E-Mails. "Wir können bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um Engpässe zu beseitigen, was der Hauptgrund dafür ist, dass wir schneller abschließen können. Er fügte hinzu: "FloQast hat uns geholfen, alle wichtigen Aufgaben zu erfassen, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und uns auf den Weg gebracht, den Monatsabschluss um 7-10 Tage zu verkürzen."

Gewinnen im Auditprozess und Förderung der Teamarbeit

Auch der Prüfungsprozess sowohl auf Konzern- als auch auf Tochterunternehmensebene hat von FloQast profitiert. "Dokumente werden schneller ausgetauscht, Notizen helfen zu erklären, was da ist und warum, und die Prüfer können ihre Arbeit effizienter erledigen", so Koski. "Auf der Seite der Organisationskultur sagte Koski, dass die Moral des Finanzteams und die Arbeitsbeziehungen durch die verbesserte Zusammenarbeit mit FloQast stärker geworden sind.

"Wir haben Finanzteammitglieder auf der ganzen Welt, die sich jetzt stärker als Teil des Teams fühlen", so Koski. "Die emotionalen Vorteile, die sich aus der Verwendung desselben Systems ergeben, fördern die Teamarbeit, die Kommunikation und die Produktivität, mit der sich alle wohlfühlen."

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Dokumente werden schneller ausgetauscht, Notizen helfen dabei, zu erklären, was vorhanden ist und warum, und die Prüfer können ihre Arbeit effizienter erledigen. Es gibt weniger Hin und Her und weniger Raum für Fehler oder Verwirrung.

‍-Ilkka Koski , Controller:in, RELEX

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