RELEX réalise une clôture de fin de mois plus intelligente et améliore sa rapidité et son efficacité grâce à FloQast

Basée à Helsinki, en Finlande, et disposant de 20 autres bureaux dans le monde, la société RELEX est devenue un acteur mondial de premier plan dans le domaine des logiciels de planification de la chaîne d'approvisionnement et de la vente au détail. Frustrée par le stress et le temps perdu à gérer la clôture de fin de mois dans des feuilles de calcul Excel, RELEX a mis en place FloQast pour y remédier. Grâce à FloQast, l'équipe réduit la confusion, améliore la collaboration et le moral des membres de l'équipe à distance, et centralise toutes les activités et la documentation pour des clôtures plus rapides et des audits plus précis.

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Avec FloQast, nous avons une véritable transparence et visibilité sur les rapprochements, ainsi que sur les divergences ou les retards. Nous pouvons procéder à des ajustements si nécessaire pour éliminer les goulets d'étranglement, ce qui est la principale raison pour laquelle nous clôturons plus rapidement." ‍

- Ilkka Koski, Contrôleur, RELEX

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RELEX n'a de cesse de rendre la chaîne de valeur des biens de consommation plus efficace et plus adaptable pour ses clients du monde entier, parmi lesquels figurent des géants américains de la distribution tels que AutoZone, Dollar Tree, Family Dollar et PetSmart. L'un des principes fondateurs de l'entreprise exhorte même les associés à tous les niveaux à ne faire que les tâches qui ajoutent de la valeur et à mettre de côté celles qui n'en ajoutent pas. Lorsque le processus critique - mais toujours manuel - de clôture de fin de mois est devenu un obstacle à la création de valeur, RELEX l'a surmonté grâce à l'automatisation et à l'efficacité de FloQast. Ilkka Koski, contrôleur de RELEX, est le chef d'équipe pour la facturation et les comptes clients et joue un rôle clé chaque mois dans la clôture de fin de mois. Selon lui, la forte croissance, l'ouverture de nouveaux bureaux dans le monde entier et un manque général de visibilité et de collaboration avaient transformé la clôture en un exercice de 25 jours de frustration et de stress : "La clôture prenait trop de temps, ralentissait les décisions et provoquait des goulets d'étranglement pour l'équipe financière, ainsi que pour nos auditeurs externes et nos sous-traitants", a déclaré M. Koski.

Améliorer la rapidité et la précision des clôtures de fin de mois

Après avoir découvert FloQast par l'intermédiaire de son partenaire de services d'administration financière, Staria, l'équipe RELEX a identifié cinq domaines principaux qu'elle souhaitait améliorer dans sa clôture de fin de mois :

• Visibilité - Les responsables de RELEX souhaitaient mieux contrôler les objectifs, les tâches, les dates et l'achèvement.
• Collaboration - la croissance des équipes et le travail à distance nécessitent une meilleure coordination.
• Flexibilité - une intégration facile et rapide avec l'ERP était indispensable pour les transferts de données.
• Automatisation - le suivi des tâches et les rapprochements automatiques étaient nécessaires pour assurer la précision.
• Performance - débit et productivité plus rapides pour un délai plus court.

Mme Koski résume ainsi la situation de la clôture du mois avant FloQast : "Avant FloQast, c'était Excel", explique-t-elle, "chacun avait son propre fichier Excel et ses propres listes de contrôle, qui n'étaient pas partagés, ce qui augmentait le risque de mauvaise communication". "Chacun avait son propre fichier Excel et ses propres listes de contrôle, qui n'étaient pas partagés, ce qui signifiait que le risque de mauvaise communication restait élevé". Selon M. Koski, il était difficile de déterminer l'état d'avancement avec peu de visibilité sur les tâches individuelles et la charge de travail, et de savoir où les choses pouvaient ralentir. Désormais, les membres de l'équipe du monde entier peuvent voir l'état d'avancement en un coup d'œil dans FloQast, sans appels ou courriels supplémentaires. "Avec FloQast, nous avons une véritable transparence et une visibilité sur les rapprochements, ainsi que sur les divergences ou les retards", a déclaré M. Koski. "Nous pouvons procéder aux ajustements nécessaires pour éliminer les goulets d'étranglement, ce qui est la principale raison pour laquelle nous clôturons plus rapidement. Et d'ajouter : "FloQast nous a aidés à saisir toutes les tâches clés, à faciliter la collaboration au sein de l'équipe et à nous mettre sur la voie d'une réduction de la clôture mensuelle de 7 à 10 jours."

Gagner dans le processus d'audit et stimuler le travail d'équipe

Le processus d'audit au niveau du groupe et des filiales a également bénéficié de FloQast. "Les documents sont partagés plus rapidement, les notes aident à expliquer ce qu'il y a et pourquoi, et les auditeurs peuvent faire leur travail plus efficacement", a déclaré Mme Koski. "Il y a moins de va-et-vient et moins de risques d'erreur ou de confusion. Du côté de la culture organisationnelle, Koski a déclaré que le moral de l'équipe financière et les relations de travail se sont renforcés grâce à l'amélioration de la collaboration apportée par FloQast.

"Nous avons des membres de l'équipe financière dans le monde entier qui ont l'impression de faire partie de l'équipe", a déclaré M. Koski. "Les avantages émotionnels liés à l'utilisation du même système encouragent le travail d'équipe, la communication et la productivité, ce qui est bénéfique pour tout le monde.

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Les documents sont partagés plus rapidement, les notes permettent d'expliquer ce qu'il y a et pourquoi, et les auditeurs peuvent faire leur travail plus efficacement. Il y a moins de va-et-vient et moins de risques d'erreur ou de confusion.

‍-Ilkka Koski , Contrôleur, RELEX

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