Qualys Inc. Modernisiert SOX Compliance & verbessert die Jahresabschlussprüfung mit FloQast

Qualys wurde 1999 gegründet und bietet Sicherheits- und Compliance-Lösungen für Cloud Computing an. Heute bedienen Qualys und seine 15 Tochtergesellschaften fast 16.000 Unternehmen weltweit - darunter über 70 % der Forbes Global 50-Unternehmen - in mehr als 130 Ländern. Laut seiner Website unterstützt Qualys Unternehmen durch die Automatisierung von "Auditing, Compliance und Schutz für IT-Systeme". Als multinationales, börsennotiertes Unternehmen sind Effizienz beim Abschluss der Bücher und SOX-Compliance für Qualys von entscheidender Bedeutung. Dies sind nur einige der Gründe, warum Qualys im Jahr 2019 eine Software zur Automatisierung von Buchhaltungsworkflows benötigt. Die Verwaltung des Monatsabschluss über Tabellenkalkulationen war nicht mehr tragbar: "Die Excel-Sheet erfüllte ihren Zweck", erinnert sich Valerie Cardozo, Director of Finance and Compliance bei Qualys. "Aber es war nicht effizient. Als das Unternehmen wuchs und der Abschlussplan immer komplexer und zeitkritischer wurde, stellten wir fest, dass das Excel-Sheet nicht optimal funktionierte. Während der Hauptsitz von Qualys in den USA für die US-Bücher und die Konsolidierung zuständig ist, wird der Abschlussprozess für die internationalen Tochtergesellschaften von Qualys von der Niederlassung in Indien verwaltet. Das machte die Überprüfung des Abschlussstatus zu einer kleinen Herausforderung.

Ein funktionierender Zeitplan für die Umsetzung

Nach der Untersuchung potenzieller Lösungen beschränkte Qualys das Feld auf zwei Finalisten. Cardozo bat ihr Team um Feedback, nachdem sie sowohl FloQast als auch Blackline bewertet hatte. Auch der Zeitplan für die Implementierung und die Kosten gaben FloQast den Ausschlag. "Ich hatte das Gefühl, dass FloQast flexibler ist und unsere Anforderungen als globales Team besser erfüllen kann." Valerie Cardozo, Direktorin für Finanzen und Compliance bei Qualys.

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"Ich hatte das Gefühl, dass FloQast flexibler ist und unsere Anforderungen als globales Team besser erfüllen kann.

sagte Cardozo.

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Mit der gestrafften Abschluss-Checkliste von FloQast haben die Teams in den USA und in Indien einen besseren Einblick in den Abschlussprozess: "So kann jeder aus der Vogelperspektive sehen, welche Aufgaben täglich offen sind", sagte Cardozo.Qualys begann auch mit der Variance Analysis , um eine monatliche Varianzanalyse der Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen seiner größeren Tochtergesellschaften durchzuführen. Vor der Implementierung von FloQast zog das Team die Daten aus NetSuite, lud sie in Excel herunter, gab manuell Formeln für die variance analysis ein usw. "Das war eine Herausforderung", sagte Cardozo. "Es besteht immer die Möglichkeit eines mathematischen oder Formel-Fehlers. Und wenn wir die Zahlen änderten, mussten wir die Daten aktualisieren und mehrere Schritte erneut durchführen. "Jetzt sind sie in der Lage, Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern, schnell zu identifizieren und anzugehen.

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"Wir sind uns der offenen Punkte bewusst und können schnell beurteilen, ob es eine Änderung bei den vom Management zu erbringenden Leistungen gibt. Es bietet eine bessere Sichtbarkeit als ein Excel-Sheet , auf das nur einige wenige Personen Zugriff hatten."

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"Wir sind ein globales Unternehmen. Wenn ich also herausfinden möchte, was die Ursache für eine Abweichung in der französischen Tochtergesellschaft ist, kann ich einfach in die Varianzanalyse gehen und die Erklärung finden. Die Daten sind sofort verfügbar und an einem Ort", so Cardozo.

Ein moderner Ansatz zur SOX-Compliance

Nachdem das Qualys-Team gesehen hatte, wie gut FloQast für die operative Seite der Dinge funktionierte, beschloss es, die FloQast-Tools zur Automatisierung des Buchhaltungs-Workflows auch für die SOX-Compliance zu nutzen: "Wir haben alle unsere manuellen Kontrollen, die in der Risikokontrollmatrix waren, in eine Tochtergesellschaft namens 'FloQast SOX' verschoben", so Cardozo. "Anstatt dass ich mir nun Excel ansehe oder Erinnerungen verschicke, habe ich die Kontrollen den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen", so Cardozo, der die SOX-Compliance auf diese Weise viel besser organisieren kann: "Es gibt eine bessere Übersicht darüber, wer für die Kontrolle verantwortlich ist, denn manchmal sind mehrere Personen an der Kontrolle beteiligt", so Cardozo. "Wenn wir zum Beispiel eine Finanzkontrolle haben, macht der Senior Accountant einen Teil, der Accounting Manager einen anderen, und der Treasurer unterschreibt. Ich bin für SOX verantwortlich, und FloQast gibt mir die Gewissheit, dass die Kontrollen abgezeichnet sind und die Beweise und Daten leicht verfügbar sind.

Verbesserung des Audits

Qualys stellte seinen internen und externen Prüfern auch Prüfer:in zur Verfügung, die es den Prüfern ermöglichen, die Überprüfungen, Abstimmungen und Analysen, die die Abnahmen unterstützen, einzusehen. Bisher hat das Qualys-Team damit viel Zeit gespart und die Prüfung für beide Teams verbessert. "Alle Prüfer haben FloQast angenommen", so Cardozo. "Ich denke, sie haben erkannt, dass unser Team am Quartalsende mehrere Prioritäten hat, sowohl mit den internen Berichtsanforderungen als auch mit der PBC der Auditoren. Auf die Frage, wie sie und das Unternehmen funktionieren würden, wenn es FloQast plötzlich nicht mehr gäbe, sagte Cardozo, dass sie am Boden zerstört wäre: "Ich wäre am Boden zerstört", sagte Cardozo. "Wir müssten unsere Arbeitsweise für jede einzelne Position komplett umgestalten und wissen, wo und wie die Daten gespeichert werden. Ich bin mir nicht sicher, ob wir jemals wieder so abschließen könnten, wie wir es vor FloQast getan haben.