Qualys Inc. Modernise la conformité SOX et améliore l'audit annuel avec FloQast

Qualys a été fondée en 1999 et fournit des solutions de sécurité et de conformité pour l'cloud . Aujourd'hui, Qualys et ses 15 filiales sont au service de près de 16 000 entreprises internationales - dont plus de 70 % des entreprises du Forbes Global 50 - dans plus de 130 pays. Selon son site web, Qualys aide les entreprises en automatisant "l'audit, la conformité et la protection des systèmes informatiques". En tant qu'entreprise multinationale cotée en bourse, l'efficacité de la clôture des comptes et la conformité à la loi SOX sont cruciales pour Qualys. Ce sont quelques-unes des raisons pour lesquelles Qualys a décidé qu'elle avait besoin d'un logiciel d'automatisation des workflow comptables en 2019. La gestion de la clôture mensuelle à l'aide de feuilles de calcul n'était plus viable. "La feuille de calcul avait sa raison d'être", se souvient Valerie Cardozo, directrice des finances et de la conformité chez Qualys. "Mais il n'était pas efficace. Au fur et à mesure que l'entreprise se développait et que le calendrier de clôture devenait plus complexe et plus urgent, nous avons constaté que la feuille de calcul ne fonctionnait pas de manière optimale. L'équipe comptable de Qualys est répartie de part et d'autre du monde, ce qui a également posé des problèmes particuliers. Alors que le siège de Qualys aux États-Unis s'occupe des livres et de la consolidation aux États-Unis, le processus de clôture pour les filiales internationales de Qualys est géré par le bureau de l'entreprise en Inde. La vérification de l'état de la clôture n'était donc pas chose aisée.

Un calendrier de mise en œuvre efficace

Après avoir étudié les solutions potentielles, Qualys a réduit le champ à deux finalistes. Mme Cardozo a demandé l'avis de son équipe après avoir évalué FloQast et Blackline. Le délai de mise en œuvre et le coût ont également donné l'avantage à FloQast. "Le choix s'est porté sur BlackLine et FloQast, et j'ai eu le sentiment que FloQast était plus flexible et capable de gérer nos besoins en tant qu'équipe internationale." Valerie Cardozo, directrice des finances et de la conformité chez Qualys.

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"Le choix s'est porté sur BlackLine et FloQast, et j'ai eu le sentiment que FloQast était plus flexible et capable de gérer nos besoins en tant qu'équipe internationale".

a déclaré M. Cardozo.

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Grâce à la liste de contrôles simplifiée de FloQast, les équipes aux États-Unis et en Inde ont une meilleure visibilité sur le processus de clôture. Qualys a également commencé à utiliser FloQast Variance Analysis pour effectuer une analyse mensuelle des flux sur les comptes de résultat et les bilans de ses filiales les plus importantes. Avant de mettre en œuvre FloQast, l'équipe tirait les données de NetSuite, les téléchargeait dans Excel, saisissait manuellement les formules pour l'analyse des écarts, etc. "Il y a toujours la possibilité d'une erreur mathématique ou de formule. De plus, si nous changions les chiffres, nous devions actualiser les données et recommencer plusieurs étapes. "Désormais, ils sont en mesure d'identifier et de traiter rapidement les domaines qui requièrent une attention particulière.

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"Nous sommes au courant des points en suspens et nous pouvons évaluer rapidement s'il y a un changement dans les produits à livrer par la direction. Cela donne une meilleure visibilité, contrairement à une feuille de calcul à laquelle seules quelques personnes avaient accès".

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"Nous sommes une entreprise mondiale, donc si je veux savoir ce qui cause un écart dans la filiale française, je peux facilement aller dans l'analyse des flux et trouver l'explication. Les données sont facilement accessibles et centralisées", explique M. Cardozo.

Une approche moderne de la conformité SOX

Après avoir constaté l'efficacité de FloQast sur le plan opérationnel, l'équipe de Qualys a décidé d'utiliser les outils d'automatisation du workflow comptable de FloQast pour assurer la conformité à la loi Sarbanes-Oxley. "Désormais, au lieu de consulter Excel ou d'envoyer des rappels, j'ai assigné les contrôles au membre de l'équipe désigné. "En réfléchissant à ce changement, M. Cardozo a déclaré qu'il s'agissait d'une bien meilleure façon d'organiser la conformité SOX. "Cela donne une meilleure visibilité en termes de propriété du contrôle, car il arrive que plusieurs personnes détiennent une partie du contrôle", a déclaré M. Cardozo. "Par exemple, si nous avons un contrôle de trésorerie, le comptable principal en fait une partie, le responsable de la comptabilité une autre, et le trésorier signe. Je suis responsable de SOX, et FloQast me donne la tranquillité d'esprit de savoir que les contrôles sont signés et que les preuves et les données sont facilement disponibles."

Améliorer l'audit

Qualys a également accordé des licences d'audit à ses auditeurs internes et externes, ce qui permet aux auditeurs d'examiner les examens, les rapprochements et les analyses qui appuient les approbations. Jusqu'à présent, l'équipe Qualys a gagné du temps et l'audit a été amélioré pour les deux équipes : "Tous les auditeurs ont adopté FloQast", a déclaré M. Cardozo. "Je pense qu'ils ont compris qu'à la fin du trimestre, notre équipe a de multiples priorités, qu'il s'agisse des exigences internes en matière de rapports ou de la liste PBC des auditeurs. En donnant aux auditeurs la licence, ils peuvent obtenir les informations dont ils ont besoin. Lorsqu'on lui demande comment elle et l'organisation fonctionneraient si, par hypothèse, FloQast n'existait pas, Mme Cardozo répond qu'elle serait anéantie : "Je serais dévastée". "Nous serions obligés de revoir complètement notre mode de fonctionnement, poste par poste, ainsi que l'endroit et la manière dont les données sont stockées. Je ne suis pas sûre que nous pourrions revenir à la clôture des comptes comme nous le faisions avant FloQast.