On AG Sprints für eine bessere Teamausrichtung und abschließende Verantwortlichkeit mit FloQast

Die schnell wachsende Schweizer Lauf- und Bekleidungsmarke On muss sechs Niederlassungen und Dutzende von Buchhaltungsexperten auf der ganzen Welt koordinieren, um ihren Monatsabschluss zu erstellen. Die Verwendung von FloQast Close gibt den Verantwortlichen in der Buchhaltung von On die Transparenz und das Vertrauen, das sie benötigen, um manuelle Aufgabenlisten zu eliminieren, sofortige Aktualisierungen der Abschlussaufgaben zu erhalten und die monatlichen Ergebnisse schneller und zuverlässiger an die Führungskräfte des Unternehmens und die Aktionäre zu berichten.

On wurde 2010 von drei Freunden gegründet und hat sich zum Ziel gesetzt, das ultimative Laufgefühl zu schaffen, das sich durch weiche Landungen und feste Absprünge auszeichnet.

Seitdem haben sich mehr als sieben Millionen Athleten auf der ganzen Welt für On entschieden, um sich beim täglichen Training, beim Spitzentraining und bei professionellen Wettkämpfen zu schützen und anzutreiben.

Mit diesem explosiven Wachstum ist auch eine größere Komplexität einhergegangen, insbesondere für die Buchhaltungsteams, die mit der Verwaltung und Berichterstattung über die Finanzen der Marke betraut sind, während sich der Jahresumsatz auf 1 Milliarde US-Dollar zubewegt und sich an die strengen Auflagen und Anforderungen einer Aktiengesellschaft (NYSE: ONON) anpasst.

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Die Möglichkeit, den gesamten Prozess in einer Ansicht zu sehen, hilft uns, Prioritäten zu setzen, zu planen und Zeit für andere Dinge während der Abschlussphase zu gewinnen. Für den Abschluss benötigen wir immer noch sieben Tage, aber wir schaffen mehr in der gleichen Zeit mit Abstimmungen und Flussanalysen, so dass sich Produktivität und Geschwindigkeit deutlich verbessert haben. Mit FloQast befinden wir uns auf einem ganz anderen Niveau.

- Kaspar Domeisen, Leiter der Buchhaltung

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Kaspar Domeisen ist Head of Accounting bei On und leitet ein Team von 30 Fachleuten am Hauptsitz von On in Zürich, Schweiz, sowie weitere 30 Mitarbeiter in fünf weiteren Büros in Australien, Brasilien, China, Japan und den USA.

Domeisen und sein Team nutzten die Aufgabenverwaltungssoftware Asana, um den Abschluss- und Abstimmungsprozess zu verwalten, aber das war für die Größe und Komplexität von On nicht mehr effizient oder nachhaltig.

"Ich hatte in Asana eine To-Do-Liste mit hundert Aufgaben erstellt, die geografisch nach Büro und auch nach Funktionen geordnet war", so Domeisen. "Aber ich musste sie jeden Monat manuell mit neuen Terminen und Aufgaben aktualisieren, und es gab keine einfache Möglichkeit für unser Team, die Asana-Liste effektiv zu nutzen.

Um Asana zu aktualisieren, mussten die Teams Chat, E-Mail und Telefonate nutzen, um die neuesten Unterlagen und Aktualisierungen zu Aufgaben und Fertigstellungsterminen zu erhalten. Verspätete oder fehlende Informationen lösten eine Reihe von Fragen und Unterbrechungen aus, die einen hohen Zeit- und Produktivitätsverlust zur Folge hatten.

The Right Fit - für Close Management und mehr

Nach einer Empfehlung eines IT-Beraters und der üblichen Due-Diligence-Prüfung entschieden sich Domeisen und sein Team für FloQast als Lösung für Close Management .

Accountant Gyorgyi Varga nahm schon früh an den Evaluierungsgesprächen teil und war auch Teil der Kerngruppe, die für die Einrichtung und Umsetzung von FloQast verantwortlich war. Während des Monatsabschluss liegt ihr Hauptaugenmerk auf den Kontoabstimmungen.

"Unser erster Eindruck war, dass es sehr benutzerfreundlich ist", sagte Varga. "Man findet schnell, wonach man sucht, und die Abgleichsverbindungen zu TBs (Testbilanzen) unter Verwendung von Hashtags waren ein großes Unterscheidungsmerkmal im Vergleich zu anderen Tools. Mit FloQast ist es einfach, Notizen und Anleitungen für Prüfer zu erstellen und eine Kontenabstimmung für alle Fragen und Folgemaßnahmen bereitzustellen."

Während die fortschrittliche Funktionalität von FloQast die Hauptattraktion war, sagte Domeisen, dass die beiden Unternehmen auch in Bezug auf Kultur und Arbeitsethik ähnliche Eigenschaften haben.

"FloQast verfügt über alle Fähigkeiten und die Einfachheit, die wir gesucht haben, einschließlich der SOX (Sarbanes-Oxley) Compliance-Kontrollen, die für unser Wachstum und unseren neuen Status als öffentliches Unternehmen geeignet sind", sagte Domeisen. "Und FloQast hat auch eine Kultur, die in Bezug auf Reaktionsfähigkeit, praktischen Service und kontinuierliche Verbesserung gut zu unserem Unternehmen passt."

Mit Verbindungen zu Ons ERP - Microsoft Dynamics 365 - war der Übergang zu FloQast für Domeisen und sein Team einfach. Ein Großteil der Einrichtung dreht sich um die Bereitstellung von Benutzern, die Erstellung von Hauptbuch und die Entwicklung von Abschluss-Checklisten nach Abteilung und Funktion, die jeden Monat bearbeitet, aktualisiert und wiederverwendet werden können.

"Wir waren ehrgeizig und wollten sofort 300 bis 400 Hauptbuch hinzufügen, was eine Menge war", sagte Varga. "Aber das FloQast-Team hat gemeinsam mit uns einen überschaubaren Projektplan erstellt, und wir waren in weniger als zwei Monaten startklar, insgesamt lief alles reibungslos.

Schweizer Präzision und Leistung für den Monatsabschluss

Mit FloQast Close Management und Kontenabstimmung muss Domeisen keine manuellen Checklisten mehr verwalten oder sich fragen, ob die Dinge rechtzeitig erledigt werden.

"Unsere Buchhaltungsteams auf der ganzen Welt arbeiten jetzt mit einer zentralen FloQast-Checkliste, und wir wissen, was fertig ist und wo wir Engpässe haben", so Domeisen. "Es ist gut, unsere Engpässe zu sehen, denn so können wir die Arbeitslast ausbalancieren und unsere Teams besser managen, was uns hilft, unsere Fristen einzuhalten."

Domeisen sagte, dass die Einsätze mit dem Hyperwachstum und den Regeln für die öffentliche Berichterstattung, die mit dem Erfolg und dem Börsengang von On einhergehen, erheblich gestiegen sind. Genaue Informationen und nützliche Einblicke sind wichtiger denn je.

"Wir können uns viel beruhigter zurücklehnen, da unser Abschlussprozess und die SOX-Compliance in FloQast Close and Reconciliation gut dokumentiert sind", so Domeisen. "Es ist beruhigend, dass dies abgedeckt und leicht zugänglich ist.

Dashboards werden auf einer hohen Ebene verwendet, um den Fortschritt zu überprüfen. Die Teammitglieder können auch sehen, was ansteht und was fällig ist, so dass die Arbeitstage entsprechend geplant werden können, um dringende Anfragen und Einreichungen in letzter Minute zu vermeiden.

"Die Möglichkeit, den gesamten Prozess in einer Ansicht zu sehen, hilft uns, Prioritäten zu setzen, zu planen und Zeit für andere Dinge während der Abschlussphase zu gewinnen", so Domeisen. "Für den Abschluss benötigen wir immer noch 7 Tage, aber wir schaffen mehr in der gleichen Zeit mit Abstimmungen und Flussanalysen, so dass sich Produktivität und Geschwindigkeit deutlich verbessert haben. Mit FloQast bewegen wir uns auf einem ganz anderen Niveau".

Domeisen sagte, dass die gemeinsame Übernahme von Verantwortung und Rechenschaftspflicht durch das gesamte Buchhaltungsteam nicht nur die Kultur verbessert, sondern auch die Qualität, das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit erhöht hat.

"Wir haben jetzt mehr Vertrauen in die Berichterstattung an die Geschäftsführung, weil wir einen Prozess haben, den wir alle teilen", sagte Domeisen. "Die Transparenz, die FloQast ermöglicht, gibt uns eine bessere Genauigkeit und eine schnellere Berichterstattung, auf die wir uns verlassen können und die wir nutzen können, um gute Entscheidungen zu treffen und weiter zu wachsen."

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Unser erster Eindruck war, dass die Software sehr benutzerfreundlich ist. Man kann schnell finden, wonach man sucht, und die Abgleichsverbindungen zu TBs (Probebilanzen) unter Verwendung von Hashtags waren ein großes Unterscheidungsmerkmal im Vergleich zu anderen Tools. Mit FloQast ist es einfach, Notizen und Anleitungen für Prüfer zu erstellen und eine Kontenabstimmung für alle Fragen und Folgemaßnahmen bereitzustellen."

- Kaspar Domeisen, Leiter der Buchhaltung

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