Sur les sprints AG vers un meilleur alignement de l'équipe et une responsabilisation accrue avec FloQast

On, une marque suisse de vêtements et de course à pied performante en pleine expansion, doit coordonner six bureaux et des dizaines de professionnels de la comptabilité à travers le monde pour réaliser sa clôture mensuelle. L'utilisation de FloQast Close offre aux responsables comptables de On la transparence et la confiance dont ils ont besoin pour éliminer les listes de tâches manuelles, obtenir des mises à jour instantanées des tâches de clôture et communiquer les résultats mensuels plus rapidement et avec plus de confiance aux dirigeants de l'entreprise et aux actionnaires publics.

Fondée en 2010 par trois amis, On a une mission claire : offrir une sensation de course ultime, caractérisée par des atterrissages doux et des décollages fermes.

Depuis, plus de sept millions d'athlètes dans le monde ont choisi On pour les protéger - et les propulser - dans l'exercice quotidien, l'entraînement d'élite et les compétitions professionnelles.

Cette croissance explosive s'est également accompagnée d'une plus grande complexité, en particulier pour les équipes comptables chargées de gérer et de rendre compte des finances de la marque alors qu'elle approche du milliard de dollars de ventes annuelles et qu'elle s'adapte aux rigueurs et aux exigences d'une société cotée en bourse (NYSE : ONON).

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Le fait de pouvoir visualiser l'ensemble du processus en une seule fois nous aide à établir des priorités, à planifier et à libérer du temps pour nous permettre de faire d'autres choses pendant les périodes de clôture. La clôture prend toujours sept jours, mais nous réalisons plus de choses dans le même laps de temps grâce aux rapprochements et aux analyses de flux, de sorte que la productivité et la rapidité se sont nettement améliorées. Avec FloQast, nous sommes à un tout autre niveau".

- Kaspar Domeisen, chef de la comptabilité

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Kaspar Domeisen est responsable de la comptabilité pour On et supervise une équipe de 30 professionnels au siège de On à Zurich, en Suisse, et 30 autres employés dans cinq autres bureaux en Australie, au Brésil, en Chine, au Japon et aux États-Unis.

M. Domeisen et son équipe utilisaient le logiciel de gestion des tâches Asana pour gérer le processus de clôture et de rapprochement, mais cette solution n'était plus efficace ni viable compte tenu de la taille et de la complexité d'On.

"J'avais créé une liste de tâches d'une centaine d'éléments dans Asana qui étaient géographiquement spécifiques par bureau et organisés par fonction également", a déclaré Domeisen. "Mais je la mettais à jour manuellement chaque mois avec de nouvelles dates et de nouveaux éléments, et il n'y avait plus de moyen facile pour notre équipe d'utiliser efficacement la liste Asana."

Pour mettre à jour Asana, les équipes devaient utiliser le chat, le courrier électronique et les appels téléphoniques pour obtenir la dernière documentation et les mises à jour sur les éléments et les dates d'achèvement. Les informations manquantes ou en retard déclenchaient une série de questions et d'interruptions qui pesaient sur le temps et la productivité.

La bonne solution - pour la gestion des dossiers fermés et plus encore

Après une recommandation d'un consultant en informatique et une vérification préalable normale, Domeisen et son équipe ont choisi FloQast pour sa solution de gestion des clôtures.

Gyorgyi Varga, comptable général, a participé très tôt aux discussions sur l'évaluation et a également fait partie du groupe principal chargé de l'installation et de la mise en œuvre de FloQast. Les rapprochements de comptes sont sa principale préoccupation lors de la clôture mensuelle.

"Notre première impression a été qu'il était très convivial", a déclaré M. Varga. "Il est possible de trouver rapidement ce que l'on cherche et les liens de rapprochement avec les balances de vérification (TB) à l'aide de hashtags ont été un facteur de différenciation important par rapport à d'autres outils. FloQast permet de créer facilement des notes et des conseils pour les auditeurs, et de fournir la propriété de la réconciliation des comptes pour toute question ou suivi."

Si la fonctionnalité avancée de FloQast a été le principal attrait, M. Domeisen a indiqué que les deux entreprises partageaient également des caractéristiques similaires en termes de culture et d'éthique de travail.

"FloQast possède toutes les capacités et la simplicité que nous recherchions, y compris les contrôles de conformité SOX (Sarbanes-Oxley) adaptés à notre croissance et à notre nouveau statut de société publique", a déclaré M. Domeisen. "FloQast a également une culture qui correspond bien à notre entreprise en termes de réactivité, de service pratique et d'amélioration continue.

Grâce aux connexions avec l'ERP d'On - Microsoft Dynamics 365 - la transition vers FloQast pour Domeisen et son équipe a été facile. Une grande partie de la configuration tourne autour du provisionnement des utilisateurs, de la création de comptes de grand livre et de l'élaboration de listes de contrôle de clôture par département et fonction qui peuvent être éditées, mises à jour et réutilisées chaque mois.

"Nous étions ambitieux et nous avons ajouté 300 à 400 comptes GL immédiatement, ce qui était beaucoup", a déclaré M. Varga. "Mais l'équipe de FloQast a travaillé avec nous pour créer un plan de projet gérable et nous avons été opérationnels en moins de deux mois.

La précision et la performance suisses appliquées à la clôture du mois

Grâce à FloQast Close Management and Account Reconciliation, M. Domeisen n'a plus à gérer des listes de contrôle manuelles ni à se demander si les choses sont faites à temps.

"Les membres de nos équipes comptables du monde entier travaillent désormais avec une seule liste de contrôles FloQast, et nous savons ce qui est terminé et où se trouvent les goulets d'étranglement", a déclaré M. Domeisen. "Le fait de connaître nos goulets d'étranglement est une bonne chose, car cela nous permet d'équilibrer la charge de travail et de mieux gérer nos équipes, ce qui nous aide à respecter les délais.

Selon M. Domeisen, les enjeux ont considérablement augmenté avec l'hypercroissance et les règles d'information du public qui accompagnent le succès d'On et son introduction en bourse. Il est plus important que jamais de disposer d'informations précises et d'une vision utile.

"Nous sommes beaucoup plus sereins car notre processus de clôture et notre conformité SOX sont bien documentés dans FloQast Close and Reconciliation", a déclaré M. Domeisen. "Il est réconfortant d'avoir tout cela couvert et facilement accessible.

Les tableaux de bord sont utilisés à un niveau élevé pour vérifier l'état d'avancement. Les membres de l'équipe peuvent également voir ce qui est à venir et ce qui est dû, de sorte que les journées de travail peuvent être planifiées en conséquence pour éviter les demandes d'urgence et les soumissions de dernière minute.

"Le fait de pouvoir visualiser l'ensemble du processus en une seule fois nous aide à établir des priorités, à planifier et à libérer du temps pour nous permettre de faire d'autres choses pendant les périodes de clôture", explique M. Domeisen. "La clôture nous prend toujours 7 jours, mais nous faisons plus dans le même laps de temps avec les rapprochements et les analyses de flux, de sorte que la productivité et la rapidité se sont nettement améliorées. Avec FloQast, nous sommes à un tout autre niveau".

Selon M. Domeisen, le partage de l'appropriation et de la responsabilité au sein de l'ensemble de l'équipe comptable a non seulement amélioré la culture, mais aussi la qualité, la confiance et la crédibilité.

"Nous sommes plus confiants dans nos rapports à la direction, car nous avons un processus que nous partageons tous", a déclaré M. Domeisen. "La transparence que permet FloQast nous donne une meilleure précision et des rapports plus rapides auxquels nous pouvons nous fier et que nous pouvons utiliser pour prendre de bonnes décisions et continuer à croître."

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Notre première impression a été qu'il était très convivial. Vous pouvez rapidement trouver ce que vous cherchez et les connexions de rapprochement avec les balances de vérification (TB) utilisant des hashtags ont été un grand différentiateur par rapport à d'autres outils. FloQast facilite la création de notes et de conseils pour les auditeurs, et fournit la propriété de la réconciliation des comptes pour toute question ou suivi."

- Kaspar Domeisen, chef de la comptabilité

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