Auf dem Weg zu klaren Gewässern: Global Maritime's Journey to a Transparent and Accurate Monatsabschluss with FloQast

Global Maritime ist ein unabhängiges und breit gefächertes maritimes Beratungsunternehmen, das sich auf Schiffsgarantien, dynamische Positionierung und technische Dienstleistungen spezialisiert hat und weltweit über 25 Niederlassungen unterhält. Global Maritime ist bekannt für Innovation, praktische Erfahrung, operative Exzellenz und Sicherheit und kann auf eine nachweisliche Erfolgsbilanz bei vielen der erfolgreichsten Marine- und Offshore-Projekte der Welt verweisen.

Lyandra Diaz, die 2013 als Debitoren in das Unternehmen eintrat, ist im Laufe der Jahre mit Global Maritime gewachsen und fungiert nun als Controller:in des Unternehmens in Großbritannien. Im Jahr 2020, während der Umstellung auf NetSuite ERP, ergriff Global Maritime die Gelegenheit, seine zuvor fragmentierten Prozesse zu konsolidieren und zu rationalisieren. Diese Selbstbeobachtung zeigte den Bedarf an größerer Effizienz, insbesondere beim Abschlussprozess: Unser Abschlussprozess war eine manuelle Checkliste ohne Überprüfungsprozess. erinnerte sich Lyandra. "Wir verwalteten die Aufgaben einzeln und hofften, dass andere sie rechtzeitig erledigen würden, was die Koordinierung und rechtzeitige Fertigstellung erschwerte. Auf Anregung des FloQast-Implementierungspartners Staria begann das Unternehmen, Buchhaltungsressourcen zur Steigerung der Gesamteffizienz zu untersuchen. Obwohl sie davon überzeugt waren, dass FloQast die ideale Wahl war, war eine weitere Due-Diligence-Prüfung erforderlich, bevor das Geschäft abgeschlossen werden konnte. Anfänglich war Lyandra skeptisch: "Ich hatte Vorbehalte, weil FloQast fast zu gut schien, um wahr zu sein, vor allem in Anbetracht unserer jüngsten Erfahrungen mit einer umfangreichen NetSuite-Implementierung."

Die Behauptung von FloQast, der Prozess sei unkompliziert, bewertete Lyandra mit Vorsicht: "Wir waren skeptisch, als sie sagten, es würde nur fünf oder sechs Stunden unserer Zeit in Anspruch nehmen. Nachdem wir jedoch ausgiebig in Foren und auf Bewertungsportalen wie G2 recherchiert hatten, überzeugte uns die überwältigende Anzahl positiver Bewertungen und Erfahrungen davon, FloQast zu wählen. Und wir sind froh, dass wir es getan haben."

Eine nahtlose Implementierung - wie versprochen

So sehr sich Lyandra über die Unterzeichnung des Vertrags mit FloQast freute, so sehr gab sie zu, dass sie noch unsicher war, was den Implementierungsprozess anging.

"Ich kann es wirklich nur mit unserer NetSuite-Implementierung vergleichen, die sehr, sehr zeitaufwendig war, aber unsere FloQast-Implementierung war so einfach, dass es im Vergleich dazu schockierend war", sagte sie.

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Uns wurde gesagt, dass es nur fünf oder sechs Stunden dauern würde, und ich dachte nicht, dass das möglich sei, aber wir mussten nicht viel Input geben, und das FloQast-Einrichtungsteam kümmerte sich um den Rest. Es war die einfachste Implementierung, die ich je erlebt habe."

- Lyandra Diaz, Controller:in

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Glattes Segeln: Fast sofortige Ergebnisse sehen

Laut Lyandra dauerte es nicht lange, bis das Buchhaltungsteam begann, die positiven Auswirkungen von FloQast zu bemerken.

"Jetzt, mit FloQast, folgt jeder einem standardisierten Abschlussprozess", erklärt Lyandra. "Zuvor verließen wir uns auf eine Excel-Checkliste, aber es gab wenig Vertrauen, dass sich alle an denselben Prozess hielten, und keine Möglichkeit, die Einhaltung zu überprüfen. Mit FloQast kann das Team den Fortschritt verfolgen, und als Teamleiterin kann ich mich darauf verlassen, dass der Abgleich und die Überprüfung der Konten meinen Erwartungen entsprechen. FloQast hat uns in die Lage versetzt, einen entscheidenden Überprüfungsprozess zu etablieren, den es vorher nicht gab."

So sehr sich FloQast auf das Tagesgeschäft auswirkt, so sehr hat Lyandra auch bemerkt, dass sich die Denkweise des Teams seit dem Einsatz von FloQast verändert hat: "FloQast hat unsere Herangehensweise an den Abschlussprozess verändert", erzählt sie. "Es stellt sicher, dass keine Fehler gemacht werden, aber es hat auch unsere Herangehensweise neu verdrahtet. In der Vergangenheit wurde vielleicht etwas vernachlässigt, weil keine Zeit war. Aber mit FloQast können wir uns um alles kümmern, weil wir jetzt wissen, dass dies Teil des Abschlusses ist und ich es einfach erledigen muss. Und dann hat man das Vertrauen in die Zahlen, die man präsentiert bekommt, weil man im Grunde die gesamte Bilanz abgestimmt hat. Das ist sehr wichtig für die Verbesserung der Genauigkeit und das allgemeine Vertrauen in unseren Ansatz."

Verankerung des Seelenfriedens in der Prüfungszeit

Lyandra teilte mit, dass die Transparenz, die sie in den Abschlussprozess ihres Teams hat, und das Vertrauen, das FloQast ihr gibt, sich auch außerhalb der Arbeit positiv auf sie ausgewirkt hat: "FloQast hat mein geistiges Wohlbefinden enorm gesteigert", betonte sie. "Ich mag Ordnung und Struktur, und FloQast begeistert mich wirklich. Schon vor Monatsende erledige ich eifrig Abstimmungen, um zu sehen, wie der Prozentsatz der Erledigung steigt. Es ist befriedigend, den Fortschritt zu verfolgen und das Gefühl zu haben, auf dem richtigen Weg zu sein oder sogar die Erwartungen zu übertreffen. Der Einsatz von FloQast ist für mich sehr vorteilhaft, da es mir die gewünschte Kontrolle gibt und meine Sicht auf die Fortschritte des Teams deutlich verbessert."

Das gilt vielleicht sogar noch mehr, wenn es um jedermanns Lieblingszeit des Jahres geht: Die Hochsaison.

"Die Implementierung von FloQast hat sich bei Finanzprüfungen als unschätzbar wertvoll erwiesen, da es sicherstellt, dass alle Abstimmungen abgeschlossen und gut dokumentiert sind", bemerkte sie. "In der Vergangenheit mussten wir uns im Januar abrackern, um Prüfungsanforderungen für Abstimmungen zu erfüllen, die eigentlich monatlich hätten durchgeführt werden müssen. Mit FloQast fühlt sich der Jahresabschluss an wie jeder andere Prozess am Monatsende. Wir haben keine Angst mehr vor dem Audit oder der zusätzlichen Arbeit, die für die Vorbereitung erforderlich ist, weil FloQast sich bereits darum gekümmert hat. Das hat unsere Herangehensweise an Audits enorm verändert.

Die Quintessenz

Auf die Frage, wie sich FloQast auf das Team ausgewirkt hat, antwortete Lyandra mit Nachdruck. "Was die Vorteile angeht, so sind sie enorm", sagte sie. "Ich persönlich kann mich darauf verlassen, dass ich genaue Informationen präsentiere und dass jede Bilanz abgestimmt wurde. Wenn man mit einem großen, geografisch verstreuten Team arbeitet, besteht immer die Gefahr, dass unbeabsichtigte Buchungen unbemerkt bleiben."

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FloQast ermöglicht es uns, alle Unstimmigkeiten durch Benachrichtigungen sofort zu erkennen und sicherzustellen, dass alles auf dem gleichen Stand bleibt. Die Auswirkungen sind wirklich bemerkenswert."

- Lyandra Diaz, Controller:in

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So viel Wert das Team auch mit FloQast gefunden hat, Lyandra gab zu, dass es noch mehr Raum für Wachstum gibt, etwas, von dem sie sagt, dass sie sich darauf freut, es zu tun. "Wir wissen, wo es noch Raum für Verbesserungen gibt, aber es ist auf jeden Fall ein hervorragender Start und wir haben seit der Einführung von FloQast eine Menge Fortschritte gemacht."